Vaasan Suunnistajat ry

TOIMINTAKÄSIKIRJA

Sisällysluettelo

1. Yleistä

1.1. Johdanto

1.2. Seuran perustiedot

1.3. Säännöt

1.4. Toiminta-ajatus

1.5. Arvot ja eettiset linjaukset

1.6. Visio

1.7. Seuran toiminta

2. Seuran strategia

2.1. Toiminnan kulmakivet

2.1.1. Harrastetoiminta

2.1.2. Nuorisotoiminta

2.1.3. Valmennustoiminta

2.2. Toiminnan edellytysten turvaaminen

2.2.1. Kilpailujen järjestelytoiminta

2.2.2. Kartoitustoiminta

2.2.3. Viestintä- ja seuratoiminta

2.2.4. Taloustoiminta

3. Organisaatio

3.1. Johtokunta

3.1.1. Johtokunnan nimetyt roolit ja niiden tehtävät

3.1.2. Johtokunnan muut jäsenet ja varajäsenet

3.2. Seuran toimihenkilöt

3.2.1. Vuosittaiset roolit

Nuorisotoiminta

Valmennustoiminta

Kilpailujen järjestelytoiminta

Kartoitustoiminta

Viestintä- ja seuratoiminta

Taloustoiminta

3.2.2. Tapahtumakohtaiset roolit

Harrastetoiminta

Valmennustoiminta

Kilpailujen järjestelytoiminta

4. Talousohjesääntö

4.1. Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat (säännöt 13§)

4.2. Kevätkokouksessa päätettävät asiat (säännöt 14§)

4.3. Lisäksi yhdistyslain 23 §:n mukaan seuraavista talouteen liittyvistä asioista on päätettävä yhdistyksen kokouksessa

4.4. Johtokunnan talouteen liittyvät tehtävät

4.5. Puheenjohtajan taloudenhoitoon liittyvät tehtävät

4.6. Rahastonhoitajan tehtävät

4.7. Toiminnantarkastajat

4.8. Sijoitustoiminta

4.9. Tilinpäätösaikataulu ja toiminnantarkastus

4.10. Vakioviitteiden käyttö seuran tilille tulevissa maksuissa

4.11. Talousohjesäännön täydennys

5. Seuraorganisaation toiminta

5.1. Seuran toimintaan vaikuttavat lait, asetukset ja määräykset

5.2. Seuran Jäsenrekisteri

5.3. Vuosikello

5.4. Seuran sääntömääräiset kokoukset ja niistä tiedottaminen

5.5. Jäsenistön oikeudet ja velvollisuudet

5.6. Tapahtumien järjestäminen

5.6.1. Kilpailujen järjestäminen

5.6.2. Kuntotapahtuman järjestäminen

5.6.3. Yritystapahtuman järjestäminen

5.6.4. Harjoituksen järjestäminen

5.7. Kiitoskulttuuri ja yhteisöllisyyden kehittäminen seurassa

5.8. Sidosryhmätyöskentely

5.9. Viestintä

5.10. Koulutustoiminta

5.10.1. Ohjaajan ja Valmentajan polku

5.11. Toiminnan arviointi ja kehittäminen

5.12. Tähtiseuratoiminta ja muut toiminnan laatujärjestelmät

6. Urheilutoiminta

6.1. Valmennuksen linjaus

6.1.1. Tavoite

6.1.2. Arvot ohjauksen ja valmennuksen taustalla

6.1.3. Valmennusperiaatteet

6.2. Valmennuksen toimintaperiaatteet

6.3. Ryhmien ja joukkueiden toiminta ja taloudellinen tuki

6.3.1. VaaSun nuorten ryhmä

6.3.2. Harrastajat

6.4. Kilpaileminen

7. Turvallisuus ja ongelmatilanteet

7.1. Seuran turvallisuusohjeistus

7.1.1. Vakuutukset

7.2. Tapahtumaturvallisuus

1. Yleistä

1. Johdanto

Toimintakäsikirja on yhteenveto seuran toiminnasta. Käsikirjan avulla seuran jäsenet ja yhteistyökumppanit saavat kuvan mitä seurassa tapahtuu ja miten asioita hoidetaan.

Toimintakäsikirjan tarkoitus on antaa lukijalle käsitys seuran perusarvoista, tavoitteista, organisaatiosta, johtamisesta, vastuista ja toiminnasta. Toimintakäsikirja elää ja muuttuu seuran ja toimintaympäristön muuttuessa, ja siten se myös tukee seuran kehittymistä. Toimintakäsikirja korvaa aikaisemmin seurassa käytössä olleen Toimintalinja dokumentin. Toimintakäsikirjaa päivitetään aina tarvittaessa johtokunnan toimesta.

Toimintakäsikirjaa on viimeksi päivitetty johtokunnan kokouksessa 6.5.2026.

2. Seuran perustiedot

Nimi: Vaasan Suunnistajat ry (lyh. VaaSu)

Y-tunnus: 1011200-6

Perustamisvuosi: 1960

Kotipaikka: Vaasa

Lajit: Suunnistus, hiihtosuunnistus ja pyöräsuunnistus

Verkkosivut: https://www.vaasu.fi/

Yhteystiedot ja vastuuhenkilöt: ks. Yhteystiedot ja jäsenyys

Seuran pankkitilit:

Seuran päätili on Osuuspankissa (OKOYFIHH): FI97 5670 0820 1463 38

Lisäksi on tili myös:

Nordeassa (NDEAFIHH): FI68 1187 3000 6030 32

ja Aktiassa (HELSFIHH): FI08 4970 0010 0052 60

Lisäksi Osuuspankissa (OKOYFIHH) on Merenkurkun rastipäivien tili: FI89 5670 0820 1998

3. Säännöt

Seuran säännöt on julkaistu seuran sivuilla. Tätä käsikirjaa täydennetään ja tulkitaan sääntöjen ja yhdistyslain puitteissa.

4. Toiminta-ajatus

Seura tarjoaa monipuolista ja laadukasta nuoriso-, kilpailu- ja harrastetoimintaa

jäsenilleen. Seura tarjoaa myös asiantuntemustaan suunnistuksesta ja metsässä

liikkumisesta kaikille sitä haluaville. Seura valmistaa ja ylläpitää ajantasaisia suunnistuskarttoja sekä huolehtii yhteistoiminnasta maanomistajien kanssa. Seura tarjoaa jäsenilleen edellytyksiä kehittyä suunnistuksessa omien henkilökohtaisten tavoitteiden mukaisesti. Seura tarjoaa kaikille jäsenilleen mahdollisuuden osallistua toimintaan. Seura kehittää toimintaansa huomioiden ympäristöasiat, sidosryhmät ja muut seurat. Seuran talous pidetään vakaalla pohjalla. Seuran toiminta perustuu pääosin jäsentensä seuralle tekemään vapaaehtoistyöhön.

5. Arvot ja eettiset linjaukset

Vaasan Suunnistajat ry on päihteetön, suvaitseva, terveitä elämäntapoja ja reilun pelin henkeä kunnioittava urheiluseura. Tarjoamme kaikille jäsenillemme iloa ja mielihyvää, sekä mahdollisuuden kehittää itseään omalla tasollaan. Kannustamme ja rohkaisemme

jokaista omissa tavoitteissaan. Otamme luonnon huomioon toiminnassamme.

6. Visio

Vaasan Suunnistajat ry tarjoaa luonnonläheisiä liikuntamahdollisuuksia kaikenikäisille sekä tukee jäsentensä kilpailu- ja harrastetoimintaa. Seuran pääpaino on nuoriso- ja harrastetoiminnassa. Seuraan on helppo liittyä. Tavoitteena on kasvava ja aktiivinen

seuratoiminta.

7. Seuran toiminta

Seuran toiminta koostuu seitsemästä toimialasta: Harraste-, nuoriso-, valmennus, kilpailujen järjestely-, viestintä ja seura-, talous – ja kartoitustoiminta. Toimintaa järjestämässä on osa-aluiden vastuullisten lisäksi myös monia muita toimijoita kuten kilpailujen johtajat, ratamestarit, harjoitusten ohjaajat, karttavastaava ja iltarastivastaava. Seuran toiminnan koordinoinnista vastaa johtokunta.

2. Seuran strategia

1. Toiminnan kulmakivet

1. Harrastetoiminta

Seura tarjoaa mahdollisuuksia suunnistuksen harrastamiseen ilman kilpailullisia tavoitteita.

Tähän kuuluvat:

• iltarastitapahtumat (Vaasarastit ja korttelirastit)
• harjoitustapahtumat
• yritys- ja ryhmätapahtumat
• matalan kynnyksen suunnistustapahtumat

Harrastetoiminnan tavoitteena on kasvattaa suunnistuksen harrastajamääriä Vaasan seudulla ja kerätä samalla tuloja seuralle.

2. Nuorisotoiminta

Nuorisotoiminta on seuran tärkeimpiä painopisteitä. Nuorisotoiminnan piiriin kuuluvat kaikki 20-vuotiaat ja sitä nuoremmat.

Toiminnan tavoitteena on:

• innostaa lapsia liikkumaan luonnossa
• opettaa suunnistuksen perustaidot
• tarjota turvallinen ja kannustava harrastusympäristö
• mahdollistaa eteneminen harrastajasta kilpailijaksi

Nuorisotoimintaa toteutetaan esimerkiksi:

• Lasten ja nuorten suunnistuskoulun harjoitusten
• VaaSun nuorten treeniryhmän
• leirien
• lähiseurojen yhteisharjoitusten
• koulujen kanssa tehtävän yhteistyön
• ja kilpailutapahtumiin osallistumisen kautta

1. Valmennustoiminta

Seura tarjoaa kilpailijoille mahdollisuuden kehittyä suunnistajina omien tavoitteidensa mukaisesti.

