Databehandleraftale

Versionskontrol

Databehandleraftale

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

[Kundenavn]

[CVR]

[Adresse]

herefter ”den dataansvarlige”

og

Everway A/S

CVR.: 28706898

Roskildevej 8, 2

2620, Albertslund

Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (”Bestemmelserne” og/eller ”Aftalen”) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

1. Indholdsfortegnelse

1. Indholdsfortegnelse        4

2. Præambel        5

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser        6

4. Databehandleren handler efter instruks        6

5. Fortrolighed        6

6. Behandlingssikkerhed        7

7. Anvendelse af underdatabehandlere        8

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer        9

9. Bistand til den dataansvarlige        9

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden        11

11. Sletning og returnering af oplysninger        11

12. Revision, herunder inspektion        12

13. Parternes aftale om andre forhold        12

14. Ikrafttræden og ophør        12

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren        14

Bilag A Oplysninger om behandlingen        15

Bilag B Underdatabehandlere        17

Bilag C  Instruks vedrørende behandling af personoplysninger        23

Bilag D Parternes regulering af andre forhold        34

Bilag E Databehandlerkæden        35

2. Præambel

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af applikation(er), som anført i Tabel over licenser, side 2, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fem bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder parternes regulering af andre forhold i tilknytning til Bestemmelserne.

10. Bilag E indeholder en beskrivelse af databehandlerkæden

11. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

12. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes^[1] nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 60 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren, hvis muligt og relevant, indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende regulering forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

4. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
5. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
6. indsigtsretten
7. retten til berigtigelse
8. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
9. retten til begrænsning af behandling
10. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
11. retten til dataportabilitet
12. retten til indsigelse
13. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at [VALG 1] slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet / [VALG 2] tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier], medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

12. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

5. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige

Navn:                        [**]

Stilling:                        [**]

Telefonnummer:        [**]

E-mail:                        [**]

                Dato / Underskrift:

På vegne af databehandleren

Navn:                        Troels Petersen                

Stilling:                        Technical Support Manager, Nordics

Tlf. nr.:                        +45 31 68 01 94

E-mail:                        tp@wizkids.tech

                Dato / Underskrift:

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Kontaktperson hos den dataansvarlige:

Navn:                        [**]                

Stilling:                        [**]

Telefonnummer:        [**]

E-mail:                        [**]

Kontakt hos den dataansvarlige ved sikkerhedsbrud jf. Bestemmelserne, afsnit 10:

E-mail:                        [**]

Kontaktperson hos databehandleren:

Navn:                        Troels Petersen

Stilling:                        Technical Support Manager, Nordics

Tlf. nr.:                        +45 31 68 01 94

E-mail:                        tp@wizkids.tech

Bilag A        Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at tilbyde brugeren Equatio, som er en applikation med et lignings-redigeringsværktøj, der hjælper brugeren til digital og tilgængelig matematik.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Databehandleren behandler personoplysninger om den enkelte bruger, der har licens til Equatio. I den forbindelse behandler databehandleren oplysninger ved at udføre registrering, organisering, strukturering, og sletning af personoplysninger specificeret i Bilag A, afs. A.3

Equatio indeholder mulighed for tilvalg af MathSpace, som er et webbaseret værktøj, der giver matematiklærere mulighed for at arbejde digitalt med ligninger, formler og frihåndstegninger i et fælles fora med eleverne

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Elever tilknyttet skoler drevet af den dataansvarlige

Ansatte ved den dataansvarlige

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer, indtil Bestemmelserne opsiges eller ophæves af en af parterne.

Såfremt en bruger ikke har anvendt Equatio applikationen i 12 måneder, bliver brugerens oplysninger automatisk slettet, eller hvis brugeren anmoder om sletning. Kortere frister for opbevaring af brugerens persondata kan anvendes, herunder når brugeren har været inaktiv i sin brug af applikationen, eller den dataansvarlige anmoder om sletning af brugeroplysninger.

Efter principperne ovenfor opbevares personoplysninger maksimalt i 12 måneder efter Aftalens ophør.

