NEXS出席管理システム
操作説明書管理者用

2023 年 7 月 30 日更新

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株式会社NEXS

はじめに

本書は株式会社NEXSの提供する出席管理システムの操作説明書です．

本説明書はバージョン1.2.1向けです．それ以外のバージョンとは異なる箇所があります．

画面やデザインはテスト段階のものを含みます．本番環境や設定によっては変更される可能性があります．

想定動作環境

想定端末

端末はPC，タブレット，及びスマートフォンを想定する．
また，その他ブラウザソフトウェアを要する端末で動作する可能性がある．
一部機能にはカメラ機能を必要とする．

想定OS

Windows，macOS，Android，iOS，ChromeOSの最新版を想定する．

想定ブラウザ

Google Chrome，Microsoft Edge，Safari，Mozilla Firefoxを想定する．

IE（Internet Explorer）での動作は補償いたしません．

ページ構成

本システムは以下に示すページからなります．[]内の部分にはID等が入ります．

ログインぺージ（ https://att.nexsjp.com/login/ ）

サービスを利用するためのログインページです

トップページ（ https://att.nexsjp.com/page ）

更新情報や更新予定情報があります

ユーザ情報ページ（ https://att.nexsjp.com/user ）

ユーザ名やパスワードが更新できます

施設グループページ（ https://att.nexsjp.com/ ）

施設グループとお子様の一覧の保護者向けページです

サービスページ（ https://att.nexsjp.com/[group] ）

アルバム，トークルームなどグループのサービスページです

管理者ページ（ https://att.nexsjp.com/admin ）

生徒（園児）の登録等管理者向けのページです

出席管理ページ（ https://att.nexsjp.com/attendance/[group] ）

出席管理をおこなうページです

利用規約ページ（ https://att.nexsjp.com/terms ）

利用規約のページです

新規ユーザ登録（ https://att.nexsjp.com/login/ ）

「Googleログイン」を利用する場合は，Googleの説明に従ってアカウントを作成してください．

「メールログイン」を利用する場合は「ログインページ」へ遷移し，「新規登録はこちら」を選択します．

「ユーザ名」「メールアドレス」「パスワード」を入力し，「ユーザ登録」を押すとユーザ登録が完了します．パスワードは単純なものを避け，7文字以上で厳重に管理してください．

トップページ（ https://att.nexsjp.com/page ）

更新（履歴）情報や，新しい機能の更新予定，不具合の修正予定などの情報を閲覧できます．

ユーザ情報ページ（ https://att.nexsjp.com/user ）

ログインしている場合のみ閲覧できます．ユーザ名の変更や，パスワードの変更が出来ます．

施設グループページ（ https://att.nexsjp.com/ ）

保護者様向けのページです．お子様のいる施設とお子様の一覧が表示されます．

右上「+」ボタン：以下の3つの方法でお子様を閲覧可能にします

施設コードと生徒情報で申請：こども園の「施設コード」と，お子様の氏名，生年月日，性別からこども園に保護者申請をします．申請の許可を待つ必要があります．
QR画像で登録：こども園から渡されたお子様毎の「QR画像（ファイル）」でお子様を登録します．
生徒コードで登録：こども園から渡されたお子様毎の「生徒コード」でお子様を登録します．

右上「QRアイコン」ボタン：こども園から渡されたお子様毎の「QRコード」を読み取り，お子様を追加します．カメラアクセスの許可が必要です．
右上「リロードアイコン」ボタン：情報を再読み込みします．
施設名：選択することで各施設の「トークルーム」「アルバム」等を利用できます．
「登園」「降園」ボタン：お子様の登園/降園をするボタンです．選択するとカメラが起動します．こども園で提示されるQRコードを読み取って登園/降園を行います．
解除ボタン：お子様，及び施設の利用権限を削除します．卒業時や退園時等に利用します．