Toiminta sisältää muun muassa:

• yhteisharjoituksia
• leirejä
• kilpailuihin osallistumisen tukemista
• viestijoukkueiden muodostamista ja ilmoittamista
• yhteiskuljetuksia kilpailuihin
• valmennuksellista ohjausta
• muiden seurojen järjestämien harjoituksien hyödyntämistä

Valmennustoiminnan tavoitteena on luoda edellytyksiä nuorten ja aikuisten valmentautumiseen heidän henkilökohtaisten tavoitteidensa saavuttamiseksi.

2. Toiminnan edellytysten turvaaminen

1. Kilpailujen järjestelytoiminta

Kilpailujen järjestelytoiminnan tavoitteena on ylläpitää ja kehittää kilpailutoimintaa Pohjanmaalla ja samalla kisoja järjestämällä kerätä varoja seuralle. Seura pyrkii järjestämään vuosittain yhden kansallisen ja yhden Am-kilpailun. Kilpailujen järjestelytoiminnassa pyritään kasvattamaan kilpailuihin osallistuvien suunnistajien määrää esimerkiksi tarjoamalla Vaasan seudun parhaita suunnistusmaastoja sekä niihin tehtyjä laadukkaita karttoja kilpailukäyttöön.

Tavoitteena on myös suurempien kilpailujen, kuten suunnistuksen SM-kilpailujen järjestäminen

säännöllisin väliajoin.

2. Kartoitustoiminta

Laadukkaat suunnistuskartat ovat seuran toiminnan perusta.

Kartoitustoiminta:

• tuottaa uusia karttoja
• päivittää olemassa olevia karttoja
• huolehtii maanomistajayhteistyöstä

Kartoitustoiminnan tavoitteena on, että seuralla on riittävästi käytössä ajantasaisia opetus- ja suunnistuskarttoja niin, että ne mahdollistavat kilpailujen järjestämisen sekä kaiken muun suunnistustoiminnan. Pyritään resurssien puitteissa kartoittamaan myös koulujen ympäristöjä ja tekemään kouluille pihakarttoja. Kartoitus vaatii resurssien kohdentamista myös ammattikartoitukseen ja kartoittajakoulutukseen.

3. Viestintä- ja seuratoiminta

Viestinnässä pyritään suunnitelmallisuuteen ja avoimuuteen. Tavoitteena on tiedottaa jäsenistöä seuran tapahtumista sekä markkinoida seuran toimintaa ja suunnistusta harrastuksena.

Viestinnän ja seuratoiminnan tehtäviä:

• Ylläpitää kotisivuja
• Päivittää seuran sosiaalisen median kanavia
• Pitää seurakalenteri ajan tasalla seuran tapahtumiin liittyen
• Huolehtia, että kotisivujen ja sosiaalisen median kautta tuleviin kyselyihin vastataan
• Informoida tapahtumista
• Valmistella seurajuhla ja sen palkitsemiset

1. Taloustoiminta

Taloustoiminnan tavoitteena on luoda taloudelliset puitteet seuran toiminnalle sekä hankkia ja ylläpitää tarvittavaa kalustoa siten, että seuralle asetetut toiminnalliset ja laadulliset tavoitteet voidaan saavuttaa.

Taloustoiminnan tehtäviä:

• kirjanpito
• rahaliikenne
• sijoitustoiminta
• varainhankintatalkoot
• kaluston huolto
• kaluston hankinta
• avustusten haku

3. Organisaatio

1. Johtokunta

Seuran hallituksena toimii johtokunta. Johtokunta valitaan ja se toimii Vaasan Suunnistajat  r.y:n sääntöjen mukaisesti.  Seuran jäsenten yhteisiä kokouksia ovat syys-  ja kevätkokoukset, joissa päätetään seuran sääntöjen mukaisista asioista. Toimintaa arvioidaan toimintakertomuksessa vuosittain. Jäsenet voivat tuoda asioita esille kokouksissa päätettäväksi.

2. Johtokunnan nimetyt roolit ja niiden tehtävät

Johtokunnassa on neljä säännöissä nimettyä roolia:

Puheenjohtaja

• Valmistelee kokoukset
• Johtaa puhetta kokouksissa
• Talousohjesäännössä mainitut taloudenhoitoon liittyvät tehtävät
• On oletusarvioisesti seuran virallinen edustaja
• Vastaa johtokunnan ja koko seuran asioiden tiedottamisesta

Varapuheenjohtaja

• On yksi virallisista seuran nimenkirjoittajista
• Hoitaa puheenjohtajan tehtäviä, jos puheenjohtaja on estynyt

Sihteeri

• On yksi virallisista seuran nimenkirjoittajista
• Toimii sihteerinä kokouksissa
• Auttaa järjestämään seuran kokouksia ja juhlia

Rahastonhoitaja

• On yksi virallisista seuran nimenkirjoittajista
• Muut tehtävät listattu talousohjesäännössä

3. Johtokunnan muut jäsenet ja varajäsenet

Johtokunnan muut jäsenet osallistuvat johtokunnan kokouksiin ja niissä päätöksentekoon. Pelkästä johtokunnan jäsenyydestä ei itsessään tule muita tehtäviä, mutta toivottavaa olisi, että johtokunnan jäsenet ottaisivat muita vastuurooleja hoitaakseen, jolloin tieto kulkee paremmin eri toimintojen ja johtokunnan välillä.

Myös johtokunnan varajäsenet kutsutaan mukaan kaikki johtokunnan kokouksiin, joissa heillä on muuten samat oikeudet kuin johtokunnan varsinaisilla jäsenillä, mutta äänestystilanteessa äänioikeus vain, jos kaikki varsinaiset jäsenet eivät ole paikalla.

2. Seuran toimihenkilöt

Seuran toiminta perustuu jäsenten tekemään vapaaehtoiseen työhön ja eri henkilöille jaettuihin vastuisiin. Vastuurooleja on sekä vuosittaisia että tapahtumakohtaisia.

4. Vuosittaiset roolit

Harrastetoiminta

Iltarastivastaava

• Suunnittelee tammikuussa yhteistyössä harrastevastaavan ja IF Femmanin kanssa Vaasarastien pitopaikat huomioiden mm. järjestettävät kilpailut.
• Opastaa iltarastien pitäjiä
• Laatii talkoolistan ja varmistaa jokaiseen iltarastitapahtumaan johtajan ja ratamestarit
• Hoitaa EPSU-korttien hankinnan ja raportoinnin
• Syöttää tiedot tapahtumista seuran kalenteriin ja rastilippu.fi

Korttelirastivastaava

• Suunnittelee korttelirastit yhdessä yhteistyöseurojen kanssa
• Hankkii ratamestarit

MOBO-vastaava

• Ylläpitää MOBO rastiverkostoa

Sählyvastaava

• Varaa salivuorot
• Koordinoi avaimen säilytyksen ja kyselyt osallistujista
• Tiedottaa sählyvuoroista ja lisää ne seuran kalenteriin

Nuorisotoiminta

Nuorisovastaava

• Suunnittelee suunnistuskoulun pitopaikat ja hankkii niille ratamestarit
• Rekrytoi ryhmien vastaavat ja muut ohjaajat ryhmille
• Tekee koulujen kanssa yhteistyötä
• Suunnittelee ja toteuttaa lasten ja nuorten leiritykset yhteistyössä valmennusvastaavan kanssa
• Tekee yhteistyötä muiden seurojen kanssa lasten ja nuorten leirien ja harjoitusten osalta

Lasten ja nuorten suunnistuskoulun ryhmän vastuuohjaaja

• suunnittelee ja laatii ryhmän suunnitelman ja vastaa sen toteutumisesta yhteistyössä nuorisovastaavan kanssa
• on läsnä ryhmän harjoitustapahtumissa (ainakin yksi ryhmän valmentajista aina paikalla)
• vastaa harjoitusten käytännön toteuttamisesta
• sitoutuu ohjaamaan ja kilpailuttamaan ryhmää seuran yhteisten tavoitteiden suuntaisesti
• osallistuu ryhmän vanhempainiltoihin sekä seuran tai nuorisotiimin järjestämiin

ohjaajailtoihin

• toimii yhteistyössä nuorisovastaavan ja valmennusvastaavan kanssa
• osallistuu aktiivisesti seuran sisäisiin ja muihin koulutuksiin itsensä ja seuran toiminnan

kehittämiseksi

VaaSun nuorten treeniryhmän vastuuvalmentaja

• Suunnittelee ja koordinoi treeniryhmän muiden valmentajien kanssa treeniryhmän ohjelman ja vetovuorot
• Tiedottaa treeneistä ja lisää ne seuran kalenteriin

Lainapaitavastaava

• Suunnistuskoululaisten lainapaitojen hallinnointi

Valmennustoiminta

Valmennusvastaava

• Suunnittelee ja organisoi leiritykset
• Tekee yhteistyötä muiden seurojen kanssa leirien ja harjoitusten osalta
• Tukee henkilökohtaisen harjoitusohjelman laatimisessa ja sen toteuttamisessa huomioiden valmennettavien henkilökohtaiset tavoitteet
• Suunta Huipuille yhteyshenkilö

Nuorisosopimusvastaava

• Koordinoi nuorisosopimus yhteistyötä ja tiedottaa
• Organisoi nuorten viestijoukkueiden muodostamisen

Kvarken-O vastaava

• Suunnittelee Kvarken-O treenit yhdessä yhteistyöseurojen ja valmennusvastaavan kanssa
• Hankkii ratamestarit
• Tiedottaa treeneistä ja lisää ne seuran kalenteriin

Jumppavastaava

• Varaa salivuorot
• Hankkii ohjaajat ja sopii heidän kanssa ohjausvuorot
• Tiedottaa jumpista ja lisää ne seuran kalenteriin

Kilpailujen järjestelytoiminta

Kilpailujen järjestelyvastaava

• Suunnittelee seuran järjestämät kilpailut ja niiden pitopaikat yhdessä johtokunnan kanssa
• Hankkii kilpailunjohtajan, ratamestarit ja valvojan kilpailuihin 6 - 12kk ennen niitä
• Tukee ja auttaa kilpailunjohtajia
• Syöttää seuran järjestämien kilpailujen tiedot ja kilpailumaksut IRMA-järjestelmään
• Osallistuu Merenkurkun rastipäivien kokouksiin yhdessä kilpailunjohtajan ja ratamestarin kanssa
• Auttaa hankkimaan talkoolaisia kilpailuihin tekemällä vuosittain kisatalkoot kyselyn ja siitä muistuttamalla

