Sistem Informasi Akademik
Manual Book

Operator Prodi
27th August, 2018


Profil

Pada halaman ini operator bersangkutan dapat melakukan perubahan kelengkapan data program studi.


Kurikulum

Management Kurikulum

Pada halaman ini operator dapat menambahkan dan memperbarui kurikulum yang ada pada program studi bersangkutan. Perlu dijadikan catatan bahwa nantinya ID dari kurikulum yang sudah dibuat akan digunakan oleh data lainnya sebagai acuan, sehingga ketika kurikulum dihapus akan mempengaruhi data lainnya.

Untuk memperbarui suatu kurikulum yakni dengan menekan tombol icon pensil (✎) kemudian pada form sebelah kanan akan langsung terisi data-data awal kurikulum sebelum diperbarui, terakhir adalah dengan menekan tombol simpan untuk menyimpan perubahan.


Konversi Kurikulum

Pada halaman ini operator dapat menentukan suatu atau beberapa matakuliah yang akan dikonversi dari suatu tahun akademik kurikulum menjadi suatu matakuliah di tahun akademik kurikulum lainnya.

Untuk saat ini, relasi yang diterima oleh sistem SIA adalah hubungan 1 — 1 (satu matakuliah menjadi satu matakuliah juga), 1 — N (satu matakuliah menjadi banyak matakuliah), dan N — 1 (banyak matakuliah menjadi satu matakuliah). Untuk menambahkan lebih dari 1 matakuliah, tinggal mengetik kode matakuliah pada isian MK Asal atau MK Tujuan, nantinya akan muncul pilihan matakuliah yang sesuai dengan kode yang sedang diketik, pilihan tersebut nantinya dapat diklik sehingga dapat mempercepat proses memasukkan data.


Konsentrasi

Management Konsentrasi

Dalam SIA, konsentrasi merupakan sub-bagian dibawah program studi yang harus dimiliki setiap prodi yakni minimal satu konsentrasi. ID konsentrasi ini nantinya akan digunakan oleh data lainnya sebagai acuan, sehingga apabila data konsentrasi dihilangkan atau dihapus maka akan mempengaruhi data lainnya secara otomatis.


Bagian

Bagian merupakan bagian lebih kecil dibawah konsentrasi. Ada beberapa program studi yang memiliki sistem akademik bagian dalam kurikulumnya.


Akun

Dosen

Halaman ini berisi semua daftar dosen yang ada dalam program studi bersangkutan. Operator bisa menambahkan atau melakukan perubahan terhadap data dosen yang telah ada.

Pada halaman ini operator juga dapat melakukan import data dosen secara masal dengan sebelumnya mengunduh format atau template pengisian data dosen kedalam file .CSV (Excel) kemudian meng-unggah nya kembali.


Ada 3 jenis option yang dimiliki oleh masing-masing akun dosen, yakni edit (✎), hapus (𝕏), dan mahasiswa bimbingan. Untuk memperbarui kelengkapan data profil dosen dapat dengan menekan tombol icon edit. Selain dapat diperbarui oleh operator masing-masing dosen yang bersangkuta juga dapat melengkapi kembali kelengkapan data tersebut. Untuk melihat daftar mahasiswa yang dibimbing oleh suatu dosen, bisa dengan menekan tombol icon emoticon smily sehingga tampilan yang akan muncul seperti gambar berikut:

        Untuk menambakan mahasiswa baru kedalam daftar bimbingan dosen bersngkutan, bisa dilakukan dengan mengetikkan NIM mahasiswa pada form isian sebelah kanan selanjutnya akan muncul pilihan mahasiswa yang sesuai kriteria dengan NIM yang sedang diketikan.


Mahasiswa

Halaman ini berisi daftar semua mahasiswa yang ada pada program studi operator bersangkutan. Pada halaman mahasiswa terdapat 2 pilihan, yang pertama adalah edit (✎) dimana operator dapat memperbarui data profil mahasiswa meskipun disatu sisi mahasiswa bersangkutan dapat memperbarui data mereka sendiri.

Yang kedua adalah KRS (♆) dimana operator dapat bertindak seolah-olah sebagai dosen pembimbin dan melakukan konfirmasi KRS sama halnya seperti yang dilakukan dosen. Fitur ini mengantisipasi ketika ada dosen yang tidak dapat melakukan konfirmasi KRS sesuai dengan waktu yang telah ditentukan sehingga dapat meminta bantuan operator untuk melakukan konfirmasi langsung dari sistem.


Dibagian atas halaman terdapat informasi umum dari mahasiswa bersangkutan, kemudian terdapat daftar matakuliah yang ingin diambil (diajukan) yang telah dicentang dan memiliki latar belakang berwarna hijau. Operator sendiri dapat menambah maupun mengurangi matakuliah yang akan diambil oleh mahasiswa tersebut, disini operator program studi dapat menentukan apakah KRS mahasiswa bersangkutan dapat diterima ataupun ditolak.


Matakuliah

Pada halaman ini operator dapat melakukan manajemen terhadap semua matakuliah yang ada pada program studi bersangkutan. Halaman ini berisi daftar semua matakuliah, terdapat form filter dibagian atas untuk membuat filter terhadap matakuliah yang akan ditampilkan, seperti pencarian, kurikulum, dan beberapa field lainnya.

Untuk setiap item matakuliah terdapat 4 options untuk aksinya, yakni hapus (✘), perbaiki (✎), prasyarat (♒︎), dan dosen pengajar (♙). Prasyarat berisi halaman untuk melakukan manajemen matakuliah mana saja yang menjadi syarat (beserta kondisinya) agar matakuliah bersangkutan dapat diambil ketika mahasiswa melakukan KRS.