Bilag B        Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Note 1: AWS: list of EU server locations:  Sweden Data Centers: Eskilstuna, Katrineholm, Stockholm and Vasteras

Note 2: Google: list of EU server locations: Berlin, Belgium, Finland, Frankfurt, London, Milan, Madrid, Netherlands, Oslo, Paris, Stockholm, Turin, Warsaw, Zurich.  Google: list of US server locations: Columbus, Dallas, Iowa,  Las Vegas, Los Angeles, North Virginia, Oregon, Salt Lake City, South Carolina,  (source https://cloud.google.com/about/locations [last accessed: , 27  August 2025]).

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden at følge den aftalte procedure for udskiftning af underdatabehandlere – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

En opdateret liste over kæden af underdatabehandlere findes for hvert Everway produkt/service på [www.everway.com/**]

B.2. Varsel for indsigelse ved skift af underdatabehandlere

Databehandleren skal ved enhver ændring – også eventuelle planlagte ændringer - vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre underdatabehandlere underrette den dataansvarlige herom og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 60 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 60 dage efter modtagelsen af underretningen.

B.3. Lokalitet for behandling

Skemaet følger Datatilsynets skema C.5 under Bilag C.

Da indholdet af skemaet vil variere for hvert Everway produkt/service, er skemaet indsat i Bilag B, hvis indhold er specifikt for det enkelte Everway produkt, mens Bilag C, som den dataansvarliges instruktioner, er en fast bestanddel af DPA for alle Everway produkter/services.

Bilag C         Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i det omfang det er nødvendigt for at kunne stille applikation(er) til rådighed for den dataansvarlige og dennes brugere, som er anført i denne aftales Bilag A.1. Databehandleren er således ikke berettiget til at behandle personoplysninger til egne formål.

Behandlingen foretages i overensstemmelse med Aftalen og den underliggende licensaftale.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle behandlingens omfang og karakter:

Oplysninger om behandlingen:

Behandlingen omfatter følgende antal registrerede:

☐  Under 1000 (1 point)

☐  1000 - 10.000 (2 point)

☐  Over 10.000 (3 point)

Behandlingen omfatter behandling af følgende type personoplysninger:

☒  Almindelige personoplysninger, art. 6 (0 point)

☐  Særlige kategorier af personoplysninger / Følsomme personoplysninger, art. 9 (3 point) (inden for behandlingsformålet kan tekst/tale indhold der behandles i fragmenter eller som samlet tekst kan indebære behandling af særlige kategorier af personoplysninger)

☐  Andre beskyttelsesværdige / fortrolige personoplysninger, (F.eks. oplysninger om private forhold omfattet af straffelovens § 152, jf. forvaltningslovens § 27, personnumre, jf. databeskyttelseslovens § 11, samt oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 10) (2 point)

☐  Særlige behandlinger (F.eks. Overvågning, kortlægning af adfærd, profilering, automatiske behandlinger) (2 point)

Sikkerhedsniveau:

På baggrund af de ovenfor angivne oplysninger om behandlingen, og under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål, samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder etableres følgende sikkerhedsniveau:

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal understøtte den Dataansvarlige i dennes arbejde med at dokumentere de identificerede risici og hvordan risikoen er nedbragt til et acceptabelt niveau og gennemføre de foranstaltninger, der er nødvendige for at imødegå identificerede risici.

På baggrund af det etablerede sikkerhedsniveau implementeres procedurer for revisioner i overensstemmelse med punkt C.7 og C.8.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger som er aftalt med den dataansvarlige:

C.2.1 Krav til pseudonymisering og kryptering af personoplysninger:

Krav til pseudonymisering af personoplysninger

Databehandler foretager pseudonymisering af persondata, hvor den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder tilsiger det.

Ved ”pseudonymisering” forstås at personoplysningerne behandles så de ikke længere kan

henføres til en bestemt registreret uden brug af supplerende oplysninger, og hvor de supplerende oplysninger opbevares separat og er underlagt tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre at personoplysningerne ikke henføres til en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Krav til kryptering af personoplysninger

Databehandler foretager kryptering af persondata, hvor den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder tilsiger det.

