Vedtægter for Oceania Cultural Association - godkendt på den konstituerende generalforsamling 21. maj 2022 med det forbehold, at der indkaldes til en generalforsamling inden for seks måneder for at revidere vedtægterne og udvide bestyrelsen.

Statutes for Oceania Cultural Association - approved at the founding members’ meeting on 21 May 2022 with the proviso that a General Assembly be convened within six months to review the statutes and expand the board.

§ 1 Navn og tilhørsforhold

§ 1.1 Foreningens navn: “Oceania Cultural Association”, herefter kaldet OCCA

§ 1.2 OCCAs hjemsted er Københavns og Frederiksberg Kommune

§ 1 Name and location

§ 1.1 The name of the Association: “Oceania Cultural Association, henceforth known as OCCA”.

§ 1.2 OCCA belongs in Copenhagen and Frederiksberg municipality.

§ 2 Formål

§ 2.1 OCCAs formål er at understøtte en varig forbindelse mellem Oceaniens 14 lande og Danmark.

§ 2.2 OCCA vil skabe den forbindelse ved at facilitere og understøtte begivenheder indenfor kunst, kultur, sport, fritid, samfund, forretning og foreningsliv.

§ 2.3 OCCA er en frivillig forening.

§ 2 Purpose

§ 2.1 The purpose of OCCA is to support a lasting connection between the 14 countries of Oceania and Denmark.

§ 2.2 OCCA will create this connection by facilitating and supporting events in the arts, culture, sport, leisure, community, business and community life.

§ 2.3 OCCA is a voluntary association.

§ 3 Medlemskab

§ 3.1 Enhver kan blive medlem, hvis vedkommende registrerer sin e-mail hos OCCA og betaler det gældende medlemsgebyr som fastsættes af bestyrelsen årligt.

§ 3.2 Medlemmer og ikke-medlemmer kan deltage i arrangementer.

§ 3.3 Kun medlemmer kan have en ledende rolle i OCCA, men ikke-medlemmer kan være med i undergrupper.

§ 3.4 OCCA bevarer retten til at opkræve et medlemsgebyr.

§ 3.5 OCCA forventer, at alle medlemmer opretholder og vedligeholder en civiliseret diskurs indbyrdes og i overensstemmelse med OCCAs regler.
Skulle et medlem overtræde OCCAs regler, eller hvis bestyrelsen modtager klager over medlemmet, vil bestyrelsen tage dette op med det pågældende medlem.
Ethvert medlem kan modtage op til to skriftlige klager, og hvis der udsendes en tredje, kan bestyrelsen vælge at ekskludere medlemmet med øjeblikkelig virkning.
Eventuelle medlemsgebyrer vil ikke blive refunderet, hvis medlemmet ekskluderes.

§ 3.6. Medlemmet kan klage over eksklusionen på en ordinær generalforsamling.

§ 3.7 Medlemskab skal bekræftes hvert år i januar måned. Bekræftelsesmetoder kan være betaling af medlemsbidrag eller registrering af kontaktoplysninger.

§ 3.8 OCCAs bestyrelse kan tilbyde kampagne-medlemskaber op til 2 gange årligt.

§ 3 Membership

§ 3.1 Any person can become a member if they register their email with OCCA and pay the membership fee which is determined annually by the Board.

§ 3.2 Members and non-members can take part in events.

§ 3.3 Only members can hold a lead role within OCCA but non-members can be part of sub-teams

§ 3.4 OCCA maintains the right to demand a membership fee.

§ 3.5 OCCA expects that all members will uphold and maintain a civil discourse among themselves and in accordance with the rules of OCCA.
Should a member violate OCCAs regulations, or if the Board receives complaints about the member, the Board will address this with the member in question. Any member may receive up to two written complaints and if issued with a third, the Board may choose to expel the member effective immediately.
Any membership fees will not be reimbursed if being excluded.

§ 3.6 The member may appeal the exclusion at an ordinary general assembly.

§ 3.7 Membership has to be confirmed annually in January. Confirmation methods may be payment of membership fees or registration of contact details.

§ 3.8  OCCA may offer promotional memberships up to twice annually.

§ 4. Generalforsamlingen

§ 4.1 Generalforsamlingen er OCCAs højeste myndighed.

§ 4.2 Bestyrelsen indkalder generalforsam- lingen med mindst 14 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes årligt inden udgangen af maj.

§ 4.3 Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent
2. Årsberetning samt godkendelse heraf
3. Fremlæggelse af eventuelt regnskab, budget og kontingent.
4. Behandling af indkomne forslag. Forslag skal være Bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
5. Valg til bestyrelse og én suppleant
6. Eventuelt valg af revisor og én revisorsuppleant
7. Eventuelt

§ 4.4 Alle beslutninger på en generalforsamling træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte aktive medlemmer.

