INFORMATIONS À PROPOS DE ZOOM |
INFORMATIONS LÉGALES ET PARAMÉTRAGE DES COOKIES DE L’OUTIL DE VISIOCONFÉRENCE ZOOM À SCIENCES PO
Version française
L'utilisation de l’outil de visioconférence de Sciences Po nécessite d'en maîtriser les règles d'utilisation. Nous vous invitons donc à prendre connaissance attentivement des informations et règles ci-dessous. Attentifs aux questions de vie privée et de confidentialité des données personnelles, nous avons mesuré les paramétrages du service : La fonctionnalité d'enregistrement, notamment, n'est ouverte que dans le cadre des activités d’enseignement et de recherche. Elle est facultative et peut être activée par l’enseignant lorsqu’une captation pour nos étudiants situés sur des fuseaux horaires très éclatés est nécessaire, ou par un chercheur, pour des entretiens de recherche. Chaque participant connecté est prévenu systématiquement lorsque l’enregistrement de la web-conférence commence. Charge à chacun de déterminer s’il souhaite activer son micro ou sa caméra pendant l’enregistrement, ou utiliser un fond d'écran masquant son arrière-plan. Par ailleurs, nous rappelons que la captation d’un cours ou d’une réunion, par tous moyens et notamment par l'intermédiaire d’un smartphone ou d’un enregistreur externe, est strictement interdite. La diffusion de tels enregistrements, en particulier sur les réseaux sociaux, est de surcroît strictement prohibée. De manière plus générale, il appartient à chacun d’avoir un usage conforme au droit à l'image, au droit d’auteur et de respecter la réglementation portant sur la protection des données à caractère personnel. Enfin, nous vous rappelons que les services de web-conférence gratuits disponibles sur Internet n’offrent pas les mêmes garanties de sécurité et de protection de vos droits. Nous vous demandons de ne pas les utiliser dans le cadre de vos activités au sein de notre établissement, en particulier pour les activités pédagogiques. |
Informations légales
Responsable de traitement et destinataire des données : Sciences Po (Fondation Nationale des Sciences Politiques (FNSP) et l’IEP de Paris)
Finalité : La Plateforme Zoom est le service de visioconférence de Sciences Po permettant notamment la mise en œuvre de classes virtuelles, et la continuité des activités pédagogiques dans un contexte de crise sanitaire COVID-19.
L’Utilisateur du service est informé et comprend que :
- sa participation, en tant qu’organisateur ou participant aux classes virtuelles, engendre le traitement obligatoire de ses données personnelles, et notamment possiblement de son image et des contenus audio et vidéo qu’il pourrait partager. L’activation de sa caméra ou de son micro est facultative. L’activation de la webcam peut être proposée à titre pédagogique par l’enseignant. Elle n’a et ne peut avoir aucune incidence sur le suivi de la formation, ni ne donner lieu à sanction dans le cadre des enseignements. L’Utilisateur peut à tout moment désactiver son micro et/ou sa caméra, et/ou utiliser les fonds d’écran permettant de masquer l’arrière-plan filmé par sa webcam.
- sa connexion au service permet la mise à jour automatique dans son agenda Google @sciencespo.fr
Enregistrements autorisés : L’enregistrement d’une session de visioconférence s’inscrit uniquement dans le cadre de finalités pédagogiques (classes virtuelles et enregistrements de séquences proposées aux étudiants Sciences Po pour des usages asynchrones (décalages horaires), promotions multiples, spécificité de cours, etc.), ou d’activités de recherche (dont le traitement de données sera préalablement déclaré et mis en conformité RGPD selon les procédures institutionnelles).
Enregistrements non autorisés : Utiliser la fonction d'enregistrement à d’autres fins que celles précisées dans le paragraphe Enregistrements autorisés ci-dessus, n'est pas autorisé. Par exemple, l'enregistrement des réunions de travail entre collaborateurs est interdite.
Base légale : Mission d’intérêt public de Sciences Po
Obligations de l’Utilisateur : Lors de son utilisation du service, l’Utilisateur doit :
- se connecter avec son compte @sciencespo.fr uniquement,
- en cas d’activation de sa caméra, veiller, dans la mesure du possible, à orienter son poste de travail, de telle sorte que la caméra ne capte pas des images portant atteinte à sa vie privée ou celles de tiers,
- modifier le paramétrage des cookies installés par défaut sur son poste, afin que seuls les cookies nécessaires au fonctionnement du site soient installés (particulièrement lors de sa première connexion) - voir ci-dessous,
- respecter la charte d’utilisation des systèmes d’information de Sciences Po et les conditions générales du service.
L’Utilisateur étudiant est encouragé à suivre avec assiduité les enseignements.