サービスページ

「アルバム」「トークルーム」等，こども園の機能を利用できます．

お知らせ：こども園からのお知らせや共有ファイルを表示します
アルバム：こども園が共有するアルバム（画像）を表示します
トークルーム：保護者，先生がテキストの書き込みが出来ます
ホームページ：園のホームページを表示します
その他：現在準備中です

管理者ページ（ https://att.nexsjp.com/admin ）

施設グループ一覧

ユーザが管理する施設の一覧が表示されます．一般に，一人のユーザが管理する施設は1つです．

右上「リロードアイコン」ボタン：情報を再読み込みします．
グループ名①：選択したグループの「施設管理ページ」へ移動します．
右側「ユーザのアイコン」ボタン②：「出席管理ページ」へ移動します．
右側「アプリのアイコン」ボタン③：「サービスページ」へ移動します．

施設管理ページ

施設の各機能を操作します．以下に各機能の概要を示します．

管理者：施設の管理者を登録します．
グループ情報：グループ名，グループ詳細等のグループ情報を更新します．
クラス：施設のクラスを登録します．
生徒：生徒（園児）情報を登録，操作します．CSV（Excel）の形式を利用して一括登録可能です．
保護者：保護者情報を操作します．保護者申請の承認や削除もここで行います．
トークルーム：トークルームの作成を行います．
アルバム：アルバムの作成，画像の追加を行います．
イベント：イベント情報を設定します．

管理者ページ：日誌

「管理グループ一覧」の「日誌のアイコン」から「日誌フォルダ」→「日誌一覧」と選択し，対象の日誌を選択します．

ペンのアイコンで日誌の編集，プリンタのアイコンで印刷を行います．印刷はGoogleChromeを推奨いたします．出力前にプレビューを確認してください．

日誌編集画面

日誌編集画面は以下のような画面です．7日分の記載が可能です．

管理者ページ：データ管理

本機能を利用することで以下のように午睡チェックの時間記録や，登園バスの乗降者，点呼確認の〇×，他自由入力でデータの作成，保存が可能です．

「管理グループ一覧」の「バスのアイコン」の「データ管理」を選択して遷移します。

管理データ一覧

①リロード：一覧を再読み込みします。

②追加：「フォルダ」か「データシート」を選択して追加します、追加時に「フォルダ（データシート）名」を指定します。

③フォルダ：データシートを種類や月ごとにまとめるために使用します。フォルダの中に再帰的にフォルダを作成することが可能です。

④フォルダ設定：フォルダ名を変更します。

⑤フォルダダウンロード：フォルダ内のデータシートを一括ダウンロードします。フォルダ内フォルダについては検索しません。フォルダ直下のデータシートのみダウンロードします。

⑥フォルダ削除：当該フォルダを削除します。フォルダ内のフォルダ及びデータシートも削除されます。

⑦テンプレートデータシート：鍵マークのアイコンのものはテンプレートです。コピーしてご利用いただくことができます。また、設定よりテンプレートとして登録することも可能です。

⑧データシート：入力・記録するデータシートです。

⑨コピー：データシートを複製します。

⑩移動：データシートを他のフォルダへ移動します。

⑪データシート設定：データシートの名前や詳細、テンプレートの切り替えを設定できます。

⑫データシート削除：データシートを削除します。復元はできません。

データシート

①シートタイプ：シートの形式を選択します。以下のタイプから選択できます。
＊入力される時刻は端末のものです

テキスト入力：テキストで自由入力します。
〇×入力：〇×で選択します。点呼や提出物、料金の徴収などで使用します。
時間入力：現在時刻を入力します。出席等で使用します。
午睡チェック：上下左右を選択します。選択すると選択した時刻も記録されます。

