Guía para la
creación y uso
de filtros y grupos

v7

Índice General

1.0.- Introducción

1.1.- Filtros

1.2.-Creación de filtros

1.2.-Usar filtros

1.3.-Cómo desactivar un filtro

1.4.-Condicionales

1.5.-Operadores lógicos “Y” “O”

1.6.-Usando dos o más filtros

2.1.- Grupos

2.2.-Creación de Grupos de Empresas

2.3.-Creación de Grupos de Contactos

1.0.- Introducción

TACTICA v7, ofrece una gran cantidad de herramientas dentro del sistema para simplificar nuestro trabajo, una de ellas es generar filtros y grupos, lo cual nos permite ver información puntual del sistema, así mismo como ocultar algún tipo de información que no sea necesaria, o simplemente deseemos evitar en algún usuario. Lo genial de esto es que se puede usar sin tener conocimiento alguno de programación o base de datos, sin embargo, si tenemos un poco de conocimiento se puede convertir en una herramienta muy poderosa para nuestro día a día.

1.1.- Filtros

En TACTICA v7, definimos los filtros como una separación de datos con un fin en específico. Es decir, tomaremos un grupo de datos que cumplan con alguna condición determinada por nosotros, desechando el resto.

Ahora veremos cómo esto nos puede ayudar al usar nuestro sistema.
Para ello vamos a dar dos ejemplos puntuales:

1. En el sistema se cargaron 10.000 empresas, con sus contactos, pero hay varias que no tienen el correo cargado, y sabemos que para enviar un correo o hacer marketing es necesario dicha información. Entonces, en este caso se puede aplicar un filtro para visualizar cuáles son los contactos que no tienen correo. O caso viceversa, hacer un filtro para que excluya las empresas no tienen correo, así podemos trabajar solo con los que sí tienen.
2. La empresa va a abrir una nueva sucursal en Rosario, y quiere enviar una campaña comercial a todos los clientes, que tengan como registro de localidad o provincia, “Rosario y Santa fe”. De forma que se le aplica un filtro para las localidades y de esta forma hacer una campaña de marketing solo con la que cumpla la condición.

Nota: es importante para el sistema contar con gran cantidad de datos cargados en los distintos campos que tenemos a disposición, ya que esto nos va a permitir aplicar los filtros de una manera más amplia.

Los botones de filtros los podemos ubicar dentro del menú General, o en la parte inferior del sistema.

1.2.- Creación de filtros

Lo primero que debemos saber para armar un filtro exitoso es saber qué deseamos filtrar, qué deseamos visualizar o excluir dependiendo el caso. Vamos a recrear, en este caso, el primer ejemplo expuesto. Necesitamos saber qué contacto no tiene correo cargado en el sistema, así poder contactarlos y completar dicha información. Entonces procedemos paso a paso.

1. Abrimos los filtros, en este caso vamos a ir al acceso que siempre está fijo que es el de la parte inferior. Para ingresar hacemos doble clic.

2. En la pantalla de filtros, vamos a hacer clic derecho en la parte en blanco y luego escogemos Nuevo.

3) Le damos un nombre a nuestro filtro, en este caso lo llamaremos “Contactos sin correo”

4) Vamos a escoger el campo a usar como filtro, en este ejemplo sería,”Correo - Contactos”.

5) Ahora vamos con la condición del campo, que refiere a la condicion, en este caso la condición es “Está vacío”.

6) Ahora vamos a insertar nuestra condición. Lo cual va a hacer que se escriba la consulta de nuestro filtro.

7) Podemos verificar si nuestro filtro funciona haciendo clic en vista previa.

8) Dentro de la vista previa debemos organizar o más bien escoger que información vamos a previsualizar, para poder comprobar si nuestro filtro es exitoso o no, en este caso escogeremos, “Completo y Contacto”.

Ya de resultado estamos viendo que nos indica que hay 91 contactos sin correo electrónico. Entonces nuestro filtro es funcional.

9) Cerramos la vista previa.

10) Hacemos clic en “aceptar”, para guardar nuestro filtro.

Y de esta manera hemos creado nuestro filtro.

1.2.- Usar filtros

Luego de tener los filtros creados en nuestro sistema, la activación de cada uno es muy sencilla. Procederemos de la siguiente manera:

1. Abrimos los filtros, en este caso vamos a ir al acceso que siempre está fijo que es el de la parte inferior. Para ingresar hacemos doble clic.

2) En la pantalla de filtros, escogemos el usuario que creó el filtro, o ponemos todos para visualizar todos los cargados.

