Glen Cove City School District

BOND Frequently Asked Questions

This information is provided in Spanish in compliance with the Voting Rights Act of 1965.

Q:   What is the name of the architectural/engineering firm that the district is using?

A:   The architectural firm [whose staff include engineers]  is Mark Design Studios. 

¿Cuál es el nombre de la firma de arquitectura / ingeniería que está usando el distrito?

RESPUESTA: El estudio de arquitectura [cuyo personal incluye ingenieros] es Mark Design Studios.

Q:  If RXR paid their fair share would we still need a bond today to complete these badly needed upgrades?

A:   Yes, we would still need a bond.  The District's tax levy amount would not change if RXR were on the tax rolls and not considered PILOT.

Si RXR pagara su parte justa, ¿seguiríamos necesitando un bono hoy para completar estas actualizaciones tan necesarias?

RESPUESTA: Sí, todavía necesitaríamos un bono. El monto de la recaudación de impuestos del Distrito no cambiaría si RXR estuviera en las listas de impuestos y no se considerara PILOTO.

Q:  Is any part of the bond for administrative salaries or bonuses?

A:  No. All of the funds in the bond are for the materials and labor required to complete the proposed projects.

 

¿Hay alguna parte de la fianza para salarios administrativos o bonificaciones?

RESPUESTA:  No. Todos los fondos en el bono son para los materiales y la mano de obra necesarios para completar los proyectos propuestos.

Q:  Is the City of Glen Cove involved in the bond process?

A:  No. The school district functions separately from the city. This bond process is done entirely within the school district.

¿Está la Ciudad de Glen Cove involucrada en el proceso de bonos?

RESPUESTA:  No. El distrito escolar funciona por separado de la ciudad. Este proceso de bonos se realiza completamente dentro del distrito escolar.

Q:  In the wake of violence in schools, what are the safety issues being addressed with this bond?

A:   The district is taking a variety of steps to improve the safety and security of our schools, such as an increased number of security cameras, Access Card Readers on exterior doors and security vestibules in each building. As part of the bond, classroom doors that have large windows or grates along the bottom will be replaced with more secure doors. Additionally, all classroom doors will have their handles replaced with a door handle that can be easily locked from within. The bond also includes replacements for exterior windows, exterior doors and expansion of our exterior lighting to make our schools safer.

¿Después de la violencia en las escuelas, ¿cuáles son los problemas de seguridad que se abordan con este vínculo?

RESPUESTA:  El distrito está tomando una variedad de medidas para mejorar la seguridad y protección de nuestras escuelas, como un mayor número de cámaras de seguridad, lectores de tarjetas de acceso en puertas exteriores y vestíbulos de seguridad en cada edificio. Como parte de la unión, las puertas de las aulas que tienen ventanas grandes o rejas a lo largo de la parte inferior se reemplazarán con puertas más seguras. Además, todas las puertas de los salones tendrán sus manijas reemplazadas por una manija que se puede bloquear fácilmente desde adentro. El vínculo también incluye reemplazos para ventanas exteriores, puertas exteriores y expansión de nuestra iluminación exterior para hacer que nuestras escuelas sean más seguras.

Q:  Why is the district proposing this bond now?

A:   Although many of the proposed projects were identified in the early 2000s, the facilities have not been upgraded or renovated in many years. Due to the conditions of the areas identified in the bond, it is imperative that they be addressed in the timeliest of manners.

¿Por qué el distrito está proponiendo este bono ahora?

RESPUESTA:  Aunque muchos de los proyectos propuestos se identificaron a principios de la década de 2000, las instalaciones no se han actualizado o renovado en muchos años. Debido a las condiciones de las áreas identificadas en el vínculo, es imperativo que se aborden de la manera más oportuna.

Q:  Does the estimated monthly payment due for each household change if the home’s assessment changes?

A:  The estimated monthly payment is based on the assessment of that school year.  Taxes are calculated yearly based on the assessment.  If the assessment changes, taxes will change.

 

¿Cambia el pago mensual estimado para cada hogar si cambia la evaluación de la casa?

