Manual del módulo Recibos v7

Barra lateral: En esta zona disponemos de distintas opciones para buscar o analizar los recibos registrados. Se detallarán más adelante.
Zona de filtros: Podremos aplicar filtros para listar solo aquellos recibos que cumplan con determinadas condiciones. Es recomendable aplicar filtros siempre, ya que si no se listarán recibos muy antiguos o anulados que tal vez no deseamos listar.
Zona de recibos: A medida que generamos recibos, en esta zona se listarán todos los que cumplan con las condiciones de los filtros aplicados previamente.
Zona de Información: En esta zona veremos toda la información relacionada con el recibo que tengamos seleccionado en pantalla.
Zona de Enlaces: En esta zona podremos ver los comprobantes que estén enlazados al recibo que tengamos seleccionado. También podremos adjuntar documentos, ver actividades pendientes/históricas vinculadas, o ver campos INFO y las cotizaciones de monedas registradas para ese recibo.

2.0.- Generación de recibos (datos obligatorios)

Tenemos varias formas en las que se podrán registrar recibos:

Desde una factura: Al presionar botón derecho sobre una factura pendiente y con saldo, podemos seleccionar la opción “Generar recibo”. Se generará un recibo que se imputará directamente a la factura seleccionada.

Desde el módulo de Recibos (sin factura seleccionada): De esta forma podremos generar recibos sin factura, o también seleccionar la factura después, en el momento en que estamos generando el recibo. Podemos registrar un nuevo recibo presionando botón derecho en la zona inferior izquierda del módulo y luego la opción “Nuevo”. O si no también desde la opción “Nuevo” que se encuentra en la barra lateral.

Al generar un recibo se abrirá una nueva ventana de carga.

En la solapa “Principal” debemos completar algunos datos que son obligatorios para cargar cualquier recibo.

Contacto: Debemos buscar y seleccionar el contacto al que vamos a generarle este recibo.

Razón Social: Se tomará la que el proveedor tenga seleccionada por “defecto” pero también podemos seleccionar una razón social distinta si tiene varias.

Razón Social del Sistema: Se tomará la que tengamos creada por “defecto” para nuestra empresa. Podemos seleccionar otra si lo deseamos.

Talonario: Para poder generar cualquier recibo es necesario disponer de un talonario. Desde aquí se podrán dar de alta los talonarios de recibos que deseamos utilizar. Si ya tenemos talonarios creados, por defecto nos traerá el último usado.

En la zona inferior de la ventana de carga del recibo, indicaremos las modalidades de pago. Para eso debemos presionar botón derecho y luego seleccionar la opción “Nuevo”.

De esta forma se listarán las distintas opciones que tenemos disponibles:

Efectivo: Con esta opción podremos indicar el monto y la caja en que ingresará el efectivo.

Cheque de Tercero: Con esta opción podemos ingresar los cheques de terceros. Debemos indicar los datos más importantes del cheque como su fecha de emisión, fecha de depósito, tipo, número, banco, importe y la caja en que vamos a registrarlo. Hay otros campos disponibles, pero no es obligatorio completarlos todos.

Cupón de Tarjeta de Crédito: Para la carga de los cupones de tarjeta debemos indicar algunos datos que son obligatorios. Estos son la fecha de presentación, la fecha de pago, tarjeta, vencimiento, nro. Cupón, código de autorización, nombre, tipo de documento, número de documento, importe y moneda.

Debemos indicar también la caja en que se registrará, pero ya traerá la última utilizada por defecto. Los demás campos son opcionales.

Retención: Con esta opción se podrán agregar retenciones en los recibos. Para cada retención tendremos que indicar la caja en que se registrará (podemos emplear la misma caja del efectivo, cheques, etc. o tener una caja aparte para registrar las retenciones), fecha de emisión, número, tipo de retención, importe y base de cálculo.

