KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ |
|
1. NEDEN BU METNİ GÖNDERİYORUZ?
Hisar Eğitim Vakfı İktisadi İşletmesi (“Hisar Okulları” veya “Okul”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve 30356 sayılı 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla hazırlanan işbu “Bilgilendirme” yazısı ile Sizlere, KVKK’da yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10., “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’de yer alan 4 ve 5. maddeleri çerçevesinde; hangi amaçla kişisel verilerinizin işleneceği, işlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verilerinizin toplanmasının yöntemi ve hukuki sebebi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer haklarınızla ilgili olarak bilgi vermek amacıyla düzenlenmiştir.
İşbu Aydınlatma Metni; Hisar Okulları bünyesinde faaliyet gösteren Hisar Akademi tarafından yürütülen eğitim, spor, performans, görsel sanatlar ve sertifika programlarına yönelik çevrimiçi kayıt ve başvuru süreçleriyle ilgili olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla hazırlanmış olup; hangi verilerinizin toplandığı, işlenme amaçları, aktarıldığı taraflar, toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile verilerinizin imhası ve kanun kapsamındaki haklarınız hakkında sizleri şeffaf bir şekilde bilgilendirmeyi hedeflemektedir.
2. HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?
Kimlik Bilgisi | Öğrenciye İlişkin; Ad, Soyad, TC Kimlik Numarası, Doğum Tarihi Veliye İlişkin; Ad, Soyad, TC Kimlik Numarası Acil Durum Kişisine İlişkin; Ad, Soyad |
İletişim Bilgisi | Veliye İlişkin; Telefon Numarası, E-Mail Adresi, Adres Acil Durum Kişisine İlişkin; Telefon Numarası |
Eğitim Bilgisi | Okul Adı, Sınıf, Katılmak İstenilen Program |
İşlem Güvenliği | IP Adresi, İnternet Sitesi Giriş-Çıkış Log Kayıtları, Sistem/ Trafik Log Kayıtları |
*Yukarıda yazılı kişisel verilerin tarafınızdan verilmesi halinde acil durumda aranacak kişilere ait kişisel verilerin kişilerin bilgi ve rızasına uygun olarak sizin tarafınızdan paylaşıldığını, üçüncü kişilere işbu aydınlatma metnini okuttuğunuzu ve bu kişilerin aksi yöndeki tüm talep ve iddialarının sorumluluğunun tarafınıza ait olduğunu kabul etmektesiniz.
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ, İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEBİ NEDİR?
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, Hisar Akademi programlarına yönelik çevrimiçi başvuru ve kayıt süreçleri kapsamında; web adresi üzerinde yer alan “Hisar Akademi Başvuru Formu”nun doldurulması ve sistemlerimize kaydedilmesi suretiyle tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.
Kişisel Veri Kategorisi | İşlenme Amaçları | Hukuki Sebepleri |
Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Eğitim Bilgisi | Kişisel verileriniz; Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatına ilişkin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Hisar Akademi kayıt ve başvuru süreçlerinin yürütülmesi, başvuruların değerlendirilmesi, pedagojik ve fiziksel gelişim düzeylerine en uygun yaş/sınıf gruplarının kurgulanması, eğitmen kadrolarının ve sınıf kapasitelerinin organize edilmesi, eğitim programı işleyişi, ders saatleri, takvim değişiklikleri, iptaller veya etkinlik duyuruları hakkında ailelerle iletişim kurulması, olası acil durumlarda kullanılmak üzere alternatif kişilerle iletişim kurulması, kurumsal gelişim ve hizmet kalitesinin artırılması amaçlarıyla işlenmektedir. | 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (c) bendinde düzenlenen “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (ç) bendinde düzenlenen “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (e) bendinde düzenlenen "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (f) bendinde düzenlenen "İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" |
İşlem Güvenliği | Kişisel verileriniz; bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, IP adresi ve log kayıtları, portal sisteminin dış saldırılardan korunması, kullanıcı hesaplarının korunması, oturum yönetimi ve kimlik doğrulama süreçlerinin yürütülmesi, log kayıtları aracılığıyla sistem denetiminin sağlanması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, 5651 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil düzenlemelerden kaynaklanan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir. | 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (a) bendinde düzenlenen “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (ç) bendinde düzenlenen “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” 6698 sayılı Kanun’un 5/2'nci maddesinin (e) bendinde düzenlenen "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" |
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERLE HANGİ AMAÇLA PAYLAŞIYORUZ?