Il est rappelé à l’Utilisateur que :
- Afin de sécuriser les sessions destinées à la communauté Sciences Po uniquement, il est interdit de partager publiquement les liens d’accès aux sessions de visioconférence.
- Les enseignements sont réservés aux étudiants de Sciences Po. Il est strictement interdit de partager les liens d’accès aux classes virtuelles à des tiers, notamment sur les réseaux sociaux. Seul l'enseignant peut inviter une personne extérieure et uniquement s’il s’agit d’un personne qui a le statut d’intervenant dans le cadre de son cours.
- En vertu du droit à l'image, un Utilisateur ne peut être filmé / enregistré à son insu. Toute captation réalisée aux moyens informatiques d’un Utilisateur (smartphones, etc.) est donc strictement interdite, sans le consentement des personnes. La diffusion de tels enregistrements est prohibée.
- En application des règles relatives au droit d'auteur, les cours et les ressources mises à disposition par les Participants sur la Plateforme ne peuvent être diffusés à des tiers sans l'accord de leur auteur, en l'occurrence de l’enseignant ou de l’étudiant.
Traitement des données :
- Les données collectées ou produites automatiquement lors de l’utilisation du service sont conservées jusqu'à 12 mois dans nos archives courantes, hébergées par notre prestataire aux Etats-Unis. Les données sont ensuite supprimées.
- L'enregistrement des enseignements hybrides ou 100% en ligne réalisé depuis Zoom est déclenché par l'enseignant, "hôte" de la séance. A la fin du cours, les enregistrements de session de visioconférence sont stockés jusqu’à 15 jours sur les serveurs du prestataire de visioconférence et sont supprimés automatiquement à échéance. L'enseignant est responsable de la récupération de l'enregistrement de son cours sur le serveur externalisé de Zoom dans ce laps de temps, puis de la mise à disposition de cet enregistrement à ses étudiants (soit sur un drive partagé Sciences Po à ses seuls étudiants, soit dans son espace de cours sur Moodle). La procédure détaillée pour mettre à disposition un enregistrement de son cours est décrite dans la fiche : Publier un enregistrement fait avec Zoom du guide sur l'enseignement hybride (À retrouver également dans la page "ressources utiles pour l'enseignement hybride" du site enseignant).
- Prenant en compte les enjeux de transition écologique, de gestion efficiente du système d’information et de protection des données, Sciences Po peut procéder à la destruction des enregistrements sur les supports d’hébergement pédagogique à partir de la fin du semestre d’enseignement ou à la date de fermeture du compte enseignant (15 mois après la date de fin de son contrat).
Habilitations d’accès à la fonction ‘Enregistrer’ : Personnels Enseignants et personnels de recherche habilités par leur Directeur (incl. doctorants), après mise en conformité de leur projet de recherche
Destinataires des enregistrements de visioconférence : Communauté Sciences Po
Sous-traitant(s) : Visioconférence : Zoom (Etats-Unis), Hébergement : Zoom (Etats-Unis), Ubicast (France), Google (Etats-Unis).
Droits RGPD : Vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, d’un droit à la limitation du traitement de données et d’un droit de décider du sort de vos données post-mortem. Pour exercer ces droits ou pour toute question, veuillez contacter l’administration (sos@sciencespo.fr), ou votre Déléguée à la protection des données (DPO Sciences Po) à l’adresse dpo@sciencespo.fr En cas de difficulté concernant vos droits RGPD, vous pourrez ensuite solliciter la CNIL.
Catégories et nature de données personnelles traitées :
Les données personnelles peuvent être collectées parfois directement auprès de l’utilisateur, parfois indirectement par la gestion et l’administration de l’outil. Sont présentées ci-dessous les différentes catégories de données traitées par l’outil de visio-conférence.
- Cas général :
- Nom, Prénom et adresse @sciencespo.fr des utilisateurs Sciences Po connectés avec leur compte
- Nom, Prénom d’affichage et adresse email de contact des participants n’appartenant pas à la communauté Sciences Po
- Image de profil des participants
- Données d’authentification du compte Google (Information sur l’outil de Utilisateur, réseau et connexion Internet (eg. adresse IP, adresse MAC, ou autre adresse (UDID), type d’équipement, et type et version d’OS, et client lourd)
- Paramètres de la session de visioconférence (date, heure, etc.)
