Policy for Declaring Travel Expenses by Public Transport & Car

1.        General policy:

a. You can declare your travel expenses if you comply with the rules in this policy.

b. Failure to provide valid proof will result in the non-reimbursement of your travel expenses.

c. We will only pay for the travel expenses incurred on the day of the event.

d. We will reimburse only the travel expenses for the journey directly/from your home to the activity and back. Travel expenses from your own home to a stopover or detour (such as a friend's house) will not be reimbursed.

2.        Required documentation for declaration travel expenses

a. Fill in this Excel document.

b. Make sure it’s complete, including your name and bank account details.

c. Make sure you fill in the exact amount of the travel expenses.

d. The amount in this Excel document should precisely match the total indicated in the valid proof of your travel expenses. See below in 3 and 4 how to submit your proof of expenses for public transport and car.

3.         Required documents for declaration using public transport:

a. You must have valid proof of your travel expenses, showing the costs and the date of travel. We would like to have a purchase receipt (such as a receipt, invoice, or public transport card printout in PDF)  indicating the amount and travel date. You can use websites like: NS.nl, OV Chipkaart and OVPay. See examples on the last pages of how to submit the proof correctly. 

b. Exception for travel proof: If there was a technical issue with checking out in public transport, you can use a chat history with customer service as evidence for your declaration.

4.        Required documents for declaration using a car:

a. Only the number of driven kilometers from home to the event location and back will be reimbursed. This is a fixed amount of €0.23 per kilometer.

b. Use the ANWB route planner (https://www.anwb.nl/verkeer/routeplanner) to determine the total number of driven kilometers. Make a screenshot of the number of kilometers as proof.

5.         What we do not reimburse:

a. We do not reimburse parking fees, gasoline costs, fines, or other expenses unrelated to travel.

b. If a candidate possesses an NS subscription that allows them to travel by train free of charge or with discount, no reimbursement will be provided for train subscriptions.

6.        Payment of travel expenses:

a. We will only make payment for travel expenses via bank transfer. Cash payment is not possible.

b. If you do not have a bank account, you can provide a friend's bank account for payment.

c. Make sure to provide the bank account number and BIC code if it is a foreign account.

d. Please submit your travel expense form (excel) and documents by the 14th of the month to get reimbursed in the same month. Submissions after the 14th will be processed the next month, with reimbursements issued by the end of that month.

Note: This policy may be subject to change. It is your responsibility to stay informed about the most recent rules for declaring travel expenses.

Beleid voor het Declareren van Reiskosten van OV & Auto

1.        Algemeen beleid

a. Je kunt je reiskosten declareren als je voldoet aan de regels in dit beleid.

b. Als je geen geldig bewijs kunt leveren, kunnen we je reiskosten niet vergoeden.

c. We betalen alleen de reiskosten die op de dag van het evenement zijn gemaakt.

d. We vergoeden alleen de reiskosten van het reizen van jouw huis direct/rechtstreeks naar de activiteit en weer terug. De reiskosten van je eigen huis naar een tussenstop of omweg (zoals het huis van een vriend) vergoeden we niet.

2.        Benodigde documentatie voor het indienen van reiskosten

a. Vul dit Excel-document in. 

b. Zorg ervoor dat het volledig is, inclusief je naam en bankgegevens.

c. Zorg ervoor dat je het exacte bedrag van de reiskosten invult.

d. Het bedrag in dit Excel-document moet nauwkeurig overeenkomen met het totaal vermeld in het geldige bewijs van je reiskosten. Zie hieronder in 3 en 4 hoe je je bewijs van kosten voor openbaar vervoer en de auto kunt indienen.

3.        Vereiste documenten voor declaratie met OV

a. Je moet een geldig bewijs van je reiskosten hebben met daarop de kosten en de datum van de reis. We hebben een aankoopbewijs nodig (zoals een bon, factuur of ov-chipkaart uitdraai in PDF) waarop het bedrag en de reisdatum staan vermeld. Je kunt websites gebruiken, zoals: NS.nl, OV Chipkaart & OVPay. Zie op de laatste pagina’s voorbeelden van hoe je het bewijs correct aanlevert.

b. Uitzondering reisbewijs: Als er een technisch probleem was met het uitchecken in het openbaar vervoer, kun je een chatgeschiedenis met de klantenservice gebruiken als bewijs voor je declaratie.

4.        Vereiste documenten voor declaratie met de auto

a. Alleen het aantal gereden kilometers van huis naar de evenementlocatie en terug wordt vergoed. Dit is een vast bedrag van €0,23 per kilometer.

b. Gebruik de ANWB-routeplanner (https://www.anwb.nl/verkeer/routeplanner) om het totale aantal gereden kilometers te bepalen. Maak een screenshot van het aantal kilometers als bewijs.