②備考欄：天気、気温や湿度など、備考情報を記入します。

③園児追加：表の行として園児を追加します。以下のように生徒の一覧から追加する生徒をチェックして「追加」を実行します。

④保存：編集したデータを保存します。データを編集した後は閉じる前に必ず保存を行ってください。

⑤ダウンロード：開いているデータシートをCSV形式のファイルとしてダウンロードします。

⑥生徒（園児）名：クリックすることで現在の園児情報を表示します。生徒情報の変更や削除が行われても表には追加時の氏名で表示されます。

⑦列設定：「列の移動」「列の追加」「列の削除」を行います。

⑧行設定：「行の移動」「行の削除」を行います。

管理者ページ：管理者

「管理者」タブで操作をします．

①：新たに管理者を追加します．詳細は「管理者追加」を参照してください．
②：管理者の権限を以下より選択します．追加時は「閲覧者」に設定されています．

オーナー：全ての操作を行う権限を持ちます．
マネージャー：オーナーの編集以外の全ての操作を行う権限を持ちます．
閲覧者：データの閲覧と登園管理のみ利用できます．

③：ユーザを管理者から削除します．削除されたユーザは管理者ページへアクセスできなくなります．

①管理者追加

グループに管理者を追加します．一般に施設の職員，運営者等を追加します．以下の追加方法があります．

①管理メンバー追加：既にユーザ登録を完了しているユーザをメールアドレスを利用して追加します．
②新規管理メンバー追加：ユーザ登録の完了していないユーザを追加します．「名前」「メールアドレス」「パスワード」が必要です．なお「名前」「パスワード」は後から変更が可能です．

管理者ページ：グループ情報

グループ情報の更新が可能です．以下の項目が更新可能です．

*グループ名：グループの名前を変更します
*施設コード：グループを識別するコードになります．「保護者登録」の際に利用されます．既に他のグループで利用されている「施設コード」はご利用いただけません．
グループ詳細：グループの詳細情報を更新します
グループアイコン画像：グループのアイコンを設定します
グループロゴ画像：グループのロゴを設定します．「出席管理ページ」などで表示されます．
出席画面背景画像：「出席管理ページ」の背景画像を更新します．設定していない場合は白背景になります．

管理者ページ：お知らせ

保護者へ表示する「お知らせ」を管理します．以下の種類があります．

お知らせ：全体に対しての一般的なお知らせを掲載します
情報公開：主として評価，意見書等の園の情報公開に使用します
苦情解決：解決すべき苦情，或いはその有無についての情報を掲載します

「お知らせ」「情報公開」「苦情解決」はそれぞれ同様の機能を有します．本稿では「お知らせ」を例に説明します．

①リロード：データを再読み込みします
②お知らせ追加：お知らせを追加します．詳細は「お知らせ追加」を参照します．
③表示切替：お知らせの表示状態を切り替えます．公開時に保護者に対して通知を送信します．
④ファイル操作：お知らせに表示するファイルを取り扱います．詳細は「ファイル一覧」を参照します．
⑤お知らせ更新：お知らせの情報を更新します．設定できる項目は「お知らせ追加」を参照します．
⑥お知らせ削除：当該「お知らせ」を削除します．お知らせを削除した場合，お知らせに追加されたファイルも同時に削除されます．

お知らせ追加

以下の項目を設定し，お知らせを追加します．

*お知らせタイトル：お知らせのタイトルです
お知らせ内容：お知らせする内容（文章）を設定します．
*表示日付：お知らせ追加日として表示する日付を選択します．お知らせの公開タイミングではありません．

ファイル一覧

お知らせに表示されるファイルを設定します．

①ファイル追加：新たにファイルを追加します．上限数はありません．
②ファイル削除：当該ファイルを削除します

ファイル追加

ファイルの追加方法は以下の種類があります．

①画像を追加：お知らせに表示する画像ファイルを追加します．画像名は必須ではありません．
②ダウンロードするファイルを追加：保護者がダウンロードできるファイルを追加します．画像ファイルも追加できます．*ファイルはPDF形式が推奨されます．

管理者ページ：クラス / 区分

「クラス」は「クラス名」「クラス説明」からなります．「生徒一括登録」時には厳密に比較されますので，全角半角や不要なスペースがないか等十分に注意して入力してください．