§ 4.5 Såfremt beslutningen drejer sig om vedtægtsændringer og/eller en beslutning om foreningens opløsning, så henvises til § 8 og §12.

§ 4.6 Alle korrekt registrerede medlemmer er stemmeberettigede, inklusiv ved fuldmagt.

§ 4.7 Generalforsamlingen kan finde sted digitalt, hybrid eller fysisk.

§ 4.8 Afstemninger kan finde sted fysisk, hybridt eller via digital afstemning.

§ 4 General Assembly

§ 4.1 The general assembly is the highest authority of the Association.

§ 4.2. The Board will call a general assembly with at least 14 days notice. Ordinary General Assemblies will be held annually no later than the end of May.

§ 4.3 The agenda of the ordinary General Assembly must at least contain the following items:

1. Choice of chair and note taker;
2. Briefing of the annual review and approval hereof;
3. Presentation of budget, accounts and membership fees;
4. Discussion of any incoming suggestions. Suggestions must have been received by the Board no later than 1 week before the General Assembly;
5. Election of the Board and one supporting member;
6. Potential choice of accountant and one supporting accountant;
7. Any additional matter.

§ 4.4 All decisions made on a General Assembly are made by simple majority among the active members present.

§ 4.5 If the resolution concerns amendments to the statutes and/or a decision on the dissolution of the Association, please refer to § 8 and § 12.

§ 4.6 All properly registered members are entitled to vote, including by proxy.

§ 4.7 The General Assembly can take place digitally, in hybrid form or physically.

§ 4.8 Votes can take place physically, hybrid or via digital voting

§ 5. Foreningens bestyrelse

§ 5.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges på generalforsamlingen.

§ 5.2 Bestyrelsen består af mindst 2 medlemmer. Generalforsamlingen kan vælge at tilføje flere substitutter og flere bestyrelsesmedlemmer, hvis foreslået op til Generalforsamlingen.

§ 5.3 Foreningens bestyrelse er på valg hvert år.

§ 5.4 Bestyrelsen konstituerer sig selv med to medforpersoner (hvoraf én også kan være kasserer). De fastsætter selv deres forretningsorden.

§ 5.5 Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper, der består af folk, som måske ikke er medlem af bestyrelsen.

§ 5 Board of the Association

§ 5.1 The daily management of the Association is done by the Board, which is elected at the General Assembly.

§ 5.2 The Board consists of at least 2 members. The General Assembly may choose to add additional substitutes and additional Board members, if proposed in the lead up to the General Assembly.

§ 5.3 The Board is elected annually.

§ 5.4 The Board constitutes itself with two co-Chairs (one may act as a Treasurer) and together they set the agenda and/or order of the day.

§ 5.5 The Board can appoint work groups, consisting of people that may or may not be part of the Board.

§ 6. Tegningsret

§ 6.1 Foreningen tegnes af forpersonen og mindst ét medlem af bestyrelsen.

§ 6.2 Brug af foreningens midler skal godkendes af mindst to medlemmer af bestyrelsen. Dette gøres helst skriftligt.

§ 6.3 Foreningens konto må aldrig være i underskud.

§ 6.3.1 Det forstår hermed, at godkendelser til brug af midler, der fører til at kontoen er i underskud invalideres og må ikke fuldføres før der igen er nødvendig kapital på kontoen.

§ 6.4 Al brug af foreningens midler skal formidles til foreningen medlemmer for at sikre gennemsigtighed.

§ 6.5 Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.

§ 6. Financial management

§ 6.1 The Association is financially managed by one co-Chair and at least one member of the Board.

§ 6.2 Use of the Association’s funds must be approved by at least two members of the Board. The approval should preferably be in writing.

§ 6.3 The Association account balance must never hold a deficit.

§ 6.3.1 Approval of funds that lead to a deficit in the account are invalid and must not be completed until sufficient funds are available on the Association account.

§ 6.4 All use of Association funds will be communicated to the members of the Association to ensure transparency.

§ 6.5 The full Board must sign in case of buying, pawning or selling real estate.

§ 7. Kontingent

§ 7.1 Eventuelt kontingent fastsættes og godkendes af generalforsamlingen.

§ 7. Membership fees

§ 7.1 Any membership fees must be fixed and approved by the General Assembly.

§ 8. Vedtægtsændringer

§ 8.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af generalforsamlingens fremmødte aktive medlemmer.

§ 8.2 Vedtægtsændringer kan vedtages på ekstraordinære generalforsamlinger, der er indkaldt af en enig bestyrelse i henhold til indkaldelsesreglerne. Suppleanter er ikke nødvendigvis en del af bestyrelsen

§ 8. Changes to the Association statutes

§ 8.1 Changes to the statutes require a majority of 2/3 of the active members present at a General Assembly.