5.        Wat vergoeden we niet

a. We vergoeden geen parkeerkosten, benzinekosten, boetes of andere kosten die geen verband houden met het reizen.

b. Indien een kandidaat beschikt over een NS-abonnement waarmee kosteloos of met korting gereisd kan worden, wordt er geen vergoeding verstrekt voor het abonnement.

6.        Betaling van reiskosten

a. We betalen de vergoeding voor reiskosten alleen via een bankoverschrijving. Contant is dus niet mogelijk.  

b. Als je zelf geen bankrekening hebt, dan kun je de bankrekening van een vriend opgeven voor de betaling.

c. Zorg ervoor dat je het rekeningnummer en de BIC-code verstrekt als het een buitenlandse rekening is.

d. Dien alsjeblieft je excel en bijbehorende documenten vóór de 14e van de maand in om dezelfde maand vergoed te worden. Indien ingediend na de 14e, wordt het verwerkt in de daaropvolgende maand, met vergoedingen uitgegeven tegen het einde van die maand.

Let op: Dit beleid kan worden gewijzigd. Het is jouw verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven van de meest recente regels voor het declareren van reiskosten.

EXAMPLES

These are two examples of correctly downloaded PDF-documents from your OV-chipcard:

Example 1, from NS website (train company):

Example 2, from OV-chipkaart website:

These are three examples of NOT correctly downloaded PDF-documents from your OV-chipcard. A picture of your screen or screenshot from your phone is not considered a valid evidence of travel expenses

Example 1: Screenshot from your pc

Example 2: picture of your screen from your phone

Example 3: screenshots from your phone

These are two examples of correctly scanned or photographed documents of OV tickets:

Example 1: Also please add the receipt of purchase

Example 2: Also please add the receipt of purchase

Instructies OVpay

Om ervoor te zorgen dat iedereen de reiskosten op de juiste manier kan declareren via OVpay, volgt hier een instructie:

1. Maak een declaratieoverzicht aan in de OVpay app.
2. Nadat je het declaratieoverzicht hebt aangemaakt, kun je deze doorsturen naar het e-mailadres dat aan je app is gekoppeld.

Hier is een stapsgewijze handleiding over hoe je een declaratieoverzicht kunt maken via de OVpay app:

1. Open de OVpay app op je smartphone.
2. Klik rechtsboven op "Declaratie".
3. Selecteer in de kalender de dag van het event van Refugee Talent Hub
4. Klik op "Overzicht tonen". Hiermee opent het scherm "Declaratie maken".
5. Als er geen ritten zijn in de gekozen periode, zie je een leeg scherm.
6. Standaard zijn alle ritten die je hebt gemaakt in de gekozen periode geselecteerd. Controleer of je al deze ritten in je overzicht wilt behouden. Je kunt ook ritten uitvinken als dat nodig is.
7. Klik op "Aanpassen" als je een andere begin- of einddatum wilt kiezen.
8. Is het overzicht compleet? Klik dan op "Ritten declareren". Hiermee opent het scherm "Declaratie opslaan".
9. Klik op "Ontvang via e-mail". Het e-mailadres dat aan jouw OVpay-account is gekoppeld, wordt automatisch ingevuld.
10. Jouw declaratie is onderweg naar je e-mailadres.
11. Klik op "Volgende" om het proces af te ronden en terug te gaan naar het scherm "Mijn reizen".
12. Stuur de declaratie in jouw inbox door naar Refugee Talent Hub als bewijs van de kosten.

Belangrijke informatie om te weten:

• Het kan enkele minuten duren voordat je de e-mail met je declaratieoverzicht ontvangt.
• Het declaratieoverzicht wordt als bijlage aan de e-mail toegevoegd.

Instructions for OVpay

To ensure that everyone can declare travel expenses correctly through OVpay, follow these instructions:

1. Create a declaration overview in the OVpay app.
2. Once you have created the declaration overview, you can forward it to the email address linked to your app.

Here is a step-by-step guide on how to create a declaration overview using the OVpay app:

1. Open the OVpay app on your smartphone.
2. Click on "Declaration" in the top right corner.
3. Select the day of the Refugee Talent Hub event on the calendar.
4. Click on "Show Overview". This will open the "Create Declaration" screen.
5. If there are no rides during the selected period, you will see an empty screen.
6. By default, all rides you made in the chosen period will be selected. Check if you want to include all these rides in your overview. You can also uncheck rides if necessary.
7. Click on "Adjust" if you want to choose a different start or end date.
8. Is the overview complete? Click on "Declare Rides". This will open the "Save Declaration" screen.
9. Click on "Receive via email". The email address linked to your OVpay account will be automatically filled in.
10. Your declaration is on its way to your email address.
11. Click on "Next" to complete the process and go back to the "My Trips" screen.
12. Send the declaration in your inbox to Refugee Talent Hub as proof of the expenses.

Important information to know:

• It may take a few minutes to receive the email with your declaration overview.
• The declaration overview will be attached to the email.