ШАЦЬКА СЕЛИЩНА РАДА

                      ШАЦЬКОГО РАЙОНУ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ГУМАНІТАРНИЙ ВІДДІЛ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

НАКАЗ

21 червня 2019 року                   смт Шацьк                                         № 78

Про результати перевірки діяльності Шацького Будинку

дитячої та юнацької творчості у 2018-2019 навчальному році

Відповідно до Закону України «Про позашкільну освіту», примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 року № 947 «Про затвердження Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах», наказу гуманітарного відділу виконавчого комітету селищної ради від 03 червня 2019 року №71 «Про планову перевірку діяльності Шацького Будинку дитячої та юнацької творчості», з метою здійснення контрольно-аналітичної діяльності за станом ведення ділової документації закладу, у період з 13.06.2019 по 18.06.2019 року було здійснено перевірку діяльності Шацького Будинку дитячої та юнацької творчості. Виходячи з вищезазначеного

НАКАЗУЮ:

  1.         Затвердити         аналітичну довідку за результатами         перевірки діяльності         Шацького Будинку дитячої та юнацької         творчості         та подати її на розгляд виконавчого         комітету селищної ради (додається).
  1.         В.о.директора         Шацького БДЮТ Корець Н.М.:

2.1.Проаналізувати допущені помилки у веденні документації і в подальшому їх не допускати.

2.2.Розробити Інструкцію з ведення ділової документації в Шацькому БДЮТ та неухильно дотримуватись у роботі.

2.3.Провести практичне заняття з керівниками гуртків щодо ведення ділової документації у вересні 2019 р.

2.4.Здійснювати постійний контроль за веденням ділової документації керівниками гуртків.

2.5.Розробити пам’ятку щодо ведення ділової документації.

2.6.Здійснювати перевірку виконання зауважень під час наступної перевірки журналів, робити запис «Виконано» і зазначати дату.

2.7.Переглянути доцільність подальшого функціонування деяких гуртків, враховуючи виконання посадових обов’язків керівниками гуртків, а саме ведення документації, результативність їх роботи на районному і обласному рівнях,організація заходів у громаді.

2.8.Забезпечити навчальний процес за окремим планом у літній період.Не допускати закриття закладу.

2.9.Забезпечити проведення Днів відкритих дверей БДЮТ, у т.ч. у закладах освіти громади.

2.10.Про виконання наказу проінформувати гуманітарний відділ виконавчого комітету селищної ради до 15.09.2019р.

3.Контроль за виконанням даного наказу залишаю за собою.

Начальник відділу                                                               А.Д.Павлей

Демакова 20169

ДОДАТОК

до наказу гуманітарного відділу

21.06.2019 № 78

Аналітична довідка

за результатами планової перевірки діяльності Шацького Будинку

дитячої та юнацької творчості у 2018-2019 навчальному році

Відповідно до наказу гуманітарного відділу виконавчого комітету селищної ради від 03 червня 2019 року №71 «Про планову перевірку діяльності Шацького Будинку дитячої та юнацької творчості» у період з 13.06.2019 по 18.06.2019 року комісією було здійснено перевірку діяльності Шацького Будинку дитячої та юнацької творчості та проведено ґрунтовний аналіз за результатами перевірки.

Шацький Будинок дитячої та юнацької творчості (далі БДЮТ) діє як комунальний заклад освіти, згідно Статуту, затвердженого рішенням селищної ради від 22 грудня 2017 року № 26/24, належить до системи позашкільної освіти Міністерства освіти і науки України. БДЮТ є бюджетною установою, належить до спільної комунальної власності територіальних громад сіл, селища Шацької селищної ради. Засновником закладу є Шацька селищна рада Шацького району Волинської області. В своїй роботі БДЮТ підпорядковується Шацькій селищній раді. Заклад здійснює навчання і виховання учнів у позаурочний та позанавчальний час. БДЮТ надає дітям та юнацтву додаткову освіту, спрямовану на здобуття знань, умінь, навичок за інтересами, а також забезпечує потреби особистості у творчій самореалізації та організації змістовного дозвілля. Виконує обов’язки директора Шацького БДЮТ з 29.08.2018р. Корець Ніна Миколаївна.