Calcular Retención: Esta es una opción especial que nos permitirá calcular la retención del recibo en forma automática. Solo será posible si el recibo se está generando para una factura (no en el caso de recibos sin factura), ya que de ahí tomará la base para calcular la retención. También es necesario que previamente tengamos configurado el cálculo del tributo para que luego se aplique correctamente teniendo en cuenta el importe no sujeto, porcentaje y demás parámetros necesarios.

Documento: Esta opción nos permite registrar una modalidad de pago distinta, en la que se podrán registrar los datos del cliente. Los documentos luego se podrán utilizar también para los pagos a proveedores. Para cargar un documento debemos indicar la caja en que se registrará, fecha de emisión, fecha de pago, nombre del contacto, importe y moneda. Los demás datos son opcionales.

Depósito: En caso de que nos hagan un depósito, podremos indicar el monto y la cuenta bancaria en que ingresan los valores.

Transferencia: Para transferencias debemos indicar la cuenta bancaria a la que nos transfieren, la fecha de emisión, número de transferencia e importe. Tenemos otros datos como el banco del que nos transfieren o entidad, pero son opcionales.

2.1.- Solapa principal

En la solapa principal figuran los datos más relevantes del recibo.

En la zona superior indicaremos el cliente y su razón social, así como también la razón social del sistema (la nuestra). Para la carga del recibo se tomará por defecto el último talonario utilizado, pero podemos cambiarlo si lo deseamos.

La fecha del recibo será por defecto la del día, pero podemos cambiarla por otra.

Aquí también tenemos estas opciones:

Ver Saldos Cuenta Corriente: Desde aquí se podrá ver el límite de crédito y los saldos que existan con la empresa, la razón social y el contacto seleccionado. En esta ventana también figura una opción para ver los cheques en cartera del cliente.

Ver Historial: En esta opción se podrán listar los recibos generados al cliente. Podemos filtrar por rango de fechas de todos los contactos, o solamente del que tengamos seleccionado en el recibo.

En la zona inferior de la solapa principal tenemos otras opciones:

Podemos cambiar el usuario responsable y vendedor. Por defecto se tomará el usuario con el que estamos trabajando, pero si el recibo se genera desde una factura, traerá el mismo responsable y vendedor que figure ahí.

También podemos cambiar la moneda del recibo y marcar opciones para:

Excluir del Cash Flow: El recibo no se mostrará en el análisis de Cash Flow que se encuentra en la barra lateral del módulo.

Conformar al Guardar: Todos los recibos se generan inicialmente con un estado “Pendiente”. Podemos dejarlos en ese estado y conformarlos más tarde con botón derecho para dar una confirmación adicional del cobro. Esta opción permite que el recibo generado pase a estar “Conformado” automáticamente al generarlo, por lo que no será necesario conformarlo después. Es necesario conformar recibos también para que las facturas pasen al estado “Cobrado”.

Generar Nota de Crédito por el Saldo: Si generamos un recibo por un importe menor al facturado, podemos marcar esta opción para que se genere una nota de crédito por el saldo.

Veremos que también figuran distintos tipos de importes:

Importe Fondos: Nos mostrará el importe total de todos los fondos ingresados en el recibo.

Importe Utilizado: Al guardar el recibo se actualizará el importe utilizado. Es el que se haya imputado al comprobante. Por ejemplo, si el recibo es por $2000 y se está imputando a una factura de $1500, al guardar el recibo, el importe empleado se actualizará a $1500.

Comprobantes: Si el recibo se genera para una o varias factura, aquí se mostrará el importe de todos esos comprobantes. Si, en cambio, generamos un recibo sin factura, el importe que mostrará este campo será “cero”.

Saldo: Aquí veremos la diferencia entre el importe total de los comprobantes y los fondos ingresados en el recibo.

Para finalizar la carga del recibo debemos presionar el botón “Guardar”.

