Простые шаги

для начала работы с «ДелоКассой 7» на базе устройства

«Смартпос Штрих-М» с 7-дюймовым дисплеем

и товаро-учетной системой

У вас в руках современная онлайн-касса, которая не только позволяет вам выполнить требования 54-ФЗ, очень удобна и проста в использовании.

Кроме приема платежей за товары и услуги «ДелоКасса» помогает управлять бизнесом:

Содержание:

1. Создание торговой точки, кассы и первого кассира

2. Включение кассы

3. Заведение каталога:

3.1. Загрузка готового файла

3.2. Заведение каталога вручную

4. Оплата и возврат        

5. Активация банковской части                                                                     

  1. Создание торговой точки, кассы и первого кассира

Прежде всего в системе нужно создать торговую точку. Для этого заходим в раздел меню «Торговая точка» и нажимаем кнопку «Создать торговую точку» (см. рис. 1).

Рис. 1.

Заполняем обязательные поля и жмем «Добавить торговую точку». Для отображения в фискальном чеке ИНН его также необходимо заполнить.

Рис. 2.

Если у вас несколько торговых точек, то нужно повторить процедуру по каждой точке. У вас появится список торговых точек.

Каждой торговой точке нужно присвоить кассу. Для этого в разделе «Торговая точка» выбираем кнопку «Действия» и в выпадающем меню нажимаем «Кассы» (см. рис. 3).

Рис. 3.

На появившейся странице выбираем  кнопку «Создать кассу» (см. рис. 4)

Рис. 4.

Заполняем данные. Сайт  ОФД  можно написать www.nalog.ru  (рис. 5.)

Рис. 5.

В списке касс появилась ваша касса. В графе статус кассы указан PIN-код. Этот PIN-код нужно будет ввести на кассе для того, чтобы привязать кассу к созданной ранее в личном кабинете торговой точке (рис. 6.).  

Рис. 6.

Далее заносим данные сотрудника, который будет работать на конкретной кассе,  – кассира. Для этого переходим в меню «Сотрудники» и выбираем «Новый сотрудник» (рис. 7.).

Рис. 7.

Заполняем все обязательные поля (см. рис. 8). В разделе «Место работы» можно выбрать как отдельную торговую точку, так и поставить галочку «Вся компания». В разделе «PIN-код от кассы» необходимо ввести четырехзначный PIN-код для сотрудника. По нему будет проходить идентификация сотрудника при работе на кассе. Если сотрудник один, то можно поставить «1111». В конце нажимаем кнопку «Создать». Теперь у вас есть сотрудник.

Рис. 8.

  1. Включение кассы.

Что бы включить кассу, необходимо нажать кнопку включения сбоку устройства и подержать 3 секунды.

Касса должна быть подключена к интернету.

Для подключения кассы к интернету по WiFi необходимо найти настройки, на рабочем столе нужно зайти в основное меню нажав на специальную кнопку

Далее найти «Настройки»

В меню настройки зайти в раздел WiFi

Проверить включен ли WiFi и если нет, включить передвинув переключатель вправо. Отобразиться список WiFi соединений, необходимо выбрать ваш WiFi.

В конце вводим пароль от Wifi и жмем кнопку «Подключить».

Подключение по сим-карте. Потребуется сим карта, приобретенная у сотового оператора, с подключенным мобильным интернетом. К интернету касса подключится автоматически, как только будет вставлена сим-карта. Чтобы установить сим-карту необходимо снять заднюю крышку. Внутри есть слот для установки сим-карты, он под батарейкой.

Также кассу можно подключить к сети интернет по кабелю Ethernet. Для этого достаточно вставить кабель в слот находящейся сбоку за защитной резинкой. Касса автоматически подключится к сети интернет, если провайдер установил стандартные настройки для подключения.

Если же настройки нестандартные, то необходимо обратится к провайдеру за помощью для подключения устройства на Android системе по Ethernet кабелю.

После подключения кассы к сети интернет, вам потребуется логин и пароль от кассы (рис. 9). Найти его можно в подразделе «Настройки», выберите «Данные для авторизации». Тут указаны логин и пароль.  Их можно запомнить или направить себе на почту. Пароль можно увидеть, если нажать на кнопку с изображением «Глаза».

Рис. 9.

Переходим к работе непосредственно с кассой.

На рабочем столе запускаем приложение «Делобанк» (рис. 10).

Вводим логин и пароль.