Актуальними завданнями 2018-2019 навчального року для Шацького Будинку дитячої та юнацької творчості були:

 удосконалення форм роботи по запровадженню інноваційних технологій та ефективних управлінських технологій, орієнтованих на співпрацю всіх учасників навчально-виховного процесу;

 створення умов для ширшого охоплення позашкільною освітою дітей громади, району;

 забезпечення вільного вибору кожною дитиною напряму та виду діяльності, врахування запитів дітей та батьків у роботі БДЮТ;

 впровадження особистісно-орієнтованих технологій, компетентнісного та діяльнісного підходів у навчально-виховний процес позашкільного навчального закладу;

 створення умов для соціально-педагогічної, психолого-педагогічної підтримки дітей та молоді «групи ризику», соціально вразливих груп; профілактика асоціальної поведінки в дитячому й молодіжному середовищі;

 розвиток інформаційних та комунікативних технологій;

 удосконалення форм і методів та виховання на основі компетентнісного і діяльнісного підходів;

 співпраця з дитячими та молодіжними громадськими організаціями з питань громадянського виховання; творчого, інтелектуального, духовного та фізичного розвитку дітей і молоді; забезпечення їх культурних потреб і змістовного дозвілля.

Науково-методична проблема над якою працював колектив БДЮТ— “Формування життєвої компетентності дітей та молоді в умовах сучасного позашкільного закладу».

БДЮТ має власну матеріально-технічну базу, науково-методичне забезпечення, необхідні кошти, зокрема фонди оплати праці.

БДЮТ, згідно навчального плану, працює за п’ятьма напрямками роботи: художньо-естетичним (15 гуртків, 218 вихованців), еколого-натуралістичним (3 гуртки, 42 вихованці), туристично-краєзнавчим (4 гуртки, 64 вихованці), дослідницько-експерементальним (2 гуртки, 18 вихованців), науково-технічним (3 гуртки,43 вихованці). Всього 27 гуртків, у яких займається 383 вихованці.

Виявлено розбіжність у назві напрямку роботи: у навчальному плані науково-технічний, у тарифікаційному списку естетичний, у розкладі занять –декоративно-ужитковий. У тарифікаційному списку не вказані документи про освіту Матяшук О.П. та Євдокимової Н.В.

Перевіркою були охоплені всі гуртки, які працюють на базі БДЮТ та ЗЗСО району.

Згідно Статуту Шацького БДЮТ « у літній період навчальний процес здійснюється за окремим планом і передбачає роботу гуртків, секцій та клубів безпосередньо у закладі, організація профільних таборів, участь у роботі оздоровчих таборів (за угодою), роботу на навчально-дослідних ділянках, під час екскурсій у природу, на виробництво тощо ». План роботи на червень в.о.директора затверджений, але не виконується, вихованці відсутні, частина керівників гуртків у відпустках.

Досягнення вихованців Шацького БДЮТ у 2018-2019 н.р.:

  1.         Емілія         Ковш — ІІ         місце у         Всеукраїнській виставці-конкурсі         декоративно-ужиткового та образотворчого         мистецтва «Знай і люби свій край» (кер.         Ірина Вензловська )         
            
  2.         Ангеліна         Зубач —         І місце в конкурсі патріотичної поезії         ім..Олени Теліги та Олега Ольжича, ІІІ         місце         в в обласному заочному конкурсі «Юні         літератори Волині»,         дипломант         Всеукраїнського конкурсу “У пошуках         літературних талантів”,                  (кер. Ніна Корець )
             
  3.         Наталія         Цюпящук – ІІІ місце в міжнародному         шостому відкритому літературному         конкурсі для дітей та молоді «ФантФест»,ІІІ         місце у Всеукраїнському конкурсі «Герої         в моїй родині» (кер. Ніна Корець )
             
  4.         Світлана         Чернякова — ІІІ         місце         в         обласному конкурсі української сучаасної         пісні “Срібні дзвіночки” (кер. Олеся         Матяшук)
             
  5.         Михайло         Хацько — І         місце         в обласних змаганнях зі спортивного         орієнтування “Волинська осінь”         (керівник Наталія Німець)
             
  6.         Софія         Занюк — І         місце в         обласних змаганнях зі спортивного         орієнтування “Волинська осінь”         (керівник Наталія Німець)
             
  7.         Уляна         Ціпошук — ІІ         місце в         обласних змаганнях зі спортивного         орієнтування “Волинська осінь”         (керівник Наталія Німець)
             
  8.         Вокальний         ансамбль “Тоніка” —         ІІІ місце в         обласному конкурсі вокальних колективів         малих форм “Ми діти твої, Україно”(кер.         Олеся Матяшук)
             
  9.         Ірина         Лукашова — ІІІ         місце         в обласному конкурсі малюнків в техніках         живопис, графіка, комп’ютерна графіка         на військово-патріотичну тематику         (кер. Ірина Вензловська)
             
  10.         Дарина         Стаднік — переможець         обласного конкурсу “Безпека дитини —         добробут України” (кер. Ірина Вензловська)
             