Kartoitustoiminta

Karttavastaava

• Toimii seuran karttavaraston hoitajana
• Laatii ja ylläpitää pitkän tähtäimen kartoitussuunnitelmaa
• Hankkii Epsulta kartoille numerot ja raportoi valmistuneet kartat Suunnistusliittoon
• Vastaa karttamyynnistä
• Toimittaa kartat/tiedostot tarvitsijoille johtokunnan linjausten mukaisesti ja toimittaa laskutustiedot tilatuista kartoista rahastonhoitajalle

Viestintä- ja seuratoiminta

Jäsenrekisterin ylläpitäjä

• tekee suunnistuskouluilmoittautumislomakkeen
• päivittää ja lisää suunnistuskouluilmoittautumisen ja jäsenrekisterin päivityslomakkeen kautta tulleet tiedot seuran jäsenrekisteriin ja kotisivuille
• lisää halukkaat VaaSun Whatsapp yhteisöön
• poistaa eronneiden ja erotettujen jäsenien tiedot jäsenrekisteristä ja kotisivuilta
• lähettää jäsenmaksupyynnöt

Taloustoiminta

Talkooyhteyshenkilö

• toimii yhteyshenkilönä varainkeräystalkoiden kumppaneihin
• tiedottaa ja rekrytoi talkoolaisia sovittuihin varainkeräystalkoisiin

Kalustovastaava

• Huolehtii  seuran omaisuuden luetteloinnista, kunnossapidosta ja  järjestyksestä
• Huolehtii rastileimasimien ja kilpailukorttien ylläpidosta (mm.  paristojen uusinta)
• Suunnittelee, esittelee ja toteuttaa sovitut  tarvike- ja kalustohankinnat
• Huolehtii peräkärryn ja asuntovaunun huollosta

Vaatevastaava

• Tekee tarjouspyynnöt seuravaatteista
• Koordinoi vaatetilaukset (ml. painatukset) ja niiden jakamisen

5. Tapahtumakohtaiset roolit

Harrastetoiminta

Iltarastien johtaja

• Edellisenä päivänä

• Hae varastolta tarvittavat tarvikkeet ja tarvittaessa iltarastikärryn

• mahtuu myös esim. farmarin takaosaan.

• Laita PC:t ja MTR:n lataukseen
• Alusta tulospalvelun EResultsLite-ohjelman avulla (katso ohjeet)

• Iltarastipäivänä

• Tuo tarvikkeet (katso ohjeet) paikan päälle ja ohjeistaa muut toimitsijat
• Ottaa tulokset käyttäen PC:n EResultsLite-ohjelmaa
• Jaa talkoolaisille roolit ja perehdytä tarvittaessa

Aikuisten suunnistuskoulun vastaava

• suunnittelee ohjelman
• hankkii ratamestarit ja ohjaajat
• tiedottaa ja hoitaa ilmoittautumisen

Valmennustoiminta

Matkanjärjestäjä:

• Koskee Leimausleirin, Jukolan ja Nuorten Jukolan sekä muiden isojen tapahtumien matkanjärjestelyjä (kullekin oma)
• Selvittää matkan kohteen (kilpailupaikka ja majoituksen etäisyys) yleistietoja
• Tiedottaa tapahtumasta ja tekee sille ilmoittautumislomakkeen.
• Varaa tarvittaessa oikean kokoisen majoituksen osallistujien etukäteistiedon tai aiempien vuosien kokemuksien perusteella
• Varaa tarvittaessa esim. linja-auton tai järjestää yhteiskyydit
• Ilmoittaa tarvittavat tiedot majoituksesta ja kyydeistä matkalle lähteville
• Selvittää ja tiedottaa miten maksut hoidetaan

Kilpailujen järjestelytoiminta

Kilpailunjohtaja

• Toimii kilpailun ja seuran edustajana ulkoisia tahoja kohtaan
• Seuraavat tehtävät koskee kansallisen- ja Am-tason kilpailuja. Isompien kilpailujen organisaatio ja suunnittelu tapahtuu tapauskohtaisesti seuraten samoja periaatteita, mutta eri aikataululla.

• 6 kk - 4kk ennen kilpailua

• Pyytää kilpailujen järjestelyvastaavalta edellisen vastaavan kisan Google sheet dokumentin kopion, jossa mm. tarkemmin muistilista ja tarvittavat roolit.
• Pyytää kilpailujen järjestelyvastaavalta pääsyn kisatalkoot kyselyn vastauksiin.
• Varmistaa, että kilpailukeskuksen käytöstä on sovittu ja maanomistajilta on luvat käyttää aluetta.

• 4 – 2 kk ennen kilpailua

• Varmistaa vastuuhenkilöt eri osa-alueille; EA, info, lähdöt, tulospalvelu/maali, parkki/liikenteenohjaus, ravintola, huolto, kuulutus. Suunnittelee ja sopii osa-alueiden vastuut.
• Tekee yhteistyössä ratamestareiden kanssa suunnitelman kilpailukeskuksesta ja selvittää valmiit tarjolla olevat palvelut, sähkö, vesi, sisätilat, wc, pesu. Sopii ratamestarin kanssa maalin paikka.
• Tekee kilpailukutsun ja laitetaan se esille Irmaan ja seuran omiin tiedotuskanaviin.

• Sisältötarkistus pääorganisaation (ratamestarit ja valvoja) kanssa.

• 1 – 4 vk ennen  ennen kilpailua

• Tekee kilpailuohjeet

• Sisältötarkistus pääorganisaation kanssa

• Tekee pelastussuunnitelman ja toimittaa sen pelastuslaitokselle (hyvinvointialueelle) noin 4 vk ennen kilpailua.
• Tekee yleisötapahtumailmoituksen poliisille noin 3 vk ennen kilpailua.

• Tarvitsee mm. lausunnon pelastuslaitokselta ja kisakeskuksen käyttöluvan

• Järjestää tarvittaessa palaverin 1-2 vk ennen kilpailua. Joka tapauksessa varmistaa vielä sovitut tehtävät ja että kaikki on kuten pitää. Paikkana kokoustila tai mieluummin kilpailukeskus.
• Käy tutustumassa kilpailukeskukseen, jossa varmistetaan tarvittavat rakenteet ja sovitaan lopullinen kilpailukeskuksen rakenne ja toimintojen sijoittelu eri osa-alueittain.
• Palkintojen hankinnan koordinointi
• Järjestää talkoot kilpailukeskuksen rakentamiseksi ennen kilpailua

• Kilpailupäivänä

• Toimittaa(varmistaa) kilpailupaikalle paperiset kilpailuohjeet, lähtöajat ja pelastussuunnitelma.
• Itse kilpailussa ei ole muuta suoranaista tehtävää kuin palkintojen jako. Tämän voi tehdä sovittaessa joku muukin.
• Olla paikalla valmiina hoitamaan ja selvittämään yks kaks syntyviä ongelmia eri osa-alueilla. Esim. löytää vapaa henkilö tekemään jotain äkillistä tehtävää.
• Lopussa varmistaa paikan siisteyden ja että kaikki on kuten pitää ja että tavarat viedään varastolle

Ratamestari

• Saa tiedon ratamestarin tehtävästä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa tapahtuman vastaavalta järjestäjältä. Ratamestarin tehtäviä voi olla kilpailuissa, Vaasarasteilla, muissa tapahtumissa tai harjoituksissa
• Pyytää kartan ratasuunnittelua varten Karttavastaavalta, ellei saa karttaa muuta kautta
• Hahmottelee radat (Ocad), tekee maastoon tutustumiskäynnin ja tarvittaessa kartoittaa maastossa tapahtuneet muutokset. Jos muutokset ovat isoja niin on syytä olla yhteydessä Karttavastaavaan ja sovittava kartan päivityksestä.
• Piirtää radat ja selvittää tarvittaessa leimasimien koodit rasteille
• Kilpailuissa tarkistuttaa ajoissa radat valvojalla ja lähettää lasten radat liitolle tarkastettavaksi.
• Tulostuttaa kartat (WasaGraphics) ja tuo ne paikan päälle
• Hankkii leimasimet ja rastit haltuunsa, tarkistaa kaluston toimivuuden
• Vie rastit ja hakee rastit tapahtuman päätyttyä. Tarkistaa kaluston tapahtuman jälkeen

Kartanmyynti / Info vastaava

• Järjestä kartanmyyntipiste valmiiksi sovitun aikataulun mukaisesti
• Kirjaa laina-emitit ylös ja tarkista, että ne myös palautetaan
• Kilpailuissa: palauta kassalipas rahastonhoitajalle, joka laskee kassan.

Lähdön vastaava

• Järjestä lähtö valmiiksi sovitun aikataulun ja SSL:n sääntöjen mukaisesti
• Ohjeistaa muut lähdön muut toimitsijat
• Opasteet ja viitoitus valmiiksi ennen kilpailun alkua
• Varmistaa, että tarvittavat tarvikkeet on haettu ajoissa: Lähtöleimasin tai kaksi, lähtökello, emit luiskat, kartat, lähtölista, sangot jne.
• Toimittaa listan ei lähteneistä tulospalvelulle mahdollisimman pian

Liikenteenohjaus vastaava

• Tekee kilpailunjohtajan kanssa yhteistyössä liikenteenohjaussuunnitelman ja ohjeistaa muut liikenteenohjaajat
• Liikenteenohjaus käyttää keltaisia turvaliivejä ja pysäytyslätkiä
• ohjaa ajoneuvot pysäköintialueella perille saakka
• ohjaa ajoneuvot pois pysäköintialueelta
• neuvoo tarvittaessa kuntosuunnistukseen tulevia kartanmyyntipaikalle tai muille kohteille
• vastaa pysäköintialueen yleisen turvallisuuden valvonnasta

Kilpailun tulospalveluvastaava

• Tulospalvelun hoitaminen jakaantuu kolmeen eri ajankohtaan: Tulospalvelu osana kilpailua, tulospalvelun suunnitteleminen ja tulospalvelun toteuttaminen.

