Akateeminen jaloviinaseura

Tietosuojaseloste - jäsenrekisteri

11. Toukokuuta 2018

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Akateeminen jaloviinaseura (Jallu)

PL69 02150 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisterivastaava Minna Oksanen

minna.oksanen@aalto.fi

3. Rekisterin nimi

Akateemisen jaloviinaseuran jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää seuran jäsenien yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Täydellinen nimi
• Kotipaikkakunta
• AYY:n jäsenyys
• Sähköpostiosoite
• Sähköpostilistoihin kuuluminen

Rekisterissä ei säilytetä seuraan kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan, mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan seuraan liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla sekä kirjallisesti tapahtumissa.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella. Rekisterin salaus toteutetaan Jallun omalla salasanalla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Jallun vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Jallun jäseniä. Seurasta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.