Der anvendes altid tilstrækkelig kryptering af personoplysninger ved enhver transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger via eksterne kommunikationsforbindelser.

de

C.2.2 Krav vedrørende evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester:

1. Databehandler foretager mindst én gang årligt en risikovurdering for hver af de behandlingssystemer og tjenester, hvori den Dataansvarliges personoplysninger behandles. Databehandler foretager loyalt og professionelt mitigerende foranstaltninger baseret på risikovurderingens resultater.

2. Databehandler foretager løbende mitigerende foranstaltninger af teknisk og organisatorisk karakter, når dette viser sig påkrævet.

Databehandler sikrer endvidere, at:

1. Adgang til de personoplysninger, som Aftalen vedrører, er begrænset til personer, der har et sagligt formål.

2. Der er tekniske og/eller organisatoriske foranstaltninger, som sikrer, at alene disse autoriserede personer, har adgang. Autorisationen omfatter også personer, som udfører konsulentopgaver eller nødvendige revisions- drifts- og systemtekniske opgaver.

3. Der skal løbende foretages kontrol af, om brugerne er tildelt de adgange og autorisationer, som de bør have.

4. Ansatte og eventuelle samarbejdspartnere skal til stadighed være bekendt med og have tilstrækkelig uddannelse og instruktion om databehandlingens formål, politikker, arbejdsgange og om deres tavshedspligt.

C.2.3. Krav vedrørende evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse:

Databehandler sikrer, at

1. Databehandleren skal have opdaterede og effektive beredskabsplaner og -procedurer, der sikrer genetablering af personoplysninger og adgange inden for rimelig tid i tilfælde af driftsafbrydelser.

2. Databehandleren skal sikre, at der foretages regelmæssig backup af personoplysninger, der er omfattet af Aftalen.
   
3. Databehandleren skal regelmæssigt afprøve og evaluere effektiviteten af de tekniske og

organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed gennem afholdelse af it-beredskabsøvelser. Den Dataansvarlige kan anmode om at få dokumentation for gennemførelsen stillet til rådighed.

C.2.4. Krav vedrørende procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden:
Der skal foreligge procedurer, som sikrer, at der sker regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden.

Databehandler har til enhver tid tidssvarende procedurer for gennemførelse af:

1. Regelmæssig kontrol, vurdering, tilpasning og forbedring af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren er underlagt efter den til enhver tid gældende lovgivning, retspraksis, Datatilsynets afgørelser, anbefalinger og retningslinjer samt vilkårene i nærværende databehandleraftale.

2. Kontrol af, at sikkerhedsforanstaltningerne faktisk efterleves i forhold til den til enhver tid værende risiko for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

3. Kontrol af brugeradgang for medarbejdere eller andre autoriserede.

4. Kontrol af at backuppen er læsbar, skrivebeskyttet, har det rette omfang og kan reetableres.

5. Kontrol af at der sker korrekt kryptering, herunder at krypteringsnøglen opbevares sikkert.

6. Kontrol med at sikkerhedsloggene er tilstrækkelige og relevante.

7. Kontrol med at det fysiske sikkerhedsniveau er afstemt med det til enhver tid værende trusselsbillede.

8. Databehandleren har formelle procedurer for ændringshåndtering med henblik på at sikre, at enhver ændring er behørigt autoriseret, testet og godkendt inden implementering.

9. For kritiske sikkerhedsopdateringer skal Databehandleren have procedurer, der sikrer, at disse kan gennemføres uden unødig forsinkelse.

10. At der føres ekstraordinære kontroller ved større ændringer af systemteknisk set-up og efter brud på persondatabeskyttelsen.

C.2.5. Krav vedrørende adgang til oplysninger via internettet:

Når der tilgås systemer indeholdende personoplysninger over internettet, så skal autentifikationen af brugeren ske ved flerfaktorautentificering. Der må kun oprettes forbindelse til personoplysninger omfattet af disse bestemmelser igennem sikre krypterede forbindelser.

C.2.6. Krav vedrørende beskyttelse af oplysninger under transmission:

Der skal anvendes tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med transmission af personoplysninger. Sikkerhedsforanstaltningerne skal leve op til de til enhver tid anerkendte og gældende branchestandarder for behandling af personoplysninger.