Вводим PIN-код, который указан в разделе «Кассы», пункт меню - «Торговая точка»

Произойдет синхронизация оборудования. По завершении синхронизации вы увидите сообщение. Нажмите «Ок».

Далее вводим PIN-код кассира, который вы указали, когда создавали сотрудника.

Рис. 10

  1. Заведение каталога.

Каталог товаров можно завести двумя способами – загрузить готовый файл с каталогом или добавить каждую позицию в ручную.

3.1. Загрузка готового файла.

Заходим в раздел «Товары» и выбираем кнопку «Импорт» (рис. 11).

- Если до этого у вас не было заведено товаров, то для загрузки перечня выбираем кнопку «Новый каталог».

- Если вы хотите обновить перечень товаров, нужно выбрать «Обновить каталог». Добавленные ранее позиции сохранятся.

Рис. 11.

Далее необходимо выбрать тип файла, который хотите импортировать, указать путь к нему, выбрать торговые точки, в которых будут отображаться загруженные товары, указать, нужно ли генерировать штрих код на товары и выбрать ставку НДС, если требуется (рис. 12).

Рис. 12

Файлы YML и CML имеют свои типовые форматы для загрузки. На XLS и CSV можно выгрузить шаблон, который поможет сформировать файл для загрузки (рис. 13).

Рис. 13.

Возможные столбцы шаблона:

id - Артикул

price – Итоговая цена

currencyId – Валюта, по умолчанию “RUB”

category – Категория в каталоге. Создаются автоматически.

picture        - Изображение

delivery – Признак, нужна ли доставка. Возможные параметры “true”, “false”

name – Название товара

measure_unit – Единица измерения товара (piece-Штуки, m-Метры, cm-Сантиметры, kg-Килограммы, g-Граммы, L-Литры, ml-Миллилитры, mg-Милиграммы)

description – Описание товара

barcode – Штрих-код

stock – Признак учета товара на складе. “True” – учитывать на складе, “False” – не учитывать.

free_sale – товар со свободной ценой. “True” – можно продавать по свободной цене, “False” – нельзя.

3.2. Заведение каталога вручную

При заведении товаров в ручную каждый товар заводят отдельно.  

Сначала заводим категории. Для этого заходим в раздел «Категории», нажимаем «Создать категорию», вводим название категории и выбираем расположение, т.к. категории могут быть многоуровневыми, можно как уже созданные ранее категории, так и размещение в корне каталога (рис. 14).

Рис. 14.

Далее – заводим товары. Начинаем с кнопки «Новый товар» (рис. 15).

Рис. 15.

В новом окне нужно заполнить параметры в соответствии с тем товаром, который добавляем (рис. 16):

- В верхней части справа нужно выбрать «Каналы продаж», чтобы отметить в каких торговых точках будет отображаться товар.

- Указать тип товара:  

- В конце выбираем, в какой категории будет отображаться товар.

После заполнения всех необходимых полей нажимаем кнопку «Сохранить». Готово! Товар добавлен в список.

Рис. 16.

  1. Оплата и возврат

После того, как товар добавлен в каталог, он становится доступен для оплаты – появляется на кассе (рис. 17).

 Выбираем категорию.

Кликаем на товар для добавления в корзину.

Товар автоматически добавится в корзину.

В корзине нажимаем кнопку «Оплатить».

Выбираем способ оплаты.

Если наличные, то вводим полученную от клиента сумму, и/или жмем «Далее».

Если способ оплаты - «Банковские карты», необходимо принять карту (приложить / вставить).

После этого будет произведена оплата.

В конце оплаты будет распечатан чек, а результат платежа - выведен на экран.

Далее нажать  «Завершить».

Рис. 17.

Если потребуется возврат, выполняем следующие действия (рис. 18).

В левом меню нажимаем кнопку «Список заказов».

Выбираем необходимый заказ из списка.

Открываем нужный заказ и нажимаем кнопку «Возврат».

Если в заказе было несколько товаров, можно выбрать количество товара для возврата. По умолчанию выбраны все товары.

Далее подтверждаем возврат заказа – нажимаем «ОО».  После этого происходит печать чека на возврат.

Если оплата производилась картой, то необходимо будет приложить или вставить в терминал карту, которой производилась оплата.

Рис. 18.

  1. Активация банковской части на терминале Verifone Vx805

    Касса Штрих-Смартпос-Ф обязательно должна иметь подключение к интернету на протяжении всей активации терминала.

