Gestió d’usuaris de Google Suite

Canvi de curs

Cal obrir el full Alumnes fotos i mails famílies quan els nous usuaris d’alumnat i famílies ja estiguin fets.

Indicar el nou grup (columna curs) per a cada alumne: el més senzill és ordenar els alumnes pel grup, seleccionar els que es volen canviar i fer Cerca i Substituteix.
Afegir alumnat i mail famílies del nou alumnat de 1r ESO i 1r de BAT.
Revisar altes i baixes del centre, l’alumnat repetidor, si hi ha canvis de grup i fer les modificacions que calguin a partir de la informació de les llistes de cada grup.

Cal actualitzar els grups d’alumnes: Crear els grup nous de 1r i canviar els noms dels de cursos anteriors. Consultar si hi ha canvis de grup d’alumnat ja existent al centre. Al setembre quan estigui tot decidit cal omplir els grups de 1r amb l’alumnat definitiu.
Posar l’usuari del tutor dins de cada grup d’alumnes i de famílies. Comprovar canvis de professorat que marxa, que canvia de cicle… Als grups nous i als de cursos anteriors.
Revisar els grups de professorat (professorat, àmbit, professorat 1r2n o professorat 3r4t, caps àmbit, tutors) i eliminar el professorat que ja no serà al centre el proper curs.
Fer el mateix a les unitats organitzatives del domini traslladant aquests usuaris a la unitat Antics professors.
Traslladar tot l’alumnat dels cursos actuals a les unitats organitzatives que els correspongui per el curs vinent: els de 4t a Exalumnes, els de 3r a 4t i així successivament fins a deixar el grup de 1r buit per posar-hi els nous alumnes quan haguem creat els seus usuaris.
Per a tot l’alumnat, un cop ja estiguin creats els usuaris de 1r (tant d’alumnes com de famílies), els de l’alumnat nou que hagi entrat a la resta de cursos (2n, 3r o 4t) i creades també les carpetes amb el nom de tot l'alumnat.

Passos en crear usuaris d’alumnes

Si és un de sol, crear l’usuari: nomcognom@insbruguers.cat a la consola d’administració G Suite.
Si són molts, crear un fitxer CSV (en el format que indica la consola d’administració GAFE) i pujar-lo a la consola. Seguir els següents passos:

Anar a aquesta carpeta i crear una subcarpeta per al nou curs “Curs 20XX-20XX”
Fer còpia de tots els documents de la carpeta del curs anterior i preparar-los (títols, buidar taules,...) per utilitzar-los aquest nous curs.
Utilitzar el document “Creació usuaris alumnes i famílies 20XX-20XX” per preparar les dades dels usuaris de forma que tinguin el format correcte per poder-los posar en el CSV que utilitzarem per pujar a la consola de GSuite.
El full amb nom “GSuite_Definitiu_Alumnes” és el que cal fer servir per pujar els usuaris a GSuite, descarregant aquesta pestanya com a CSV.
Entrar a la unitat organitzativa de ESO1 que ja ha d’estar buidada d’alumnes i fer la càrrega dels usuaris des d’allà per tal que quedin directament dins d’aquesta unitat.
Revisar els nous usuaris creats a la unitat organitzativa ESO1 (dins el domini) per si n’hi ha que a la columna “Último acceso” apareixen amb la sessió ja iniciada. Si és així vol dir que són usuaris ja creats en anys anteriors donat que són alumnes que tenen el mateix nom i cognom. Tot l’alumnat que es puja nou al domini ha d'aparèixer amb “No ha iniciado sesión”.
Als que estiguin repetits d’altres anys cal afegir-los un número al nom d’usuari (nomcognom1@insbruguers.cat) per diferenciar-lo del ja existent. Afegir el número a l’usuari de la pestanya “GSuite_Definitiu_Alumnes”