§ 8.2 Changes to the statutes may be approved at extraordinary General Assemblys which have been called by a unanimous Board in accordance with the rules. A substitute may be called by the Board to create a quorum.

§ 9. Ekstraordinær generalforsamling

§ 9.1 Indkaldelse sker, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis 1/3 af medlemmerne ønsker det.

§ 9. 2 Indkaldelse med dagsorden skal ske med mindst to ugers varsel og senest fire uger efter, at der er en Generalforsamlings ønske om det.

§ 9 Extraordinary General Assembly

§ 9.1 May be called if a majority of the Board wants it, or if 1/3 of all active members wants it.

§ 9.2 An extraordinary general assembly with a full agenda must be called with at least 2 weeks notice and no later than 4 weeks after the request has been made at a General Assembly.

§ 10. Regnskab og økonomi

§ 10.1 Regnskabsåret følger kalenderåret.

§ 10.2 Det reviderede regnskab med kommende års budget skal være fremsendt til medlemmerne senest 14 dage før den ordinære generalforsamling

§ 10.3 Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted.

§ 10.4 Bestyrelsen kan ikke indgå i aftaler der overskrider foreningens formue.

§ 10.5 Ved overførsler af beløb fra foreningens konto skal den pågældende sikre, at en sådan overførsel ikke fører til at foreningens konto kommer i underskud. Hvis andet ikke er dokumenteret, antages det at Kasseren overfører pengene og at det derfor er kasseren, der hæfter for et eventuelt underskud og eventuelle gebyrer forbundet med at være i underskud.

§ 10.6 Foreningen accepterer donationer på en gennemsigtig måde og i overensstemmelser med vores formålsbeskrivelse

§ 10 Budget and finances

§ 10.1 The financial year follows the calendar year.

§ 10.2 The financial accounting with next year’s budget must be sent to all members no later than 14 days before the ordinary General Assembly.

§ 10.3 Auditing will take place once annually after the conclusion of the financial year. Random accounting checks may occur.

§ 10.4 The Board cannot, on behalf of the Association, commit funds which exceed its fortune.

§ 10.5 When transferring amounts from the Association account, the person making the transfer must ensure that such transfers do not leave the account in deficit. Unless otherwise documented, it is assumed that the Treasurer has transferred the funds and as such, the treasurer must restore the account from the deficit and cover any fees incurred as a result of the deficit.

§ 10.6 The Association accepts donations in a transparent fashion and in accordance with our mission statement.

§11 Kommunikation

§11.1 Officiel kommunikation sker elektronisk og information vil blive delt digitalt.

§ 11 Communication

§ 11.1 Official communication will take place digitally and information will be shared digitally.

.

§ 12. Opløsning

§ 12.1 Opløsning af foreningen kræver et flertal på 2/3 af generalforsamlingen fremmødte medlemmer. Opløsningen skal herefter godkendes af et simpelt flertal af tilstedeværende medlemmer på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling

§12.2  Opløsning kan også blive anmodet om på en ekstraordinær generalforsamling såfremt det er så presserende at opløsningen ikke kan vente til at indkalde til en ordinær generalforsamling.

§12.3  Såfremt opløsning er blevet besluttet på et ekstraordinær generalforsamling af ⅔ af de fremmødte medlemmer, så indkalder Bestyrelsen til endnu en ekstraordinær generalforsamling senest 4 uger efterfølgende for at stemme om opløsningen. Opløsningen godkendes af et simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer på den påfølgende ekstraordinære generalforsamling.

§ 12.4 Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler overdrages til værdier sager hvis målsætninger er i overstemmelse med OCCA .

§ 12. Dissolution

§ 12.1 Dissolution of the Association requires a majority of 2/3 of the members present at the General Assembly. The dissolution must then be approved by a simple majority of members present at a subsequent Extraordinary General Meeting.

§12.2 Dissolution may also be requested at an Extraordinary General Meeting if it is so urgent that the dissolution cannot wait to convene an Ordinary General Meeting.

§12.3 If dissolution has been decided at an Extraordinary General Meeting by ⅔ of those members present, the Board shall convene a second Extraordinary General Meeting within 4 weeks thereafter to vote on the dissolution. The dissolution shall be approved by a simple majority of the members present at the subsequent Extraordinary General Meeting.

§ 12.4 Upon dissolution of the Association, the funds of the Association shall be transferred to worthy causes whose objectives are in accordance with the OCCA

§ 13  Samarbejde med andre organisationer

§ 13.1  OCCA ser sig selv som at gå i fodsporene af de foreninger, som har lavet lignende arbejde i Danmark. Vi nyder godt af deres erfaringer og sætter pris på deres netværk og støtte.

§ 13 Cooperation with other institutions

§ 13.1 OCCA sees itself as walking in the footsteps of those associations which have done similar work in Denmark in the past. We benefit from their experiences and value their network and support.