• Tulospalvelu osana kilpailun suunnittelua (n. 1vk-3kk ennen kilpailua)

• Tulospalveluvastaava mukana kilpailupalavereissa. Päätetään mm. seuraavat asiat tulospalvelun toteuttamisesta:

• Tulospalvelun sijainti kilpailukeskuksessa (onko rakennusta vai käytetäänkö telttaa, mistä sähköt, maalin sijainti)
• Kilpailunumeroiden käyttö ja niiden toimittaminen kilpailupaikalle
•  Tulospalvelun muoto (online rastit/maali, etämaali, viitoitukset jne.)
•  Koska ja missä muodossa tarvittava materiaali toimitetaan tulospalveluvastaavalle (sarjat, radat ja rastikoodit)

• Tarvittaessa käynti kilpailukeskuksessa paikan päällä

• Tulospalvelun suunnittelu (kilpailua edeltävällä viikolla)

• Kilpailudata ratamestarilta (sarjat, radat ja rastikoodit)
• Tarvittaessa lähtökaavio ratamestarilta
• Kilpailijoiden haku Irmasta (ilmoittautuneet ja jälki-ilmoittautuneet)
• Tulospalveluohjelmiston alustus

• Luetaan sarjat, radat ja rastikoodit tulospalveluohjelmaan
• Luetaan kilpailijat tulospalveluohjelmaan
• Täydennetään sarjatiedot
• Käytettävät lähdöt ja maali
• Lähtöväli
• RR ratojen sakko
• Täydennetään ratatiedot
• Käytettävät maalileimasimet ja online-leimasimet
• Mitkä sarjat käyttävät ko. rataa
• Täydennetään leimasintiedot
• Maalileimasimien koodit
• Varaleimasimien koodit
• RR leimasimien koodit
• Osallistujien tiedot
• Syötetään käsin spostilla ilmoittautuneet
• Tarkistetaan lainakorttien tarvitsijat
• Lähtötietojen suunnittelu
• Lähtöjärjestykset radoittain ja sarjoittain
• Lähtöajat eri sarjoille
• Lähtötietojen arvonta
• Lähtöajat kilpailijoille sarjan sisällä
• Kilpailunumerot kilpailijoille

• Lähtöajat tarkastettavaksi kilpailuorganisaatiolle
• Kilpailu tulosteet (lähtölistat, lähdön listat)
• Lähtölistat nettiin
• Tiedot lainakorteista ja kilpailunumeroista infon vastaavalle
• Tarvittavan materiaalin hankinta tulospalveluun

• Katoksen / tulospalveluvaunun / muun tilan varmistaminen kilpailunjohtajan kanssa
• Online-leimasimet
• Tietokoneet ja tarvittava materiaali paikallisen tietoverkon tekoon (reititin ja verkkojohdot)
• Emit lukija ja MTR
• Printteri ja paperia
• Tarvittaessa aggregaatti sähköjä varten
• Laitteiden ja verkon testaus tarvittaessa

• Tulospalvelun toteutus (kilpailupäivänä)

• Tarkastetaan tulospalvelun toimitilat (teltta, parakki tai joku muu sisätila)
• Sähköt tulospalvelun toimitiloihin
• Maalileimasimet paikalleen
• Tulospalveluverkon pystytys
• Tietokoneiden konfigurointi (IP osoitteet, palomuurit ja virustorjunta)
• Tulospalveluverkon ja printterin testaus
• Jos online tulokset niin ulkoisen verkon testaus tulospalveluserverille
• Kortinlukijan ja maalileimasimien testaus
• Itkumuurin tarpeiden tulostus ja läpikäynti (MTR, hylkäysesitysten tulostuksen tarkastaminen, emit piikkikuvioiden printit, kartta jossa kaikki rastit)
• Muutosten teko paikan päällä (emit-/sarjamuutokset, varaleimasimet)
• Kilpailun ajanotto ja tehtävät

• Maali (maaliintuloaika)
• Leimantarkastus (hyväksytyt, keskeyttäneet)
• Itkumuuri (hylätyt)
• Korjailu (ei lähteneet)
• Tulokset (taululle ja/tai nettiin)
• Kuulutukselle tiedot

• Kilpailun jälkeen viralliset tulokset ja väliajat nettiin. Myös tulokset taululle, palkintojen jakoon ja lehdistölle
• Tulospalvelun purku

4. Talousohjesääntö

Taloustoiminnan tavoitteiden toteutumista seurataan jokaisessa johtokunnan kokouksessa. Arviointi kirjataan kokouksen pöytäkirjaan. Toimintaa arvioidaan vuosittain toimintakertomuksessa ja toiminnantarkastajien lausunnossa.

3. Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat (säännöt 13§)

• Päätetään jäsenmaksun suuruudesta.
• Päätetään toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta seuraavalle vuodelle.
• Valitaan toiminnantarkastajat.
• Joka toinen vuosi valitaan rahastonhoitaja aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan (säännöt 7 §)

1. Kevätkokouksessa päätettävät asiat (säännöt 14§)

• Käsitellään johtokunnan laatima toimintakertomus ja tilinpäätös edelliseltä kalenterivuodelta.
• Käsitellään toiminnantarkastajien lausunto.
• Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.

1. Lisäksi yhdistyslain 23 §:n mukaan seuraavista talouteen liittyvistä asioista on päätettävä yhdistyksen kokouksessa

• Kiinteistön luovuttamisesta *) tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta.

*) Omaisuuden luovuttaminen voi tapahtua kauppana, lahjoituksena tai vaihtona.

2. Johtokunnan talouteen liittyvät tehtävät

Johtokunnan on tarkoin hoidettava yhdistyksen omaisuutta ja säilytettävä sen varat täysin luotettavasti ja yhdistykselle edullisesti.

Lisäksi johtokunta huolehtii seuraavista asioista:

• Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
• Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinnasta
• Vastaa talousarvion seurannasta
• Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
• Vastaa yhdistyksen talouteen liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta. Ohjesäännöt vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa
• Päättää tilien käyttöoikeuksista

1. Puheenjohtajan taloudenhoitoon liittyvät tehtävät

• Vastaa toimintakäsikirjan päivityksien valmistelusta
• Vastaa toimintasuunnitelman luonnoksen laadinnasta
• Vastaa toimintakertomuksen luonnoksen laadinnasta
• Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta
• Hyväksyy rahastonhoitajan laskut
• Tekee avustusanomukset ja niiden raportit, jos ei muuta sovittu

1. Rahastonhoitajan tehtävät

• Hoitaa yhdistyksen taloutta tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle
• Hyväksyy ne laskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan hyväksyttäviksi
• Epäselvät laskut katsotaan yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Huolehtii laskujen maksamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti
• Seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä
• Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta
• Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
• Poistot kirjanpidossa tehdään menojäännöspoistona. Vuosittain poistetaan korkeintaan 25% siitä arvosta, mitä on jäljellä kaluston alkuperäishankintamenosta aikaisempien vuosien poistojen jälkeen (menojäännös).
• Laatii veroilmoituksen ja syöttää vaaditut tiedot verottajan tulorekisteriin
• Hoitaa liikuntaseteleiden laskutuksen
• Huolehtii Merenkurkun rastipäivien laskujen maksut, laskutuksen ja kirjanpidon
• Huolehtii vaihtokassat järjestettäviin kilpailuihin ja tapahtumiin
• Tilittää tapahtumatuotot pankkiin (poislukien iltarastit)
• Laatii tarvittaessa tapahtumasta tuloslaskelman
• Huolehtii kulukorvausten maksatuksesta tositteita vastaan
• Lunastaa lasten suunnistuskoululaisten lisenssit
• Päivittää IRMA:ssa olevat seuran maksuun tulevat kilpailut
• Valmistelee yhdessä johtokunnan kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
• Huolehtii muista johtokunnan hänelle antamista tehtävistä

1. Toiminnantarkastajat

Toiminnantarkastajat tarkastavat vuosittain yhdistyksen kirjanpitoon kirjatut tositteet. Toiminnantarkastajien tulee tarkastaa seuraavat asiat:

• Kirjanpitoon viedyt tositteet täyttävät kirjanpitolain vaatimukset ja ne on varustettu tarvittavin lisäselvityksin.
• Menotositteet ovat syntyneet yhdistyksen toiminnasta.
• Yhdistykselle kuuluvat tulot on tuloutettu asianmukaisesti.

1. Sijoitustoiminta

Yhdistyksen käyttelytilien saldo yhteensä ei saa laskea yli kuukauden ajaksi alle 5000 euron. Yli 10000 euron likvidit varat voidaan sijoittaa sijoitussalkussa oleviin rahastoihin/osakkeisiin tai rahastonhoitajan esityksestä johtokunnan erikseen tekemän päätöksen mukaan.

• Sijoitussalkun osto- ja myyntipäätökset tehdään johtokunnassa.

1. Tilinpäätösaikataulu ja toiminnantarkastus

• Päättyneen kalenterivuoden tilien, pöytäkirjojen ja toimintakertomuksen on oltava valmiina toiminnantarkastajille annettavaksi viimeistään 1 kuukausi ennen kevätkokousta (säännöt 11 §)
• Johtokunta käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen viimeistään 1 kuukausi ennen kevätkokousta.
• Toiminnantarkastajien on luovutettava toiminnantarkastuskertomus viimeistään kaksi päivää ennen kevätkokousta puheenjohtajalle.
• Kevätkokous on pidettävä 31.3. päivään mennessä (säännöt 12 §).

