Personuppgiftspolicy Nordic Roots Travel (Nordic Roots AB)

Allmänt

Nordic Roots AB (Nordic Roots Travel) org.nr 559248-2474, värnar om din personliga integritet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Nordic Roots Travel. Vi vill med denna Personuppgiftspolicy beskriva hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig integritetslagstiftning, EUs Dataskyddsförordning (GDPR).

Vad är en personuppgift?

Det kan vara exempelvis namn, personnummer, adress, mejladress, och telefonnummer. Men det kan också vara olika krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter som IP-nummer. En förutsättning för att det ska vara en personuppgift är att informationen, direkt eller indirekt, kan identifiera en nu levande fysisk person.

Känsliga personuppgifter

Vissa typer av personuppgifter är särskilt känsliga, exempelvis uppgifter som rör din hälsa, trosuppfattning eller etniskt ursprung. Känsliga personuppgifter samlar vi bara in och behandlar om det är absolut nödvändigt. Detta kan till exempel ske i samband med en bokning, om du ber om tillstånd att flyga med en medicinsk åkomma eller om du på annat sätt delger oss eller någon av våra samarbetspartners känsliga personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Nordic Roots Travel är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Nordic Roots Travel är ansvarig för behandlingen av personuppgifter på Nordic Roots Travels webbplatser och andra kommunikationssystem kopplade till Nordic Roots Travel.

Kontaktuppgifter

Tveka inte att kontakta Nordic Roots Travel om du har några frågor om denna personuppgiftspolicy, behandling av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Du kan kontakta oss på info@nordicroots.se.

Hur samlar Nordic Roots Travel in information om dig?

Direkt från dig. Nordic Roots Travel samlar in information om dig som du lämnar när du exempelvis bokar en resa, tilläggstjänst, vid personlig kontakt – hemma eller på våra destinationer – samt vid event, när du registrerar dig för nyhetsbrev, deltar i en tävling, svarar på enkäter/undersökningar, e-postar, ringer eller tar kontakt med Nordic Roots Travels kundtjänst. Det kan vara uppgifter om dig eller om andra personer på din bokning. Det kan också vara känsliga personuppgifter om till exempel hälsotillstånd eller allergier.

Genom din användning av våra webbplatser. Vi samlar in information i form av ditt användande av tjänsten när du använder våra webbplatser eller någon annan digital tjänst från oss. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka reseprodukter du är intresserad av.

Från tredje part. Vi samlar in information från tredje part som lämnar personuppgifter om dig eller andra personer i resesällskapet, t ex om du har bokat via en återförsäljare eller om en person genomför en bokning där du ingår eller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning. Vi utgår från att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter till Nordic Roots Travel.

Vilken information samlar Nordic Roots Travel in?

Kontaktuppgifter. Namn, adress, telefonnummer, e-post mm.

Bokningsinformation. Bokningsnummer, reseinformation (destination, resedatum mm), golf-id, information om köp och eventuell köp av tilläggstjänster som exempelvis transfer och utflykter.

Hälsoinformation. Information om din hälsa som du lämnar själv, t ex sjukdomar eller funktionshinder. Genom att lämna uppgifter om din hälsa och samtycker till behandling av dem, godkänner du att vi använder din hälsoinformation för att administrera och leverera den resetjänst du beställt.

Användarinformation. Information om din enhet såsom t ex IP-adress, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem, plattform, skärmupplösningar samt information om din geografiska placering. Vi samlar även in information om hur du interagerar med Nordic Roots Travel t ex hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig, läs mer i vår cookiepolicy om insamlingar vi gör för att förbättra din användarupplevelse.

Vad gör Nordic Roots Travel med din information?

All data används för att tillhandahålla, utföra och förbättra Nordic Roots Travel tjänster. Nordic Roots Travel behandlar personuppgifter för följande ändamål baserat på följande lagliga grunder:

För administration och leverans av resetjänst

Nordic Roots Travel behandlar dina personuppgifter för administration och leverans av resetjänst, dvs för att fullgöra avtalet med dig. I detta ingår bland annat att ställa ut resedokument, administrera hotell- och flygbokningar, tilläggstjänster, utflykter på destinationerna, genomföra betalningar och administrera eventuella ändringar inför och under din resa.

För att erbjuda kundservice

Dina personuppgifter kan användas när du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t ex reklamation för att ge dig den service du har rätt till i enlighet med det avtal du ingått med oss. Vi behandlar dina personuppgifter, såsom ditt namn och bokningsnummer, för att kunna fullfölja sådana serviceärenden kopplade till din resa.

För utskick och tillhandahållande av information

Vi använder dina personuppgifter för utskick och tillhandahållande av information via e-post, sms och/eller telefonsamtal för att fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bland annat att skicka bokningsbekräftelse, viktig information inför och under din resa, erbjudanden kopplade till resan, eventuella avvikelser som skulle kunna uppstå och betalningspåminnelser.

