Règlements généraux

Adoptés en assemblée générale le 7 septembre 2017

Section I — Dispositions générales        3

Article 1. Dénomination        3

Article 2. Constitution        3

Article 3. Siège social        3

Article 4. Sceau        3

Article 5. Objectifs        3

Article 6. Membres actifs        3

Article 7. Conflits d’intérêts        4

Article 8. Cotisations        4

Article 9. Rémunération        4

Article 10. Année financière        4

Article 11. Fonds de réserve        4

Article 12. Accès à l’information        4

Article 13. Modifications des Règlements généraux        5

Section II — Assemblée générale        6

Article 14. Fonctions de l’Assemblée générale        6

Article 15. Séances de l’Assemblée générale        6

Article 16. Séances extraordinaires de l’Assemblée générale        6

Article 17. Avis de convocation        7

Article 18. Suspension et radiation        7

Article 19. Destitution        7

Article 20. Quorum        8

Article 21. Vote        8

Article 22. Procédure        8

Section III — Comité exécutif        9

Article 23. Fonction du Comité exécutif        9

Article 24. Composition du Comité exécutif        9

Article 25. Présidence        9

Article 26. Trésorerie et Trésorerie adjointe (s’il y a lieu)        9

Article 27. Secrétariat        9

Article 28. Vice-présidence responsable des affaires facultaires        10

Article 29. Vice-présidence responsable  des affaires universitaires        10

Article 30. Vice-présidence responsable relations aux membres        10

Article 31. Vice-présidence responsable  des activités étudiantes        10

Article 32. Délégation de pouvoirs        10

Article 33. Démission        10

Article 34. Vacances        10

Article 35. Indemnisation        11

Article 36. Quorum        11

Article 37. Vote        11

Article 38. Participation à distance        11

Article 39. Procédure        11

Section IV — Conseil d’administration        12

Article 40. Fonctions du Conseil d’administration        12

Article 41. Composition du Conseil d’administration        12

Article 42. Démission        12

Article 43. Vacances        12

Article 44. Indemnisation        13

Article 45. Séances du Conseil d’administration        13

Article 46. Convocation        13

Article 47. Quorum        13

Article 48. Vote        13

Article 49. Procédure        13

Article 50. Résolution adoptée en ligne        14

Article 51. Participation à distance        14


Section I — Dispositions générales

Article 1. Dénomination

L’association est connue sous le nom d’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation (ci-après désigné l’association). Le sigle ACSE peut être employé sur tout document pour désigner l’association.

  1. Article 2. Constitution

L’association fut constituée le 7 septembre 2000 en vertu de la section III de la Loi sur les compagnies.

  1. Article 3. Siège social

Le siège social de l’association se situe au local C-262 du pavillon Marie-Victorin, 90 avenue Vincent-D'Indy, Montréal.

  1. Article 4. Sceau

Le sceau de l’association ne peut être employé qu’avec le consentement de la présidence ou du secrétariat.

  1. Article 5. Objectifs

L’association poursuit comme objectifs :

  1. Article 6. Membres actifs

Pour être un membre actif de l’ACSE, il est nécessaire :

Les membres actifs ont le droit :

Les membres actifs sont éligibles au titre de membres du Conseil d’administration ou du Comité exécutif de l’ACSE.

Tout membre actif peut se retirer de l’ACSE en tout temps, en signifiant ce retrait par écrit ou par courriel au responsable des relations aux membres. Le retrait de son membership entraine la perte des privilèges liés au statut de membre actif et ne permet pas de se soustraire à la perception des cotisations.

  1. Article 7. Conflits d’intérêts

Constitue un conflit d'intérêts être administrateur, dirigeant principal ou employé d'une organisation avec laquelle l'ACSE a des rapports politiques ou financiers.

Un membre du Conseil d’administration, un membre du Comité exécutif ou un autre représentant de l’association peut exercer ses fonctions même s'il est en conflit d'intérêts, il doit par contre déclarer le conflit :

  1. Article 8. Cotisations

Le montant de la cotisation est établi à 7 $ par membre par session. Les cotisations payées ne sont pas remboursables.

  1. Article 9. Rémunération

L’association ne rémunère pas les membres du Comité exécutif et du Conseil d’administration.