①クラス追加：クラスを追加します
②クラス編集：クラスを編集します
③クラス削除：クラスを削除します．当該クラスに所属していた生徒のクラスは「未設定」となります．

「区分」は「区分名」「区分説明」からなります．基本的には「料金区分」を指し，料金設定の区分に応じて作成します．「生徒一括登録」時には厳密に比較されますので，全角半角や不要なスペースがないか等十分に注意して入力してください．

④区分追加：区分を追加します
⑤区分編集：区分を編集します
⑥区分削除：区分を削除します．当該区分に所属していた生徒の区分は「未設定」となります．区分の削除を行う場合，殆どの場合において料金の算出方法を更新する必要があります．その際は当社にご相談ください．

管理者ページ：生徒

「生徒」

生徒情報は以下の項目からなります

*姓，名：必須項目です
*セイ，メイ（カナ）：必須項目です
生徒番号：文字列で入力します
学年：文字列で入力します
クラス：「クラス」で作成したクラスから選択します
区分：「区分」で作成した区分から選択します
性別：「未定義」「男性」「女性」「その他」より選択します
備考：備考欄です
*生年月日：必須項目です

①まとめて操作

選択（生徒情報左側のチェック）した生徒情報に対して一括で更新 / 削除を行います．一括で更新できる項目は「学年」と「クラス」です．

②生徒追加

生徒情報を入力し，一人ずつ追加します．

③生徒一括登録

Excelで作成できる「CSV」形式のデータを利用し，100名までの生徒を一括で登録します．
CSVのテンプレートは「こちら」で取得できます．1行目及び2行目は変更しないでください．
「CSVファイル」についてやExcelファイル（xlsx）からCSVに変換する方法は「CSVファイル」を参照してください．

insert：追加：半角数字．その行を追加する場合は「1」追加しない場合は「0」にします．
number：学籍番号：文字列，省略可．
nameLast：姓：必須
nameFirst：名：必須
kanaLast：セイ（カナ）：必須
kanaFirst：メイ（カナ）：必須
sex：性別：半角数字．定義しない場合は「0」，男性は「1」，女性は「2」，その他は「3」．
className：クラス名：「クラス」で作成したクラスの「クラス名」を入力します．
chargeName：区分：「区分」で作成した区分の「区分名」を入力します．
grade：学年：文字列，省略可
birthday：生年月日：「1994-07-26」のような形で入力します．月，日は二桁で入力し，一桁の場合は0を付けます．
description：備考：省略可．改行が利用可能です．

④生徒情報印刷

生徒情報を印刷します．表示したい生徒情報にチェックを入れ，「表示」ボタンを押すことで印刷用のページが作成されます．
前画面で表示されている生徒が印刷の対象になります．「生徒コード」は保護者が保護者申請をする際に必要になり，「生徒コード」をQRコードにしたものが「QRコード」です．
印刷はA4の縦サイズを想定しております．なお，一部ブラウザでは正しく表示されない場合が御座います．推奨ブラウザはGoogle Chromeです．

⑤クラス絞込

「クラス」で絞り込みを行います．

⑥並び順

生徒の並び順を指定します．「降順」をチェックすることで降順（逆順）になります．

「登録順」「氏名（五十音）順」「学年順」「クラス順」「区分順」「番号順」「生年月日順」「性別順」が利用できます．「学年順」及び「番号順」は数字ではなく文字として並び替えが行われます．"10"と"2"では"10"が先に表示されます．この問題を解決するには，"010"，"002"のように桁数を揃えてください．

⑦生徒情報編集

生徒の情報を編集します．

⑧生徒情報削除

生徒情報を削除します．この操作は復元することが出来ません．生徒情報を削除すると，生徒の出席履歴情報，保護者情報も削除されます．必要な情報は事前のダウンロードを行ってから削除を行ってください．

⑨出席履歴表示

①月選択：出席履歴を表示する月を選択します
②月計：当該付きの（延長）料金の合計を表示します
③出席情報追加：任意の日時に任意の出席情報を追加します
④出席履歴ダウンロード：当該月の出席履歴をCSV形式のファイルに出力します
⑤出席情報更新：出席情報を更新します
⑥出席情報削除：出席情報を削除します