RESPUESTA: El pago mensual estimado se basa en la evaluación de ese año escolar. Los impuestos se calculan anualmente sobre la base de la evaluación. Si la evaluación cambia, los impuestos cambiarán.

 

 

Q:   A special election is being held for this referendum. Can you please tell me why the district has decided to incur an additional cost with a special election rather than putting it on during a regular election?

A:  A special election was determined for several reasons.  The most significant reason is that it would allow for some projects to begin in the summer, taking advantage of the time when school is not in session.  The district can make up for the cost in in the escalation of materials and labor.

 

Se está celebrando una elección especial para este referéndum. ¿Puede decirme por qué el distrito ha decidido incurrir en un costo adicional con una elección especial en lugar de hacerlo durante una elección regular?

RESPUESTA: Se determinó una elección especial por varias razones. La razón más importante es que permitiría que algunos proyectos comenzaran en el verano, aprovechando el momento en que la escuela no está en sesión. El distrito puede compensar el costo de la escalada de materiales y mano de obra.

Q:  How did the condition of every school get to be so dilapidated? Who is responsible for this situation?

A:  The conditions of the buildings have deteriorated as a result of time [many years!] and use.  It is difficult to determine who is responsible for such time to go by without upgrades/renovation but the district has Building Conditions Surveys and this should be reviewed on an ongoing basis to allow for a more extensive understanding and short/long term planning.

 

¿Cómo llegó a estar tan deteriorada la condición de cada escuela? ¿Quién es responsable de esta situación?

RESPUESTA:  Las condiciones de los edificios se han deteriorado como resultado del tiempo [¡muchos años!] Y el uso. Es difícil determinar quién es responsable de pasar ese tiempo sin actualizaciones / renovaciones, pero el distrito tiene Encuestas de Condiciones de Construcción y esto debe revisarse de manera continua para permitir una comprensión más amplia y una planificación a corto / largo plazo.

Q:  How can the taxpayers know that this will not happen again? Will these improvements need to be improved again in five years? How will contractors be selected to ensure that repairs are not plagued with problems from shoddy work and inferior materials?

A:  The district will closely supervise and vet each contractor, checking references and eliminating those with poor records of completion.  Improvements in all areas will be reviewed on an ongoing basis and most of those should be supported through the regular yearly budget process, as we have done for the past 5 years.  Additionally, in preparation for necessary upgrades in the future, a capital reserve should be created to begin to put monies in reserve to meet future needs.

 

¿Cómo pueden saber los contribuyentes que esto no volverá a suceder? ¿Será necesario mejorar estas mejoras nuevamente en cinco años? ¿Cómo se seleccionarán los contratistas para garantizar que las reparaciones no estén plagadas de problemas de trabajo de mala calidad y materiales inferiores?

RESPUESTA: El distrito supervisará de cerca y examinará a cada contratista, verificará las referencias y eliminará a aquellos con registros deficientes de finalización. Las mejoras en todas las áreas se revisarán de forma continua y la mayoría de ellas se deben respaldar a través del proceso de presupuesto anual regular, como lo hemos hecho durante los últimos 5 años. Además, en preparación para las mejoras necesarias en el futuro, se debe crear una reserva de capital para comenzar a poner dinero en reserva para satisfacer las necesidades futuras.

Q:  I am a 22 year resident of Glen Cove, but have rented my home the entire time. Am I eligible to vote on the Bond issue or do I have to be a homeowner?

A:  You do not need to be a homeowner to vote.  In order to be eligible to vote, you must be 18 years of age or older, a US citizen and a resident of Glen Cove for 30 days prior to the vote.

 Soy residente de Glen Cove por 22 años, pero he alquilado mi casa todo el tiempo. ¿Soy elegible para votar en la emisión de bonos o tengo que ser propietario de una casa?

RESPUESTA: No es necesario ser propietario de una vivienda para votar. Para ser elegible para votar, debe tener 18 años de edad o más, ser ciudadano estadounidense y residente de Glen Cove durante los 30 días anteriores a la votación.

Q:  What will the annual carrying costs will be for the Glen Cove tax payer on the $85M bond?

A:  The payout schedule is posted for your review on our website under Bond Information.

