TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Lapin ylioppilasteatteriyhdistys ry

Osoite: Urheilukatu 1, 96100 Rovaniemi

Sähköposti: lyt@ulapland.fi

Yhteyshenkilö: Risto Ukkonen, sähköposti lyt@ulapland.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä jäsenlomakkeen perusteella.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Näitä henkilöitä ovat yhdistyksen hallituksen päätöksellä puheenjohtaja, sihteeri sekä taloudenhoitaja.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on oikeus tarkastella omia tietojaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Jäsenten henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisteristä vastaavalle henkilölle.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Viimeisin päivitys on tehty 1.3.2020.