Marknadsföring och personifiering

Dina personuppgifter används för att vi genom direkt marknadsföring av våra egna och/eller särskilt utvalda samarbetspartners varor och tjänster ska lämna bättre och mer personliga erbjudanden till dig. Behandlingen av dina personuppgifter sker för att fullgöra avtalet med dig och andra berättigade intressen. Däri ingår att Nordic Roots Travel bland annat använder personifiering för att:
Anpassa nyhetsbrev efter dina preferenser och behov utifrån ditt användarmönster av vår hemsida (inklusive resehistorik).

Påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut just när du besöker oss.

Kommunicera via sociala medier och webbannonsering på andra webbplatser än www.nordicroots.se 

Du kan när som helst vid varje marknadsföringsmeddelande avregistrera dig från att motta marknadsföring från oss.

För affärsutveckling och utveckling av resetjänst och service

För att utveckla och förbättra våra tjänster och service använder vi i huvudsak anonyma eller anonymiserade uppgifter på en övergripande nivå för detta ändamål. Det kan dock förekomma att vi använder information som t ex användarbeteende och/eller bokningsinformation som vi har samlat in om det är relevant för ändamålet, vilket baseras på våra berättigade intressen att förbättra vår resetjänst och service till dig i framtiden.

För att uppfylla författningsreglerade krav

Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, för att förebygga, undersöka eller anmäla fall av bedrägeri eller säkerhetsproblem samt för att samarbeta med brottsförebyggande organ, exempelvis gällande säkerhet, redovisning, reklamation, immigration och tullkontroll.

Hur länge sparar Nordic Roots Travel din information?

Nordic Roots Travel sparar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt att spara dem för att fullgöra vårt avtal med dig och de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna personuppgiftspolicy. Din resehistorik vilket inkluderar kontaktuppgifter, bokningsinformation och hälsoinformation sparas i två (2) år efter hemkomstdatumet. Vi sparar också dina personuppgifter på andra grunder än för att fullgöra vårt avtal med dig, t ex för att följa bokföringslagen. De lagstadgade kraven styr då hur länge vi sparar dina uppgifter.

Om du har registrerat dig för att få nyhetsbrev från Nordic Roots Travel, sparar Nordic Roots Travel dina personuppgifter så länge som du vill fortsätta ta emot nyhetsbrevet.

Samma personuppgift kan sparas av oss för skilda ändamål, i olika system, därför kan t ex ditt namn finnas kvar i våra system för att vi ska kunna leverera din resa trots att personuppgiften har gallrats bort för exempelvis marknadsföringsändamål.

Vilka kan Nordic Roots Travel komma att dela din information till?

Leverantörer av reserelaterade tjänster

Överföring sker till våra samarbetspartners inom resebranschen för att administrera och leverera den resetjänst du beställt av oss. Vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras:
Hotell och golfbanor

När du bokar en resa med Nordic Roots Travel erbjuder vi flera olika destinationer, hotell och golfbanor. Hotellen och golfbanorna behöver vissa personuppgifter för att genomföra och bekräfta din bokning. Det rör sig om uppgifter som namn, födelsedatum, golfhandicap mm.

Flygbolag

Flygbolagen behöver vissa uppgifter för att genomföra din resa, t ex namn, ålder och i vissa fall kön. Dessa personuppgifter överförs direkt till flygbolaget med passagerarlistor.

Övriga parter

Vi har samarbetspartners som sköter dina bokningar av reserelaterade tjänster, exempelvis utflykter och andra aktiviteter. De får personuppgifter som de behöver för att leverera den beställda tjänsten. Det rör sig om uppgifter så som namn, e-post och adress för att bekräfta bokningar.

Avtalspartners och IT-leverantörer

Vi använder oss av ett antal externa leverantörer som lagrar och hanterar personuppgifter åt oss, så som leverantörer av IT-tjänster och system, webbanalysföretag, kundundersökningar, betallösningar och presentkortshantering. Vi delar även din information med vissa utvalda samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig.

Andra resenärer på samma resa
Vid bokning av vissa temaresor kan ditt namn komma att synas för andra resenärer på samma temaresa. Detta kan exempelvis vara under flygbokningen och på informationsblad inför resan.

Dina rättigheter

Nordic Roots Travel ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Du har rätt att begära tillgång till och rättelse eller i vissa fall radering av dina personuppgifter, begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt rätt att invända mot behandlingen (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig). Personuppgiftsansvarig kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt stycket ”Vilka kan vi komma att dela din information till?” ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter som sker enligt denna punkt.

Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga rätt att, under vissa förutsättningar, få ut och överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från Nordic Roots Travel om bland annat vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut.

Om du inte vill att Nordic Roots Travel behandlar dina personuppgifter för t ex direkt marknadsföring har du rätt att när som helst avregistrera dig i våra marknadsföringsmeddelanden. När vi har mottagit din avregistrering kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för detta ändamål.

Begäran om registerutdrag, rättelse eller radering av personuppgifter handläggs inom koncernen. Efter inkommen begäran, verifieras denna och återbekräftas. Vi återkommer med svar snarast, men senast inom 30 dagar.

Du har rätt att inge klagomål till Datainspektionen om du anser att Nordic Roots Travel behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Läs mer på www.datainspektionen.se.