e-Controlling Pemerintah Kota Surabaya

Ahmad Yahya Abdul Aziz / 05111740000128

Muhammad Izzuddin A / 05111740000035

Project Charter Document

Project Name : Pembuatan Sistem Informasi e-Controlling Pemerintah Kota Surabaya

Company : Pemerintah Kota Surabaya (Surabaya City Government)

Focus Area : Website Application

Product/ Process : Website

Project Time : 2002 - 2009 (Sekarang sudah berupa hasil)

Cost Estimation : ±70 Miliar Rupiah / tahun

PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website untuk menjembatani antara perencanaan pelaksanaan pekerjaan yang ada di e-Project Planning dengan hasil pekerjaan yang diinputkan melalui sistem e-Delivery. Aplikasi e-Controlling ini berupa pengendalian kegiatan yang di dalamnya termasuk program komputer berbasis web untuk memfasilitasi pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan/pekerjaan dan permasalahannya.

PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

Project goals
Objectives
Scope
Assumptions
Risks
Costs Timeline
Approach
Organization

PROJECT OVERVIEW
Seringnya terjadi keterlambatan dalam proses pelaksanaan kegiatan dan proyek pada pemerintah kota Surabaya, perlunya dilakukan monitoring secara real time terhadap pelaksanaan pekerjaan dan mengurangi penggunaan kertas selama pengendalian serta adanya komitmen pimpinan daerah untuk meningkatkan pelaksanaan pengendalian kegiatan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya adalah dasar dari dibangunnya sebuah sistem aplikasi e-Controlling.

Dengan adanya sistem controlling yang berbasiskan web, pemerintah kota Surabaya dapat dengan mudah mengoptimalkan pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan/pekerjaan yang dapat menjadi evaluasi perkembangan hasil kegiatan serta mengetahui dengan cepat tingkat serapan anggaran di masing-masing SKPD.

PROJECT SCOPE

Goal and objectives

Goal dari project ini adalah untuk memfasilitasi pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan dan permasalahan yang ditimbulkan akibat pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Departmental Statement of Work (SOW)

Departemen yang mengurus project ini adalah Bina Program Pemerintah Kota Surabaya, dengan Plt (Pelaksana Tugas) -nya adalah Kepala Bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya Eri Cahyadi.

Project Deliverables

Bentuk produk dari project ini yang akan diberikan berupa Web Based Application. Hal ini diharapkan agar pengguna lebih mudah mengakses hasil dari project ini, sehingga tujuan dari project ini akan lebih mudah diakses.

Deliverables Out of Scope

Proyek ini tidak mencakup pengelolaan data dan data diluar ruang lingkup dari proyek tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.

Project Estimated Costs & Duration

Project ini merupakan sebuah project yang sudah selesai. Dilihat dari durasinya sendiri, project ini berjalan selama 7 tahun dari 2002 - 2009, namun saat ini hasil (aplikasi) dari project ini masih digunakan. Dilihat dari biaya yang dikeluarkan, berdasarkan APBD Kota Surabaya tahun 2018, biaya yang dikeluarkan untuk bidang Teknologi Informasi (yang di dalamnya terdapat project e-controlling) sebesar kurang lebih 70 Miliar Rupiah.

PROJECT CONDITIONS

Project Assumptions

Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan sistem e-Controlling untuk Pemerintah kota Surabaya.

Proyek ini diasumsikan dapat membantu pemerintah kota Surabaya dalam pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan/pekerjaan dan permasalahannya.

Proyek ini diasumsikan suatu sistem e-Controlling yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual mengenai kegiatan/pekerjaan sesuai seperti e-Project Planning.

Project Issues

Priority Criteria

1 − High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 − Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4 − Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi	High	Developer	Kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi	Menyiapkan aliran listrik cadangan, misal genset untuk keadaan mendesak
3	Data hilang	High	Tim proyek	Kemungkinan data hilang karena virus atau bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer. Menggunakan tools keamanan komputer seperti antivirus

Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	Risk Owner	Project Impact – Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sulit ditentukan	High	Project Manager	Melakukan meeting untuk mencari hari kosong untuk semua anggota developer. Lakukan pertemuan minimal 1 kali dalam 2 hari. Jika benar-benar tidak memungkinkan lakukan meeting online
2	Informasi dari stakeholder kurang memadai	Medium	Project Manager, Analis Sistem	Mencari informasi ke stakeholder lain yang sekiranya akan terlibat dalam sistem atau stakeholder yang telah berpengalaman
3	Ruang lingkup proyek melebar jauh	High	Project Manager	Menetapkan constraint atau batasan-batasan dari sistem kepegawaian yang akan dibuat
4	Waktu pengerjaan proyek tidak tepat waktu	High	Stakeholders,Project Manager	Melakukan scheduling atau penjadwalan yang tepat disesuaikan dengan bobot pekerjaan dan jumlah anggota tim

Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

Fitur yang diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya.
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum di dalam dokumen, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
Aplikasi Sistem Informasi e-Controlling dibuat khusus untuk membantu stakeholder yang terkait
Tingkat sekuritas Sistem Informasi sesuai dengan yang telah disepakati dengan stakeholder.

Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin dengan stakeholder dan dengan melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen terkait project planning dan budgeting pemerintah kota Surabaya.

Project Team Organization Plans

Bina Program Pemerintah Kota Surabaya

APPROVALS

Pemerintah Kota Surabaya