Afegir els usuaris al document de llistes de 1r d’ESO que està a 03-Equips docents/1r ESO/Curs 20XX-20XX/ESO1 Llista d'alumnes curs 20XX-20XX selecionant cada usuari (amb ctrl+ratolí) i fent copiar-enganxar, a partir dels usuaris del full Creació usuaris alumnes i famílies 20XX-20XX o directament si s’ha creat l’usuari manualment.
Dins la consola, afegir els usuaris al grup d’alumnes que correspongui segons curs i grup. En el cas de l’alumnat nou de 1r d’ESO, si cal, crear els grups Alumnes0 1r ESO A i Alumnes0 1r ESO B i omplir-los quan estiguin ja definits els grups.
Afegir els usuaris al full Alumnes fotos i mails famílies selecionant cada usuari (amb ctrl+ratolí) i fent copiar-enganxar a partir dels usuaris del full Creació usuaris alumnes i famílies 20XX-20XX o directament si s’ha creat l’usuari manualment, indicant grup, enllaç de fotografia i enllaç del quadern de seguiment tutorial.
Crear el quadern de seguiment tutorial. (es crea des de secretaria del centre)
Per a cada alumne/a afegir l’enllaç del seu qST a les llistes del full Dades dels quaderns seguiment tutorial
Si són molts, utilitzar l’script (si és un o dos, fer-ho manualment) per crear la carpeta amb el nom de cada nou alumne/a.
Cal eliminar de la carpeta de l’alumne/a, la compartició que apareix per defecte amb el generals d’alumnes (alumnes@) i deixar compartit amb visualització, amb el propi alumne i amb la família. Manualment seleccionar-los tots de cop amb ctrl+ratolí (segons data de modificació que és la de creació amb l’script), botó dret compartir i eliminar els dos grups esmentats deixant tota la resta.
Fer cartes personalitzades amb usuari i contrasenya per a cadascun dels alumnes a partir del document Creació usuaris famílies 2018-2019 utilitzant el complement Autocrat.

Passos en donar de baixa alumnat i famílies:

Quan és alumnat puntual de diversos cursos (no tota la promoció de 4t quan acaben):

Treure l’usuari de l’alumne i de família de tots els grups
Moure l’usuari d’alumne i de família a la unitat organitzativa d’Exalumnes i Exfamílies respectivament.
Eliminar l’alumne del full Alumnes fotos i mails de famílies
Eliminar l’alumne del full Dades dels quaderns seguiment tutorial
Moure el Quadern de seguiment tutorial a la carpeta d’Exalumnes dins la carpeta de l’equip directiu.

Quan és tot l’alumnat de la promoció de 4t que acaben la seva estada al centre:

Canviar el nom dels grups alumnes4X@, segons el curs de finalització. Aquests grups amb els nous noms s’eliminaran al cap d’uns mesos quan ja no s’hagin de fer servir.
Eliminar l’alumnat de ESO4x del document Alumnes fotos i mails famílies, sabent que està ordenat per grups.
Al document Dades dels quaderns seguiment tutorial eliminar la pestanya Alumnes 4t on hi ha tot l’alumnat.

Acollida digital professorat nou

Creació de nous usuaris:

Crear usuaris a la consola (nom.cognom@insbrugers.cat) i posar-los a l'organització “professorat”.
Posar-los (i revisar) als grups de correu:

Grup de l'àmbit a què pertanyen.
Si són caps d’àmbit.
Si són tutors/es.
Si fan projectes a 4t.

Entrar amb finestra d’incògnit a l’usuari creat i des de la zona de professorat:

Afegir carpeta del centre al drive (afegir a la meva unitat).
Afegir calendaris: centre, professorat, guàrdies, àmbit i cursos (si ja se sap en quins estarà).
Configurar calendari dia inici setmana a dilluns.
Configurar safates entrada Gmail: afegir Promocions i Notificacions.
Afegir impressora (quan ja tinguin el chromebook personal).

Crear usuari impressora i afegir còpies. Ensenyar com imprimir.

Lliurar ordinador personal:

Etiquetar CB i carregador amb el seu nom: (nom prof).
Registrar la marca, el model i el número de sèrie en aquest document.
Indicar-los com crear sessió d’usuari.
Formació bàsica d’ús.