3) Escogemos el filtro que deseamos y le damos a seleccionar.

Si todo es correcto veremos el filtro en la parte inferior ya activado.

Si realizamos una búsqueda de empresas o contactos, el sistema solo no va a mostrar aquellos que no tengan correo cargado.

En este momento vienen formulaciones como, si quiero solamente trabajar con contactos con correo, debo seleccionar en la condición, “No está vacío”. Puedo aplicar lo mismo con número de teléfono o datos fiscales como por ejemplo el CUIT, o puedo combinar dos o más factores dentro de un filtro, la respuesta es si

1.3.-Cómo desactivar un filtro

Para desactivar simplemente vamos al icono de filtro, pulsamos clic derecho y escogemos eliminar como se muestra a continuación.

1.4.-Condicionales

Para usar correctamente los filtros debemos entender cómo funcionan los condicionales. Vamos a explicar el uso de cada uno y dar un ejemplo:

Teniendo en cuenta la siguiente matriz con datos, vamos a pensar que hacemos aplicamos los filtros en ese listado.

1. Contiene: La búsqueda en el filtro debe contener la palabra de referencia.

Ejemplo: Empresa - Nombre: Contiene la palabra “importador”.

Esto nos va a traer todas las empresas que tengan la palabra “importador” en su nombre, ya sea al comienzo o final. Como resultado tendríamos:

Importador ejemplo, trademark importadora, importadores del AMBA.

2. No contiene:La búsqueda en el filtro no debe contener la palabra de referencia.

Ejemplo: Empresa - Nombre: No Contiene la palabra “importador”.

Esto nos va a traer todas las empresas que no tengan la palabra “importador” en su nombre, ya sea al comienzo o final. Como resultado tendríamos::

Construcciones AMBA, Leo Mateo, Backup Latina.

3. Igual a:La búsqueda en el filtro debe ser igual a la palabra de referencia

Ejemplo: Empresa - Localidad: Contiene la palabra “Rosario”.

Esto nos va a traer todas las empresas que en localidad tengan reflejado “Rosario”, en este caso la empresa a traer es Trademark importadora.

4. Distinto a: El resultado de esta búsqueda no debe traer la palabra de referencia, es decir que si ponemos por ejemplo Localidad distinta a “Rosario”. Nos va a traer todas las empresas menos Trademark importadora.

Mantenemos la misma matriz informativa.

5. Comienza “o” Termina: Es similar al contiene, pero se especifica si es al comienzo o al final, ejemplo: Termina en SRL. Traerá todas las empresas que tengan SRL al final

6. No comienza con “o” No termina con: Es similar al no contiene, pero se especifica si es al comienzo o al final, ejemplo: No Termina en SRL. Traerá todas las empresas que no terminen en SRL.

7. Está vacío: Este filtro busca un campo puntual que se encuentre sin información, es muy útil cuando se quiere verificar alguna empresa sin CUIT, o contacto sin teléfono o correo.

Ejemplo: Empresa - Localidad está vacío, esto va a traernos solamente a la empresa Leo Mateo.

8. No está vacío: Al caso contrario del anterior, solo trae los campos que tengan información, muy útil al hacer campaña comercial, ya que podemos traer con este los contactos que solo tengan correo cargado.

Ejemplo: Empresa - Localidad: No está vacío, va a traernos todas las empresas, menos a Leo Mateo.

9. Menor “o” Mayor: Cuando usamos los campos menor o mayor, tenemos que tener un factor numérico para evaluar, ya sean cantidades, o comparativas lógicas, en este caso podemos decir: Muestra un producto que tenga menos de 10 ítem en stock.

Ejemplo: Empresa-Fecha de creación sea menor que 01/06/2020
Esto nos va a traer solamente 2 empresas, Importadora Ejemplo y Backup Latina

10. Menor o igual que “o” Mayor o igual que: Es similar al caso anterior, pero ahora si se incluye la fecha ingresada de referencia, es decir que si repetimos el último ejemplo, se ingresa a la lista la empresa “Importador ejemplo”.

1.5.-Operadores lógicos “Y” “O”

Dentro de nuestro filtro podemos hacer uso de los operadores lógicos, ya sea para especificar o profundizar nuestro criterio o unificar varios.

El “Y” mejor conocido como “AND”, se utiliza para unificar condiciones, ejemplo: Quiero ver las empresas que el País sea Argentina “Y” tengan de responsable a “Hernán”.

Como resultados nos debe mostrar solo las empresas que tenga a Hernán como responsables y que el País Argentina.