 

¿Cuáles serán los costos anuales de transporte para el contribuyente de Glen Cove con el bono de $ 85M?

RESPUESTA: El calendario de pagos se publica para su revisión en nuestro sitio web en Información de Bonos.

 

Q:  What is the financial plan on how the district will handle the increase in operating costs?

A:  In some areas, it is expected there would be a decrease in operating costs [i.e. updates to lighting would include changes to LED] which would offset any increases.

 

¿Cuál es el plan financiero sobre cómo el distrito manejará el aumento en los costos operativos?

RESPUESTA: En algunas áreas, se espera que haya una disminución en los costos operativos [es decir, las actualizaciones de la iluminación incluirían cambios en el LED] que compensarían cualquier aumento.

Q:  Who is the bond manager should this get passed?

A:  Bond counsel is Hawkins, Delafield & Wood LLP and our financial advisors are Munistat.  Victoria Galante will be overseeing the financial process for the district.

¿Quién es el administrador de bonos si esto se aprueba?

RESPUESTA: El abogado de Bond es Hawkins, Delafield & Wood LLP y nuestros asesores financieros son Munistat. Victoria Galante estará supervisando el proceso financiero para el distrito.

Q:  Is there an itemized breakdown of the $84 million bond by building and type of repair or improvement?

A:  The itemized list is on our website under BOND INFORMATION.  Below is a direct link:         http://www2.glencove.k12.ny.us/Assets/2019_Bond_Information/020519_Project_List_by_Buildling(1).pdf?t=636849655857270000

 

¿Existe un desglose detallado del bono de $ 84 millones por construcción y tipo de reparación o mejora?

RESPUESTA: La lista detallada está en nuestro sitio web bajo INFORMACIÓN DE BONOS. A continuación hay un enlace directo: http://www2.glencove.k12.ny.us/Assets/2019_Bond_Information/020519_Project_List_by_Buildling(1).pdf?t=636849655857270000

 

Q:  Besides the firm which came up with the list and costs for the bond, has this list and budget been vetted by any other experienced firms to make sure both the recommendations and costs are the best possible investment (get a second opinion)?

A:  A similar list with costs was provided by our former architect.  The actual costs will be determined when the bid process takes place.

 

P: Además de la firma que elaboró ​​la lista y los costos del bono, ¿alguna otra empresa con experiencia ha examinado esta lista y presupuesto para asegurarse de que tanto las recomendaciones como los costos sean la mejor inversión posible? Obtenga una segunda opinión ?

RESPUESTA:  Nuestro arquitecto anterior proporcionó una lista similar con los costos. Los costos reales se determinarán cuando se lleve a cabo el proceso de licitación.

 

Q:  Have green elements been included to reduce operating costs in the future?

A:  Updated HVAC units as well as lighting [LED] are examples of more efficient and cost effective way that have been incorporated in order to save in the future.  Even in the case of the air conditioning, the current units are not efficient and impact costs.

 

¿Se han incluido elementos verdes para reducir los costos operativos en el futuro?

RESPUESTA:  Las unidades HVAC actualizadas, así como la iluminación [LED], son ejemplos de formas más eficientes y rentables que se han incorporado para ahorrar en el futuro. Incluso en el caso del aire acondicionado, las unidades actuales no son eficientes y afectan los costos.

 

Q:  After this bond, what is your plan to invest in building needs in the future so we don't have the same problem down the road?

A:  The creation of a capital reserve will be put before the Board and then the community as a proposition to allow for monies to be put aside each year.  When the reserve is built, it can offset costs in the future. Also, I would recommend the Buildings’ Conditions Survey be presented and updated on a yearly basis in public in order to insure all constituents are aware and informed.  

 

Después de este bono, ¿cuál es su plan para invertir en necesidades de construcción en el futuro para que no tengamos el mismo problema en el futuro?

RESPUESTA: La creación de una reserva de capital se presentará a la Junta y luego a la comunidad como una propuesta para permitir que los fondos se reserven cada año. Cuando se construye la reserva, puede compensar los costos en el futuro. Además, recomendaría que la Encuesta de las condiciones de los edificios se presente y actualice anualmente en público para asegurar que todos los constituyentes estén informados e informados.

