GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PROVINCIA DE ESMERALDAS

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

MANUAL DE USUARIO

INTRANET

VERSIÓN 3.0

POR:

ING. DUBAL QUEVEDO GARAY

ANALISTA DE TIC

VERSIÓN DEL MANUAL 1.0

FECHA: 11/12/2018

Introducción:

Este manual está diseñado para los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Esmeraldas(GADPE), con la finalidad de tener una ayuda escrita que le permita obtener el máximo rendimiento y uso del sistema informático intranet.

¿Qué es la Intranet?

Se entiende por un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la empresa. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las intranets son privadas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa.

La intranet del GADPE ha ido mejorando e incorporando nuevas opciones en cada actualización, es así que en la actualidad la versión 3.0 incorpora una serie de herramientas que fomentan el uso del correo electrónico interno, acceso a los sistemas webs, fortalecen la comunicación interna y sobre todo ofrece una interfaz de usuario amigable y adaptable a dispositivos móviles para una mejor cobertura y uso de la misma.

A continuación se procede a explicar las funcionalidades de la misma.

Acceso

Para acceder a la intranet, abra su navegador web, digite la dirección(local o pública) ingrese su usuario y la contraseña.

Dirección local:

Permite acceder al sistema siempre y cuando se encuentre dentro del edificio dentro de la red local, se recomienda usar este modo debido a que las peticiones y respuestas del servidor son más rápidas y le permitirá trabajar de mejor manera. Las direcciones a las cuales debe acceder son las siguientes:

Dirección pública/internet:

Permite acceder al sistema cuando se el funcionario se encuentre fuera de las instalaciones del GADPE mediante el uso del internet. Las direcciones a la cuales debe acceder son las siguientes:

Si no recuerda la contraseña, puede recuperarla dando clic en el link ¿Olvidó su contraseña?. Detallada en el siguiente punto.

Recuperación de Contraseña

Este proceso permitirá asignar una nueva contraseña mediante su correo electrónico institucional. Para ello, primero ingrese su usuario, como se muestra en la siguiente ilustración:

Una vez ingresado su nombre de usuario confirme la seguridad anti robots reCAPTCHA, como se puede observar en la siguiente imagen:

Luego de ello de clic en Recuperar, y el sistema enviará un correo electrónico con un código de seguridad:

Copie el código de desbloqueo de su cuenta y péguelo en el campo PIN, luego de ello de clic en Recuperar:

Si el código ingresado es correcto, el sistema proporcionará una clave de acceso, la cual podrá usar para acceder a su intranet:

Al acceder con su clave temporal, deberá obligatoriamente cambiar su contraseña, para ello ingrese y confirme la contraseña y de clic en Actualizar.

Si las contraseñas coinciden, ud podrá ir a la Página Principal de la intranet, caso contrario el sistema mostrará un mensaje de error.

Página Principal

Permite visualizar en modo escritorio o móvil sus Notificaciones, Correos electrónicos nuevos, Calendario de Eventos, Eventos de la Prefectura, Resumen del Mes, Acceder a los sistemas de la Intranet entre otras opciones que se mostrarán a continuación:

Vista web desde PC:

Vista Móvil.

Notificaciones:

En la parte superior derecha se encuentran las notificaciones del funcionario, estas están conformadas por Alertas y por los Correos electrónicos nuevos, como se puede ver en la siguiente imagen:

Notificaciones/Alertas:

Permite recibir alertas de las diferentes aplicaciones de la intranet y mensajes desde el administrador de sistemas.

Correos nuevos:

Permite ver el número de correos electrónicos sin leer y a la vez previsualizar los últimos diez correos recibidos. Al dar clic en uno de los correos o en Abrir correos, se abrirá el correo institucional integrado en la intranet(siempre y cuando se haya configurado en Perfil).

Menú Principal

Permite acceder a las diferentes opciones del sistema: Inicio, Correo, Social, Perfil, Ayuda y Cerrar Sesión.

Eventos del Mes de la Prefectura:

Se muestran los eventos pendientes que los funcionarios crean como Públicos. Los datos que se muestran son: Título, Fecha de Inicio del evento, Fecha de Finalización, Usuario que crea el evento y la fecha de creación, como se muestra en la siguiente imagen:

Inicio

Permite mostrar la página principal en la que podrá encontrar los Resúmen Mensual, Eventos, Calendario y Acceso a las aplicaciones.

Resumen Mensual:

Permite al usuario tener una vista rápida de información relevante dentro de la intranet entre ellos, el número de sus documentos recibidos integrados con el sistema de Gestión Documental, número de permisos menores de cuatro horas solicitados, número de accesos a la Intranet y Número de faltas del funcionario tomadas del sistema biométrico.

Resúmen del mes vista móvil.


Calendario de Eventos

Permite administrar eventos públicos y privados creados por cada uno de los funcionarios. El calendario Mis Eventos permite ver los eventos privados del usuario, los creados por los otros usuarios como Públicos y los eventos de Google Calendar configurados en su Perfil.

 

Para mostrar sólo los eventos privados(creados por el funcionario), desmarque el check Ver eventos públicos. Esto le permitirá organizar de mejor manera los eventos con respecto a los eventos de la prefectura.

El calendario le permite obtener varias vistas de los eventos entre ellas:

Cada una de las vistas del calendario de eventos le permitirá tener una mejor apreciación de las actividades planificadas. Estas vistas se podrán ver a continuación:

Mis Eventos vista Semana.

Mis Eventos vista Día.

