User Manual   bagi Dosen

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dosen (SIMDOS) LLDIKTI Wilayah X

Sub Bagian Tenaga Pendidik dan Kependidikan

LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI WILAYAH X

(Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau)

KATA PENGANTAR

Pertama-tama, penulis ucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan user manual ini. User manual ini kiranya tak akan selesai tanpa bantuan dari beberapa pihak yang terus mendorong penulis untuk menyelesaikannya.

Terima kasih penulis haturkan kepada Bapak Reri Anton, ST.,MM yang senantiasa membimbing penulis di dalam penyusunan user manual ini. Tanpa adanya bimbingan dari beliau, penulis kiranya tidak akan mampu menyelesaikan makalah ini.

Tak lupa, penulis juga ucapkan terima kasih kepada Rukman Wijaya dan Karfindo, yang selalu memberikan referensi dan membantu penyelesaian user manual ini. Berbagai bantuan dari kalian cukup membantu penyelesaian user manual ini.

Penyusunan user manual memang tidaklah mudah. Sebab, penulis harus melihat gejala yang terjadi di lapangan dan menyampaikannya dalam sebuah analisis yang komprehensif.

Bilamana ada beberapa kesalahan yang terdapat dalam user manual ini, izinkan penulis menghaturkan permohonan maaf. Sebab, user manual ini tiada sempurna dan masih memiliki banyak kelemahan.

Besar harapan penulis, di kemudian hari, user manual ini bisa menjadi patokan atau tolak ukur mengenai penggunaan aplikasi SIMDOS terutama bagi dosen yang telah tersertifikasi. Adapun, penulis juga berharap semoga user manual ini bisa bermanfaat bagi pembacanya.

Padang , 10 September 2020

Arifta Surya

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR        1

DAFTAR ISI        1

PENDAHULUAN        2

Tujuan Pembuatan Dokumen        2

Deskripsi Umum Sistem        3

Perangkat yang Dibutuhkan        4

Windows        4

Mac        4

Linux        4

MENU DAN CARA PENGGUNAAN        4

Pengisian Biodata Diri Dosen        6

Pengisian Data Inpassing / Kepangkatan        7

Pengisian Data Laporan BKD/LKD        10

Monitoring Data Syarat Pencairan Serdos        12

HAL - HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN        14

Syarat pencairan dana sertifikasi        14

Syarat pencairan dana sertifikasi bagi Dosen yang baru menyelesaikan Tugas Belajar        14

Penyusunan Laporan BKD/LKD        15

Format Surat        15

Surat Perintah Melaksanakan Tugas        15

Selalu Monitor data Syarat Pencairan Dana Sertifikasi        17

Kesalahan yang sering terjadi        18

PENDAHULUAN

Tujuan Pembuatan Dokumen

Dokumen user manual Aplikasi Sistem ini dibuat untuk tujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi SIMDOS bagi admin, Operator LLDIKTI, Operator Perguruan Tinggi, dan Dosen

Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu:

1. LLDIKTI

1. Administrator

Bertugas dalam pembuatan akun baru

2. Operator Kepegawaian

bertugas dalam memvalidasi data inpassing / Kepangkatan Dosen , pindah Homebase dan  KGB

3. Operator Keuangan

Bertugas dalam menginput data SPMT, Rekening, NPWP, Penerbitan Amprah

4. Operator Tenaga Kependidikan

bertugas memvalidasi Data BKD/LKD, Jabatan Fungsional, Pendidikan dan  Dokumen Sertifikasi

5. Operator Studi lanjut (sedang dikembangkan)

2. Perguruan Tinggi

1. Admin Perguruan Tinggi
2. Dosen

Deskripsi Umum Sistem

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dosen atau yang disingkat dengan SIMDOS adalah aplikasi yang memudahkan Dosen dalam memutakhirkan data portofolionya untuk mengukur peningkatan kinerja dosen serta menunjang tugas pokok dan fungsi LLDIKTI Wilayah X dalam memberikan pelayanan kepada stakeholders untuk mendapatkan informasi dan data-data yang dibutuhkan. Berikut manfaat dari aplikasi SIMDOS :