  1. Article 10. Année financière

 L’année financière de l’association débute le 1er octobre et se termine le 30 septembre de l’année suivante.

  1. Article 11. Fonds de réserve

L’association doit maintenir un fonds de réserve, séparé des fonds servant aux dépenses budgétées. Ce fonds sert à assurer la sécurité financière de l’association en cas d’urgence et peut aussi servir à l’épargne d’un montant servant à la mise en place d’un projet à long terme. Tout retrait du fonds de réserve doit être approuvé par l’Assemblée générale.

  1. Article 12. Accès à l’information

Les procès-verbaux et les résolutions du Conseil d’administration, du Comité exécutif et de l’Assemblée générale, les rapports, les résultats de sondages et de recherche, les politiques internes ainsi que les Règlements généraux de l’ACSE sont mis à disposition  sur le site Internet de l’ACSE pour consultation par les membres dans un délai jugé raisonnable par le membres du Comité exécutif..

  1. Article 13. Modifications des Règlements généraux

Le Conseil d’administration a le pouvoir de modifier les Règlements généraux de l’association. Une Assemblée générale doit se tenir dans les trente (30) jours suivants les modifications afin de ratifier la nouvelle version des Règlements généraux. Si la nouvelle version n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix (50 % +1) lors de cette Assemblée générale, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.


Section II — Assemblée générale

  1. Article 14. Fonctions de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale est l’organe souverain de l’association. Les membres présents en Assemblée générale y adoptent diverses résolutions, dont :

  1. Article 15. Séances de l’Assemblée générale

L’ACSE tient annuellement une Assemblée générale d’élection.

L’Assemblée d’élection a lieu au plus tard le 30 septembre. Cette assemblée marque la fin du mandat des membres du Comité exécutif et du Conseil d’administration de l’ACSE. Les membres actifs réunis à cette séance reçoivent le rapport annuel des membres du Comité exécutif sortants et élisent les membres du Comité exécutif et du Conseil d’administration de l’ACSE.

À la condition qu’une telle demande soit exprimée par au moins un membre, les candidats et les candidates sont élus par un vote à bulletin  secret. Même si une seule personne se présente à un poste, celle-ci ne peut être élue par acclamation et il doit toujours être possible pour les membres de voter contre le candidat. Les candidats et les candidates sortants peuvent être réélus.

D’autres séances ordinaires de l’Assemblée générale peuvent être convoquées par le Conseil d’administration, sous demande ou non des membres, afin de traiter des sujets d’intérêts à l’ACSE. 

  1. Article 16. Séances extraordinaires de l’Assemblée générale

Lorsqu’elles sont jugées opportunes, le Conseil d’administration peut convoquer des séances extraordinaires de l’Assemblée générale. Lors de ces séances, le projet d’ordre du jour envoyé lors de la convocation ne peut être modifié.

Le Conseil d’administration est tenu de convoquer une séance extraordinaire sur demande écrite, signée par au moins 5 % des membres actifs de l’ACSE. Ladite demande doit spécifier le but et les objets d’une telle Assemblée. Cette Assemblée doit se tenir dans les cinq (5) jours ouvrables suivants la réception d’une telle demande écrite auprès du secrétariat de l’association. À défaut de la convocation dans les délais stipulés, cette Assemblée générale peut être convoquée par les signataires de la demande écrite.

  1. Article 17. Avis de convocation

Les séances régulières et extraordinaires de l’Assemblée générale sont convoquées par le Conseil d’administration, par courriel adressé à chaque membre actif. L’avis de convocation des séances de l’Assemblée générale contient la date, l’heure, l’endroit, le projet d’ordre du jour ainsi que tout document pertinent aux sujets qui seront discutés.

La présence d’un membre à une Assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle ou involontaire de faire parvenir l’avis de convocation d’une Assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette Assemblée générale.

Le délai de convocation des séances ordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins cinq (5) jours ouvrables.

Le délai de convocation des séances extraordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins deux (2) jours ouvrables.

  1. Article 18. Suspension et radiation

L’assemblée générale peut suspendre pour une période qu’elle détermine ou encore radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts poursuivis par l’association.

