Privacyverklaring VZW Zaventems Vrij Onderwijs
Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij willen graag toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
Het schoolbestuur (VZW Zaventems Vrij Onderwijs, Drossaard Van Ophemlaan 21, 1930 Zaventem, instellingsnummer 104729) is verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de instellingen: 55939 - Vrije Basisschool ZAVO, Hoogstraat 1, 1930 Zaventem en 104182 - ZAVO, Groenstraat 13, 1930 Zaventem en 143685 - ZAVO brede eerste graad, Groenstraat 13, 1930 Zaventem.
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit hoofdzakelijk met het volgende doel:
Natuurlijk willen we weten wie je bent, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook je toets resultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we een getuigschrift of diploma kunnen uitreiken. Maar ook gegevens of je aanwezig bent of school, of je al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn, zijn voorbeelden van gegevens die onder dit doel vallen.
Kortom gezegd: dit zijn de persoonsgegevens zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren.
Als school gebruiken wij deze gegevens ook om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen (decreet basisonderwijs…). Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement en ons pedagogisch project.
Als school willen we een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aanbieden, zonder je persoonsgegevens is geen kwaliteitsvolle begeleiding mogelijk. We willen je ondersteunen en begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die de school wettelijk opgelegd worden.
Van alle leerlingen worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenaamde leerlingen volgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook gaan over een ruzie die je maakte met andere leerlingen of omdat je gepest wordt op school…
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat of omdat we een adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe.
De gegevens worden opgevraagd bij de inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat je school loopt. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of het ondersteuningsnetwerk.
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgde, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met CLB Vrij CLB Leuven, Karel Van Lotharingenstraat 5, 3000 Leuven). Om ons extra te ondersteunen met de leerlingbegeleiding. Heb je extra ondersteuning omdat je een (gemotiveerd) verslag hebt, dan werken we samen met het ondersteuningsnetwerk (ONWOB). Dit is wettelijk geregeld.
Verder worden je identificatiegegevens en je aanwezigheid ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent.
Als je onze school verlaat kunnen we gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten.
Je persoonsgegevens worden binnen (VZW Zaventems Vrij Onderwijs, Drossaard Van Ophemlaan 21, 1930 Zaventem, instellingsnummer 104729) enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:
Binnen de school hebben we een aanspreekpunt informatieveiligheid. Je kan die contacteren op volgend mailadres: (privacy@zavo.be).
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van de school (55939 - Vrije Basisschool ZAVO, Hoogstraat 1, 1930 Zaventem en 104182 - ZAVO, Groenstraat 13, 1930 Zaventem en 143685 - ZAVO brede eerste graad, Groenstraat 13, 1930 Zaventem) als je contact opneemt met de DPO.
Klik hier door voor onze uitgebreide versie Privacyverklaring vzw Zaventems Vrij Onderwijs
Versie 27 juni 2023