1. Vakioviitteiden käyttö seuran tilille tulevissa maksuissa

Maksettaessa seuran tilille tulisi käyttää seuraavan taulukon mukaisia vakioviitteitä aina kun mahdollista:

2. Talousohjesäännön täydennys

Johtokunnalla on oikeus antaa tätä talousohjesääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.

5. Seuraorganisaation toiminta

Seuran toiminnan keskeiset osat ja käytännön ohjeistus on kuvattu seuraavissa dokumenteissa:

• Toimintakäsikirja (tämä dokumentti)
• Seuran viralliset säännöt
• Vuosittainen toimintasuunnitelma
• Vuosittainen budjetti

Dokumentit arkistoidaan seuraavasti:

• Johtokunnan kokouspöytäkirjat löytyvät kotisivujen jäsensivuilta ja ovat avoimia kaikille jäsenille
• Toimintasuunnitelma käydään läpi ja hyväksytään seuran syyskokouksessa sekä julkaistaan sen jälkeen kotisivujen etusivulle
• Budjetti käydään läpi ja hyväksytään seuran syyskokouksessa sekä talletetaan kirjanpito-ohjelmassa

3. Seuran toimintaan vaikuttavat lait, asetukset ja määräykset

GDPR-tietosuoja-asetus: Seuran käyttämän yhdistysavain-jäsenpalvelun myötä henkilötietojen käsittely on GDPR-asetuksen mukaista. Jäsenrekisterissä noudatetaan seuran Tietosuojaselostetta, joka on nähtävillä seuran kotisivuilla.

4. Seuran Jäsenrekisteri

Jäsentietojen ylläpito (Yhdistysavain ja Google sheets):

Seura käyttää Yhdistysavaimen urheilu- ja vapaa-ajan yhteisöjen toiminnanohjauspalvelua, jonka avulla seura hallinnoi jäsenrekisteriä, kotisivuja, maksuja, sekä jäsentiedotteita ja -viestejä. Yhdistysavain on web-sovellus, joka toimii kaikissa yleisimmissä selaimissa, ja sitä voi käyttää myös mobiilisovelluksella. Yhdistysavaimessa jäsenet voivat itse ylläpitää omia jäsentietojaan sekä mm. seurata laskujaan.

Tietosuoja yhdistysavaimessa ja Google Sheeteissä: Kaikki tietoliikenne on suojattua, ja yhdistysavaimen salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja. Vain oikeutetut seuran toimihenkilöt voivat nähdä jäsentietoja tarpeen ja seuran tietosuojaselosteen mukaisesti. Jäsenrekisterissä alle 18-vuotiaan jäsentilin luo ja hallinnoi huoltaja.

5. Vuosikello

Tammikuu

• Johtokunnan 1. kokous:  järjestäytyminen ja toimintakäsikirjan sekä muiden pysyväisohjeiden päivitys
• Toiminnan raportointi suunnistusliitolle (Puheenjohtaja)
• Jukola ilmoittautuminen seuralaisille ja sen perusteella joukkueiden ilmoittaminen ja telttapaikkojen varaus
• Mikäli ollaan tekemässä nuorisosopimus, niin se pitää allekirjoittaa tammikuun loppuun mennessä. Valmistelu jo marras-joulukuussa. (Valmennusvastaava)
• Merenkurkun rastipäivien 1. suunnittelukokous (Kilpailujen järjestelyvastaava, ratamestari, kilpailunjohtaja)
• Kevään Kvarken-O harjoitusten sopiminen kahdeksan seuran kesken (Kvarken-O vastaava)

Helmikuu

• Valmistele tilinpäätös (Rahastonhoitaja)
• Valmistele toimintakertomus (Puheenjohtaja ja osa-alueiden vastuulliset)
• Johtokunnan 2. kokous: Toimintakertomuksen viimeistely, tilinpäätöksen läpikäynti, kevään toimintaan valmistautuminen
• Suunnistuskouluohjelman valmistelu (nuorisovastaava yhdessä ryhmävastaavien kanssa)
• Jäsenmaksut
• Yhteistyökuvioista sopiminen nuorisotoiminnan osalta naapuriseurojen kanssa (nuorisovastaava)
• Valmistele iltarastikausi (iltarastivastaava)
• Tulevan kauden nuoristoiminnan suunnittelu
• Tukihaut (puheenjohtaja: niihin säätiöihin, joiden hakuaika päättyy helmikuun lopussa)

Maaliskuu

• Kutsu kevätkokous koolle (puheenjohtaja)
• Kevätkokous (toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen hyväksyminen)
• Kouluta / ohjeista iltarasti toimitsijat (iltarastivastaava)
• Tukihaut (puheenjohtaja: kaupungille ja niihin säätiöihin, joiden hakuaika päättyy maaliskuussa)
• Ohjaajapalaverin pitäminen ja tulevan kauden valmistelu (Nuorisovastaava)
• Merenkurkun rastipäivien 2. suunnittelukokous (Kilpailujen järjestelyvastaava, ratamestari, kilpailunjohtaja)
• Loppukevään ja kesän Kvarken-O treenien sopiminen (Kvarken-O vastaava)

Huhtikuu

• Talven salivuorot päättyvät
• Iltarastit alkavat ja EPSU korttimyynnin koordinointi (iltarastivastaava)
• Suunnistuskoulu alkaa ja nuorten treeniryhmä aktivoituu lisää
• Jukola ja Venlojen viestien ilmoittautumiset
• Veroilmoituksen teko (Rahastonhoitaja)

Toukokuu

• Johtokunnan 3. kokous: Kisakauteen valmistautuminen ja juoksevat asiat
• Salivuorojen anominen
• Lasten ja nuorten suunnistuskoulu jatkuu. Nuorten treeniryhmän toiminta jatkuu
• Merenkurkun rastipäivien 3. ja viimeinen suunnittelukokous (Kilpailujen järjestelyvastaava, ratamestari, kilpailunjohtaja)

Kesäkuu

• Jukola & Venlat
• Loppukesän ja alkusyksyn Kvarken-O treenien sopiminen (Kvarken-O vastaava)

Heinäkuu

• Merenkurkun rastipäivien osakilpailun järjestäminen ja palautekysely (kilpailuvastaava)

Elokuu

• Kvarken-O harjoituksista sopiminen lähiseurojen kanssa, jotta ne voidaan aloittaa viimeistään, kun iltarastit loppuvat tai jopa aiemmin, jotta syksyn SM-kisoihin on valmistavia harjoituksia. (Kvarken-O vastaava)
• Nuorten Jukola
• Johtokunnan 4. kokous: Kisakauden läpikäynti, syksyn ja talven toimintaan valmistautuminen

Syyskuu

• Iltarastit päättyvät ja iltarastien tulonjako
• Merenkurkun rastipäivien yhteenveto, tulonjako ja seuraavan vuoden suunnittelu

Lokakuu

• Neljän lähiseuran kanssa (If Femman, Solf IK, Laihian Luja, Malax IF) Korttelirasti-ohjelman valmistelu (Korttelirastivastaava)
• Valmistele budjetti seuraavalle vuodelle (Rahastonhoitaja)
• Valmistele toimintasuunnitelma seuraavalle vuodelle (Puheenjohtaja ja osa-alueiden vastuulliset)
• 25 manna reissu, jos matka toteutuu
• Jumppa alkaa
• Sähly alkaa
• Johtokunnan 5. kokous: Toimintasuunnitelman viimeistely ja budjetin läpikäynti

Marraskuu

• Viime vuoden kisamenestyneiden listaus (heti marraskuun alusta, jotta ehtii seurailtaan mennessä)
• Korttelirastit alkavat
• Syyskokous (toimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyminen, johtokunnan jäsenten valinta)
• Seurailta (kauden päätöstilaisuus)
• Suunnistuskoulun Österhankmoleiri
• Jos halutaan tehdä jonkun seuran kanssa nuorisosopimus, niin aletaan valmistelemaan asiaa viimeistään marraskuussa ja sopimuksen allekirjoitus kesä- ja pyöräsuunnistuksen osalta tammikuun loppuun mennessä ja hiihtosuunnistuksen osalta jo aikaisemmin

Joulukuu

• Joulu-tammikuun vaihteessa Vaasan kaupungin vapaa-ajanvirastolle tulee lähettää tieto menestyneistä urheilijoista, yleensä julkaistaan tieto vapaa-ajanviraston sivulla tai ainakin tulee seuran yhdyshenkilölle tieto tästä. Tärkeää ilmoittaa, koska heitä muistetaan sitten erillisessä kaupungin tilaisuudessa (Valmennusvastaava)
• Kannustajat ohjelmaan hakeutuminen, KPO:n avustussysteemi (Puheenjohtaja)

6. Seuran sääntömääräiset kokoukset ja niistä tiedottaminen

Seura järjestää vuosittain kaksi sääntömääräistä kokousta. Kevätkokous pidetään helmi-maaliskuussa ja syyskokous loka-marraskuussa. Johtoryhmä määrä kokousten tarkemman paikan ja ajankohdan. Kokouksista tiedotetaan seuran internetsivuilla viimeistään viikkoa ennen kokousta. Lisäksi seuran puheenjohtaja lähettää kokouskutsun jäsenille sähköpostitse.