La suspension entraîne la perte des privilèges liés au statut de membre actif jusqu’à ce que la personne suspendue soit réhabilitée; la radiation entraîne la perte définitive des privilèges liés au statut de membre.

Le membre radié ou suspendu peut en appeler de la décision de l’assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de radiation ou de suspension par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de l’association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel.

  1. Article 19. Destitution

L’assemblée générale peut destituer un membre du Comité exécutif ou du Conseil d’administration pour l’un des motifs suivants :

Le membre destitué peut en appeler de la décision de l’Assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de destitution par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel.

  1. Article 20. Quorum

Les membres actifs présents ont la responsabilité de déterminer si les points à l’ordre du jour peuvent être traités compte tenu du nombre de membres présents. Ainsi, tout membre présent peut proposer, en raison du faible taux de présence, la mise en dépôt d’une proposition.

  1. Article 21. Vote

Les membres actifs présents à une séance de l’Assemblée générale ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis.  

L’Assemblée générale prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité d’obtenir un consensus, toutes les questions soumises à l’Assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50 % +1).

En cas d’égalité des voix ou si la majorité des membres présents s’abstiennent, la proposition est automatiquement mise en dépôt et doit être ramenée à une séance subséquente.

Le vote se fait à main levée, à moins qu’un membre présent ne demande le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux (2) scrutateurs, avec pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer au président d’assemblée.

Les membres de l’association peuvent, si l’Assemblée générale ne s’y oppose pas, peuvent assister comme observateur, c’est-à-dire sans droit de vote et sans droit d’intervention, via webconférence. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée générale. Les membres qui souhaitent se prévaloir de ce droit devront se manifester au moins trois jours ouvrables avant l’assemblée générale et l’association devra assurer l’infrastructure adéquate.

  1. Article 22. Procédure

Le déroulement des séances de l’Assemblée générale est régi par la version la plus récente du Code de procédure des Assemblées délibérantes de Michel Lespérance, publié aux Presses de l’Université de Montréal. En cas de disparités entre le Code et le présent document, ce dernier prévaut.


Section III — Comité exécutif

  1. Article 23. Fonction du Comité exécutif

Le Comité exécutif s’assure du bon fonctionnement de l’ACSE, ce qui implique :

  1. Article 24. Composition du Comité exécutif

Le Comité exécutif est composé de neuf (9) membres aux postes de présidence, secrétariat, trésorerie, trésorerie adjointe, vice-présidence chargée des relations aux membres, vice-présidence chargée des affaires facultaires, vice-présidence chargée des affaires universitaires, vice-présidence chargée des activités étudiantes et coordination du colloque Éducatif présent!.

  1. Article 25. Présidence

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 26. Trésorerie et Trésorerie adjointe (s’il y a lieu)

Les responsabilités de ce ou ces postes  comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 27. Secrétariat

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 28. Vice-présidence responsable des affaires facultaires

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 29. Vice-présidence responsable  des affaires universitaires

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 30. Vice-présidence responsable relations aux membres

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre :

  1. Article 31. Vice-présidence responsable  des activités étudiantes

Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s’y restreindre, la coordination l’organisation d’activités scientifiques, culturelles et sociales selon les intérêts ou les besoins des membres actifs de l’association.

  1. Article 32. Délégation de pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité d’un membre du Comité exécutif, ou pour toute raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, ce dernier peut déléguer ses fonctions à un autre membre du Comité exécutif. Cette délégation doit se faire sous forme écrite et être ratifiée par le Conseil d’administration.

  1. Article 33. Démission

Un membre du comité exécutif peut cesser d’occuper sa fonction s’il présente par écrit sa démission au Conseil d’administration.

  1. Article 34. Vacances

Si un poste du Comité exécutif devient vacant ou si personne n’y est élu, le Conseil d’administration peut y nommer une autre personne qualifiée qui reste en fonction jusqu’à l’Assemblée générale annuelle d’élection.

  1. Article 35. Indemnisation

Tout membre du Comité exécutif sera tenu, à même les fonds de l’ACSE, indemne et à couvert :

  1. Article 36. Quorum

La majorité simple (50 % +1) des membres du Comité exécutif doivent être présents pour qu’une réunion soit considérée valide.