1. Pelayanan segera dan update secara online kepada Dosen, Perguruan Tinggi, dan stakeholders.
2. Informasi Riwayat Pangkat/Golongan Dosen terupdate.
3. Informasi Riwayat Jabatan Dosen terupdate.
4. Informasi Riwayat Pendidikan Dosen terupdate.
5. Informasi Riwayat KGB (Kenaikan Gaji Berkala) bagi dosen PNS Dpk terupdate.
6. Informasi Riwayat SERDOS (Sertifikat Dosen) terupdate dan pembayaran tunjangan SERDOS tiap bulan.
7. Informasi Riwayat Biodata Dosen terupdate

Perangkat yang Dibutuhkan

Windows

Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 or later

An Intel Pentium 4 processor or later that's SSE2 capable

Mozilla Firefox versi

Mac

OS X Yosemite 10.10 or later

Mozilla Firefox versi

Linux

64-bit Ubuntu 14.04+, Debian 8+, openSUSE 13.3+, or Fedora Linux 24+

An Intel Pentium 4 processor or later that's SSE2 capable

Mozilla Firefox versi

MENU DAN CARA PENGGUNAAN

Untuk memulai akses terhadap aplikasi SIMDOS ini:

1. Bukalah aplikasi SIMDOS melalui web browser (Chrome / Mozilla FireFox) dengan alamat url sebagai berikut: https://simdos.lldikti10.id
2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.
3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi SIMDOS . Maka pada layar akan tampil menu Halaman Pembuka / Awal situs SIMDOS seperti pada gambar 1

Keterangan Gambar :

1. Field input Username berupa NIDN, NIDK dan NUP^[1]
2. Filed input Password

Pengisian Biodata Diri Dosen

Berikut ini hal yang perlu diperhatikan dalam mengisi biodata diri untuk menunjang percepatan proses pembayaran sertifikasi.

Pengisian Data Inpassing / Kepangkatan

Pilih ikon pada sudut kanan atas untuk mulai mengupload riwayat data kepangkatan.

Pengisian riwayat inpassing/pangkat dimulai dari yang pangkat terendah ke pangkat tertinggi yang diperoleh oleh dosen. berikut komponen dari sebuah SK Inpassing/Pangkat dan bagian-bagian yang perlu di input ke Form Tambah Data Pangkat.

Pengisian Data Laporan BKD/LKD

Pilih ikonuntuk memulai input Periode BKD/LKD dan nama 2 (dua) Asesor yang menandatangani dokumen LKD

Pilih untuk menyimpan data.

Setelah Periode dipilih beserta input nama asesor, kemudian pilih ikonuntuk mulai menginput 3 (tiga) dokumen BKD/LKD yaitu scan Beban Kerja Dosen, Laporan Kinerja Dosen dan Lembar Koreksi Asesor yang telah ditandatangani dan distempel basah dalam format PDF dengan ukuran file < 2 megabyte.

lakukan pengisian data lainnya

Monitoring Data Syarat Pencairan Serdos

Dosen dapat memonitor kelengkapan data syarat pencairan dana sertifikasi melalui menu untuk melihat apakah semua data sudah valid atau belum.

HAL - HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

Syarat pencairan dana sertifikasi

1. Dosen perlu melengkapi data Riwayat Inpassing/Kepangkatan mulai dari SK awal sampai terakhir
2. Melaporkan Data Rekening yang Aktif beserta NPWP ke Sub bagian Keuangan di LLDIKTI X
3. Melaporkan Surat Perintah melaksanakan Tugas (SPMT) per Januari - Juni dan per Juli - Desember secara kolektif yang ditandatangani pimpinan perguruan tinggi
4. mengupload BKD/LKD  yang terdiri dari 3 dokumen

1. Beban Kerja Dosen yang telah ditandatangani oleh Ka. Prodi
2. Laporan Kinerja Dosen yang telah ditandatangani oleh 2 orang Asesor
3. Lembar koreksi asesor yang telah ditandatangani oleh 2 orang asesor dan pimpinan Perguruan tinggi yang di stempel basah