2.2.- Solapa comprobantes

En esta solapa podremos ver las facturas a las que vamos a imputar el recibo. Si presionamos el botón derecho se abrirá un menú con varias opciones que nos permitirán seleccionar más facturas. También se podrán seleccionar notas de crédito (solo aquellas generadas desde el módulo de Compras de la misma empresa), o eliminar algún comprobante del listado.

La opción “Ver Origen” nos permitirá abrir el comprobante seleccionado para ver más detalles del mismo.

2.3.- Solapa info

Esta solapa contiene 20 campos que podremos completar para agregar información adicional. La información de cada campo se puede tipear a mano o también podemos guardar listados con opciones para que la carga sea más rápida.

El nombre de cada uno de los campos se puede editar desde el módulo Administrador.

2.4.- Solapa notas

En esta solapa se pueden agregar notas adicionales. Cada nota dejará un registro del usuario, fecha y la hora en que fue agregada al recibo.

Podemos seguir agregando notas nuevas en los recibos ya cargados.

2.4.- Solapa monedas

En esta solapa podemos ver las cotizaciones del día de todas las monedas que tengamos registradas. Estas son las cotizaciones que se tomarán por defecto para el recibo que estamos generando.

Si lo deseamos también se podrán cambiar, pero en ese caso debemos presionar el botón “Aplicar Cambios” para que se guarden las modificaciones. Este cambio solo tendrá efecto en el recibo que estamos trabajando. Los próximos volverán a tomar por defecto la cotización del día.

3.0.- Cambios de estados

Todos los recibos generados se podrán listar en la vista principal del módulo. Del lado izquierdo figuran varias columnas con información de cada recibo que tengamos listado en pantalla y a la derecha veremos más detalles de los mismos (datos generales, fondos ingresados, etc.).

En una de las columnas podemos ver el “Estado” que tienen los comprobantes y se actualizará de acuerdo a las operaciones que realicemos en adelante.

3.1.- Estado “pendiente”

Los recibos tienen inicialmente un estado “Pendiente”. Los recibos Pendientes debemos conformarlos (confirmación de la cobranza) o anularlos si están mal para darlos de baja.

Si las facturas tienen imputados recibos con estado “Pendiente”, las facturas a su vez también tendrán el estado “Pendiente” hasta que el/los recibos que tenga imputados se conformen.

3.2.- Estado “conformado”

Para cambiar el estado de un recibo podemos presionar botón derecho sobre el mismo y luego seleccionar la opción “Conformar”.

Este cambio de estado del recibo afecta también a las facturas que pueda tener imputadas. Es decir, una factura con estado “Pendiente” imputada al recibo, pasará al estado “Cobrado” al conformar el recibo (siempre que sea por el saldo total de la factura).

También podemos conformar recibos en el mismo momento en que los estamos generando. Para eso debemos marcar la opción “Conformar al Guardar”. De esta forma no será necesario conformarlo después.

3.3.- Estado “anulado”

Los recibos con estado “Anulado” son aquellos que fueron dados de baja por distintos motivos. Si presionamos botón derecho sobre alguno, veremos que figuran varias opciones para poder hacerlo: Anular, Reutilizar, Reutilizar y Rehacer.

Anular: El recibo se anula, pero también el número del talonario. Es decir, ya no podremos generar otro recibo del mismo talonario con este mismo número.

Reutilizar: El recibo se anula, pero con esta opción se podrá volver a generar otro del mismo talonario, reutilizando el mismo número.

Reutilizar y Rehacer: Con esta opción el recibo también se anula, pero inmediatamente se copia para poder hacer las correcciones necesarias y volver a guardarlo.

Siempre que reutilizamos recibos se abrirá una ventana preguntando si estamos seguros de cancelarlo y además un mensaje avisando que se desbloqueará el número del recibo.

4.0.- Operaciones a realizar con los recibos

Al presionar el botón derecho sobre alguno de los recibos que tengamos cargados en el módulo, se abrirá un menú con distintas opciones.