Kişisel Veri Kategorisi | Aktarım Amacı | Aktarılan Alıcı Grubu | Hukuki Sebebi |
Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Eğitim Bilgisi, İşlem Güveliği | TK’dan ve vakıflar mevzuatından kaynaklanan bilgi verme yükümlülüğü/ bilgi alma hakkının yerine getirilmesi, iç denetim ve raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi | Hisar Eğitim Vakfı | 6698 m. 5/2(a) "Kanunlarda açıkça öngörülmesi" 6698 m. 5/2(ç) "Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması" 6698 m. 5/2(e) "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" 6698 m. 5/2(f) "İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" |
Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Eğitim Bilgisi, İşlem Güveliği Diğer Bilgiler | Olası bir hukuki ihtilaf, soruşturma, adli ya da idari denetim ve sair hallerde hukuki savunma hakkımızın kullanılması, resmi ya da yasal diğer bilgi ve belge taleplerine yanıt verme | Milli Eğitim Müdürlükleri, Müfettişlikleri, Bakanlığı ve olası bir hukuki ihtilaf, soruşturma, adli ya da idari denetim ve sair hallerde avukatımız, İSG danışmanımız, mali müşavir ve bu kapsamda hizmet alınan tedarikçilerimiz, bilgi talep eden adli ve idari merciler | 6698 m. 5/2(a) "Kanunlarda açıkça öngörülmesi" 6698 m. 5/2(ç) "Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması" 6698 m. 5/2(e) "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması" |
Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Eğitim Bilgisi, İşlem Güveliği | Okulumuzun ticari ve idari faaliyetlerini yürütürken kullandığı Google çözümleri (Google Cloud Platformu, Google Workspace, Cloud Kimliği, Looker (orijinal), SecOps Hizmeti, Uygulama Hizmetleri ve/veya diğer Google Cloud hizmetleri) hizmet alınan firmanın sunucularının yurt dışında bulunması (Google Cloud EMEA Limited) sebebiyle kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, yedeklenmesi ve erişilmesi amacıyla bulut ortamında depolanması, Okulumuzun iş sürekliliğinin sağlanması, veri kaybının önlenmesi ve gerektiğinde verilerin kurtarılması, Analizler ve raporlama işlemlerinin yapılabilmesi ve hizmet kalitesinin artırılması, İş süreçlerinin optimize edilmesi ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi, Bulut hizmetlerinin sağlanması sırasında veri güvenliğinin temin edilmesi, Sistemler üzerinde izleme yapılabilmesi, Veri sorumlusunun operasyonlarının güvenliğinin sağlanması. | Yurt dışında mukim bulut hizmet sağlayıcısı / çözüm ortağı ( Google Cloud EMEA Limited) | 6698 m. 9/4(c) “Kurul tarafından ilan edilen, veri kategorileri, veri aktarımının amaçları, alıcı ve alıcı grupları, veri alıcısı tarafından alınacak teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler için alınan ek önlemler gibi hususları ihtiva eden standart sözleşmenin varlığı.” |
5. KVKK KAPSAMINDA SAHİP OLDUĞUNUZ HAKLARINIZ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11’inci maddesi kapsamında sahip olduğunuz haklarınızı kişisel veri sorumlusuna (tarafımıza) başvurarak kullanabilirsiniz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11’inci maddesinde yer alan haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, 6698 sayılı Kanunu'nun 13. maddesinin 1. fıkrası ve 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Hisar Okulları’na daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Hisar Okulları’nın cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda; adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın, talep konunuzun bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir. Başvurularınızı https://www.hisarschool.k12.tr internet sitesinde bulunan formu doldurarak veya https://www.hisarschool.k12.tr internet sitesindeki diğer iletişim kanalları üzerinden ya da info@hisarschool.k12.tr internet sitesi e-posta adresi üzerinden veya Okulumuz KEP adresi üzerinden veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği ya da Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve ikincil düzenlemelerinde öngörülen diğer yöntemlerle gerçekleştirebilirsiniz.
6. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN DOĞRU VE GÜNCEL OLARAK MUHAFAZA EDİLMESİ
Kişisel verilerini Okulumuzla paylaşanlar, bu bilgilerin doğru olmasının ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesinin, hem 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları haklar hem de ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinde doğacak sorumlulukların tamamen kendilerine ait olacağını, kabul ve beyan etmişlerdir.
Paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz ile ilgili değişiklik ve/veya güncellemeleri aşağıda belirtilen tebligat adresine fiziki posta yoluyla ya da https://www.hisarschool.k12.tr internet sitesi üzerindeki iletişim kanallarından gerekli bildirimleri yapabilirsiniz.
7. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
Unvan : Hisar Eğitim Vakfı İktisadi İşletmesi
Adres : Göktürk Merkez Mahallesi İstanbul Caddesi No:3 Eyüpsultan/İstanbul