УТВЕРЖДЕНА
приказом директора РГАЛИ
от «29» августа 2022 г. № 45 п
ПОЛИТИКА
в отношении обработки персональных данных
и реализации требований к защите персональных данных
в федеральном казенном учреждении
«Российский государственный архив литературы и искусства»
1.1. Настоящий документ определяет политику федерального казенного учреждения «Российский государственный архив литературы и искусства» (РГАЛИ) (далее – Оператор) в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных (далее - Политика) в соответствии с требованиями ст.18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», иными федеральными законами и нормативно-правовыми актами, с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных. Оператор публикует настоящий документ в свободном доступе.
1.2. В настоящей Политике используются следующие основные понятия:
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2. Принципы обработки персональных данных
2.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
2.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
2.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
2.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
2.5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки и не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
2.6. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
2.7. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, подлежат уничтожению либо обезличиванию.
3. Правовые основания обработки персональных данных
Обработка персональных данных осуществляется на основе следующих федеральных законов и нормативно-правовых актов:
- Конституции Российской Федерации;
- Трудового кодекса Российской Федерации;
- Закона Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1;
- Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687;
- Постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказа Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Иных нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов уполномоченных органов государственной власти.
4. Цели обработки персональных данных
Персональные данные обрабатываются в целях осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей, в частности:
- выполнение требований законодательства в сфере труда;
- ведение бухгалтерского и налогового учёта;
- формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчётности;
- регулирование трудовых отношений с работниками (обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, представление к награждению, оформление допусков к сведениям, составляющих государственную тайну, проведение медицинских осмотров, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
- выполнение требований законодательства по определению порядка обработки и защиты персональных данных граждан, являющихся клиентами или контрагентами Оператора (далее - субъекты персональных данных);
- осуществления прав и законных интересов Оператора в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами;
- обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на территории Оператора;
- исполнение судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством РФ об исполнительном производстве;
- в иных законных целях.
5. Состав и субъекты персональных данных
5.1. Оператор проводит обработку персональных данных субъектов персональных данных в следующем объеме:
- работники Оператора (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, половая принадлежность, место рождения, сведения о месте регистрации и месте фактического проживания, номер домашнего и мобильного телефона, адрес электронной почты, семейное положение и состав семьи, социальное положение, имущественное положение, сведения о воинском учёте, образование, профессия, фотографии, сведения о награждении государственными и ведомственными наградами, иными наградами, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, сведения о документах, удостоверяющих личность; сведения об отсутствии судимости, сведения об отсутствии медицинских противопоказаний (при необходимости));
- физические лица, состоящие в гражданско-правовых и иных договорных отношениях с Оператором (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, сведения о месте регистрации, номер мобильного и домашнего телефона, адрес электронной почты, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, сведения о документах, удостоверяющих личность, банковские реквизиты);
- физические лица, получающие архивную информацию от Оператора (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, номер домашнего или мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о документах, удостоверяющих личность, сведения о месте регистрации);
- студенты профильных ВУЗов, проходящие практику у Оператора (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, номер мобильного телефона, сведения о документах, удостоверяющих личность);
- законные представители физических и юридических лиц (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, сведения о месте регистрации, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о документах, удостоверяющих личность);
- физические лица, обратившиеся к Оператору в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, сведения о месте регистрации, номер домашнего или мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о трудовой деятельности, сведения о заработной плате).
6. Обработка персональных данных
6.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором с использованием средств автоматизации, комбинированным способом, а также без использования таких средств (на бумажном носителе информации).
6.2. Оператор не предоставляет и не раскрывает сведения, содержащие персональные данные субъектов, третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в случаях, установленных федеральными законами.
Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
6.3. По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:
– в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;
– в органы федеральной службы безопасности;
– в органы прокуратуры;
– в органы полиции;
– в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения.
6.4. Сроки хранения носителей персональных данных определены Номенклатурой дел Оператора.
7. Конфиденциальность персональных данных
7.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией трудовых отношений и в связи с осуществлением уставной деятельности Оператора, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.
7.2. Работники Оператора и иные лица, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписали обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, а также предупреждены о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований действующего законодательства РФ в области обработки персональных данных.
8. Права субъектов персональных данных
8.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
– подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
– правовые основания и цели обработки персональных данных;
– цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
– наименование и место нахождения Оператора;
– обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
– порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
– иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.
Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Оператор, до начала их обработки обязан сообщить субъекту персональных данных своё наименование, адрес, цель обработки, перечень предполагаемых пользователей персональных данных; перечислить права субъекта персональных данных, указать источник получения персональных данных, а также предоставить полный список полученных персональных данных.
8.2. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
8.3. Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в вышестоящий орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций – Роскомнадзор) или в судебном порядке.
8.4. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
9. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке Оператором
9.1. Безопасность персональных данных, обрабатываемых Оператором, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых для обеспечения требований федерального законодательства в области защиты персональных данных.
9.2. Оператором применяются следующие организационно-технические меры для защиты персональных данных:
- назначение должностных лиц, ответственных за организацию обработки и защиты персональных данных;
- ограничение состава лиц, допущенных к обработке персональных данных;
- организация учета, хранения и обращения носителей, содержащих информацию с персональными данными;
- издание документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
- ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных;
- определение угроз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе моделей угроз;
- разработка на основе модели угроз системы защиты персональных данных;
- проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
- разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам обработки информации;
- регистрация и учет действий пользователей информационных систем персональных данных;
- использование антивирусных средств и средств восстановления системы защиты персональных данных;
- применение средств межсетевого экранирования, обнаружения вторжений, анализа защищенности и средств криптографической защиты информации;
- организация пропускного режима на территорию Оператора, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.
10. Порядок уничтожения персональных данных
После истечения срока нормативного хранения документов, которые содержат персональные субъекта персональных данных, документы подлежат уничтожению. Для этого Оператор создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отбирает дела с истекшими сроками хранения и по итогам отбора составляет акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. После чего документы измельчаются в шредере. Персональные данные субъектов персональных данных в электронном виде стираются с информационных носителей, либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.