Mis Eventos vista Lista.

Crear Evento:

Para crear un evento de clic en el día o seleccione varios días(arrastrando el cursor) y se mostrará la ventana Añadir Evento en el cual podrá colocar la información como Título, Color, Fechas de Inicio y Fin y el tipo de evento (Público o privado) como se muestra en la siguiente imagen:

Los campos requeridos para crear el evento son los siguientes:

Título: Es la descripción del evento, lo que los usuarios(o sólo ud) podrán ver para tener la idea clara de lo que se va a realizar.

Seleccionar Color: Permite identificar el evento con un color seleccionado a partir de una lista, como se muestra a continuación.

Inicio: Es la fecha y hora de inicio del evento.

Fin: Es la fecha y hora de culminación del evento.

Para seleccionar una fecha y hora podrá realizarlo de manera visual dando clic en el ícono de calendario, se mostrará lo siguiente:

Selectores de fecha y hora.

Nota: Recuerde colocar la fecha y hora de inicio diferente a la fecha de fin.

Evento público: Es una casilla que indica si el evento lo podrán ver todos los funcionarios del GADPE o sólo Ud. Si esta casilla está activada(como se muestra a continuación), el evento se marcará como público y se mostrará en la sección Eventos del Mes de la Prefectura en la página principal y en el calendario de cada uno de los funcionarios.

Creando un evento de tipo Público.

Cancelar: Permite salir de la ventana sin guardar la información.

Guardar: Permite cerrar la ventana creando el evento deseado.

Editar Evento:

Para modificar un evento de doble clic en el evento. Recuerde que sólo podrá modificar el evento si es de su autoría, los datos mostrados serán los siguientes:

Modifique los datos deseados y a continuación de clic en Guardar Cambios.

Nota: Si sólo desea modificar el día de realización del evento, arrastre el evento a la fecha deseada, como se muestra en la siguiente imagen:

Al mover el evento a su nueva fecha se mostrará la confirmación siguiente:

Eliminar Evento:

Permite quitar el evento de su calendario(y de los demás si es público), siempre y cuando sea de su autoría. Para ello de clic en el evento deseado y en la ventana de Editar evento active la opción Eliminar Evento, como se muestra a continuación:

Para confirmar la eliminación del evento de clic en Guardar Cambios.

Sistemas de Intranet

Es el menú de opciones que le permite al usuario ingresar a los diferentes sistemas que conforman la Intranet siempre y cuando al administrador de sistemas le haya asignado los respectivos permisos y privilegios al funcionario.

Para ello en la página principal, diríjase a la parte inferior y de clic en el sistema deseado:

Menú de selección de sistemas.

En la actualidad existen los siguientes sistemas:

Estos sistemas se habilitarán según el requerimiento del usuario y la gestión a la que pertenezcan.

La vista del menú se adapta también a la vista móvil, en ese caso la organización es vertical, como se muestra a continuación:

Sistemas de intranet vista móvil.


Perfil

En esta opción podrás ver tu información personal y profesional (ligado al sistema de nómina de TTHH), así como configurar ciertas opciones como: Tus datos, tu imagen de perfil, la contraseña de Intranet, enlazar tu correo electrónico mediante la contraseña de correo electrónico, e integrar Calendarios de Google en tu aplicación web.

Vista de datos personales en Perfil.

Mis datos

En Mis datos podrás actualizar tu Título(abreviado), tus Apellidos y Nombres, y tu Cargo actual.

Contraseña de intranet

Permite cambiar periódicamente la clave de acceso al portal web. Se recomienda que el usuario cambie su clave cada cierto tiempo por motivos de seguridad.

Contraseña de correo electrónico

Integre su correo electrónico institucional gadpe.gob.ec, a su portal web. Para ello ingrese la contraseña de su webmail y de clic en Actualizar contraseña.

Calendario de Google

En esta pestaña podrás configurar calendarios de google en el calendario de eventos de tu sitio web. Para ello deberás agregar el nombre del calendario y el ID Calendario de Google.

Recuerda que para poder ver los eventos de Google el calendario tiene que ser público, para ello deberás acceder a tu cuenta de Google, y seguir los pasos de la imagen siguiente:

Del listado de los calendarios de Google configurados en tu perfil, puedes editar y eliminar según lo desee. Para ello de clic en el link Editar y Eliminar del registro correspondiente, como se muestra a continuación:

Ventana para Actualizar un calendario.

Interfaz para Confirmar eliminación de un calendario.


Correo

Para poder revisar sus correos electrónicos dentro la intranet primero debe configurar la clave del mismo, para ello diríjase a la pestaña Contraseña de correo electrónico dentro de Perfil.

Una vez realizada esta configuración Ud. podrá revisar sus correos en el lector Horde, como se muestra en la siguiente imagen:

Nota: Si no puede visualizar sus emails y obtiene un error de rechazo de conexión, configure Horde como su lector por defecto, para ello de clic en su correo y a continuación de clic en el ícono estrella correspondiente a Horde como se muestra a continuación:


Social

Muestra las publicaciones realizadas a través de Facebook y Twitter de las cuentas oficiales de la prefectura. Permite al usuario estar informado de los eventos que hacen noticias en las redes sociales principales con la finalidad de tener el conocimiento pleno de las actividades del GADPE y fortalecer la comunicación interna.

Página Social de la intranet.

Ayuda

Permite desplegar el manual de ayuda de usuario.

Cerrar Sesión

Permite realizar una salida segura del sistema. Recuerde salir de esta forma siempre.