Documentation de la plateforme de publication des MAPA

Pour les fournisseurs



La plateforme de publication des MAPA d’AJI Gestion pour l’Education est devenue un profil d’acheteur.


SOMMAIRE :

Accès à la plateforme

Liste des consultations (MAPA et demandes de devis)

Comptes et profils

Profils visiteurs

Visiteur identifié :

Compte anonyme :

Compte adhérent AJI :

Compte fournisseur gratuit :

Consultation des attributions

Liste des avis d’attributions (des demandes de devis et des MAPA avant le 1er octobre 2018)

Attributions des MAPA à partir du 1er octobre 2018

Consultation des récapitulatifs annuels

Répondre à un appel d’offres

Signer électroniquement une offre

Ajouter une alerte email

Désactiver une alerte email

Sélectionner un appel d’offres

Ne plus recevoir d’alerte pour un appel d’offres

Accès à la plateforme

La nouvelle plateforme de publication de l’AJI est accessible à l’adresse :

http://mapa.aji-france.com

Elle permet la publication de consultation : demandes de devis et appels d’offres de type MAPA des EPLE.

Liste des consultations (MAPA et demandes de devis)

Pour consulter les MAPA et les demandes de devis, il faut aller dans le menu “Liste des consultations”.

Vous y trouverez la liste de toutes les consultations en cours de publication.

Vous pourrez, en cliquant sur le bouton “Filtrer les appels d’offres”, accéder à un formulaire vous permettant de sélectionner :

et

ou

Si une publication vous intéresse, cliquez dessus pour l’afficher et obtenir toutes les informations saisies par son dépositaire ( description, pièces jointes, contact, etc…).

Pour consulter un appel d’offres, il vous faudra valider un profil de visiteur.

Comptes et profils

Profils visiteurs

Les consultations peuvent être amenées à évoluer au cours de leur publication (ajout d’informations, annulation etc). Afin que les internautes, qui ont vu ces consultations, puissent être informés de leurs modifications et qu’ils puissent en tenir compte dans leurs propositions, il est important pour l’AJI de connaître ces internautes.

Visiteur identifié :

Vous pouvez renseigner votre adresse email (et facultativement votre nom), adresse vers laquelle seront envoyées les alertes concernant les évolutions de l’appel d’offres. Cette adresse devra être validée par la réception d’un email dans lequel il y aura un lien. Cette opération est obligatoire afin d’éviter à la plateforme de l’AJI d’envoyer des emails sur des adresses incorrectes.

Les comptes visiteurs sont limités à la consultation de 20 appels d’offres par jour.

Compte anonyme :

Vous pouvez aussi continuer la visite de manière anonyme ce qui vous permet de ne fournir aucune information personnelle. Ce profil ne permettra pas à l’AJI de vous tenir informé de l’évolution d’une consultation et vous prendrez donc le risque de ne pas y répondre de manière correcte.

Les comptes anonymes sont limités à la consultation de 10 marchés par jour.

Compte adhérent AJI :

Si vous avez un compte sur le site de l’AJI (compte fournisseur ou EPLE) dans ce cas vous pourrez vous connecter sur la plateforme avec votre identifiant et votre mot de passe.

Compte fournisseur gratuit :

Vous pouvez créer un compte fournisseur gratuit sur la plateforme afin de voir les consultations, poser vos questions et déposer vos offres. Vous pourrez vous connecter sur la plateforme avec votre email et votre mot de passe.

Consultation des attributions

Liste des avis d’attributions (des demandes de devis et des MAPA avant le 1er octobre 2018)

La liste des avis d’attributions recense les attributions des MAPA avant le 1er octobre 2018 et  des demandes de devis.

Pour consulter les avis d'attributions, il faut aller dans le menu “Liste des avis d’attributions”.

Vous y trouverez la liste de tous les avis d’attributions en cours de publication.