Untuk menambahkan matakuliah prasyaratnya dapat dilakukan pada form yang ada dibagian kanan dengan tahapan yakni memilih hubungan matakuliah tersebut, dengan matakuliah mana matakuliah tersebut berhubungan (jika lebih dari satu), dan nilai minimal matakuliah syarat tersebut bisa ditentukan. Selain itu SKS lulus dan SKS berjalan juga dapat dimasukkan sebagai syarat. Yang paling penting disini adalah bagaimana relasi antara matakuliah-matakuliah prasyarat tersebut, operator harus benar-benar memahami logika hubungan relasi dasar sebelum menentukan matakuliah prasyarat ini.


Selanjutnya pada halaman dosen pengajar operator dapat menentukan siapa saja yang mengajar untuk suatu matakuliah, selain itu tiap dosen yang mengajar pada matakuliah tersebut juga dapat ditentukan komposisi nilainya masing-masing. Komposisi ini nantinya akan digunakan ketika proses entry nilai pada halaman lainnya.


Nilai dan Absen

Pada halaman ini operator dapat melakukan manajemen nilai terhadap semua mahasiswa untuk semua matakuliah. Dihalaman depannya akan muncul daftar semua matakuliah yang ada, selanjutnya untuk melihat daftar mahasiswa yang mengambil matakuliah bersangkutan dapat menekan tombol Mahasiswa yang ada pada sebelah kanan.

Dibagian atas daftar terdapat form untuk melakukan filter, tujuannya untuk lebih memperinci daftar yang muncul dibawahnya. Ada dua opsi untuk memasukkan nilai mahasiswa kedalam sistem, yakni yang pertama langsung pada halaman daftar mahasiswa. Disebelah kanan terdapat beberapa field (UTS, UAS, Praktikum, dan nilai Lainnya) yang dapat diisi dengan nilai angka, pada bagian atas terdapat checkbox pilihan model generate, yakni Nilai Akhir dimana pada field Akhir nantinya akan terisi secara otomatis berdasarkan Komposisi Nilai yang telah ditentukan untuk matakuliah tersebut; dan Index Nilai dimana pilihan Indeks akan otomatis terisi (huruf) sesuai dengan komposisi nilai akhir yang telah ditentukan untuk matakuliah tersebut.

Opsi yang kedua adalah dengan memasukkan nilai mahasiswa secara masal dengan terlebih dahulu mengunduh formati nilai (beserta daftar mahasiswa dan nilainya saat itu) dalam bentuk .CSV (Ms. Excel) kemudian memasukkan nilai tiap mahasiswa pada kolom yang telah ditentukan, selanjutnya mengunggah file yang telah diisi nilai tersebut pada halaman Nilai dan Absen. Dengan cara itu semua nilai yang ada dalam file .CSV tersebut akan otomatis terisi.

Jika dalam file format nilai yang telah diunduh tersebut dimasukkan nilai untuk mahasiswa yang sebelumnya belum ada dalam daftar matakuliah tersebut, maka nilai untuk mahasiswa tersebut tidak adakn disimpan. Jika memang menginginkan sistem untuk tetap menyimpan nilai dan memasukkan mahasiswa tersebut dalam daftar mahasiswa untuk matakuliah bersangkutan dapat dilakukan dengan mencentang checkbox “Otomatis Insert nilai mahasiswa yang tidak ada dalam daftara?”.


Untuk fasilitas Cetak, terdapat 6 jenis pilihan yang dapat dicetak oleh sistem. Yakni Absen Kuliah, Absen UTS, Absen UAS, Berita Acara Kuliah, Berita Acara UTS, dan Berita Acara UAS. Semua jenis pilihan tersebut akan mengacu pada daftar mahasiswa yang muncul pada matakuliah yang telah ditentukan.

Ketika menentukan pilihan untuk mencetak Berita Acara Kuliah, komputer dapat dihubungkan langsung dengan printer sehingga Berita Acara Kuliah tersebut secara otomatis akan tercetak.

Dalam mencetak beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya pastikan printer yang akan digunakan telah terinstall dengan benar, ukuran kertas yang disesuaikan, serta margin nya sehingga nantinya hasil yang didapat bisa sesuai dengan yang diharapkan.


Cetak

KHS

Pada halaman ini operator dapat mencetak KHS (Kartu Hasil Studi) mahasiswa, dihalaman pertama akan muncul daftar semua mahasiswa. Jika ingin mencetak semua KHS mahasiswa sekaligus dalam satu waktu dapat dilakukan dengan menekan tombol Cetak langsung pada halaman mahasiswa.


Namun jika ingin mencetak hanya satu KHS mahasiswa, tekan tombol Pilih pada salah satu mahasiswa. Pada halaman yang akan tampil dibagian atas terdapat form yang berfungsi untuk menentukan Tahun Akademik dan Kurikulum nilai dari mahasiswa tersebut.

Selanjutnya menekan tombol Cetak dan akan tercetak KHS untuk satu orang mahasiswa. Tahapan yang sama juga berlaku untuk mahasiswa lainnya.


Statistik

Untuk saat ini statistik hanya menampilkan grafik KRS mahasiswa pada Tahun Akademik yang sedang aktif saat itu. Pada statistik ini juga selain menampilkannya dalam bentuk grafik, operator juga dapat mengunduh kedalam bentuk file .CSV (Ms. Excel) tiap item dalam grafik tersebut.