    Терминал Vx805 необходимо подключить в USB гнездо кассы (справа, под защитной крышкой). На экране кассы отобразится запрос разрешения работы с данным терминалом. Поставьте отметку (галочка в чек-боксе) «Использовать по умолчанию…» и нажмите кнопку «Ок».

    Для управления кассой используйте touch screen. Для навигации по меню терминала используйте клавиши клавиатуры: зеленая – ввод, красная – отмена, желтая – корректировка ввода, 2 – вверх, 8 – вниз, 4 – влево, 6 – вправо.

Загрузка параметров организации.


Включите кассу (кнопка питания справа) и терминал (включится автоматически после подключения в USB разъем включенной кассы).

На экране терминала отобразится сообщение «Файл параметров не загружен…». Нажмите клавишу Ввод (зелёная). Отобразится сообщение «Для загрузки новых параметров нажмите ENTER». Переведите терминал в загрузочный режим нажатием клавиши Ввод (зелёная). На экране отобразится сообщение «Соединение с сервером. Ожидание команды от ККМ».

На кассе откройте меню, последовательно пройдите по пунктам «Настройки», «Настройки оборудования», «Настройки терминала». В поле «Идентификатор терминала» введите 12345678. В поле «Тип подключения» выберите USB. Переведите переключатель «Печать slip на чеке» в положение «вкл». Вернитесь в предыдущее меню «Настройки оборудования» и нажмите кнопку «Статус периферийных устройств». Терминал начнёт загрузку параметров, это может занять от 5 до 30 минут в зависимости от качества связи на кассе.

После завершения загрузки терминал автоматически перезагрузится и на экране отобразится сообщение «В терминале ХХХХХХХХ нет KLK» (где ХХХХХХХХ – 8 цифр, номер терминала, присвоенный системой). Повторно войдите в меню «Настройки терминала» и введите в поле «Идентификатор терминала» новый идентификатор присвоенный системой.

Возможная проблема на данном этапе: Прерывание загрузки при проблемах со связью. Терминал вернётся в меню Загрузка параметров. В таком случае необходимо проверить наличие связи на кассе и повторно запустить загрузку. Для этого на терминале выберите пункт «Загрузить параметры», на экране терминала отобразится сообщение «Соединение с сервером. Ожидание команды от ККМ».
На кассе в меню «Настройки оборудования» нажмите кнопку «Статус периферийных устройств».

Загрузка ключей.

На терминале отобразится сообщение: «В терминале ХХХХХХХХ нет KLK», нажмите клавишу Ввод. На терминале сообщение: «Загрузить новые ключи?», Зеленая клавиша нажмите клавишу Ввод.

Терминал перейдёт в приложение загрузки ключей KeyInstaller

В меню KeyInstaller выберите пункт Загрузка ключей клавишей ввода. В следующем меню выберите пункт Удалённая загрузка. На терминале отобразится сообщение «Соединение с сервером KDH. Ожидание команды от ККМ».
На кассе откройте меню, последовательно пройдите по пунктам «Настройки», «Настройки оборудования», нажмите кнопку «Статус периферийных устройств». Терминал начнёт загрузку ключа.

После установки соединения и загрузки ключа на терминале отобразится сообщение «Ключи и сертификаты установлены» и терминал перезагрузится и выйдет в рабочий режим (сообщение на экране «Ожидание команды от ККМ»).

Возможная проблема на данном этапе: Прерывание загрузки ключа при проблемах со связью. На экране терминала отобразится сообщение «Истекло время ожидания соединения, системная ошибка 3305. Для закрытия сообщения на терминале нажмите клавишу Ввод. В случае возникновения данной ошибки необходимо проверить наличие связи на кассе и повторно запустить загрузку ключа. Для этого в меню на терминале выберите пункт Загрузка ключей, далее Удалённая загрузка, на экране терминала отобразится сообщение «Соединение с сервером KDH.
Ожидание команды от ККМ». На кассе в меню «Настройки оборудования» нажмите кнопку «Статус периферийных устройств».

Активация ключей.


Терминал находится в рабочем режиме (сообщение на экране «Ожидание команды от ККМ»). Для завершения активации войдите в меню на терминале клавишей Ввод. Последовательно выберите пункты Служебные операции, Загрузка ключей, Загрузка с хоста. На экране терминала отобразится сообщение «Загрузка ключей будет выполнена в отложенном режиме», закройте сообщение нажатием клавиши Отмена (красная). Терминал вернётся в рабочий режим.

На кассе откройте меню, последовательно пройдите по пунктам «Настройки», «Настройки оборудования», нажмите кнопку «Статус периферийных устройств». Терминал начнёт загрузку ключа.