  1. Article 37. Vote

Le Comité exécutif prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité d’obtenir un consensus, toutes les questions sont tranchées à la majorité simple (50 % +1).

  1. Article 38. Participation à distance

Les membres du Comité exécutif peuvent participer à une séance du Comité exécutif à l’aide des moyens permettant à tous les participants de communiquer de façon synchrone entre eux, notamment par téléphone ou webdiffusion. Ils sont alors réputés avoir assisté au Comité.

  1. Article 39. Procédure

Les membres du Comité exécutif réunis choisissent séance tenante la personne assurant la présidence de la séance. Cette dernière veille au bon déroulement de la réunion. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée pour rédiger le procès-verbal de la séance.


Section IV — Conseil d’administration

  1. Article 40. Fonctions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration s’assure du travail du Comité exécutif et de la pérennité de l’ACSE, ce qui implique :

  1. Article 41. Composition du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est composé de  treize (13) membres élus, supprimé et remplacé par] des membres suivants : les membres élus aux postes de présidence et de vice-présidences, de secrétariat, de trésorerie et de trésorerie adjointe ainsi que six (6) membres élus au poste [d’administration,  supprimé et remplacé par] d’administrateur, dans la mesure du possible et sans s’y restreindre, deux (2) pour chacun des départements composant la Faculté des sciences de l’éducation.

  1. Article 42. Démission

Un membre du Conseil d’administration peut cesser d’occuper sa fonction s’il présente par écrit sa démission au Conseil d’administration.

  1. Article 43. Vacances

Si un poste du Conseil d’administration devient vacant ou si personne n’y est élu, le Conseil d’administration peut y nommer une autre personne qualifiée qui reste en fonction jusqu’à l’Assemblée générale annuelle d’élection.

  1. Article 44. Indemnisation

Tout membre du Conseil d’administration sera tenu, à même les fonds de l’ACSE, indemne et à couvert :

  1. Article 45. Séances du Conseil d’administration

Les séances ordinaires sont tenues à date fixe selon le calendrier établi lors de la séance du Conseil d’administration en septembre. Une séance du Conseil d’administration peut être annulée par la présidence si aucun point urgent n’est porté à l’ordre du jour. Il est cependant impossible d’annuler plus de deux séances consécutives du Conseil d’administration.

Lors d’une situation exceptionnelle, une séance extraordinaire du conseil d’administration peut être convoquée.

  1. Article 46. Convocation

Les séances ordinaires du Conseil d’administration sont convoquées par la présidence. L’avis de convocation se donne par courriel adressé à chaque membre du Conseil d’administration. Le délai de convocation est d’au moins cinq (5) jours ouvrables.

Les séances extraordinaires du Conseil d’administration peuvent être convoquées par la présidence ou au moins trois membres du Conseil d’administration. Le délai de convocation d’une séance extraordinaire du Conseil d’administration est d’au moins un (1) jour ouvrable.

Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, la séance du Conseil d’administration peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. La présence d’un administrateur à une Assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

  1. Article 47. Quorum

Trois (3) administrateurs et deux (2) membres du Comité exécutif (présidence, secrétaire ou trésorerie) doivent être présents pour qu’une réunion soit considérée comme valide.

  1. Article 48. Vote

Le Conseil d’administration prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité d’obtenir un consensus, toutes les questions sont tranchées à la majorité simple (50 % +1).

  1. Article 49. Procédure

 Les membres du Conseil d'administration réunis choisissent séance tenante la personne assurant la présidence de la séance. Cette dernière veille au bon déroulement de la réunion. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée pour rédiger le procès-verbal de la séance.

  1. Article 50. Résolution adoptée en ligne

Une résolution peut être adoptée par les membres du Conseil d’administration par vote électronique conformément aux dispositions prévues par le Conseil d’administration  . Dans ce cas, la résolution adoptée est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du Conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’ACSE, au même titre qu’un procès-verbal.

  1. Article 51. Participation à distance

Les membres du Conseil d’administration peuvent, si tous sont d’accord, participer à une séance du Comité exécutif à l’aide des moyens permettant à tous les participants de communiquer de façon synchrone oralement entre eux, notamment par (téléphone ou webvidéodiffusion). Ils sont alors réputés avoir assisté au Conseil.