Google Docs tillegg SettInnTekst

Lag innkalling og referat automatisk med all tekst i regneark

Om SettInnTekst

Tillegget/add-on SettInnTekst er til hjelp for alle som skriver møteinnkalling og møtereferat, f.eks. FAU og velforeninger. Ved å samle all tekst i fire regneark i en regnearbeidsbok i Google Sheets kan denne teksten hentes ut og generere ulike dokumenter:

  1. Innkalling
  2. Referat (fyldig referat til internt bruk)
  3. Protokoll (formelt, offentlig referat)
  4. Årsreferat (alle saker sortert på tittel, dvs. alle saker som er blitt behandlet flere ganger kommer etter hverandre, et godt utgangspunkt for å lage årsmelding etter årsslutt og sjekke at dere ikke har glemt noe underveis)

NB! Vent tålmodig etter at du har klikket på knapper, noen oppgaver tar litt tid.

Sakene nummereres etter kalenderår, ikke skoleår.

Alle dokumenter (saksliste, innkalling, referat osv. må ligge i samme mappe.) Bruk helst Chrome, ting kan feile i andre nettlesere.

Bruke SettInnTekst

Forberedelser

Det eneste du trenger å gjøre er følgende:

  1. Legg til SettInnTekst i Google Docs, se Googels forklaring
  2. Opprett en mappe på Google Disk, kall den f.eks. “Innkallinger og referat 2018”
  3. Opprett et dokument i mappa
  4. Gå på menyen Tillegg > SettInnTekst > Vis sidespalte
  5. Klikk “OPPRETT SAKSLISTE”

I tillegg anbefaler jeg at du første gang lager et maldokument med logo og sidetall:

  1. Opprett et dokument i mappa. Sett inn > Topptekst og sidetall >
  1. > Topptekst: huk av for “Forskjellig topp-/bunntekst på første side. Sett inn organisasjonens logo via Sett inn > Bilde
  2. > Sidetall (velg versjonen med sidetall nederst på alle sider)
  1. Kall dokumentet “mal”

Legg all informasjon i regneboka “saksliste”

Du kan gjerne omdøpe boka til f.eks. Saksliste-FAU-2018, men i denne forklaringen referer jeg til boka som saksliste.

Forberedelser – ved første gangs bruk

Åpne saksliste. Gå til fanen organisasjon. Skriv inn navnet på organisasjonen deres, hvilket år dette gjelder (bare de to siste sifrene i året) og hva slags møter dette er, f.eks. “styremøte”, “rådsmøte” eller bare “møte”.

Gå til fanene tilstede. I øverste rad (1) skriver du hvem de ulike styremedlemmene representerer, ev. deres verv. F.eks. “1. trinn”, “2. trinn” osv eller “leder”, “kasserer”, “styremedlem”. Det er plass til 9 styremedlemmer. Hvis dere bare har 5 medlemmer sletter du innholdet i celle H1, I1 osv. NB! Bare slett innholdet, ikke cellen!

Fyll deretter inn rad 2 med navnene på representantene samt hvem som pleier å være referenten (dette kan være en valgt sekretær, en ansatt e.l.). Ev. slett innholdet i H2 osv.


Før møtet

Før møtet lager f.eks. styreleder saksliste og innkalling.

Sett opp møtet

Gå til arket tilstede. Skriv inn nummer og dato for møtet, samt klokkeslett og hvor.

Første møte: Erstatt dummyteksten i rad 2 med din tekst. Ikke endre sommertidsdato.
Etter første møte: Kopier sommertidsdato fra raden over.

Lag sakslisten

Fyll inn følgende kolonner i arket saksliste (erstatt dummyteksten i rad 2):

Tips: Du kan filtrere slik at f.eks. kun radene med saker til møte 4 eller kun radene med sakstittel “Ny gangvei” synes. Se informasjon her:

https://support.google.com/docs/answer/3540681 


Skriv referat

Underveis i møtet noterer referenten i diskusjons-cellen. Tast alt + enter for å lage linjeskift inne i cellen.

Referenten skriver også inn ev. vedtak.

Hvis dere har to sett referat, henholdsvis arbeidsreferat og protokoll, kan referenten etter møtet skrive en oppsummering av beskrivelse og diskusjonen i “Oppsummering til protokoll”. Hvis dere bare har referat kan denne stå tom.

Gå til arket tilstede, fjern ev. navnene på dem som ikke var på møtet.

Generer innkalling og referat

Opprett et nytt dokument i mappen din, eller lag en kopi av maldokumentet du opprettet (det med bilde og sidetall.)

  1. Gå på menyen Tillegg > SettInnTekst > Vis Sidespalte (vent tålmodig)
  2. Klikk knappen OPPDATER INFORMASJON
  3. Skriv inn hvilket møte du skal lage innkalling/referat for.
  4. Klikk én av LAG-knappene.
  5. Les gjennom og sjekk for ev. feil. Feilene må du rette i saksliste. Deretter klikker du på riktig LAG-knapp igjen.
  6. Legg ev. til innholdsfortegnelse (mest aktuelt ved lange referat)
  7. Klikk LAG PDF. Send denne til styremedlemmene/publiser på nettside e.l.

Eksempel på dokumenter

Innkalling

Referat

Protokoll

Årsreferat

Dokumentasjon

Dokumentasjon om koden ligger i et eget dokument.