En el caso del “OR” u “O” es cumple una condición o la otra, ejemplo: Muéstrame las empresas que sean de Argentina, “o” las que tenga Hernán “como responsable”

A caso contrario del anterior, en este caso nos va a mostrar todas las empresas que tenga el país Argentina, sin importar su responsable, además de todas las empresas que tenga a Hernán como responsable, sin importar el país de registro.

1.6.-Usando dos o más filtros

Los ejemplos anteriores fueron usando solo filtros, eso no significa que tenemos que limitarnos a eso, ya que podemos hacer más combinaciones, lo importante en este caso es el orden, de las condiciones.

Vamos a realizar un filtro donde se pueda ver los clientes de una localidad particular y sumado a esto que tenga correo cargado, en pocas palabras que no este vacío.

1)Abrimos los filtros, en este caso vamos a ir al acceso que siempre está fijo que es el de la parte inferior. Para ingresar hacemos doble clic.

2)En la pantalla de filtros, vamos a hacer clic derecho en la parte en blanco y luego escogemos Nuevo.

3) Le damos un nombre a nuestro filtro, en este caso lo llamaremos “Clientes de Buenos Aires Con Correo”

4) Vamos a escoger el campo a usar como filtro, en este caso sería: Campo: “Localidad - Empresa”, Condicional “Contiene” Buenos Aires.

5) Luego pulsamos insertar.

6) Ahora tenemos que añadir una unión de condiciones a cumplir, en este caso se conoce como un “AND”, o en español “Y”. Presionamos.

7) Ahora ingresamos la siguiente condición que sería Campo “Correo - contactos”, Condicional “No está vacío”. Y presionamos insertar. Los cual nos va a quedar así.

Por cada criterio que vamos añadiendo debemos agregar un “y”. Para probar el filtro hacemos vista previa, y eso deberá mostrarnos solamente las empresas y contactos que tengan correos cargados y tengan registrado como Localidad Buenos Aires.

2.1.- Grupos

En TACTICA v7, los grupos nos permite tomar una población, o un conjunto de empresas, para poder visualizar información de forma rápida.

Supongamos el caso de que tenemos un grupo de aliados comerciales, y para no estar, escribiendo o copiando el nombre de cada uno para ver el historial, podemos hacer uso de grupo, así limitamos a ver solo el conjunto que lo conforma.

Los grupos en táctica se pueden dividir en Empresas o Contactos.

2.2.-Creación de Grupos de Empresas

1.- Vamos al icono de Grupos de empresas que está ubicado en el módulo General.

2) Hacemos clic derecho Nuevo

3) Le damos un nombre y una descripción.

4) Presionamos Aceptar.

5) Escogemos el grupo creado.

6) En el apartado en blanco vamos a hacer clic derecho y vamos a escoger.
Agregar o Agregar varios.

Si escogemos el primero, nos permitirá buscar una empresa puntual y añadirla.

Y agregando varios podemos hacer una búsqueda más amplia, basado en un criterio o filtro, y podemos añadir varias empresas de una vez.

Suponiendo el caso que agregamos varios continuamos con siguiente paso:

7) Añadimos las empresas, y pulsamos seleccionar.

8) Ya con nuestro grupo armado podemos visualizar la información directamente. Desde el grupo, viendo el historial o los pendientes.

9) Activando el grupo como filtro, para visualizar la información directamente dentro del sistema.

10) Esto nos va a mostrar solamente los contactos y empresas, así como movimientos generados con ellos, facturas, remitos, etc. del grupo activo.

Para desactivar el grupo del filtro simplemente hacemos clic derecho eliminar.

2.3.-Creación de Grupos de Contactos

El proceso es muy similar al de Empresas, solamente que en este caso trabajaremos con contactos puntuales, normalmente sirve para armar un grupo de Gerentes o Administradores, o contactos importantes con la cual tenemos constante comunicación Vamos con el paso a paso.

1) Vamos a general, y hacemos clic en el icono de grupos de contactos.

2) En la ventana de grupo de contactos presionamos clic derecho Nuevo.

3) Le damos un nombre y descripción, al grupo que estamos creando y luego presionamos aceptar.

4) Hacemos clic derecho en la parte en blanco y seleccionamos Agregar varios.

5) Podemos pre armar un filtro o algún criterio de búsqueda para obtener los contactos para añadir.

6) Seleccionamos los contactos deseados.

7) Presionamos seleccionar para finalizar.

10) Ya vamos a poder ver el historial o pendientes de nuestro grupo de contactos.

Nota: debemos recordar que podemos activar el mismo como si fuera un filtro, tal como lo hicimos con el de empresas.