Vous pourrez, en cliquant sur le bouton “Filtrer les avis d’attributions”, accéder à un formulaire vous permettant de sélectionner :

et

ou

Si un avis vous intéresse, cliquez dessus pour l’afficher et obtenir toutes les informations publiées par son dépositaire, telles que la liste des fournisseurs retenus et le montant des marchés.

Une fois l’avis d’attribution affiché vous pourrez, avec l’onglet “Détail de l’appel d’offres”, retrouver toutes les informations de l’appel d’offres associé à cet avis d’attribution.

Attributions des MAPA à partir du 1er octobre 2018

Pour connaître l’attribution d’une consultation de type MAPA publiée à partir du 1er octobre 2018, recherchez la consultation dans “liste des consultations” en renseignant son numéro dans “Filtrer” => “Référence”.

Vous pouvez aussi retrouver les consultations pour lesquelles vous avez déposé une offre dans “Mes offres”

Une fois votre consultation (ou votre offre) affichée, allez dans le menu “Salle des marchés” => “Attribution et données essentielles”.

Vous trouverez pour le marché ou pour chaque lot : le titulaire retenu, le montant HT, la durée et les éventuels avenants.

Vous pouvez retrouver toutes ces informations dans l’openData de la plateforme de publication de l’AJI dans le menu “OpenData”.

Consultation des récapitulatifs annuels

Cette rubrique va disparaître en 2019 car elle est remplacée par l’OpenData.

Pour consulter les récapitulatifs annuels, il faut aller dans le menu “Liste des récapitulatifs annuels”.

Vous y trouverez la liste de tous les récapitulatifs, de l’exercice précédent, en cours de publication.

Vous pourrez, en cliquant sur le bouton “Filtrer les publications”, accéder à un formulaire vous permettant de sélectionner :

et

Les mots clefs seront utilisés pour faire des recherches sur le nom, l’adresse, le code postal et la ville des établissements dépositaires des récapitulatifs.

Partie réservée aux fournisseurs avec un compte (gratuit ou adhérent)

Répondre à un appel d’offres

Pour répondre à un appel d’offres plusieurs solutions sont possibles. Peut- être que des EPLE ont précisé dans leurs marchés une méthode à respecter ( envoi par courrier, envoi par email, par fax … ) Mais vous pouvez aussi déposer votre ou vos proposition(s) directement sur la plateforme de publication de l’AJI.

A partir du premier octobre seules les réponses dématérialisées (donc via un dépôt sur la plateforme) seront autorisées.

Pour ce faire, allez sur le marché qui vous intéresse depuis la liste des consultations ou depuis votre sélection ( voir ci-dessous ).

Une fois la consultation affichée, allez dans le menu “Salle des marchés” => “Vos offres (attention! ici on ne parle pas du menu “Mes offres” situé plus bas dans “Menu” ) et  cliquez sur “Ajouter une offre”. Vous retrouverez aussi ce bouton en bas du détail de la consultation.

Vous pourrez saisir dans le formulaire :

Lors de la validation de votre offre vous recevrez par email un récapitulatif de l’offre au format PDF. Ce document sera horodaté par un tiers de confiance (Universign) afin de garantir l’heure de dépôt et il contiendra l'empreinte sha1 de chaque fichier constituant votre offre afin d’en garantir l’intégrité.

Si vous le désirez, vous pouvez déposer une nouvelle offre pour une même consultation. Cela aura pour effet de rendre obsolète la précédente qui ne sera, alors, plus consultable.

Vous pouvez retrouver toutes les offres que vous avez déposées dans le menu “Mes offres”.

Les offres ne seront consultables par l’acheteur qu'à l’échéance de la consultation.

En cas d’annulation de la consultation avant l’échéance, les offres déposées ne seront pas consultables par l’acheteur.