5. Semua dokumen yang diupload harap di scan menggunakan mesin scanner dengan hasil scan berkualitas baik dan dapat dibaca

Syarat pencairan dana sertifikasi bagi Dosen yang baru menyelesaikan Tugas Belajar

1. Dosen perlu melengkapi data Riwayat Inpassing/Kepangkatan mulai dari SK awal sampai terakhir
2. Melaporkan Data Rekening yang Aktif beserta NPWP ke Sub bagian Keuangan di LLDIKTI X
3. Melaporkan Surat Perintah melaksanakan Tugas (SPMT) khusus bagi dosen yang baru selesai tugas belajar yang ditandatangani pimpinan perguruan tinggi ke sub bagian keuangan.
4. Melaporkan surat aktif kembali dengan menyebutkan tanggal pengaktifan dosen yang  ditandatangani pimpinan perguruan tinggi ke sub bagian keuangan.
5. Dosen yang baru menyelesaikan tugas belajar menyusun BKD/LKD menggunakan SK tugas belajar, ijazah, dan penelitian nya dalam menyusun data BKD/LKD yang kemudian mengupload BKD/LKD tersebut yang terdiri dari 3 dokumen

1. Beban Kerja Dosen menggunakan yang telah ditandatangani oleh Ka. Prodi
2. Laporan Kinerja Dosen yang telah ditandatangani oleh 2 orang Asesor
3. Lembar koreksi asesor yang telah ditandatangani oleh 2 orang asesor dan pimpinan Perguruan tinggi yang di stempel basah

6. Semua dokumen yang diupload harap di scan menggunakan mesin scanner dengan hasil scan berkualitas baik dan dapat dibaca

Penyusunan Laporan BKD/LKD^[2]

Ketentuan validnya BKD/LKD sesuai dengan ketentuan rubrik BKD yang dirilis oleh Tim Asesmen BKD Direktorat Jenderal Sumber Daya Iptek Dikti 2019 (link Rubrik BKD 2019)

Format Surat

Selalu Monitor data Syarat Pencairan Dana Sertifikasi

Bagi dosen yang terkendala dalam pencairan dana sertifikasi wajib memonitor data persyaratan yang perlu dilengkapi melalui menu monitoring.

Hal- hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. Apakah Data Pangkat sudah diinput dan berstatus valid ?
2. Apakah data Rekening sudah muncul pada bagian Biodata Dosen?
3. Apakah 3 jenis Dokumen BKD/LKD yang diminta tiap akhir semester sebagai bukti pelaksanaan Tridharma sudah diupload ke simdos dan berstatus valid?
4. Apakah SPMT dari Pimpinan perguruan tinggi sudah dikirim ke LLDIKTI Wilayah X dengan melampirkan nama-nama dosen tersertifikasi yang aktif melaksanakan Tridharma?
5. Apakah KGB terakhir sudah diupload bagi Dosen PNS Dpk dan berstatus valid?

Ket :

Contoh Skema Pencairan Dana sertifikasi di Tahun 2020 :

Sertifikat Serdos                        : valid

Rekening                                 : valid

Pangkat / Inpassing Terakhir         : valid

KGB terakhir                         : valid (hanya untuk PNS Dpk)

Jabfung Guru Besar                        : valid (khusus bagi Guru Besar)

Catatan :

Proses Validasi Data BKD/LKD Semester Ganjil dilakukan Bulan setiap Bulan Maret

Proses Validasi Data BKD/LKD Semester Genap dilakukan Bulan setiap Bulan September

Kesalahan yang sering terjadi

1. Salah menginput BKD/LKD dengan periodenya
2. BKD/LKD belum ditandatangani secara lengkap
3. Hasil scan terlihat kabur
4. Pengisian data tidak sesuai dengan isi dokumen pendukung
5. Dokumen pendukung tidak dalam format pdf < 2 megabyte