  11.         Команда         Шацького району — ІІ         місце в         загальному заліку обласних змаганнях         зі спортивного орієнтування “Волинська         осінь” (керівник Наталія Німець)
             
  12.         Занюк         Софія, Галух Василина, Хацько Михайло         –ІІ місце у Чемпіонаті зі спортивного         орієнтування (керівник Наталія Німець)
             
  13.         Сінчук         Іванна, Лукашова Ірина-І місце в обласному         (заочному) конкурсі «Таланти ІІІ         тисячоліття» (кер. Ірина Вензловська)
             
  14.         Гловацька         Софія –ІІ місце в обласній виставці-конкурсі         початкового технічного моделювання         серед школярів молодшого шкільного         віку (кер.О.Козак)
             
  15.         Цвір         Юлія –ІІ місце в обласному конкурсі         «Лірики природи» (кер. Г.Хомяк)
             
  16.         Матвіїшин         Аріадна, Бобок Олександра-переможці         обласної виставки-конкурсу «Новорічний         подарунок» (кер.О.Козак)
             
  17.         Лугвіщик         Софія-переможець обласної виставки-конкурсу         «Все про безпеку очима дітей»         (кер.О.Козак).

Німець Наталія Василівна, керівник нагороджена дипломом ІІ ступеня управління освіти, науки та молоді облдержадміністрації за напрямами позашкільної освіти туристсько-краєзнавчий (турисько-спортивний профіль) у номінації «Керівник гуртка – 2019» в обласному етапі Всеукраїнського конкурсу «Джерело творчості».

ЗгідноТарифікаційного списку, затвердженого в.о.селищного голови, у БДЮТ працює: в.о.директора, 11 керівників гуртків – з них 1 сумісник, прибиральниця та опалювач.

Відповідно до розділу «V.Перелік обов’язкової ділової документації позашкільного навчального закладу» Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012р.№947 здійснено перевірку документації. А саме:

        1.Статут, затверджено рішенням селищної ради від 22 грудня 2017 року № 26/24.

2.Свідоцтво про державну атестацію позашкільного навчального закладу та матеріали державної атестації позашкільного навчального закладу відсутні.

3. Акт прийому-передачі позашкільного навчального закладу (при зміні керівництва) від 13.08.2013 року знаходиться у фінансово-господарському відділі виконавчого комітету селищної ради.

4. Контрольно-візитаційна книга наявна. Запис від 16.02.2016р.

5. Статистична звітність за формою № 1-ПЗ (освіта) за 2018 рік подана.

6. Номенклатура справ затверджена в.о.директора 25.09.2018 року, схвалена ЕК архівного відділу Шацької райдержадміністрації (протокол від 27.09.2018р.№3).

7. Угода про функціонування гуртків у приміщеннях ЗЗСО відсутня, хоча гуртки працюють у ЗОШ І-ІІ ст. смт. Шацьк – філія ОЗ НВК «ЗОШ І-ІІІст.-гімназія» смт. Шацьк, ЗОШ І-ІІІст. с.Світязь і с.Пульмо.

8. План роботи на 2018-2019 н.р. затверджений (протокол педради від 05.09.2018р.№3). Місячні плани затверджуються наказами. Але не всі заходи проводяться і не робляться записи про виконання.

9.Навчальний план Шацького БДЮТ затверджений в.о.директора БДЮТ.

10.Навчальні програми для гуртків затверджені (протокол педради від 05.09.2018р.№3). Відсутня навчальна програма гуртка «Капітошка» (кер.Лукащик З.Й.).

11.Розклад занять БДЮТ затверджений в.о.директора на І і на ІІ семестр 2018-2019 н.р..

12.При перевірці проаналізовано 27 журналів обліку роботи гуртків. Оскільки журнал обліку - єдиний державного і фінансовий документ.

Виявлено порушення, які допустили педагоги при заповненні журналів, а саме:

- невідповідність тематичного обліку відвідування учнів (наприклад:06.05.2019 «Атомна енергетика» - тематичний облік, облік відвідування запис відсутній)

13.Книга обліку та видачі свідоцтв (посвідчень) про позашкільну освіту відсутня, оскільки вони не видаються.

14.Медичні довідки вихованців для зарахування до туристських, хореографічних гуртків - про відсутність у вихованців протипоказань для занять (відповідно доп.3.7 Статуту) відсутні.

15.Книга наказів з основної діяльності містить 44 накази з 03.01.2019 р. по 12.06.2019р. Накази не відповідають Інструкції з діловодства.

16.Книга наказів з кадрових питань містить 7 наказів з 02.01.2019р. по 30.05.2019р.. Накази не відповідають Інструкції з діловодства.