管理者ページ：保護者

保護者についての操作を行います．「保護者」は対象の「生徒」について「出席」等の操作や，「出席履歴」等の情報を閲覧可能なユーザです．同一のユーザでも，生徒毎に別の「保護者」として表示されます．保護者には「確認済み」状態と「承認待」状態があり，「承認待」状態の保護者は，「出席」等操作や情報の閲覧ができません．

①クラス絞込：生徒の「クラス」で保護者を絞り込み表示します
②承認待ち：チェックすると，承認待ち状態の保護者のみ表示されます
③並び順：保護者の並び順を生徒の情報で指定します．「降順」をチェックすることで降順（逆順）になります．
④保護者承認：当該ユーザを保護者として承認します．承認されたユーザは対応する生徒についての操作，閲覧権限を有します．
⑤：保護者情報削除：保護者情報を削除します．生徒に対して保護者を解除する場合や，当該ユーザを保護者として承認しない場合に実行します．削除されたユーザは，対応する生徒についての操作や情報の閲覧が出来なくなります．
なお，生徒情報が削除された場合は，その生徒の保護者の情報は自動的に削除される為，手動で削除する必要はありません．

管理者ページ：トークルーム

閲覧者，書込者を設定したトークルームを作成，管理できます．なお，書込者は閲覧者に含まれていなくても閲覧が可能ですので注意してください．

①新規トークルーム追加：「トークルーム名」「トークルーム詳細」「閲覧者」「書き込み」者を設定しトークルームを追加します．

②トークルーム表示切替：トークルームの表示状態を変更します．
③トークルーム更新：トークルームの情報を更新します．
④トークルーム削除：トークルームを削除します．トークルームを削除すると，投稿されたコメントも同時に削除されます．

管理者ページ：アルバム

①新規アルバム追加：新規にアルバムを追加します
②表示切替：アルバムの表示を切り替えます．追加時は「非表示」です．アルバムの表示時には保護者へ通知が送信されます．画像の追加後，「表示」に切り替えることが推奨されます．
③アルバムタイトル：選択すると下部に「画像一覧」を表示します
④アルバム更新：アルバム情報を更新します
⑤アルバム削除：アルバムを削除します．同時にアルバム内の画像も削除されます．
⑥画像追加：アルバムに画像を追加します
⑦画像削除：当該画像をアルバムから削除します

管理者ページ：イベント

①イベント追加：イベントを追加します．詳細は「イベント追加」を参照してください．
②イベント更新：イベント情報を追加します．
③イベント削除：イベントを削除します．
④イベント情報（カレンダー）：カレンダーでイベントを表示します．イベントを選択するとイベント情報が閲覧できます．

イベント追加

イベントを追加します．イベントは以下の要素を含みます．

*イベント名：イベント名を設定します．
イベント詳細：イベントの詳細情報を設定します．省略可．
*イベント日：イベントの日付を設定します．
公開終了日：イベントの公開期限を設定します．初期値はイベント日から一か月後までです．
色：イベントに色を設定できます．イベントの種別毎に色を決めておく等の用途が考えられます．
延長料金設定：イベント時，既定の時間を超えても延長料金を発生させない場合に「延長料金を無しにする」にチェックを入れます．延長料金を「無し」に設定されたイベントがある日については，延長料金は自動的に0になります．

イベントを中止等にする場合

イベントを延期，中止にする場合，イベントを削除するか，イベントの更新を行います．
「イベント名」を「イベント（中止）」「イベント（延期）」等に変更するほか，イベントを更新し，「延長料金を無しにする」のチェックを外します．この作業は生徒の降園時までに行ってください（延長料金が無しになっている場合，当該日程でも延長料金が計算されません）．
また，延期後の日程にイベントを新規で作成します．