Las detallaremos a continuación:

Generar Facturación: Esta opción nos permitirá generar una nueva factura que se imputará al recibo seleccionado. Al finalizar con la carga de la factura también podremos cambiar el importe a imputar, ya que podría ser una imputación parcial.

Seleccionar Facturación: Con esta opción se podrá seleccionar una factura que ya tengamos generada para imputarla al recibo.

Generar Nota de Débito: Con esta opción se podrá generar una nota de débito a partir de un recibo. Tendremos que indicar algún ítem que se tomará para la nota de débito y el talonario a utilizar. El importe de la nota de débito por defecto será por el mismo saldo que tenga el recibo.

5.0.- Barra lateral del módulo

La barra lateral contiene diversas opciones que podremos utilizar para analizar los recibos generados.

5.1.- Nuevo

Con esta opción podremos dar de alta un nuevo recibo. También podremos hacerlo presionando botón derecho y luego la opción “Nuevo”, en la zona inferior.

5.2.- Buscar

Con esta opción se podrán buscar recibos filtrando por datos más específicos que no figuran en los filtros de la vista principal del módulo. Podemos seleccionar uno o varios desde ese listado, o también ver el comprobante desde ahí mismo.

5.3.- Plantillas

La plantilla nos permite generar recibos en forma masiva para las facturas de los contactos de un filtro o grupo determinado. Todos los recibos generados de esta forma serán en “efectivo”.

Para trabajar con una plantilla debemos indicar los siguientes datos:

Nombre de la Plantilla: Esto es importante porque podemos guardar plantillas con distintas configuraciones y luego utilizar la que deseemos.

Fiscal del Sistema: Indicamos la fiscal del sistema con la que vamos a generar los recibos.

Fecha: Será la fecha que tengan los recibos generados.

Responsable: Responsable del recibo.

Vendedor: Vendedor del recibo.

Moneda: Indicamos la moneda en la que se generarán los recibos.

Importe Fijo: Esta opción nos permite generar recibos que van a tener un importe fijo. Esto es independiente de las facturas que pueda tener generadas.

Importe por Saldo de Facturas Pendientes: Esta opción nos permite generar recibos que se imputarán automáticamente a las facturas con saldo total o parcial. En este caso el importe lo tomará de esas facturas.

Seleccione los Contactos a los cuales se generarán los Recibos: En esta sección debemos seleccionar algún filtro o grupo de contactos. Estos serán los contactos a los que se les generarán los recibos. Aquí debemos tener en cuenta lo siguiente:

Si seleccionamos la opción de “Importe Fijo”, los recibos se generarán por el importe ingresado para todos los contactos seleccionados. Esto es independiente de las facturas que puedan tener o no con saldo pendiente.

Si, en cambio, seleccionamos “Importe por Saldo de Facturas Pendientes”, solo se generarán recibos a los contactos que tengan facturas con saldo total/parcial y será por el importe de esas facturas. Además, si un mismo contacto tiene varias facturas, se generará un solo recibo por el saldo total de todas.

Seleccione el Talonario (si no se utilizará el último seleccionado): Aquí se podrá indicar el talonario de recibos que deseamos utilizar. También podemos dejarlo vacío y que tome por defecto el último utilizado.

Seleccione la caja (si no se utilizará la última utilizada): Aquí se podrá indicar la caja que deseamos utilizar para los recibos. Es la caja en la que ingresará el efectivo. También podemos dejarla vacía y que tome por defecto la última utilizada.

Conformar los Recibos Generados: Podemos marcar esta opción para que todos los recibos generados por la plantilla se conformen también. Si no los conformamos en este paso podremos hacerlo después presionando botón derecho sobre los recibos, con la opción “Conformar”.

Verificar si existe un Recibo en el período seleccionado: Con esta opción podremos indicar un rango de fechas determinado para verificar primero si los contactos seleccionados ya tienen cargado algún recibo en ese período. Si en ese período se detecta que el contacto ya tiene un recibo, al correr la plantilla no se le generará ninguno.