 

Q:  With such a large project, what is your plan for construction bid reviews and construction management of the project to select a responsible firm, avoid cost overruns and to succeed in having a quality job?

A:  We will move forward with proper bid procedures, vet each contractor and construction management that bids and work with our attorneys to insure all procedures follow proper protocols

 

Con un proyecto tan grande, ¿cuál es su plan para las revisiones de las ofertas de construcción y la administración de la construcción del proyecto para seleccionar una empresa responsable, evitar sobrecostos y tener éxito en tener un trabajo de calidad?

RESPUESTA: Avanzaremos con los procedimientos de licitación apropiados, examinaremos a cada contratista y la administración de la construcción que licita y trabajaremos con nuestros abogados para asegurar que todos los procedimientos sigan los protocolos adecuados.

 

Q:  Can we have a line by line budget to review?

A:  The breakdown of the projects indicated above provides cost estimates.  Additional information can be provided once bids are received and opened.

 

¿Podemos tener un presupuesto línea por línea para revisar?

RESPUESTA: El desglose de los proyectos indicados anteriormente proporciona estimaciones de costos. Se puede proporcionar información adicional una vez que se reciben y abren las ofertas.

 

Q:  If construction and costs comes in under budget then where does the extra money go from the bond?

A:  The total cost cannot exceed the bond amount.  The district would not go out for the total amount, if the bond passes on March 12th.  The projects are in phases.  If phase one should come in under budget, the monies would go towards phase Should the total costs come in under budget, the money would be used to pay down your debt service.

 

Si la construcción y los costos están por debajo del presupuesto, ¿a dónde va el dinero extra del bono?

RESPUESTA El costo total no puede exceder el monto del bono. El distrito no saldría por el monto total, si el bono se aprueba el 12 de marzo. Los proyectos están en fases. Si la fase uno debe ser inferior al presupuesto, el dinero se destinará a la fase. En caso de que los costos totales queden por debajo del presupuesto, el dinero se utilizará para pagar el servicio de su deuda.

 

Q:  What items will be cut first if the bids come in over the bond budget?

A:  You would not go out to bid for all items for all projects at once.  Each group would have certain priorities.

 

¿Qué artículos se reducirán primero si las ofertas superan el presupuesto de los bonos?

RESPUESTA: No saldrías a licitar por todos los artículos para todos los proyectos a la vez. Cada grupo tendría ciertas prioridades.

 

Q:  How is the Board going to provide transparency to residents in the bidding process?

A:  After bids are opened, the information is public.  The board also must approve the winner of the award at a public board meeting.

 

¿Cómo va a proporcionar la Junta transparencia a los residentes en el proceso de licitación?

RESPUESTA: Después de abrir las ofertas, la información es pública. La junta también debe aprobar al ganador del premio en una reunión pública de la junta.

 

Q:  Will all bidders be vetted for appropriate licensure and insurance, as well as any past litigation?

A:  Yes, it is a requirement

 

¿Se examinará a todos los licitadores para obtener la licencia y el seguro adecuados, así como también para cualquier litigio anterior?

RESPUESTA: Sí, es un requisito.

 

Q:  What steps are being taken to avoid conflicts of interest with Board / School / City personnel and companies which are awarded contracts to do the work?

A:  There are forms that must be signed to attest to any conflict.

 

¿Qué pasos se están tomando para evitar conflictos de interés con el personal de la Junta / Escuela / Ciudad y las empresas a las que se otorgan contratos para realizar el trabajo?

RESPUESTA: Hay formularios que deben estar firmados para dar fe de cualquier conflicto.

 

Q:  Will they use an attestation form or do some kind of pre-award background check, or both?

A:  Both

 

¿Utilizarán un formulario de certificación o realizarán algún tipo de verificación de antecedentes previa a la adjudicación, o ambos?

Un tanto

 

Q:  Will there be any independent audits to reconcile bids and actual bills?

A:  We have a claims auditor and internal auditors, as well as a business official, who are responsible for exactly that process.

 

¿Se realizarán auditorías independientes para conciliar las ofertas y las facturas reales?

