Privacyverklaring
&
Procedure inhoudsmoderatie
Medewerkers Onderwijsinstelling
(Leerkrachten en Niet-Onderwijzend personeel)
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van onderwijsinstellingen door Gynzy Group B.V. en/of haar dochtermaatschappijen, waaronder Gynzy B.V., Gynzy Belgium B.V. en Gynzy Inc. (hierna gezamenlijk te noemen: Gynzy).
Gynzy vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. Gynzy heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor medewerkers van onderwijsinstellingen opgesteld.
Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop Gynzy jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren je door deze privacyverklaring toe te voegen aan de overeenkomsten die wij met je sluiten en door deze privacyverklaring te plaatsen op onze website.
Gynzy onderschrijft de bepalingen in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy – Leermiddelen en Toetsen van (o.a.) de PO-Raad en heeft zich bij dit Convenant.
De scholen zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van de persoonsgegevens van hun leerlingen. Dit betekent dat de school te allen tijde de zeggenschap heeft en houdt over de persoonsgegevens die worden verwerkt door Gynzy.
Gynzy heeft een verwerkersovereenkomst gesloten met de scholen, waarin de rechten en verplichtingen die gelden ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens staan omschreven. Deze verwerkersovereenkomst is gelijk aan het model verwerkersovereenkomst behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy. Bekijk hier de verwerkersovereenkomst en volg deze stappen om een ingevulde versie te ontvangen.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Gynzy Group B.V. en Gynzy B.V. zijn gevestigd aan het Stationsplein 103 (5211 BM) te ’s-Hertogenbosch, Gynzy Belgium is gevestigd aan de Broederminstraat 9 (2018) te Antwerpen, België en Gynzy Inc. is gevestigd aan 228 East 45th Street, New York, NY in de United States.
De Gynzy entiteit waar jouw werkgever een overeenkomst mee heeft gesloten of zou kunnen sluiten, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van jou ontvangen.
De meeste gegevens die Gynzy verwerkt doet zij vanuit haar rol als verwerker. Bijvoorbeeld alle gegevens over onderwijsdeelnemers (leerlingen). De onderwijsinstellingen bepalen voor welke doeleinden (en op basis van welke grondslag) en met welke middelen de gegevens van de onderwijsdeelnemers (leerlingen) worden verwerkt. Hier heeft Gynzy, als verwerker, geen zeggenschap over of invloed op. Voor vragen over hoe de onderwijsinstelling omgaat met de persoonsgegevens van onderwijsdeelnemers (leerlingen) verwijzen wij je graag naar de betreffende onderwijsinstelling.
Echter, wij verwerken ook een beperkte set persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen doeleinden. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.
Voor het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Onze diensten kunnen we alleen leveren als we daarbij persoonsgegevens verwerken. Onder deze dienstverlening valt: het leveren van onze producten en diensten, support, facturatie. De grondslag is de uitvoer van de overeenkomst die wij met jou hebben (artikel 6 (1) b AVG).
Naam, e-mailadres, functie en werkgever en eventuele andere gegevens die je tijdens het contact met ons deelt.
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die je tijdens het contact met ons deelt.
We kunnen jouw e-mailadres gebruiken voor het versturen van onze nieuwsbrief. Naast onze nieuwsbrieven ontvang je alleen marketingberichten van ons wanneer je i. ons daar toestemming voor hebt gegeven, ii. daar om hebt gevraagd of iii. jouw werkgever klant is en jij als contactpersoon bij ons bekend staat en niet hebt aangegeven de marketingberichten niet te willen ontvangen. Ontvang je liever geen nieuwsbrieven of mails meer? Uitschrijven is zo gedaan door onderaan de e-mail te klikken op “uitschrijven”.
Mocht je niet willen dat we jouw e-mailadres hiervoor gebruiken, dan kan je een e-mail sturen naar privacy@gynzy.com of je uitschrijven voor de nieuwsbrief door gebruik te maken van de unsubscribe knop onderaan de nieuwsbrief.
Naam, e-mailadres en werkgever (onderwijsinstelling).
De juridische basis is ons gerechtvaardigd belang van ons op een effectieve marketingcampagne (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Wat houdt dit doel in?
De Digital Services Act (DSA) roept nieuwe verplichtingen in het leven voor tussenhandelsdiensten zoals wij om op te treden tegen illegale inhoud. We verwerken hiervoor persoonsgegevens van gebruikers die inhoud genereren via onze software. De juridische basis is ons gerechtvaardigd belang om op eigen initiatief inhoudsmoderatie uit te voeren ter bestrijding van illegale inhoud (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
We verwerken hiervoor je naam, accountgegevens en de inhoud die je via onze software genereert.
