Guide de fonctionnement à l’usage des groupes de travail

A piocher et à compléter, corriger,...

En amont :

- Définir l'objet du groupe (titre + phrase descriptive) - Quoi ? Repérer différents axes de travail et définir l’organisation. Définir un calendrier prévisionnel comprenant  les délais de réalisation envisagés, le nombre et la fréquence de rencontres prévues, les rdv extérieurs, etc.

- Désigner deux coordinateurs dont un suppléant si possible (un binôme paritaire homme-femme est souhaitable).

- Rôles des coordinateurs : être garants que le groupe fonctionne, permette une diversité des propositions, des débats et que les comptes rendu soient réalisés.

- rdv et ordre du jour annoncé au plus tard 3 jours avant la date fixée avec une diffusion de la date du rdv dans l'agenda de l'association consultable via le site (www.cafecultureletsolidairedemontrouge.fr), et par courriel aux membres du groupe si existant (l’insertion dans l’agenda se réalise actuellement par un envoi au bureau : cafeculturelsolidairemontrouge@gmail.com. ((et par un envoi via la liste de diffusion à tous les adhérent-es))

Nb : faire varier les jours de la semaine quand c’est possible pour les plus actifs est sûrement source d’autres énergies.

- Possibilité d’accéder aux précédents comptes-rendus et à tous documents utiles (l’insertion dans un dossier partagé se réalise actuellement par un envoi au bureau : cafeculturelsolidairemontrouge@gmail.com)

Au démarrage de la réunion :

- Définir une heure de fin (le soir 22h15 est un maximum, sauf exception, semble-t-il très bénéfique - Hormis le dimanche soir actuellement et en dehors de la possibilité d’utilisation de la terrasse les horaires de services sont à éviter sans accord spécifique : 12h15-14h30 et 19h-21h // Note : le café est actuellement fermé le lundi mais une permanence peut être assurée le lundi après-midi)

- Penser à partager entre vous et avec le bureau, la feuille de présence et les mails,... puis les prises de notes et le compte-rendu (idéalement rédigé en séance sur doc partagé).

- Une à plusieurs personnes sur volontariat pour la séance pour prendre des notes, se les faire tourner et finaliser un compte-rendu / possible aussi au cours de la réunion sur un doc partagé (= avantages et gain de temps).

- volontariat (1 ou 2 personnes) pour animer la séance et veiller à la bonne circulation de la parole, une en plus si possible pour tenir l’ordre du jour, une voir deux autres en gardien-ne d’un temps éventuellement limité de prise de parole.

- L’ordre du jour défini reste ouvert à des propositions nouvelles sous réserve qu’elles soient agréées par le groupe

Cette proposition de structure est à confronter à d’autres techniques d’animation plus récentes, notamment quand les participants sont nombreux. Dossier en cours de constitution.

- Un objectif est à privilégier : des missions définies, avec par écrit (pour) Quoi (par) Qui (pour) Quand

Le CR si fait après peut être validé par les personnes présent-es en début de réunion suivante (même si rédigé en séance, cette validation permet de prendre un temps de recul vis à vis de la réunion).

Pour clôturer :

-Fixer la prochaine rencontre, rappeler les missions de chacun-e et les délais. 

Après :

-Diffusion du compte rendu :

si validé en séance et sur doc partagé le CR est diffusé immédiatement, sinon faire au mieux ! Possible diffusion uniquement avec le bureau, plus largement, via liste de diffusion ou publiquement (sur l’agenda, parfois les réseaux sociaux et le site).

si non validé en séance, il est soumis aux personnes présentes à la réunion et diffusé ensuite.

Lors des rendez-vous suivant : 

Diffuser l’état d’avancement du travail pour les nouvelles et nouveaux venus avec possibilités de commentaire à distance pour celles et ceux ne pouvant être présents (document partagé).

Diffusion au Bureau du CCS :

Tous les rendez-vous et comptes-rendus sont réputés aussi diffusés au bureau.

Une ou un porte parole du groupe rend compte des travaux du groupe en réunion (BOB, CA ou Bureau)

La recherche de plusieurs propositions ou projets pour chaque mission est prioritaire et assurée par les coordinateurs.

Les choix ne faisant pas l’unanimité au sein du groupe de réflexion permettent l’émergence de contre-propositions à énoncer lors des présentations.

Tous les fichiers réalisés pour le CCS (sources et d’impression) doivent être transmis au Bureau qui les classe dans des dossiers afin de permettre une réutilisation postérieure ou externe (modèle pour d’autres café associatif).