RESPUESTA: Tenemos un auditor de reclamaciones y auditores internos, así como un funcionario de negocios, quienes son responsables de exactamente ese proceso.

 

Q:  Is there a check in place requiring several people to approve any cost overruns?

A:  They are called “change orders” and must be approved by the State Education Department, as well as provided to the Board of Education.

 

¿Hay un cheque en el lugar que requiera que varias personas aprueben cualquier exceso de costos?

RESPUESTA: Se llaman "órdenes de cambio" y deben ser aprobadas por el Departamento de Educación del Estado, así como proporcionadas a la Junta de Educación.

 

Q:  Will any overruns be disclosed to residents before being approved?

A:  They would be put on the agenda of a Board meeting, and posted prior to approval.

 

¿Se divulgará cualquier excedente a los residentes antes de ser aprobado?

RESPUESTA: Se incluirán en la agenda de una reunión de la Junta y se publicarán antes de su aprobación.

 

Q:  How will payments be structured to contractors? On a percentage based on work completed satisfactorily?

A:  The payment schedules are outlined and agreed upon with each vendor and part of the requirement noted in the bid process.

 

¿Cómo se estructurarán los pagos a los contratistas? ¿En un porcentaje basado en el trabajo completado satisfactoriamente?

RESPUESTA: Los calendarios de pago se describen y acuerdan con cada proveedor y parte del requisito que se menciona en el proceso de licitación.

Q:  If I'm a registered voter, do I still have to register to vote for the bond?

A:  No!  If you are already registered, then you can vote for the bond.

 

Si soy un votante registrado, ¿todavía tengo que registrarme para votar por la fianza?

RESPUESTA:  No! Si ya está registrado, entonces puede votar por la fianza.

Q:  In looking through the district line-by-line budget the last time I saw any money allocated to building maintenance and grounds maintenance was 2013. Why has nothing been included in the regular budget for repairs and upkeep for all these years?

A:  Repairs, maintenance, grounds and upkeep has been included in the budget each year.   The Board actually receives a list of summer projects each year.  I call your attention to the 1620, 1621 lines in our line-by-line budget that are monies for that purpose.

 

Al revisar el presupuesto del distrito línea por línea, la última vez que vi dinero asignado para el mantenimiento de edificios y terrenos fue el 2013. ¿Por qué no se ha incluido nada en el presupuesto regular para reparaciones y mantenimiento durante todos estos años?

RESPUESTA: Las reparaciones, el mantenimiento, los terrenos y el mantenimiento se han incluido en el presupuesto cada año. La Junta en realidad recibe una lista de proyectos de verano cada año. Llamo su atención a las 1620, 1621 líneas en nuestro presupuesto línea por línea que son dinero para ese propósito.

 

 

Q:  At a meeting it was said the district will see 33-37% back from the state on every dollar. Why is this figure so low?  Other districts have seen 75%. City school districts often more. What’s the reason Glen Cove’s is so low?

A:  We receive the state aid numbers from the state.  We have actually moved from 27% to 33-37% to 39%.  We are using 33% for the bond estimates to be conservative, since this figure can change.  We have a CWR [Combined Wealth Ratio] that does not serve us well as the district is categorized as a High Wealth/High Need district.  This is what results in the lower state aid percentage. We are also categorized as a Small City School district, which does not receive aid as the big cities.

 

En una reunión, se dijo que el distrito recuperará de 33 a 37% del estado por cada dólar. ¿Por qué esta cifra es tan baja? Otros distritos han visto el 75%. Los distritos escolares de la ciudad suelen ser más. ¿Cuál es la razón por la que Glen Cove es tan bajo?

RESPUESTA: Recibimos los números de ayuda estatal del estado. De hecho, hemos pasado de 27% a 33-37% a 39%. Estamos usando el 33% para que las estimaciones de los bonos sean conservadoras, ya que esta cifra puede cambiar. Tenemos un CWR [Relación de riqueza combinada] que no nos sirve bien ya que el distrito está clasificado como un distrito de alta riqueza / alta necesidad. Esto es lo que resulta en el porcentaje de ayuda estatal más bajo. También estamos categorizados como un distrito escolar de ciudad pequeña, que no recibe ayuda como las grandes ciudades.

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