Wat houdt dit doel in?
De DSA maakt het mogelijk om ons te informeren over de aanwezigheid van illegale inhoud op onze dienst via ons mechanisme voor illegale inhoud. Zie voor meer informatie hierover onze procedure inhoudsmoderatie. We nemen deze melding in behandeling en controleren de vermeende illegale inhoud om te bepalen of we maatregelen moeten nemen (zoals het verwijderen van de informatie). Hierbij verwerken we persoonsgegevens van de melder en van de gebruiker van wie de inhoud afkomstig is. We informeren de persoon/organisatie die de melding heeft gedaan (indien wij over de relevante elektronische contactgegevens beschikken) over het besluit dat wij naar aanleiding van de melding hebben genomen, evenals de verhaalmogelijkheden. Ook informeren we de betreffende gebruiker als we naar aanleiding van de melding maatregelen nemen.
De juridische basis is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om meldingen over vermeende illegale inhoud op onze dienst efficiënt af te handelen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Daarnaast beschikken we over een intern klachtenafhandelingssysteem. Via dit systeem kunnen klachten ingediend worden over bepaalde besluiten die we hebben genomen naar aanleiding van meldingen die we hebben ontvangen over vermeende illegale inhoud. We behandelen de binnengekomen klachten en controleren indien nodig (nogmaals) de informatie waarop de klacht betrekking heeft om te bepalen of de klacht gegrond is. Hierbij verwerken we persoonsgegevens van de klager en (indien relevant/anders) van de gebruiker van wie de inhoud afkomstig is.
We informeren de indiener van de klacht over het besluit dat we naar aanleiding van de klacht hebben genomen, evenals de verhaalmogelijkheden. Ook informeren we de betreffende gebruiker als we naar aanleiding van de klacht maatregelen nemen. De juridische basis is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om klachten naar aanleiding van onze besluiten omtrent (vermeende) illegale inhoud efficiënt af te handelen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Voor het afhandelen van meldingen/klachten verwerken van jou als melder/klager je naam, contactgegevens (zoals jouw e-mailadres) en de informatie in de melding/klacht.
Voor het afhandelen van meldingen/klachten verwerken we van jou als gebruiker van wie de inhoud afkomstig is je naam, accountgegevens en de (vermeende) illegale inhoud.
Wat houdt dit doel in?
Als wij, door middel van onderzoek op eigen initiatief of naar aanleiding van een melding, vaststellen dat er sprake is van illegale inhoud op onze dienst, zijn we verplicht hiertegen op te treden. We kunnen hiertegen verschillende maatregelen nemen, zoals het verwijderen van de informatie of de zichtbaarheid beperken. Als we beperkingen opleggen aan door jou gegenereerde inhoud, nemen we contact met je op om je hierover te informeren. Bij het nemen van deze maatregelen en het opnemen van contact verwerken we persoonsgegevens. De juridische basis is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om adequaat op te treden tegen illegale inhoud (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Daarnaast kunnen wij ook een schorsing opleggen als blijkt dat je misbruik maakt van onze dienst door vaker illegale inhoud te verstrekken en/of meldingen/klachten indient waarvan je weet of had kunnen weten dat deze ongegrond waren. Voordat we hiervoor een schorsing opleggen, ontvang je van ons een waarschuwing. Hierbij verwerken we persoonsgegevens. De juridische basis is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om adequaat op te treden tegen misbruik op onze dienst (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
We verwerken bij het nemen van maatregelen/opleggen van schorsingen je naam, accountgegevens, eventuele eerdere meldingen/klachten en/of de inhoud die je via onze software genereert.
Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:
Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar privacy@gynzy.com. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.
Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?
In een aantal gevallen verstrekken wij jouw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen jouw persoonsgegevens te verwerken. We zullen jouw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.
Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, mogen je gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.
We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om jouw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) jouw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).
Wanneer een leerkracht, beheerder of leerling ervoor kiest bij Gynzy (website en/of app) in te loggen door middel van zijn of haar Google account, dan verwerkt Gynzy aanvullend nog de aan het Google account verbonden naam, e-mailadres en profielfoto. Deze informatie maakt het mogelijk om het Google-account te verbinden met de app. Daarnaast wordt het e-mailadres gebruikt om:
Binnen Gynzy kan door leerkrachten gebruik worden gemaakt van een YouTube applicatie, welke gebruikmaakt van YouTube API Services. Door gebruik te maken van deze applicatie, ga je akkoord gebonden te zijn aan de servicevoorwaarden van YouTube. De servicevoorwaarden van YouTube zijn te vinden op https://www.youtube.com/t/terms. Ook is het privacybeleid van Google van toepassing op de gebruikersinformatie die je met hen deelt. Er wordt geen gebruikersinformatie opgeslagen of gedeeld met andere partijen.
Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.
Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
Onze organisatie is zo ingericht dat wij er alles aan doen om inbreuken op de beveiliging, een zgn. datalek, te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen wij handelen volgens het Protocol datalekken.
Als je vragen hebt over dit privacy statement of jouw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kan je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via privacy@gynzy.com.
Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
’s-Hertogenbosch, Januari 2025
Procedure inhoudsmoderatie
We vinden het belangrijk dat onze software vrij is en blijft van informatie die onrechtmatig is of in strijd is met onze voorwaarden. Daarom voeren wij inhoudsmoderatie uit. In deze procedure leggen we uit hoe inhoud die door de gebruikers van Gynzy wordt geplaatst (bijvoorbeeld lessen van leerkrachten, of antwoorden van leerlingen), wordt gemodereerd. We leggen uit welke maatregelen we kunnen treffen en waarom, wat je daartegen kunt doen als je het daar als plaatser van die informatie niet mee eens bent en hoe je een melding kan maken bij een vermoeden van onrechtmatige inhoud. Gynzy handelt bij de toepassing van deze procedure altijd op een zorgvuldige, objectieve en evenredige wijze met gepaste aandacht voor de rechten en belangen van onze gebruikers.
Waar moet inhoud van gebruikers aan voldoen?
Gynzy spant zich in om illegale of onrechtmatige informatie te voorkomen. Informatie is illegaal of onrechtmatig als het in strijd is met de wet of eventuele andere voorwaarden van Gynzy.
Hoe controleert Gynzy de informatie die gebruikers plaatsen?
Hoewel op Gynzy geen algemene verplichting rust om de door haar doorgegeven/opgeslagen informatie te monitoren of om actief onderzoek te doen naar illegale activiteiten, staat het ons vrij om hier vrijwillig onderzoek naar te doen of om andere maatregelen te nemen om illegale/onrechtmatige inhoud via Gynzy tegen te gaan. We controleren daarom pro-actief op inhoud die niet voldoet aan de wet of onze voorwaarden.
Daarnaast kunnen personen een melding maken bij Gynzy wanneer zij een vermoeden hebben dat bepaalde inhoud onrechtmatig is of strijdig met de toepasselijke voorwaarden. Als een persoon informatie rapporteert als onrechtmatig of strijdig met de toepasselijke voorwaarden, dan controleren we die informatie en beoordelen we het op basis van de onderbouwing van de melding, de toepasselijke voorwaarden en de wet. We controleren de informatie van gebruikers niet vooraf en maken slechts gebruik van menselijke controle.
Maatregelen
Als we na een controle vaststellen dat de informatie niet onrechtmatig is of in strijd is met de toepasselijke voorwaarden, dan laten we deze informatie staan en nemen we geen maatregelen.
Als we na een controle vaststellen dat de geplaatste informatie (potentieel) onrechtmatig is of in strijd met onze voorwaarden, dan kunnen wij maatregelen treffen.
Het is ook mogelijk dat we een bevel ontvangen van een gerechtelijke of administratieve autoriteit om op te treden tegen illegale inhoud of om specifieke informatie te verstrekken over een of meer specifieke gebruiker(s). We stellen de gebruiker die de informatie heeft geplaatst zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op het tijdstip waarop gevolg is gegeven aan het bevel (tenzij dit afwijkt van het in het bevel genoemde tijdstip), op de hoogte van het ontvangen bevel en het daaraan gegeven gevolg. We kunnen de volgende maatregelen treffen:
De informatie kan tijdelijk worden afgeschermd/verwijderd
Dit gebeurt bijvoorbeeld als nader onderzoek naar de rechtmatigheid van de informatie nodig is. Wij kunnen bij de gebruiker die de informatie heeft geplaatst of de persoon die de informatie heeft gemeld, om aanvullende informatie vragen. Tot we hierop reactie ontvangen, kunnen wij besluiten om de informatie tijdelijk af te schermen/te verwijderen. Dit zullen wij eerder doen als aannemelijk is dat de informatie onrechtmatig is of in strijd met onze voorwaarden. Afhankelijk van de aanvullende informatie die wij ontvangen, plaatsen wij de informatie terug, of houden wij die afgeschermd/verwijderd.