Kevätkokouksessa:

• Esitetään johtokunnan laatima vuosikertomus ja tilinpäätös sekä toiminnantarkastajien antama lausunto

• Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja

muille vastuuvelvollisille

Syyskokouksessa:

• Vahvistetaan jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus

• Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio

• Valitaan jäsenten keskuudesta johtokunnan puheenjohtaja joka toinen vuosi

• Valitaan johtokunnan muut jäsenet ja varajäsenet erovuoroisten tilalle

• Valitaan kaksi toiminnantarkastajaa

7. Jäsenistön oikeudet ja velvollisuudet

Seuran jäsenedut ovat:

• Oikeus seuran valmennustuki- ja kulukorvausjärjestelmään
• Oikeus käyttää IRMA ilmoittautumisjärjestelmää kilpailuihin ilmoittautumisiin
• Oikeus käyttää seuran palveluita ja tukea kilpailumatkoissa, yhteistilaisuuksissa ja

vastaavissa tapahtumissa

• Oikeus osallistua seuran viestijoukkueisiin
• EPSU kortti puoleen hintaan VaaSun kautta
• Oikeus osallistua seuran järjestämiin tapahtumiin
• Oikeus käyttää seura-asua
• Mahdolliset yhteistyösopimusten kautta tulevat edut

Seuran jäsenvelvoitteet ovat:

• Velvollisuus osallistua seuran järjestämien tapahtumien järjestelyihin talkooryhmissä

• Jokaisen jäsenen tai alaikäisen jäsenen huoltajan tavoite on suorittaa vähintään kolme talkootyövuoroa vuodessa

• Velvollisuus noudattaa seuran eettisiä linjauksia ja pelisääntöjä
• Velvollisuus käyttää seuran edustusasuja näkyvyyttä tarjoavissa tilanteissa sekä osallistua seuran yhteistyökumppaneiden kanssa mahdollisesti sovittuihin tapahtumiin
• Vuosittaisen jäsenmaksun ja toimintamaksujen maksaminen
• Kilpailussa jäsen edustaa seuraa reilun pelin hengen mukaisesti
• Vastaa itse, tai perheenä ilmoittautumisista kilpailuihin seuran ohjeiden mukaisesti
• Noudattaa kilpailumatkalla matkanjohtajan ohjeita
• Sitoutuu seuravalmentajien päätöksiin viestijoukkueiden kokoonpanosta.

8. Tapahtumien järjestäminen

1. Kilpailujen järjestäminen

Seura pyrkii järjestämään vuosittain kansalliset kilpailut (Merenkurkun rastipäivien osakilpailu) sekä aluemestaruus-kilpailut. Osallistujia on yleensä 150–500 vaihdellen kilpailutyypistä ja kilpailun ajankohdasta. Lisäksi seura pyrkii järjestämään kansallista kilpailua suuremmat kilpailut n. 5 vuoden välein.

Järjestelyissä käytetään SSL:n julkaisemia ohjeita. Lisäksi edellisten kilpailujen kilpailuohjeet

toimivat hyvänä muistilistana hoidettaville asioille. Seura edellyttää, että jäsenet osallistuvat myös kilpailujärjestelyihin harrastustapahtumien ohella. Mahdollisista tehtävistä tiedotetaan hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tyypillinen kilpailuorganisaatio:

• Kilpailunjohtaja
• Ratamestarit

• Ratasuunnittelu, kartat, rastien vienti ja haku

• Seuran ulkopuolinen valvoja
• Tulospalvelu

• ja tulostaulu

• Maali
• Kuulutus
• Liikenteenohjaus
• WC ja Pesu
• Lähtö
• Info

• Palkintojenjako, emitien vuokraus/vaihdot, kuntorastit myynti, mahdollinen GPS ja/tai kilpailunumerojen jako

• Ravintola
• Ensiapu

2. Kuntotapahtuman järjestäminen

Seurassa järjestetään useita erilaisia kuntosuunnistustapahtumia. Kuntosuunnistustapahtuman

järjestämisen ohjeet on kuvattu aikaisemmin tässä dokumentissa.

3. Yritystapahtuman järjestäminen

Tyypillinen yritystapahtuma tavoittelee työkyvyn ylläpitoa ja/tai henkilöstön yhteenkuuluvuuden

parantamista. Järjestelyissä varaudutaan siihen, että osallistujilla ei ole aikaisempaa

suunnistuskokemusta ja henk.koht. varusteet voivat olla puutteellisia. Ohjaajia (tarvittaessa

saattajia) on siis syytä olla reilusti.

Tapahtuma järjestetään soveltaen kuntotapahtuman järjestelyihin liittyviä ohjeita. Aloitukseen voi liittyä suunnistuksen perusteiden kertaamista osallistujille ja muutenkin tavallista yksityiskohtaisempien ohjeiden antamista mm. Reittivaihtoehdoista. Sähköisen leimauksen järjestäminen ja tulosten kerääminen on tärkeää kokonaisuuden kannalta, vaikka tapahtuma ei olisikaan kilpailu.

4. Harjoituksen järjestäminen

Yksittäisiä harjoituksia seuran eri ryhmille tai koko seuran väelle voidaan järjestää

kuntosuunnistustapahtumassa kuvattuja ohjeita soveltaen. Tapahtuman luonne sanelee, millaisia järjestelyjä tapahtuma vaatii.

9. Kiitoskulttuuri ja yhteisöllisyyden kehittäminen seurassa

Seura pyrkii ylläpitämään hyväksyvää ja kannustavaa ilmapiiriä. Yhteishenkeä ylläpidetään

järjestämällä yhteisharjoituksia ja leirejä, jotka ovat avoimia kaikille seuran jäsenille iästä ja

taitotasosta riippumatta. Vuoden päätösjuhlassa palkitaan ahkerat ja menestyneet urheilijat sekä

aktiivisesti seuran toiminnassa mukana olevat ohjaajat ja toimihenkilöt. Johtokunta muistaa myös vuosittain seuran ylioppilaaksi valmistuvia nuoria.

Kilpailumatkat pyritään järjestämään yhteisinä reissuina sekä kyydin että majoituksen osalta.

Suurempiin kilpailutapahtumiin pystytetään seurateltta, ja seuran tunnukset pyritään pitämään

näkyvillä. Seuran jäseniä kannustetaan käyttämään yhteisiä seura-asuja liikuttaessa suunnistustapahtumissa ja –harjoituksissa.

10. Sidosryhmätyöskentely

Vaasan kaupunki

Vaasan kaupunki myöntää vuosittain paikallisille urheiluseuroille toiminta-avustuksia sekä tapahtuma-avustusta, jotka mahdollistavat seuratoiminnan kehittämisen. Lisäksi kaupunki mahdollistaa liikuntatilojen ja -alueiden käytön seuran toiminnassa. Seura myös osallistuu kaupungin järjestämiin urheiluseuroille suunnattuihin tapahtumiin.

Suomen suunnistusliitto

Suomen suunnistusliitto hallinnoi suunnistuksen kilpailukalenteria ja kilpailuilmoittautumisia sekä

päättää maajoukkueen valmennus- ja edustusryhmien kokoonpanosta. Seura anoo Suomen

suunnistusliitolta vuosittain järjestettävät kansallisen tason kilpailut sekä mahdolliset arvokilpailut.

Suomen suunnistusliitto ohjeistaa myös lisenssien hankinnassa ja tarjoaa jäsenilleen

koulutustoimintaa.

Etelä-Pohjanmaan suunnistus (EPSu)

Seura on EPSun jäsen ja anoo Epsulta vuosittain jonkun Am kisan järjestelyvastuun.

Pohjanmaan liikunta ja urheilu (PLU)

PLU:n kautta mm. hankintaan Am-kisojen mitalit. PLU myös tarjoaa koulutuksia, joihin seuran toimihenkilöt voivat osallistua.

Yhteistyökumppanit

Seuran yhteistyökumppanit mahdollistavat seuran taloudellisen toiminnan. Seura pyrkii tarjoamaan yhteistyökumppaneilleen näkyvyyttä sekä molempia osapuolia hyödyttäviä yhteistyösopimuksia.

Muut suunnistusseurat

Seura pyrkii tekemään aktiivista yhteistyötä paikallisten ja lähialueiden suunnistusseurojen kanssa harjoitustoiminnassa sekä kilpailujen ja suunnistustapahtumien järjestämisessä.

11. Viestintä

Seuran viestinnällä pyritään tuomaan esille seuran toimintaa sekä pitämään seuran oma jäsenistö ajan tasalla seuran asioista. Seuran tiedotuksesta vastaavat johtokunta sekä toimialojen vastuuhenkilöt.

Sisäinen viestintä

Seuran sisäisen viestinnän, tapahtumien ja jäsenasioiden hallinnoinnissa käytetään kotisivujen (eli yhdistysavaimen) sähköpostilistoja. Seuran sisäinen viestintä hoidetaan pääasiallisesti

sähköpostilistojen, seuran internetsivujen sekä seuran WhatsApp ryhmien kautta. Näiden kanavien lisäksi jäseniä tiedotetaan harjoitus- ja kilpailutilanteiden yhteydessä sekä seuran yhteisissä tapahtumissa suullisesti ja erilaisten tiedotteiden avulla.

Seuran sisäisillä ryhmillä, kuten ohjaaja- ja valmennusryhmillä, on omat ryhmäkohtaiset

viestintätyökalut, joista ryhmät sopivat erikseen.

Ulkoinen viestintä

Seuran ulkoinen tiedotus tapahtuu seuran internetsivujen, tapahtumakohtaisten sivustojen sekä

sosiaalisen median kanavien kautta. Seura käyttää sosiaalisen median viestinnässä

Facebook- ja Instagram-tilejä. Myös lehdistölle tarjotaan juttuja seuran järjestämistä kilpailuista ja tapahtumista.

Seuran viestintäkanavia

Internetsivut: https://www.vaasu.fi/

Facebook: https://www.facebook.com/vaasu.fi

Instagram: https://www.instagram.com/vaasansuunnistajat/

Lisäksi Merenkurkun rastipäivillä on omat viestintäkanavat:

Internetsivut: https://www.kvarkentrio.fi/fi/

Facebook: https://www.facebook.com/kvarkentraffen/

Instagram: https://www.instagram.com/kvarkentraffen/

12. Koulutustoiminta

Seura pyrkii osallistumaan aktiivisesti seuratoiminnan koulutuksiin, joita järjestävät Suomen

suunnistusliitto, liikunnan aluejärjestöt sekä muut toimijat. Koulutusten avulla pyritään kehittämään seuran toimintaa ja toimihenkilöiden osaamista.

Nuorten ja lasten ryhmien ohjaajat voivat osallistua alueellisiin tai valtakunnallisiin koulutuksiin ja

tapahtumiin. Tavoitteena on, että seurasta osallistutaan vuotuiseen valtakunnalliseen ohjaaja – ja valmentajapäivään. Uusille lasten ohjaajille pyritään järjestämään Suomen suunnistusliiton

Tervetuloa ohjaajaksi-koulutus.