- Horodatage de connexion des participants
- Suivi des accès, modifications et suppressions des données (log de sécurité)
- Paramétrage de la session de visioconférence
- En salle de discussion (petits-groupes d’échange organisés sur une même session) :
- Données similaire au Cas général
- Lorsque la fonction “Enregistrer” est lancée par un enseignant :
- L’enregistrement porte sur le prestataire actif et l’écran partagé
- Affichage de la galerie et vignettes (webinair)
- Données de contenu de la session (échanges enregistrés par capteur micro ou vidéo (webcam). Les données transmises via le chat ou les questions/réponses en cas de webinar ne sont pas enregistrées, ni les messages échangés, annotations en cas de captation de la session de visioconférence
- Les données non enregistrées et qui ne peuvent être extraites sous forme de fichier :
- affichage de la galerie et vignettes (hors webinair)
- chat (messages instantanés 1:1 et 1:Tous)
- transcription sonore
- Pour les sessions donnant lieu à évaluation (admissions / oral etc.) :
- Données d’identification de l’étudiant-candidat
- Image ou document support participant à l’évaluation
- Document officiel des étudiants candidats passant l’entretien d’admission
- Pour les personnels administratifs gestionnaires de la solution de visioconférence :
- Données professionnelles (entreprise, emploi, coordonnées professionnelles)
Paramétrer les cookies
Pour obtenir que seuls les cookies nécessaires au fonctionnement de Zoom soient installés,
- Allez à l’adresse https://sciencespo.zoom.us/signin
- Cliquez sur le bouton “Se connecter avec Google” puis sélectionnez votre compte Sciences Po :
- La page web de votre compte Zoom s’ouvre.
- Allez tout en bas de la page et cliquez sur “Préférences de cookies”
- Une fenêtre s’ouvre. Vous pouvez alors réduire le dépôt des cookies sur votre poste de travail. Le paramétrage préconisé par Sciences Po est le suivant :
- Cliquez sur le bouton “Soumettre les préférences”. Une nouvelle fenêtre apparaît et vous confirme que vos préférences sont sauvegardées..
- Cliquez sur le bouton “Fermer”.
LEGAL INFORMATION AND COOKIES SETTINGS OF THE VISIOCONFERENCE TOOL ZOOM AT SCIENCES PO
English version
The use of the video conferencing tool requires mastering the rules of use. We therefore invite you to read carefully the following information and obligations for the User. Mindful of issues surrounding the privacy and confidentiality of personal data, we have adjusted the settings of the service : In particular, the conference recording feature will only be accessible for teaching and research activities. This functionality is optional and can be activated by teachers when a recording of the class is necessary for students situated in highly varying time zones, or by researchers for research interviews. All connected participants are systematically notified when a recording of the visioconference has begun. It is the responsibility of each participant to determine whether he or she wishes to leave their camera and microphone activated during recording. Furthermore, we remind all that the recording of classes or meetings by any means and, in particular, by use of a smartphone or external recording device, is strictly forbidden. The sharing of such recordings, notably on social networks, is likewise strictly prohibited. More generally, when using the tool, it is up to each individual to comply with copyright and image right laws and to respect regulations regarding the protection of personal data. Finally, we remind you that any web conferencing services available for free on the internet do not offer the same guarantees of data security and rights protection. We would ask you not to use these in relation to your activities on behalf of our institution, particularly in your teaching activities. |
Legal information
Controller and data recipient of data : Sciences Po (Fondation Nationale des Sciences Politiques (FNSP) and IEP de Paris)
Objectives : Zoom service is the visioconference tool of Sciences Po which is used for the organisation of virtual classes, and for ensuring Sciences Po academic mission within a context of international health crisis COVID-19.
The User of the service is informed and understands that :
- his participation, as a host or as a participant of the virtual classes, makes mandatory the processing of his personal data, and eventually of his image or his writing, audio and video contents that he could share. Activating the camera or the audio is facultative.The User can deactivate these options whenever he wants.
- the activation of the webcam can be offered for educational purposes by the teacher. It does not and cannot have any impact on the student’s scholar, nor does it give rise to sanctions within the framework of the lessons. The User can at any time deactivate his microphone and / or his camera, and / or use the wallpapers allowing to hide the background filmed by his webcam.
- his connexion to the service makes possible the automatic update of his Google agenda @sciencespo.fr.
Allowed recording : The recording of a videoconference session is allowed only for educational purposes (virtual classes and recordings of sequences offered to Sciences Po students for asynchronous uses (time differences), multiple promotions, specificity of courses, etc.) or for research purposes (research projects whose data processing has been previously recorded and complied with Sciences Po GDPR process).
Forbidden recording : Using the recording function for other purposes than those described in the previous Allowed recording paragraph is not allowed. For instance, recording administrative meeting (between administrative staff) is forbidden.
Legal basis : Mission of public interest
Obligations of the User : When using the service, the User has to :
- connect with his @sciencespo.fr account only,
- if the camera is activated, make sure, as far as possible, to orient the workstation so that the camera does not pick up images that infringe his privacy or the one of third parties,
- change the setting of cookies installed by default on his computer, so that only functioning cookies necessary to service are installed (especially when the User first connects). The User can then reduce the deposit of cookies on his workstation. The configuration recommended by Sciences Po is described in the Cookie settings chapter below,
- respect the Sciences Po Chart of use of the information systems.