De gebruiker kan verzocht worden om de inhoud aan te passen
Dit gebeurt bijvoorbeeld als slechts een onderdeel van de geplaatste informatie als onrechtmatig/in strijd met onze voorwaarden kan worden beschouwd. In dat geval nemen we contact op met de gebruiker die de informatie heeft geplaatst en wordt er uitgelegd op welke manier het aangepast dient te worden om niet langer als onrechtmatig/in strijd met onze voorwaarden te worden beschouwd. Als de gebruiker weigert om het bericht aan te passen, kunnen wij aanvullende maatregelen treffen.
De inhoud kan geheel/gedeeltelijk verwijderd worden
Dit gebeurt bijvoorbeeld als wordt vastgesteld dat de inhoud geheel/gedeeltelijk als onrechtmatig/in strijd met onze voorwaarden kan worden beschouwd en aanpassing van de inhoud naar onze mening niet volstaat/mogelijk is.
Het account van de gebruiker kan (tijdelijk) worden geschorst
Dit gebeurt bijvoorbeeld als er door dezelfde gebruiker meermaals onrechtmatige informatie wordt geplaatst, of informatie die in strijd is met de toepasselijke voorwaarden van Gynzy, of als dezelfde gebruiker meerdere keren overduidelijke ongegronde meldingen of klachten indient bij Gynzy. De gebruiker krijgt voorafgaand aan een schorsing altijd eerst een waarschuwing. Een schorsing duurt maximaal twaalf maanden. De duur van de schorsing hangt onder meer af van de ernst van de onrechtmatige informatie. Onfatsoenlijk taalgebruik zorgt bijvoorbeeld voor een minder lange schorsing dan discriminerende of haatzaaiende uitlatingen. Ook de hoeveelheid onrechtmatige informatie die wordt geplaatst kan van invloed zijn op (de duur van) een eventuele schorsing.
De mogelijkheid van de gebruiker om meldingen en/of klachten in te dienen kan (tijdelijk) worden geschorst
Dit gebeurt bijvoorbeeld als een gebruiker meerdere keren overduidelijke ongegronde meldingen of klachten indient bij Gynzy. Gynzy kan – na een waarschuwing te hebben gegeven – de meldingen en klachten van deze gebruiker voor een periode van maximaal twaalf maanden niet in behandeling nemen. De termijn van deze schorsing hangt onder meer af van de ernst en intensiteit van het misbruik van de meld- en klachtmogelijkheden. Naarmate het aantal ongegronde meldingen of klachten hoger ligt, kan een schorsing eerder/langer worden ingesteld.
We informeren zowel de persoon die de informatie heeft geplaatst als de persoon die de melding maakt (voor zover wij over zijn/haar contactgegevens beschikken) over ons besluit om de informatie te laten staan of te verwijderen. Gynzy behoudt zich te allen tijde het recht voor om de informatie te verwijderen of de zichtbaarheid anderszins te beperken.
Een klacht indienen of een melding maken
Heb je een vermoeden dat bepaalde informatie dat via Gynzy is geplaatst onrechtmatig/in strijd met onze voorwaarden is, of ben je het niet eens met een besluit om een waardering of een reactie daarop te verwijderen, juist te laten staan, of een schorsingsbesluit vanwege misbruik? Dan kan je daarover een melding maken bij Gynzy of tot zes maanden na het besluit een klacht indienen. Als wij het met de klacht eens zijn, dan zullen we het besluit terugdraaien. Als wij het niet met je eens zijn, dan handhaven wij het besluit. Indien je een melding wilt maken van illegale inhoud of een klacht in wilt dienen, kan je het volgende stappenplan volgen:
In het geval van een klacht: geef in je e-mail gemotiveerd aan waarom je het niet eens bent met ons besluit. Vermeld hierbij zoveel mogelijk relevante informatie;
Nadat we je melding/klacht hebben ontvangen, zullen we deze beoordelen en indien nodig actie ondernemen. We zullen je via e-mail (als je jouw contactgegevens hebt verstrekt) op de hoogte brengen van het resultaat van onze beoordeling.
Transparantie en rapportage
We vinden het belangrijk om je goed op de hoogte te houden van de manier waarop we inhoudsmoderatie uitvoeren. Daarom publiceren we hier op onze website één keer per jaar een rapport over. Ook stellen we je altijd op de hoogte van belangrijke wijzigingen aan deze procedure.
Contact en vragen
Als je vragen hebt over de inhoud van deze procedure of inhoudsmoderatie of om een andere reden contact met ons wilt opnemen, kan je een e-mail sturen naar support@gynzy.com, of gebruik maken van het contactformulier op onze website. Contact is mogelijk in alle Europese talen.
’s-Hertogenbosch, November 2024