Databehandler sikrer i denne forbindelse, at personoplysninger er krypteret i forbindelse med transmissionen. Krypteringen skal løbende holdes opdateret, og følge den til enhver tid værende anerkendte og gældende branchestandard.

C.2.7. Krav vedrørende beskyttelse af oplysninger under opbevaring:

Under opbevaring af personoplysninger skal der etableres tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til karakteren af de behandlede personoplysninger, og risikoen for de registreredes rettigheder.

Databehandler sikrer, at personoplysningerne er krypteret under opbevaring. Krypteringen skal løbende holdes opdateret, og følge den til enhver tid værende anerkendte og gældende branchestandard.

C.2.8. Krav vedrørende fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger:
Databehandler sikrer, at der er passende sikkerhedsforanstaltninger mod enhver uautoriseret adgang til lokationer, hvor den Dataansvarliges data behandles.

Sikkerhedsforanstaltninger skal være afstemt med det aktuelle trusselsbillede samt den følsomhed og mængde af persondata som Databehandler behandler for den Dataansvarlige.

Behandlingen foregår fra lokationer, som er beskyttet mod skader forårsaget af fysiske forhold som f.eks., - men ikke begrænset til - brand, overophedning, vandskade, magnetisme, forsyningssvigt, tyveri eller hærværk.

Databehandleren skal sikre, at alt anvendt udstyr, der anvendes i forbindelse med

behandlingen af personoplysninger er underlagt passende tekniske foranstaltninger.

Mobile lagringsmedier:

Mobile lagringsmedier med personoplysninger skal være mærket og skal opbevares med tilstrækkelig stærk kryptering under opsyn eller under lås, når de ikke benyttes.

Mobile lagringsmedier med personoplysninger må kun udleveres til autoriserede

personer med henblik på revision eller drifts- og systemtekniske opgaver.

Der skal føres en fortegnelse over, hvilke mobile lagringsmedier der benyttes i

forbindelse med databehandlingen.

Der skal udarbejdes skriftlige instrukser for anvendelse og opbevaring af mobile lagringsmedier.

Reparation, service og kassation af udstyr:

I forbindelse med reparation og service af udstyr, der indeholder personoplysninger, samt ved salg og kassation af anvendte datamedier skal der træffes fornødne foranstaltninger for at sikre, at personoplysningerne ikke hændeligt eller bevidst tilintetgøres, fortabes eller forringes eller, at personoplysningerne kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med gældende lov.

Ved kassation af udstyr og lagringsmedier, der indeholder personoplysninger, skal

lagringsmedier destrueres eller renses, så der sker effektiv sletning af personoplysningerne. Dokumentation for, at kassation er foretaget i overensstemmelse med ovenstående, skal opbevares i den periode, databehandlingen foregår og forevises, på den Dataansvarliges anmodning.

C.2.9. Krav vedrørende anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser:

Hjemme-/fjernarbejdspladser skal være sikret med tekniske kontroller, der sikrer, at

behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og den Dataansvarliges og Databehandlerens retningslinjer.

Det skal sikres, at uvedkommende ikke får adgang til personoplysninger, der behandles ved

hjemmearbejdspladser, ligesom de enkelte medarbejdere skal instrueres i, hvordan uvedkommende ikke får adgang.

Databehandler sikrer, at der anvendes kryptering af kommunikationsforbindelser. Fjernadgange skal være sikret af en VPN-løsning eller anden sikkerhedsteknologi, så det kun er autoriserede personer, som kan få adgang til personoplysninger.

Autentifikation af personer som får adgang til personoplysninger skal være baseret på multifaktorautentifikation eller tilsvarende sikkerhedsforanstaltninger.

C.2.10. Krav vedrørende logning:

Der skal foretages maskinel registrering (logning) ved al behandling af personoplysninger.

Loggen skal mindst indeholde oplysninger om tidspunkt, bruger, type af anvendelse og angivelse af den person, de anvendte oplysninger vedrørte eller det anvendte søgekriterium.