Generar actividad para los contactos que se generaron Recibos: Si marcamos esta opción, luego de generar los recibos se generará también una actividad que podemos programar para la fecha que deseemos. Será por defecto para los contactos a los que se les generó el recibo.

Una vez ingresados los datos de la plantilla podemos ejecutarla para que comience con el proceso y genere los recibos. También podemos guardar la plantilla para volver a utilizarla en otro momento.

5.4.- Contador

Para utilizar el contador debemos primero listar los recibos que deseamos analizar en la vista principal del módulo aplicando los filtros correspondientes. En este caso, listaremos todos los recibos pendientes de cualquier período.

Desde el contador luego podremos analizar los importes de esos recibos por separado y por total.

5.5.- Cuentas corrientes

Con esta opción podremos analizar el saldo de la cuenta corriente que tengamos con alguna empresa. Podemos ver el saldo, pero también los comprobantes que lo componen.

En el campo”Saldo” se mostrará siempre el saldo total (de todos los comprobantes y todos los días).

También podemos aplicar otros filtros por razón social de la empresa o del sistema, contacto, tipo, estado o también por rango de fechas. En ese caso, el resultado lo veremos como “Saldo Filtrado”.

Si no deseamos incluir los anulados, podemos marcar la opción “Excluir registros anulados”.

5.6.- Cuentas corrientes generales

Esta opción nos permite analizar el saldo de cuenta corriente de todas las empresas en un mismo listado.

Si deseamos profundizar en más detalle para ver cuáles son los comprobantes que forman parte del saldo, podemos presionar botón derecho en cualquiera y seleccionar la opción “Composición de Saldo”. Luego seleccionaremos el tipo de comprobante para listarlos aparte.

Aquí también podemos filtrar por Razón Social del Sistema, Tipo (cliente/proveedor) o seleccionar un rango de fechas.

Con respecto al filtro por “Tipo” vale mencionar que no hace referencia al tipo de Empresa sino al tipo de Comprobante. Es decir, si filtramos por tipo “Cliente” solo se tomará en cuenta el saldo de los comprobantes de operaciones de venta (por lo que podríamos ver el saldo de un proveedor si le vendemos también).

Por el contrario, si filtramos por tipo “Proveedor” solo se tomará en cuenta el saldo de los comprobantes de operaciones de compra.

En este análisis tenemos también otras opciones:

Mostrar registros solo con saldo distinto de cero: Si marcamos esta opción, las empresas que tengan saldo “cero” no se listarán.

Mostrar agrupado por Razón Social: Una misma empresa puede tener varias razones sociales. En ese caso, con esta opción activada el saldo se verá en forma separada por cada razón social.

Incluir operaciones Intercompañías: Si tenemos varias razones sociales propias (de nuestra empresa) podemos realizar operaciones entre ellas. En ese caso, con esa opción se listan también esos saldos.

5.7.- Cuentas corrientes detalladas

Con este análisis podemos ver el saldo de cuenta corriente para muchas empresas al mismo tiempo, pero también se listarán todos los comprobantes que forman parte de ese saldo.

Podemos filtrar por razón social del sistema, tipo, estado o también aplicar un rango de fechas. También es posible seleccionar un filtro que hayamos armado para listar únicamente los saldos de algunas empresas en particular.

El “Saldo Filtrado” es el saldo total de todos los comprobantes listados. Si no aplicamos ningún filtro se tomarán en cuenta los comprobantes de todas las empresas.

5.8.- Árbol de cuentas corrientes

Este análisis nos permite ver el saldo de los comprobantes de alguna empresa en particular, en forma de “Árbol”.

Por ejemplo, podremos ver las facturas emitidas, como también los recibos y remitos que tengan enlazadas cada una dentro de la misma familia del árbol. Las imputaciones de notas de crédito también se van a ver vinculadas al comprobante.