Uusille ratamestareille tarjotaan opastusta ratasuunnitteluohjelmien (OCAD) käytössä.

Ratamestarina toimivia seuran jäseniä kannustetaan osallistumaan suunnistusliiton

järjestämiin ratamestari- ja kartoituskoulutuksiin.

5. Ohjaajan ja Valmentajan polku

Ohjaaja- ja valmennustoimintaan osallistuminen ei edellytä alkuvaiheessa alan koulutusta, vaan kokemus ja innostus lajista riittävät tulemaan mukaan toimintaan.  Ota rohkeasti yhteyttä seuramme nuorisovastaavaan halutessasi osallistua seuramme ohjaus- ja/tai valmennustyöhön. Tutustu yhteystiedot -sivuun, josta löytyy myös nuorisovastaavan yhteystiedot.

Seuran toiminnassa mukana olevat 16-vuotiaat ja vanhemmat nuoret ovat myös tervetulleita ohjaajiksi ja/tai valmentajiksi.

Vaasan Suunnistajat tarjoavat kaikille erityisesti lasten ja nuorten parissa toimiville ohjaajille ja valmentajille mahdollisuutta kouluttaa itseään osallistumalla Suunnistusliiton järjestämiin koulutuksiin.

Seurassa pidetään kauden alussa ja tarvittaessa kauden alussa palavereja ohjaajien ja valmentajien kesken, jolloin käydään läpi tulevaa ohjelmaa ja jaetaan tehtäviä. Jokainen voi vaikuttaa siihen, mikä tehtävä tuntuu omimmalta.

Ohjaajat ja valmentajat tukevat toisiaan mahdollisuuksien mukaan niin harjoitusten järjestämisessä kuin itse ohjaus/valmennustyössä.

Koulutukset, joita järjestetään aika ajoin Suunnistusliiton myötävaikutuksella ja joihin voi osallistua

Nuorisotoiminnan koulutukset, lisätietoa suunnistusliiton ohjaajakoulutus

• ohjaajakoulutukset
• lastenratamestarikoulutukset
• ohjaajatapaamiset

Valmennustoiminnan koulutukset, lisätietoa suunnistusliiton valmentajakoulutukset sivuilta

• Nuorten seuravalmennus suunnistusseurassa (taso 1)
• Ratamestarikoulutukset, 1. ja 2. lk
• ocad ja purple pen ohjelmistojen koulutus helpottamaan ratojen suunnittelua ja piirtämistä
• Suunta Huipulle - kurssi (taso 2)
• Suunnistusvalmentajatutkinto, SVT (taso 3)

Suunnistusliiton koulutuskansiosta löytyy alkamassa olevat koulutukset: ajankohtaista

Niin ohjaajille kuin valmentajille löytyy sopivaa lisäkoulutusta myös Pohjanmaan Liikunta ja Urheilun järjestämistä koulutuksista, joihin seura myös tukee osallistumista, lisätietoa https://www.plu.fi/koulutukset/

13. Toiminnan arviointi ja kehittäminen

Seuran johtokunta ja valmennusryhmien vastuuhenkilöt kuuntelevat seuran jäsenten mielipiteitä ja pyrkivät ottamaan palautteen huomioon toimintaa suunniteltaessa. Jäsenille järjestetään

palautekysely syksyllä kesäkauden päättymisen jälkeen. Kyselyt lähetetään sähköpostitse seuran urheilijoille, ohjaajille, lasten vanhemmille sekä muille jäsenille. Seura kerää myös palautetta järjestämistään tapahtumista ja pyrkii huomioimaan palautteen toiminnan kehityksessä.

Sopivissa tilaisuuksissa pyritään aktivoimaan myös avoimia keskusteluja seuratoiminnan

kehittämisestä, jotta jäsenistön ääni tulee seurajohdon korviin.

Seuran toimintaa arvioidaan myös urheilijoiden arvokisamenestyksen perusteella sekä tilastoimalla seuran järjestämiä tapahtumia ja niiden osallistujamääriä.

14. Tähtiseuratoiminta ja muut toiminnan laatujärjestelmät

Vaasan Suunnistajille on myönnetty Olympiakomitean ja Suomen Suunnistusliiton puolesta

Tähtimerkki lasten ja nuorten toiminnan osalta. Tunnus on merkki siitä, että toimintamme täyttää

määritetyt laatutekijät. Tähtiseurassa jokainen voi urheilla ja liikkua omalla tasollaan ja kohti omia tavoitteitaan. Seuran toiminta vastaa erilaisten liikkujien tarpeisiin, mutta myös kehittyy heidän mukanaan. Entistä laajempi tuki mahdollistaa paitsi liikunnan säilymisen osana ihmisen eri elämänvaiheita, myös alustan kehittyä huippu-urheilijaksi.

Tähtimerkin laatukriteerit ohjaavat lasten ja nuorten toimintaamme ja toiminnan kehittämistä.

Käytännössä se tarkoittaa, että toiminta on suunnitelmallista, organisoitunutta, tapahtumat

laadukkaita ja lapsilta, nuorilta sekä heidän vanhemmiltaan kerätään palautetta toiminnasta, ja sen pohjalta toimintaa kehitetään edelleen. Lasten ja nuorten kanssa sovitaan pelisäännöt ja toimitaan reilun pelin hengessä.

Tähtiseura-audit tehtiin vuoden 2025 lopussa ja seuraavan kerran se on ajankohtainen 2028.

6. Urheilutoiminta

1. Valmennuksen linjaus

1. Tavoite

• Tarjota suunnistusohjausta ja -valmennusta eri-ikäisille suunnistuksesta kiinnostuneille
• Tukea luontolähtöisen harrastuksen liittämistä jokaisen omaan arkipäivän liikunnan iloon.
• Vahvistaa hyvinvointia, yhteisöllisyyttä ja reilun pelin kulttuuria seuran jäsenissä.

1. Arvot ohjauksen ja valmennuksen taustalla

• Aktiivisuus & Positiivisuus – valmentajat ja ohjaajat kannustavat ja luovat innostavan ilmapiirin.
• Turvallisuus & hyvinvointi – fyysisesti ja psyykkisesti terveellinen harjoittelu.
• Lähtökohtaisesti lapsi-/nuorisolähtöisyys – lapsen etu ja kehitys keskiössä.
• Yksilöllisyys – jokaisen omat lähtökohdat ja tavoitteet huomioidaan.

1. Valmennusperiaatteet

2. Valmennuksen toimintaperiaatteet

Toimintaa koordinoi seuran valmennustiimi, johon kuuluvat eri valmennusryhmien edustajat ja valmennusvastaava.

Valmennustoiminta perustuu nuorten ja aikuisten valmennusryhmätoimintaan.

Valmennusryhmän keskeisiä tehtäviä:

• Valmennuksen suunnittelu, toteutus ja seuranta.
• Valmennuksen vuosittainen kehittäminen ja painopistealueiden toteutus.
• Valmennusryhmien toiminnan ohjaus ja yhteistyön koordinointi
• Valmennukseen liittyvän koulutuksen toteutus.
• Yhteydenpito seuran johtokuntaan (edustaja/edustajat johtokunnassa) ja valmennusta

koskevien asioiden valmistelu.

Valmennuksen tavoitteena:

• Tukea seuran kilpa- ja huippu-urheilijoiden kehittymistä, valmentautumista ja menestymistä.
• Kehittää seuran valmennustoimintaa vaiheittain nykysuunnistuksen vaatimuksia vastaavaksi.

Valmennustoiminnan keskeiset muodot:

• Päivittäisen harjoittelun tukeminen
• Ryhmä- ja henkilökohtainen valmennus, yhteisharjoittelu
• Suunnistustaidon kehittäminen
• Monipuolinen suunnistus- ja taitoharjoittelu
• Harjoitusten ja suoritusten analysointi
• Erilaisten kestävyys- ja tukiharjoitusten järjestäminen
• Harjoitusleirien järjestäminen
• Testit ja seuranta
• Kilpailuihin valmistautumisen tukeminen
• Valmennustiedon lisääminen
• Urheilijoiden kokemuksen ja osaamisen jakaminen

Kuva. Valmennuksen toimintaa ohjaa suunnistajan polku

Valmennustoiminnan kehittämisen painopisteet lähivuosille:

•  Jatkuvuus ja systemaattisuus

• Pitkäjänteisten toimintatapojen rakentaminen, henkilöriippuvuuksien vähentäminen kaikissa ryhmissä.
• Valmennustoiminta näkyväksi osaksi seuran toimintaa
• Nuorten ryhmän toiminnan vakiinnuttaminen.

• Vaasan alueen ympärivuotisen toiminnan kehittäminen

• Suunnistajan polun tukeminen ympärivuotisin ja monipuolisin harjoituksin eirityisesti Kvarken-O ja muiden seurojen yhteisharjoitusten kautta.
• Yhteisharjoittelukulttuurin rakentaminen
• Tunnustetaan pohjanmaan suunnistusmaastoista tulevat haasteet, mutta ei lannistuta, vaan kehitetään toimintaa.

• Taitoharjoittelu ja suunnistustaidot

• Taitoharjoittelun vuosisuunnittelu ja taitoharjoittelun vakiinnuttaminen osaksi Vaasalaista suunnistusta.
• Sparraamisen ja yhdessä tekemisen vahvistaminen.
• Suoritusten analysoinnin kehittäminen.

• Henkilökohtaisen valmennuksen tukeminen

• Ohjaus ja sparraus valmennuksessa
• Henkilökohtaisten valmentajien riittävyys
• Testien vakiinnuttaminen osaksi seurantaa

Valmennustoiminnan kehittämisen edellytykset

• Valmennustoiminta on osa seuratoimintaa
• Pätevien valmentajien rekrytointi ja kouluttaminen
• Valmennustoiminnan kannalta seuratasolla tulisi erityisesti kehittää:

• Laadukkaat ja ajantasaiset kartat (suunnitelmallinen kartoitustoiminta, keskeisten karttojen jatkuva ajantasaistus, resurssien ohjaaminen kartoitukseen)
• Varainhankinnan kehittäminen

3. Ryhmien ja joukkueiden toiminta ja taloudellinen tuki

Valmennustoiminta perustuu nuorten ja aikuisten ryhmien toimintaan.