Loggen skal opbevares i seks måneder, hvorefter den skal slettes, medmindre der i overensstemmelse med loggens formål fastsættes en længere opbevaringsperiode af hensyn til at kunne anvende den som værktøj til brug ved efterforskning.

Databehandleren fører løbende kontrol med, at loggen indeholder de nødvendige oplysninger, som fremgår af disse bestemmelser.

Databehandleren skal ved mistanke om misbrug eller brud på persondatasikkerheden vederlagsfrit udlevere en log over brugeraktivitet. Databehandleren skal sikre, at loggen er forståelig og indeholder de relevante aktiviteter.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Underretning af den dataansvarlige om anmodninger fra de registrerede

Databehandleren skal uden unødig forsinkelse, efter at være blevet opmærksom herpå, skriftligt underrette den dataansvarlige om enhver anmodning rettet til databehandleren eller dennes underdatabehandlere fra en registreret om udøvelse af dennes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelsesret. Databehandleren er ikke berettiget til at besvare anmodninger fra en registreret vedrørende udøvelse af dennes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelsesret. Databehandleren skal på anmodning fra den dataansvarlige hjælpe med at opfylde den dataansvarliges forpligtelser i forhold til de registreredes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelsesret.

Bistand ved sikkerhedsbrud, herunder underretning af den dataansvarlige om sikkerhedsbrud

Databehandlerens bistand i forbindelse med den dataansvarliges forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 33 og 34 sker ved, at databehandleren indgiver de oplysninger, der følger af Bestemmelse 10.3, til den dataansvarlige inden for den frist, der følger af Bestemmelse 10.2. Databehandleren skal efterfølgende bistå den dataansvarlige ved på den dataansvarliges anmodning at stille de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for, at den dataansvarlige kan foretage anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed eller som er nødvendige for, at den dataansvarlige kan underrette den registrerede herom.

Bistand i forbindelse med risikovurderinger og konsekvensanalyser   

Databehandleren skal bistå den dataansvarlige ved at stille de nødvendige oplysninger til rådighed, så den dataansvarlige kan gennemføre de nødvendige risikovurderinger. Såfremt den dataansvarlige vurderer, at behandlingen sandsynligvis vil indebære en høj risiko for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, skal databehandleren på anmodning fra den dataansvarlige bistå den dataansvarlige i forbindelse med dennes forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 35 og 36 ved at indgive de oplysninger til den dataansvarlige, der er nødvendige for, at den dataansvarlige kan foretage en konsekvensanalyse i overensstemmelse med artikel 35 og foretage en forudgående høring af den kompetente tilsynsmyndighed i overensstemmelse med artikel 36.

Sikring af tekniske og organisatoriske foranstaltninger    

Databehandleren skal endelig sikre, at dennes tekniske og organisatoriske foranstaltninger gør det muligt for den dataansvarlige at overholde sine forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 33-36, herunder f.eks. gennem de foranstaltninger vedrørende styring af sikkerhedsbrud, styring af aktiver, logning mv., der følger af bilag C.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Ved ophør af tjenesten eller disse Bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse Bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til Bestemmelserne.

Der henvises til oplysninger i Aftalens Bilag A.5. Persondata som måtte behandles i servicen, som følge af brugerens anvendelse af applikationen, kan slettes inden for en periode efter anvendelsen. Der henvises til oplysningerne i Bilag A.6.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger er oplyst af databehandleren med angivne lokationer, og kan ikke uden forudgående meddelelse til den dataansvarlige udføres på andre lokationer, som ikke tidligere er oplyst og som den dataansvarlige ikke har rejst indsigelser over for.

Den dataansvarlige har godkendt lokaliteter for behandlingen, som fremgår af Bilag B.1 og Bilag B.3 og opdateringer, som oplyst uden indsigelser fra den dataansvarlige.

Skemaet i Bilag B.3 følger Datatilsynets skema C.5, men da indholdet af skemaet vil variere for hvert Everway produkt/service, er skemaet indsat i Bilag B, hvis indhold er specifikt for det enkelte Everway produkt/service, mens Bilag C, som den dataansvarliges instruktioner, er en fast bestanddel af DPAen for alle Everway produkter/service.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren opbevarer personoplysninger på servere placeret i EU/EØS eller i lande der af EU-kommissionen er godkendt som sikre tredjelande.