Podemos filtrar por empresa, razón social, razón social del sistema, contacto, tipo o aplicar un rango de fechas también. También tenemos opciones para excluir los registros anulados o mostrar solo aquellos que tengan saldo distinto de cero.

En este análisis, si lo deseamos, también podemos ver los comprobantes con sus importes y saldos en forma de “Lista”.

5.9.- Saldo de cuentas corrientes

En este análisis podemos ver el saldo total de todas las empresas o también de alguna en particular si aplicamos filtros. Se mostrarán todos los comprobantes que forman parte de ese saldo, pero también cuál fue el impacto que tuvo cada uno como Entrada/Salida y cómo afecta al saldo acumulado a partir de cada movimiento.

Si no aplicamos ningún filtro se tomarán en cuenta los comprobantes de todas las empresas.

Podemos filtrar por empresa, razón social, razón social del sistema, contacto o también crear y seleccionar algún filtro particular. También podemos marcar una opción para excluir todos los registros anulados.

5.10.- Detalles de IVA

Desde esta opción podemos analizar los importes netos, IVA, percepciones, impuestos internos y otras alícuotas. En la zona superior se pueden ver los importes por separado por cada comprobante y en la zona inferior podemos ver los totales.

Si el recibo tiene una factura imputada, el subtotal que veremos será solo el importe neto de la factura y el IVA se mostrará una columna aparte. Pero si tenemos recibos sin factura, el subtotal será el importe total del recibo.

Podemos filtrar por rangos de fecha, fiscal del sistema y ocultar las columnas en cero si marcamos la opción correspondiente.

Otra opción que vamos a ver en este análisis es la de “Cerrar Período Fiscal”. Esta opción nos permite cerrar un período en el que ya no se podrán generar nuevos comprobantes del módulo de Facturación. Al marcar esta opción tendremos que seleccionar una fecha de cierre. El día seleccionado es inclusivo al cierre. Es decir, si cerramos el período fiscal con fecha 31/05/2023, solo podremos cargar nuevos comprobantes con fecha del 01/06/2023 en adelante. Para “reabrir” un período fiscal solo debemos volver a cerrar pero con fecha anterior.

5.11.- Análisis detallado de recibos

En esta opción podemos analizar los importes, saldos e importes imputados de cada recibo analizado, pero también las facturas que tengan imputadas esos recibos y los totales.

Podemos filtrar por rango de fechas de emisión, fiscal del sistema, estado del comprobante, responsable y vendedor. También podemos agrupar por responsables o vendedores (se listarán por separado según el responsable o vendedor del comprobante) y marcar opciones para excluir los comprobantes de pago anulados o con saldo menor o igual a cero.

5.12.- Cash flow

El cash flow nos permite analizar los flujos de entradas y salidas de las cajas, cuentas y comprobantes, en un período determinado. Al analizar podemos incluir o excluir distintos tipos de conceptos: presupuestos, pedidos, facturas, recibos, requerimientos, compras, pagos, cuentas, cheques de terceros y cheques propios.

Podemos aplicar filtros por rango de fechas, usuarios, razón social o seleccionar determinadas cuentas si no queremos incluirlas a todas.

En la solapa de Opciones podemos cambiar la fecha que se va a tomar para las facturas y compras. También podemos cambiar el tipo de balance y período.

Tipos de Balances:

General: El resultado del análisis será solo el total. No estarán discriminados los ingresos y egresos

Ingresos / Egresos: En este caso podremos ver los importes de ingresos y egresos por separado, pero no el detalle de cada uno.

Detallado: Veremos los ingresos y egresos por separado, junto con el detalle de cada uno.

Períodos (Diario, Mensual, Anual): Se generarán columnas separando los ingresos y egresos por días, meses o años del período filtrado (según la opción seleccionada).

Al analizar puede haber saltos entre períodos (días/meses/años) si en alguno de estos no registramos ningún movimiento.

22/08/2023

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