Signer électroniquement une offre

A l’heure d’aujourd’hui la signature électronique pour les MAPA n’est pas obligatoire mais vous pouvez cependant l’utiliser si vous le désirez. La signature se fera sur votre ordinateur et vous pourrez ensuite déposer vos fichiers et leurs signatures sur la plateforme. Vous devez disposer d’une clef de signature RGS**. Nous vous proposons d’utiliser une solution simple et gratuite XolidoSign dont vous trouverez une documentation ici :

https://mapa.aji-france.com/bundles/app/documentation_signature_v2.0.1.pdf

Pour rappel, lors du dépôt d’une offre sur la plateforme de l’AJI, un PDF, contenant le descriptif de l’offre et la liste des fichiers déposés avec leur empreintes sha1, est généré et horodaté par un tiers de confiance (Universign). Cela permet d’assurer l’heure de dépôt et l’intégrité de l’offre.

Si la signature devenait obligatoire, l’AJI ferait le nécessaire pour intégrer une signature en ligne.

Partie réservée aux fournisseurs abonnés

Les opérations ci-dessous nécessitent que vous soyez adhérent de l’AJI et identifié sur le site.

Ajouter une alerte email

En tant que fournisseur abonné aux services de l’AJI vous pouvez configurer des alertes email qui vous permettent de recevoir par email tous les appels d’offres qui répondent à vos critères de recherche.

Pour ajouter une alerte email, 2 solutions s’offrent à vous :

  1. Création d’un filtre en passant par la liste des appels d’offres :

Depuis la listes des appels d’offres vous pouvez afficher le filtre avec le bouton “Filtrer les appels d’offres”. Là, vous pouvez ajouter des critères de sélection jusqu’à obtenir le filtre qui vous retourne les offres les plus pertinentes. A ce moment là vous pourrez cliquer sur le bouton vert représentant une disquette et dont le survol affiche “Enregistrer ce filtre”.

Un formulaire vous proposera :

  1. Création depuis la liste des filtres :

Allez dans le menu “Mes filtres” et cliquez sur le bouton “Ajouter un filtre”.

 

Désactiver une alerte email

Pour désactiver une alerte email sur un filtre, allez dans le menu “Mes filtres” et cliquez sur le crayon du filtre qui vous intéresse. Vous pourrez décocher la case “Activer l'alerte email“ et enregistrer le formulaire afin de ne plus recevoir d’email d’offres sélectionnées par ce filtre.        

Sur la liste des filtres, une cloche permet de connaître l’état de l’alerte email pour chacun de vos filtres : Une croix rouge sur la cloche signifie que l’alerte est désactivée.

Sélectionner un appel d’offres

Au fur et à mesure de vos consultations des appels d’offres, vous pouvez sélectionner certains d’entre eux pour les retrouver plus facilement et ainsi simplifier leur suivi.

Pour ce faire cliquez sur l’étoile située dans l’onglet de l’appel d’offres que vous consultez.

Vous pouvez retrouver la liste des offres que vous avez sélectionnées dans le menu “Ma sélection”.

Au fur et à mesure que ces appels d’offres ne seront plus d’actualité il faudra les désélectionner.

Ne plus recevoir d’alerte pour un appel d’offres

Par défaut nous vous tiendrons informés de l’évolution (ajout d’avenant ou annulation) de tous les appels d’offres que vous avez consultés ou pour lesquels vous avez reçu une information (alerte email par exemple). Si parmi ces appels d’offres certains ne vous intéressent pas ou plus, vous pouvez désactiver leur suivi. Pour ce faire cliquez sur le lien “Ne plus recevoir d'alerte pour ce marché.” présent dans l’alerte email que vous avez reçue.

Vous pourrez retrouver la liste de vos désinscriptions dans le menu “Mes désinscriptions”.

En cas d’annulation par erreur du suivi d’un appel d’offres vous pourrez supprimer la désactivation depuis cette liste.

Nous restons à votre disposition pour répondre à toutes les questions auxquelles n’aurait pas répondu cette documentation.

Version Fournisseur 2.0.1 du 03/12/2020

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