Databehandleren må ikke overføre eller behandle de af nærværende aftale omfattede personoplysninger i tredjelande uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse eller i øvrigt som anført i Bestemmelserne punkt 8.

Databehandleren skal sikre, at der træffes passende beskyttelsesforanstaltninger for overførsel af personoplysningerne i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen. Sådanne passende sikkerhedsforanstaltninger kan omfatte, men er ikke begrænset til, at databehandleren indgår bindende aftaler med underdatabehandlere i overensstemmelse med Europa-Kommissionens standardkontraktklausuler for overførsel af personoplysninger til tredjelande. Overførsel til et land uden for EU/EØS kan også baseres på en gyldig beslutning om passende beskyttelsesniveau fra Europa-Kommissionen

Databehandler skal, jf. punkt 7.3 i Aftalen generelt informere den Dataansvarlige om sit ønske om at ibrugtage en underdatabehandler med et varsel på minimum 60 dage. Dette varsel gælder uanset at underdatabehandler er etableret i et af EU Kommissionen godkendt tredjeland. Ønsker databehandleren at anvende en underdatabehandler etableret i et tredjeland, der ikke er godkendt af Kommissionen, skal den Dataansvarlige skriftligt godkende den pågældende underdatabehandler, der ikke må påbegynde behandling før denne aktive og skriftlige godkendelse foreligger fra den dataansvarlige. Den Dataansvarlige bliver i tilfældet med anvendelse af en underdatabehandler etableret i et ikke-godkendt tredjeland ikke bundet af sin passivitet ved overskridelse af 60 dages fristen.

Den Dataansvarlige har godkendt overførelse til USA som følger: På grundlag af Europa Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse af 10. juli 2023, kan databehandleren overføre persondata til USA, når dette er relevant og proportionalt for formålet under denne databehandleraftale, idet overførelsen kan ske på følgende grundlag:

EU-U.S. Data Privacy Framework: Der kan ske overførsel af personoplysninger fra enhver offentlig eller privat enhed i EU til virksomheder og organisationer i USA, der har certificeret sig under EU-U.S. Data Privacy Framework hos det amerikanske handelsministerium, jf. EU-kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse af 10. juli 2023. Hvis personoplysninger overføres fra EU til organisationer/virksomheder i USA, der har mistet eller ikke længere er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework, skal der uden ugrundet ophold ske meddelelse til den dataansvarlige, som dermed har mulighed for at opsige Aftalen medmindre der forinden er etableret et andet gyldigt overførselsgrundlag.

Overførelse fra EU til virksomheder og organisationer i USA kan også baseres på andet gyldigt overførselsgrundlag, herunder Europa Kommissionens standardkontraktklausuler, jf. ovenfor i denne punkt C.6.

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om enhver henvendelse, som databehandleren eller dennes underdatabehandlere modtager fra en myndighed i et tredjeland om videregivelse af personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser.

Såfremt databehandleren, direkte eller indirekte, modtager en anmodning om at udlevere oplysninger omfattet af disse Bestemmelser, herunder personoplysninger, til en modtager, der geografisk er placeret uden for EU/EØS, er databehandleren til enhver tid forpligtet til at modsætte sig en sådan anmodning om udlevering, så vidt det er muligt for databehandleren i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Databehandleren skal, eventuelt i fællesskab med den pågældende underdatabehandler, udtømme enhver mulighed for at påklage anmodninger om videregivelse af personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser, hvis der er tale om generelle anmodninger eller anmodninger, der ikke er i overensstemmelse med EU-retten, herunder databeskyttelsesforordningen, samt øvrig national lovgivning, som supplerer databeskyttelsesforordningen. Databehandleren skal, i det omfang det er muligt, give den dataansvarlige mulighed for at indtræde i klage- og retssager, med henblik på at give den dataansvarlige mulighed for at varetage sine egne interesser.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren skal én gang årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Revisionserklæringen skal være af typen ISAE 3000 GDPR type 2 med høj grad af sikkerhed udarbejdet efter opbygningen i FSR standarden dækkende kravene beskrevet i denne databehandleraftale.  Revisionserklæringen fremsendes til den dataansvarlige. Den dataansvarlige kan stilles rimelige supplerende spørgsmål til databehandlingen og til dokumentationen, som skal besvares af databehandleren.