Seura maksaa pääsääntöisesti kilpailujen kilpailumaksut edullisimman ilmottautumisportaan aikana. Mikäli kilpailija jälki-ilmoittautuu, maksujen erotus jää urheilijan vastuulle.

Suunnitusliiton valmennusryhmiin kuuluminen mahdollistaa valmentautumistuen saamisen. Valmentautumistuen suuruus hyväksytään toimintasuunnitelmassa ja

talousarviossa. Johtokunta voi muuttaa korvattavia summia seuran taloudellisen tilanteen niin

vaatiessa. Muista valmennustukeen verrattavista tuista johtokunta voi päättää hyväksytyn

talousarvion puitteissa valmennustiimin esityksestä.

Henkilökohtaisen kilpailumenestyksen perusteella seuran jäsenille maksetaan henkilökohtaista

valmennustukea, jotka tulee käyttää valmentautumiseen.

2. VaaSun nuorten ryhmä

Nuorten ryhmän päätarkoitus on tukea nuoria kehittymään kilpasuunnistajina ikätason ja

henkilökohtaisten tavoitteiden mukaan. Keskeisenä tavoitteena on parantaa nuorten suunnistustaitoa ja suorituksia sekä vakiinnuttaa ryhmän toiminta.

Nuorten ryhmän vastuuhenkilöt muodostavat yhdessä ryhmän valmennustiimin.

Viestijoukkueiden valinnasta vastaa ryhmän valmennustiimi ennalta sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Päätavoitteena on turvata valinnoissa oikeudenmukaiset ja reilut valinnat.

3. Harrastajat

Harrastesuunnistustoiminnan tavoitteena on kehittää kuntosuunnistustoimintaa ja tarjota kaikille

mahdollisuus suunnistuksellisiin liikuntaelämyksiin. Kohderyhmiä ovat kuntosuunnistajat, nuorten vanhemmat ja työyhteisöt.

Harrastamisen voi aloittaa omatoimisesti Vaasarasteilta tai järjestetyn suunnistuskoulun kautta.

Harrastaminen etenee sitten omien oppimis- ja ikävaiheiden kautta joko kilpailutoimintaan tai

harrastetoimintaan. Kilpailutoimintaan edennyt harrastaja siirtyy vaiheittain eteenpäin suunnistajan polkua pitkin kohti omia tavoitteitaan. Harrastustoimintaan johtavaa polkua pitkin voi päätyä mm. ratasuunnittelun, ja kartoituksen pariin seura-aktiiviksi.

Harrastustoiminnan pääpaino on Vaasarastien, kesäharjoituksien tai muiden tapahtumien (korttelirastit) järjestelytehtävissä. Lisäksi aikuisten suunnistuskoulu pyritään järjestämään mahdollisuuksien ja kysynnän mukaan.

4. Kilpaileminen

Kilpailuihin ilmoittaudutaan pääasiassa IRMA:n kautta (Suomen Suunnistusliiton

ilmoittautumispalvelu https://irma.suunnistusliitto.fi). Irmasta löytää lisäksi myös kansallisen

kilpailukalenterin. Kilpailemisen vaatima lisenssi lunastetaan Suomisport-järjestelmän kautta.

Suomisportista saatava henkilökohtainen Sportti-id -numero tulee jokaisen itse tallentaa tietoihinsa IRMAssa. Vain sillä tavoin tieto lisenssin olemassaolosta siirtyy IRMA:an ja ilmoittautuminen kilpailuihin onnistuu. Kilpailuihin ilmoittautuminen (lukuunottamatta aluekisoja) vaatii lisenssin. Suunnistuskilpailuissa sarja määräytyy sukupuolen ja syntymävuoden mukaan. Tietoa tunnuksista:

• H/D: Suunnistuskilpailuissa D-sarjat ovat tytöille ja H-sarjat ovat pojille.
• Ikä: Sarjatunnuksessa on merkitty ikä. Sarjassa saa kilpailla vielä sen vuoden, jolloin täyttää sarjatunnuksessa merkityn iän. Lasten ja nuorten sarjoissa voi kilpailla omaa ikäänsä vanhempien sarjassa.
• RR-tunnus tarkoittaa rastireittiä. Tällöin metsässä on apuna siimari eli nauha, joka kiertää rastilta rastille. Siimari on merkitty myös karttaan oranssilla tai violetilla viivalla.
• TR-tunnus tarkoittaa tukireittiä. Tukireitillä rastit eivät ole kiinni siimarissa niin kuin rastireitissä, vaan ne ovat hieman etäämmällä.
• Saattaja-tunnus (S) tarkoittaa sitä, että kilpailijan mukana saa olla saattajana esimerkiksi oma vanhempi.
• Myös “Avoin”-sarjassa on saattaja sallittu, eikä lisenssiä vaadita.

7. Turvallisuus ja ongelmatilanteet

1. Seuran turvallisuusohjeistus

1. Vakuutukset

Tapahtumajärjestelyt. Suunnistusliitolla on jäsenseuroilleen Tuplaturva-vakuutus, joka tarjoaa

talkoolaisille vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmavakuutuksen ja toiminnanvastuuvakuutuksen.

Seuralla on myös oma ryhmätapaturmavakuutus, joka korvaa suunnistuskoulun ohjatuissa tpahtumissa tapahtuvat vahingot

Suunnistajia ajatellen liitto suosittaa Kuntosuunnistajan vakuutusta tapaturmien varalle, sillä

vapaa-ajanvakuutukset korvaavat vaihtelevasti kuntosuunnistustapahtumissa sattuneita tapaturmia.

Vakuutuksellinen kilpailulisenssi kattaa kilpailutapahtumissa sattuneet tapaturmat.

2. Tapahtumaturvallisuus

Kansallisiin kilpailuihin laaditaan erillinen tapahtumakohtainen turvallisuussuunnitelma SSL:n

julkaisemien ohjeiden ja aikaisempien vastaavien suunnitelmien pohjalta. Suunnitelman laatii

kilpailunjohtaja.

Yleisiä tapahtumaturvallisuuteen liittyviä ohjeita:

• Osallistujien turvallisuudesta vastaa tapahtuman ohjaaja/valmentaja/vastuuhenkilö
• Harjoitustilanteessa on oltava mukana seuran ensiapulaukku, mikäli tapahtumassa on

loukkaantumisriski.

• Jos tapaturma vaatii sairaalakäyntiä, on alaikäisellä oltava joku aikuinen saattaja. Harjoitus keskeytetään, mikäli harjoitukselle ei ole enää aikuista ohjaajaa.
• Järjestäjät kirjaavat muistiin harjoituksiin osallistujat, mikäli tapahtumassa hajaannutaan ja vaarana esim. eksyminen on mahdollista.

Vanhemmat ovat vastuussa siitä, että lapset ovat harjoituksissa ja leireillä aina harjoituskunnossa.

Vanhempien vastuulla on tiedottaa valmentajille voimakkaista allergioista ja muista mahdollisista

sairauksista. Yhteisillä leireillä yleinen siisteys on tärkeää ja osallistujien tulee pestä kätensä

riittävän usein ja huolehtia juomapullonsa puhtaudesta. Varsinkin kesällä on tärkeää, että osallistujat juovat riittävästi nestettä päivän aikana.

Harjoitukset

Harjoituksissa noudatetaan ko. olevan tilan / alueen omia turvallisuussääntöjä ja toimintaohjeita.

Liikuntatilojen varauloskäytävät ja toimintaohjeet poikkeustilassa tulee selvittää syyskauden alussa ensimmäisten harjoitusten yhteydessä. Valmentajat varmistavat, että käytettävät laitteet ovat kunnossa ja turvallisia, ja antavat ohjeet niiden käytöstä. Ohjaajien antamia ohjeita tulee noudattaa tapaturman välttämiseksi, ja ryhmän yhteiset säännöt tulee käydä läpi osallistujien kanssa kauden aluksi.

Mikäli harjoitukseen liittyy erityisiä riskitekijöitä, kuten liikenne, vaativa maasto tai riski

eksymisestä, näihin riskien minimoimiseen liittyvät ohjeet on käytävä läpi osallistujien kanssa. Mitä kokemattomammat osallistujat, sitä huolellisemmin on käytävä läpi eksymisen estävät

maastonkohdat ennen maastoon lähtemistä.

Leirit

Ryhmällä voi olla näiden yleisten ohjeiden lisäksi myös omat turvallisuussäännöt, joihin lasten ja

vanhempien tulee kirjallisesti sitoutua ennen leirin alkua. Ennen leiriä tarkistetaan, edellyttääkö

leiripaikka jotain erityistä tarkennusta sääntöihin. Harjoituksissa noudatetaan edellä mainittuja

harjoitusten turvallisuussääntöjä ja turvallisuusohjeita. Leireille ei saa ottaa mukaan alkoholia tai

muita päihteitä, tulentekovälineitä, teräaseita tai muita tavaroita, joilla voi vaarantaa oman tai

muiden turvallisuuden. Ohjaajat huolehtivat, että leirille lähtijöillä on käytettävissä leiriohje.

Matka tapahtumiin ja leireille

Kun ryhmä lähtee matkalle yhdessä, on seuran ja ryhmän tehtävä pyrkiä varmistamaan turvallinen liikkuminen. Pyri aina huolehtimaan, että kuljettaja ja ajoneuvo ovat kunnossa. Matkanjohtaja pitää listaa mukana olevista ja huolehtii ettei kukaan unohdu taukopaikoille. Matkaan tulee varata myös riittävästi aikaa huomioiden näin huonon ajokelin ja ruuhkan