Терминал произведёт загрузку ключей, проверку связи и вернётся в рабочий режим (на экране должны будут отобразиться сообщения «Загрузка ключей выполнена успешно», «Проверка связи выполнена успешно»).

Возможная проблема на данном этапе: Прерывание активации ключа при проблемах со связью. На экране терминала отобразится сообщение «Ошибка выполнения, обратитесь в банк» и следом «Прекратить выполнение отложенной операции. На терминале необходимо нажать клавишу Отмена (Красная), терминал вернётся в рабочий режим. В случае возникновения данной ошибки необходимо проверить наличие связи на кассе и повторно запустить активацию ключа. Ожидание команды от ККМ». На кассе в меню «Настройки оборудования» нажмите кнопку «Статус периферийных устройств».


Кассовое приложение, транзакции и закрытие смены.

Перед проведением транзакций необходимо удостовериться, что на терминале установлены верные даты и время. Войдите в меню клавишей Ввод. Проследуйте по пунктам меню Параметры, Редактирование, Дата и время. На экране отобразятся две строки: формат ввода и текущее значение. Используйте желтую клавишу для корректировки значений даты и времени, установите местное время (соблюдайте формат, ввод секунд обязателен). Подтвердите новые значения клавишей Ввод. Выйдите из меню (нажимайте клавишу Отмена (красная) несколько раз, пока терминал не вернётся к рабочему режиму «Ожидание команды от ККМ»).

Также на кассе нужно ввести Идентификатор терминала, который отображается на самом терминале, выше надписи «Ожидание команды от ККМ», после загрузки ключей. Для этого нужно пройти в меню «Настройки оборудования, «Настройки терминала», тут вписать идентификатор терминала, тип подключения USB.

Для проведения оплаты выберите товар из каталога или задайте свободную цену, выберите способ оплаты «Банковская карта». На терминал поступит команда о проведении операции и на экране отобразится тип операции, сумма и запрос ввода карты. Терминал поддерживает бесконтактную оплату картами и устройствами, ввод чипа и магнитной полосы. При необходимости на терминале отобразится запрос ввода пин-кода. Покупатель вводит пин-код на клавиатуре терминала и подтверждает его клавишей Ввод. Терминал проводит операцию и выводит сообщение с результатом. При успешном выполнении операции касса распечатает чеки: два банковских слипа и фискальный чек. Банковский слип является подтверждением оплаты товара, сохраняйте слип до поступления средств на Ваш расчётный счёт. Рекомендуйте клиенту сохранять свою копию слипа.

В случае отклонения операции обратите внимание на отображаемый на экране код ответа или ошибку (при их наличии), в дальнейшем, при обращении в техническую поддержку, это поможет в оперативном решении проблемы.

Для возврата средств на карту клиента необходимо в меню кассового приложения выбрать пункт «Список заказов», выбрать необходимую операцию, выбрать пункт «Возврат». Возврат безналичного платежа производится аналогично оплате. На терминал отправится команда, на экране отобразятся тип операции, сумма и запрос ввода карты. Клиент введёт карту, при необходимости введёт пин-код. В случае успеха операции касса распечатает чеки (2 слипа и 1 фискальный чек).

Возврат на карту возможно произвести только с использованием карты (или устройства) которая использовалась для проведения оригинальной оплаты. Если для оплаты использовались, например, смарт-часы к которым привязана карта, то для возврата можно использовать только эти же часы (даже карта, которая к ним привязана будет отклонена).

Для возврата денежных средств на  счёт покупателя используются две операции «Отмена» и «Возврат». Тип используемой операции определяет сама кассовая программа автоматически. Операция «Отмена» производится только в рамках одной смены, «в тот же день», средства возвращаются на счёт покупателя до 3 рабочих дней. Операция «Возврат» производится в срок до года, средства возвращаются на счёт покупателя до 30 календарных дней. Настоятельно рекомендуйте клиенту сохранять слип до получения средств.

Закрытие смены пин пада происходит совместно с закрытием смены на кассе. Терминал произведёт обмен данными с банком, проверит наличие обновлений и перезагрузится. Касса распечатает отчёт.

«Закрытие смены» Почему это важно? Только после закрытия денежные средства переводятся на расчетный счёт (согласно срокам возмещения, указанным в договоре эквайринга).

В случае возникновения проблем при активации терминала или в дальнейшем, при проведении безналичных операций, обратитесь в службу технической поддержки эквайринга по номеру 8(800)700-5324.