Project Charter Document

Project Name : Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan PT. Mitra Indoprima Multimedia

Company : PT. Mitra Indoprima Multimedia

Focus Area : Website Application

Product/ Process : Website

Project Time : 24 Maret 2020 s/d 24 April 2020

Cost Estimation : Rp 4.000.000,00

Prepared By

Document Owner(s)	Project/ Organization Role
Puja Rizki Deanda	Project Manager
Abdul Tito	Developer Developer
PT. Mitra Indoprima Multimedia	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	28/03/2020	Puja	Dokumen dibuat

===============================================================================

PROJECT CHARTER PURPOSE
Proyek pembuatan aplikasi web sistem perpustakaan ini bermula dari masalah yang dimiliki web pustaka milik Kemhan dimana aplikasi yang digunakan masih berbentuk kasar dan user interface yang masih belum maksimal dan membingungkan..
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

1. Project goals

2. Objectives

3. Scope

4. Assumptions

5. Risks

6. Costs Timeline

7. Approach

8. Organization

PROJECT OVERVIEW
Perusahaan pada saat ini perlu melakukan inovasi dalam meningkatkan kinerja, dengan memakai teknologi internet sebagai sarana. Selain itu untuk kemudahan diakses oleh masyarakat luar sehingga bermanfaat bagi nusa dan bangsa.

PROJECT SCOPE

· Goal and objectives

Goals

Objectives

Proyek dapat mengatasi masalah membaca online dan memudahkan hubungan PT. Mitra Indoprima Multimedia

· Melakukan wawancara kepada pekerja PT. Mitra Indoprima Multimedia

· Melakukan wawancara kepada Stakeholder

Mengembangkan proyek dengan melakukan analisis dan merancang aplikasi sistem perpustakaan

· Melakukan wawancara untuk analisis aplikasi perpustakaan

· Membuat aplikasi yang mendukung online

Departmental Statement of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Wawancara kebutuhan	Project Manager	Melakukan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan aplikasi
Fitur mengenai barang dan suplayernya	Web defeloper, project manager, stakeholder	Web defeloper, project manager, stakeholder melakukan diskusi untuk merumuskan apasaja yang dibutuhkan untuk aplikasi ini
Membuat deskripsi Proyek	Team Project	Team project mendeskripsikan semua yang telah disepakati mengenai asumsi tentang project yang akan dibuat kepada project manager
Manilai setiap kerjaan	Project Manager	Menilai dokumen apakah sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh project
Percobaan aplikasi	Tester	Melakukan pengetesan kepada aplikasi yang telah dibuat
Implementasi pada WEB	Team Project	Team project melakukan implementasi atas hasil dokumen yang disahkan

Project Delivarabies

Milestone	Deliverable
1. Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mendapatkan kebutuhan project yang diinginkan	· Mendapatkan data dan informasi mengenai project · Mendapatkan kebutuhan stake holder · Menentukan batasan proyek · Menentukan estimasi kebutuhan dana awal · Dokumentasi kebutuhan · Dokumen kebutuhan project
2. Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mendapatkan kebutuhan	· Mendapatkan kebutuhan aplikasi · Mendapatkan fitur yang diperlukan · Dokumen pertemuan · Dokumen kebutuhan proyek
3. Membuat prototype	· Mendapatkan secara garis besar website · Fitur utama sudah bekerja · Dokumen pengembangan aplikasi (On Progress)
4. Desain Interface	· Interface sesuai dokumen telah jadi · Dokumen pengembangan aplikasi (Final)
5. Pemaparan kepada Stakeholer	· Mendapatkan feedback dari stake holder tentang hasil website · Dokumen kebutuhan proyek
6. Pengerjaan Akhir	· Memperbaiki dari hasil feedback dari stakeholder
7. Presentasi Terakhir	· Website sudah berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder dan kebutuhan

Delivarabies Out of Scope
Proyek ini tidak mencakup pengelolaan data dan data diluar ruang lingkup dari proyek tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek.
Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Wawancara Stakeholder	30-03-2020	· Informasi mengenai e-procurement · Informasi tentang stakeholder siapa saja yang terlibat · Informasi buku · Struktur organisasi · Dokumen kebutuhan	High
Analisis Hasil Interview	01-04-2020	· Mendapatkan dokumen utama · Dokumen kebutuhan	High
Pembuatan system dan interfaces	02-04-2020	· Prototype	High
Presentasi kepada Stakeholder	12-04-2020	· Feedback dari stakeholder	Medium
Hosting Domain Aplikasi	15-04-2020	· Pembelian hosting dan domain untuk implementasi dari website	Medium
Testing Aplikasi	20-04-2020	· Mendapatkan dokumentasi dari pengerjaan dan testing proyek	High

PROJECT CONDITIONS

Project Assumptions

<> Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan system E-Library untuk PT. Mitra Indoprima Multimedia

<> Proyek ini diasumsikan dapat membantu perusahaan PT. Mitra Indoprima Multimedia

dalam mengelola buku dan transparan oleh orang luar.

<> Proyek ini diasumsikan suatu sistem E-Library yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi perusahaan terkait.

Project Issues

Priority Criteria

1 − High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 − Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4 − Closed issue.

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi	High	Developer	Kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi	Menyiapkan aliran listrik cadangan, misal genset untuk keadaan mendesak
3	Data hilang	High	Tim proyek	Kemungkinan data hilang karena virus atau bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer. Menggunakan tools keamanan komputer seperti antivirus

5.3 Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	Risk Owner	Project Impact – Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sulit ditentukan	High	Project Manager	Melakukan meeting untuk mencari hari kosong untuk semua anggotadeveloper. Lakukan pertemuan minimal 1 kali dalam 2 hari. Jika benar-benar tidak memungkinkan lakukan meeting online
2	Informasi dari stakeholder kurang memadai	Medium	Project Manager, Analis Sistem	Mencari informasi ke stakeholder lain yang sekiranya akan terlibat dalam sistem atau stakeholder yang telah berpengalaman
3	Ruang lingkup proyek melebar jauh	High	Project Manager	Menetapkan constraint atau batasan-batasan dari sistem kepegawaian yang akan dbuat
4	Waktu pengerjaan proyek tidak tepat waktu	High	Stakeholder,Project Manager	Melakukan scheduling atau penjadwalan yang tepat disesuaikan dengan bobot pekerjaan dan jumlah anggota tim

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut:

Fitur yang diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya.
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah disepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum di dalam dokumen, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
Aplikasi Sistem Informasi E-Procurement dibuat khusus untuk membantu procurement perusaahaan terkait
Tingkat sekuritas Sistem Informasi sesuai dengan yang telah disepakati dengan stakeholder.

Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin dengan stakeholder dan dengan melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen terkait procurement perusahaan PT. Mitra Indoprima Multimedia.

Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Puja Rizki Deanda	·Melakukan interview terhadap stakeholder proyek ·Melakukan pembagian tugas ·Control project team ·Bertanggung jawab atas berjalannya proyek ·Mengatur masalah financial
Developer	Abdul	·Melakukan interview terhadap stakeholder proyek ·Desain interface sistem informasi E-Library ·Dokumentasi pengembangan sistem informasi E-Library ·Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur sistem informasi E-Library
Developer	Tito	·Melakukan interview terhadap stakeholder proyek ·Desain interface sistem informasi E-Library ·Dokumentasi pengembangan sistem informasi E-Library ·Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur sistem informasi E-Library

APPROVALS