17.Книга наказів про відпустки містить 19 наказів з 25.01.2019р. по 06.06.2019р. Графік відпусток не затверджений наказом, не дотримується працівниками. У плані роботи на червень відповідальною за заходи 13.06.2019 та 20.06.2019 зазначена Вензловська І.П., яка знаходиться у відпустці. Накази не відповідають Інструкції з діловодства.

Не всі накази підписані і скріплені печаткою. Відсутні підписи працівників про ознайомлення з наказами.

18. Трудові книжки працівників (8шт.) оформляються і видаються належним чином.

19. Особові справи працівників заведені, але копії документів не завірені належним чином, відсутні згоди на обробку персональних даних та підписи працівників про ознайомлення щодо призначення і переведення.

20. Книга обліку трудових книжок працівників ведеться з 2012 року.

21. Штатний розпис працівників затверджений розпорядженням секретаря селищної ради від 30.08.2018р.№131-р.

22. Правила внутрішнього трудового розпорядку БДЮТ, розроблені на основі типових правил внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України, затверджені рішенням загальних зборів та погоджені профспілковим комітетом 27.08.2012р.

23. Посадові інструкції працівників не відповідають вимогам,затверджені в.о.директора, а не наказом. Посадова інструкція Матяшук О. П. відсутня.

7.09.2018р.видано наказ №1-59“Про розподіл посадових обов’язків”.

24. Книга протоколів засідань педагогічної ради з 2013 року. Педради проводяться один раз у квартал. Рішення узагальнені і вимагають конкретики.

25.Книга протоколів засідань загальних зборів колективу та Книга внутрішнього контролю відсутні.

26. Перспективний план проходження підвищення кваліфікації, атестації педагогічних працівників на 2017-2022 роки,затверджений директором.

27. Атестаційні матеріали педагогічних працівників наявні.

28. Санітарні книжки працівників оформлені належним чином.

29. Журнали обліку вхідної та вихідної кореспонденції ведуться.

У 2019 році зареєстровано вхідної документації-93 (210 у 2018р.), вихідної-38 (51 у 2018р.).

30.Журнал обліку звернень та заяв громадян відсутній, наявний журнал особистого прийому директора, у якому відсутні записи.

31.Журнали реєстрації інструктажів з техніки безпеки та охорони праці працівників БДЮТ оформлені належним чином.

32.Інструктажі з техніки безпеки та охорони праці вихованців під час навчально-виховного процесу реєструються у журналах обліку гуртків.

33.Журнал реєстрації нещасних випадків з працівниками, вихованцями БДЮТ заведений. Записи відсутні.

34.Інвентарно-технічний паспорт позашкільного навчального закладу відсутній.

35.Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном:

- державний акт на землю від 17.10.2008р.№19/7.5.

36.Акти приймання й передачі будівель, приміщень, земельних ділянок у користування закладу відсутні.

37.Інвентарні журнали обліку основних засобів,інвентаризаційні описи, акти знаходяться у фінансово-господарському відділі виконавчого комітету селищної ради.

Пропозиції:

В.о директора Корець Н.М.:

- проаналізувати допущені помилки у веденні документації і в подальшому їх не допускати;

-розробити Інструкцію з ведення ділової документації в Шацькому БДЮТ та неухильно дотримуватись у роботі;

-провести практичне заняття з керівниками гуртків щодо ведення ділової документації у вересні 2019 р.;

- не допускати виправлень, креслень і використання коректора у записах;

-заборонити проставляти наперед дати ще не проведених занять у зв’язку з можливою відміною занять (епідемічна ситуація, стихійні явища, відрядження, хвороба керівника гуртка тощо);

-підбивати підсумки виконання навчальних програм у кінці кожного семестру;

-заповнювати своєчасно сторінки «Участь вихованців у виховних заходах закладу, відділу, гуртка», «Робота з батьками», «»Підсумкові заходи», «Досягнення вихованців», «Характеристика контингенту вихованців» відповідно до вимог;

-своєчасно і правильно записувати теми і дати інструктажів з техніки безпеки;

-виконувати зауваження до ведення журналів обліку гурткової роботи своєчасно;

-звернути увагу на результативність роботи гуртків на районному і обласному рівнях, дотримання керівниками гуртків виконавської дисципліни і з огляду на це переглянути доцільність подальшого функціонування гуртків на базі навчальних закладів;

-забезпечити організацію і проведення заходів у громаді;

-забезпечити навчальний процес за окремим планом у літній період. Не допускати закриття закладу;

-забезпечити проведення Днів відкритих дверей БДЮТ, у т.ч. у закладах освіти громади.