The student User is encouraged to respect the academic assiduity obligations.
The User is reminded that:
- In order to secure sessions intended for the Sciences Po community only, it is prohibited to publicly share the access links to videoconferencing sessions.
- Lessons are reserved for Sciences Po students. Sharing links to virtual classrooms with third parties, especially on social networks, is strictly prohibited. Only the teacher can invite an external person and only if it is a person who has the status of speaker within the framework of his course.
- By virtue of image rights, a User cannot be filmed / recorded without his knowledge. Any capture carried out by a User's computer means (smartphones, etc.) is therefore strictly prohibited, without the consent of the persons. The broadcasting of such recordings is prohibited.
- In accordance with the rules relating to copyright, the courses and resources made available by Participants on the Platform may not be distributed to third parties without the consent of their author, in this case the teacher or the student.
Data processing :
- The data produced automatically when using the service are stored for up to 12 months in our current archives, hosted by our service provider in the United States. The data is then deleted.
- The recording of hybrid or 100% online lessons made from Zoom is triggered by the teacher, "host" of the session. At the end of the course, videoconferencing session recordings are stored for up to 15 days on the videoconferencing provider's servers and are automatically deleted when this period is over. The teacher is responsible for retrieving the recording of his course on Zoom's outsourced server within this period of time, then making this recording available to his students (on its course space on Moodle or eventually on a Sciences Po shared drive for his own students). The detailed procedure for making a recording of your course available can be found on the page Useful resources of the teacher website.
- When setting up meetings, it is recommended not to activate participants' microphone option by default.
- Taking into account the challenges of ecological transition, efficient management of the information system and data protection, Sciences Po can destroy the records on the educational hosting media from the end of the teaching semester or on the closing date of the teacher's account (15 months after the end of his contract).
Authorizations to access the "Register" function : Staff Teachers and administrative and research staff authorized by their Director (incl. Doctoral students), after going through the GDPR compliance process for their research project.
Recipients of videoconference recordings: Sciences Po Community
Subcontractor(s) : Visioconference : Zoom (United States), Storage : Zoom (United States), Ubicast (France), Google (United States).
GDPR rights: You have rights to access, modify, erase, oppose and a right to limitation of the processing of data. To exercise these rights or if you have any questions, please contact the administration (sos@sciencespo.fr), or your Data Protection Officer (DPO ScPo) at dpo@sciencespo.fr . In case of difficulty regarding your GDPR rights, you can then ask to the French data Protection authority (CNIL).
Categories and nature of personal data processed :
Personal data can be collected either directly from the user, or indirectly by the processing of the tool. The different categories of data processed by the videoconference tool are presented below.
- General case :
- Last name, first name and @ sciencespo.fr address of Sciences Po users connected with their account
- Last name, first name and contact email address of participants who do not belong to the Sciences Po community
- Image chosen by participants (profil)
- @ Sciencespo.fr user account data (name, first name, email address) on the platform
- Google account authentication data (Information on the User’s tool, network and Internet connection (eg. IP address, MAC address, or other address (UDID), type of equipment, and type and version of OS, and client)
- Parameters and time of the videoconference session (date, time, etc.)
- Participants login timestamp
- Monitoring of accesses, modifications and erasures of data (security logs)
- Settings of the videoconference session
- In the discussion room (small discussion groups organized over the same session) :
- Data similar to the General case
- When the “Record” function is started by a teacher :
- The recording relates to the active provider and the shared screen
- Gallery display and thumbnails, in case of webinair
- Session content data (exchanges recorded by microphone or video sensor (webcam). Data transmitted via chat or questions / answers in the event of a webinar are not recorded messages exchanged, neither annotations if the videoconference session is captured
- Unsaved data that cannot be extracted as a file :
- gallery display and thumbnails (excluding case of webinar)
- chat (instant messages 1: 1 and 1: All)
- sound transcription
- For sessions giving rise to evaluation (admissions / oral etc.) :
- Student-candidate identification data
- Image or supporting document participating in the assessment
- Official document of student candidates to the admission interview
- For administrative staff managing the videoconferencing solution :
- Professional data (company, employment, professional contact details)
Cookie settings
To ensure that only the cookies necessary for the operation of Zoom are installed,
- Go to https://sciencespo.zoom.us/signin
- Click on the "Connect with Google" button and select your Sciences Po account:
- The web page for your Zoom account opens.
- Go to the very bottom of the page and click on "Cookie Preferences".
- A window opens. You can then reduce the amount of cookies on your workstation. The settings recommended by Sciences Po are as follows:
- Click on the "Submit Preferences" button. A new window appears and confirms that your preferences are saved.
- Click on the "Close" button.
09/02/2021 /