Den dataansvarlige kan fravige den aftalte tilsynsform, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandleren på anden vis vil kunne dokumentere overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser med tilhørende bilag.

Baseret på resultaterne af tilsynet er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige, eller en uafhængig revisor bemyndiget af den dataansvarlige, har endvidere ret til at foretage inspektioner af databehandlerens fysiske faciliteter, hvor der behandles personoplysninger, og systemer, der anvendes og har relation til behandlingen, samt modtage de nødvendige informationer til udførelsen af undersøgelsen af, hvorvidt databehandleren har truffet de sikkerhedsforanstaltninger, der følger af disse Bestemmelser samt gældende databeskyttelsesret. Den dataansvarlige indhenter en erklæring om fortrolighed fra den uafhængige revisor.

Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for de foretagne kontrolforanstaltninger og kan i sådanne tilfælde anmode om en (ny) revisionserklæring og/eller (ny) inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

Den dataansvarlige er berettiget til at videregive informationer modtaget i henhold til bestemmelserne i nærværende bilag til den kompetente tilsynsmyndighed efter anmodning herom fra myndigheden.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren træffer som udgangspunkt valg om, hvordan revision af underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og underdatabehandleraftalen foretages, herunder hvilken type af revisionserklæring og/eller inspektionsrapport, der indhentes. Typen og omfanget af revisionen skal afspejle karakteren af den behandling af personoplysninger, som underdatabehandleren foretager.

Revisionserklæringer og/eller inspektionsrapporter fremsendes minimum 1 gang årligt til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

Baseret på resultaterne af revisionserklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.

Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge med rimeligt varsel at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, hvis den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens inspektion hos underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker I overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i en inspektion hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.  Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren er den dataansvarlige uvedkommende – uanset at den dataansvarlige har initieret og eventuelt deltaget på et sådant tilsyn.

Den dataansvarlige er berettiget til at videregive informationer modtaget i henhold til bestemmelserne i nærværende bilag til Datatilsynet efter anmodning herom fra Datatilsynet.

Bilag D        Parternes regulering af andre forhold

D.1 Databehandlerkæden

Databehandleren skal udarbejde en fuldstændig oversigt over databehandlere, som behandler den dataansvarliges personoplysninger. Oversigten udarbejdes og vedlægges i Bilag E.

Oversigten skal angive databehandlerens underdatabehandlere, og alle deres eventuelle underdatabehandlere, så hele kæden for behandling af personoplysninger er dokumenteret.

Databehandleren orienterer den dataansvarlige om enhver ændring i databehandlerkæden.

Databehandleren udarbejder et koncerndiagram over de koncernforbundne selskaber for databehandleren, som udleveres på den dataansvarliges anmodning. Den dataansvarlige er hermed oplyst om, at databehandleren indgår i en koncernstruktur med selskaber etableret i USA. Der er indgået en koncernaftale om datadeling, som også anvender Europa Kommissionens godkendte Standard Contractual Clauses, og der er truffet foranstaltninger, som sikrer, at persondata relateret til databehandlerens kunder bevares i EU/EØS og ikke kan tilgås af koncernselskaberne i US. Databehandleren orienterer den dataansvarlige om enhver ændring af koncerndiagrammet.

Bilag E        Databehandlerkæden

Bilag B indeholder oversigt over underdatabehandlere, som anvendes af databehandleren, og er specifikt for hvert Everway produkt/service. I Bilag B.1 er oplyst om underdatabehandleren anvender egne underdatabehandlere.

I dette Bilag E er databehandlerkæden oplyst, for de underdatabehandlere, som anvender egne underdatabehandlere for services leveret til databehandleren.

En opdateret list over kæden af underdatabehandlere findes for hvert Everway produkt/service på [www.everway.com/**]