管理者ページ：マップ

①リロード：マップ一覧を再読み込みします
②マップ追加：「マップタイトル」「マップ詳細」を設定してマップを追加します
③表示切替：マップの表示状態を切り替えます．非表示のマップは保護者には表示されません．
④マップタイトル：クリックすると別タブでマップページを開きます
⑤マップ更新：「マップタイトル」「マップ詳細」を設定してマップを更新します
⑥マップ削除：マップを削除します

マップページ（管理者）

①マーカー作成：「マーカータイトル」「マーカー詳細」「マーカー色」を設定し，マップ上の選択場所にマーカーを追加します
②マップ設定：マップを開いた時の中心位置，拡縮（ズームレベル）を現在の状態で登録します

マーカーはポップアップ内の削除ボタンから削除できます．

管理者ページ：一括メール送信

①リロード：メールの送信履歴を新しい順に30件まで表示します
②一括メール送信：新規メールを送信します．詳細は「一括メール送信」を参照してください．
③メール情報：送信したメール情報を表示します．詳細は「メール情報」を参照してください．
④メール削除：当該メール履歴を削除します．履歴を削除しても送信は取り消されません．

一括メール送信

以下の要素に入力してメールを一括送信します．

送信元メールアドレス：正しいメールアドレスを入力しない場合，送信に失敗することがあります．
件名：メールの件名
本文：メールの本文を入力します．返信を受け取らない場合は「このメールにはご返信いただけません」等もご記入ください．なお，最後に自動的に本サービスのリンクが付与されます．
クラス絞り込み：送信先をクラスで絞り込みます．クラスを指定しない場合は「全体」を選択します．
全員に送信：メールの受け取り設定に関わらず，メールが登録されているユーザ全てに送信します．大変重要なメールに限ってチェックします．

メール情報

メールの内容と送信先を一覧表示します．ただし，何らかの理由で送信に失敗した場合にも一覧には表示されます．

出席管理ページ
（ https://att.nexsjp.com/attendance/[group] ）

出席（登園/降園）情報を操作します．

①登園時刻を固定：チェックをいれると，何時の登園であっても指定した時刻での登園とみなします（料金計算時）．
②QR表示：QRコードを表示します．保護者様が「施設グループページ」から読み込むことで，登園/降園処理をおこないます．QRコードには以下の「登園時刻を固定」の情報も含みます．
③クラス絞込：表示する生徒を所属するクラスで絞り込みます．
④モード：以下のモードから選択します．

全員：全ての生徒を表示します
登園：登園可能（既に登園や欠席になっていない）な生徒のみ表示します
降園：降園可能（出席済み）な生徒のみ表示します

⑤並び順：生徒の並び順を指定します．「降順」にチェックすることで降順（逆順）になります．
⑥ページ切り替え：生徒数が一定以上の場合，複数ページに分割して表示されます．
⑦状態アイコン：以下の状態で表示されます．

情報無し：家のアイコンです．まだいずれの状態でもありません．
出席済み：両手を上げた人のアイコンです．主席済みの状態です．
降園済み：親子で手をつないでいるアイコンです．降園済みの状態です．
欠席：人と右下に斜線の入ったアイコンです．欠席状態です．

⑧出席選択：「登園」「降園」「欠席」を選択するダイアログを表示します．現在の状態に応じて操作可能な項目が変わります．

右上「QRアイコン」ボタン選択時，上記のような画面になります．この画像は選択で保存でき，プリントアウトして利用することも可能です．
右上の「リロードアイコン」からQRコードを変更できます．この際，古いQRコードは使用できなくなりますので注意してください．

利用規約ページ

サービスの利用規約を表示します．

CSVファイル

CSVは「comma separated values」の略称です．値や項目をカンマ「,」で区切って書いたテキストファイル・データを指します．ファイルの拡張子は「.csv」で，様々なソフトで開くことができる特徴があります．

ExcelファイルをCSVファイルに変更するには，「ファイル」→「名前を付けて保存」から，保存形式に「CSV」を選択して保存します．