Manual del Módulo Contratos
V7
Índice General
3.0.- Accionar sobre un Contrato existente
1.0.- Introducción
En este módulo podremos cargar, buscar y revisar las condiciones de un servicio que tengamos con un cliente o un proveedor tenga con nosotros. Podremos activar un contrato por servicio de mantenimiento, por ejemplo.
2.0.- Crear Nuevo Contrato
Para dar de alta un nuevo contrato, nos dirigimos a la opción “Nuevo” en la barra lateral de módulos.
Vemos que el menú de carga se divide en 5 pestañas: Principal, General, Notificación, Info e Info 2. Siendo estos últimos dos las pestañas habituales donde podemos llenar campos de información en caso de ser necesario, lo importante será desarrollar en profundidad lo referido a las primeras tres pestañas.
2.1.- Pestaña “Principal”
El N.° de Contrato se cargará automáticamente, ya que el programa contabilizará los contratos previamente creados.
En Orden de Compra vamos a ingresar el N.° de la orden de compra del contrato.
Abajo encontramos las opciones Consulta, la cual seleccionamos si el contrato que estamos cargando está referido a un servicio que nosotros le proveemos a un cliente, y Reclamo, la cual usaremos en caso de que se trate de un servicio que nosotros contratamos a un tercero.
A continuación seleccionamos la Empresa y la Razón Social correspondiente, ya sea del cliente que contrata nuestro servicio (en caso de ser un contrato de Consulta) o de quien nos provee el servicio que contratamos (en caso de ser un contrato de Reclamo).
El siguiente paso será indicar el código del contrato. Aquí podremos seleccionar un código ya existente (por ejemplo, al renovar un contrato anterior) o cargar un nuevo código como se muestra en la siguiente imagen.
A continuación indicamos el responsable del contrato. El usuario que se mostrará cargado por default es el usuario con el que estemos conectados en TACTICA CRM & ERP al momento de cargar el contrato, pero podremos modificarlo tranquilamente.
Por último, podremos indicar si deseamos que se realice alguna de las actividades propuestas por las tildes indicadas a continuación.
En la parte inferior de la ventana vemos dos pestañas más: Contactos y Productos.
2.1.1.- Pestaña “Contactos”
Aquí vamos a seleccionar los contactos a los que deseemos asignarles el contrato, que serán quienes estén en condiciones de solicitar y recibir el servicio o proveerlo en caso de que el contrato sea para con nosotros. Podemos optar por ir agregando de a contactos específicos o bien agregar directamente todos los contactos de la empresa registrados en nuestra base.
2.1.2.- Pestaña “Productos”
Aquí lo que haremos será cargar al contrato los productos involucrados en el mismo, que serán los cubiertos por el servicio ofrecido en el contrato.
Como vemos, podremos optar por agregar un producto en general (si presionamos Agregar), un producto serializado (si presionamos Agregar Producto Serializado) y por agregar una agrupación de productos (si presionamos Agregar Agrupación).
2.2.- Pestaña “General”
En esta pestaña vamos a indicar los detalles generales del contrato, como vemos en la ventana que se muestra a continuación.
En primer lugar, indicaremos el Tipo de Contrato y el Escenario del mismo.
A continuación, indicamos Fecha de Inicio y Fecha de Finalización/Garantía.
El siguiente paso será indicar el Calendario correspondiente al contrato, donde determinaremos los días y horarios de cobertura del mismo.
En la ventana que se muestra a continuación podremos seleccionar el calendario deseado si ya lo tenemos cargado en la lista de calendarios, así como también podremos cargar y personalizar uno nuevo desde cero y modificar alguno de los ya existentes.
Una vez que tengamos determinados correctamente los parámetros del calendario deseado, presionamos “Seleccionar”.
La siguiente acción será determinar la Cantidad de Incidentes establecidos en el contrato, teniendo también la posibilidad de determinar que no haya límite si tildamos la casilla Sin Límite. La opción de cantidad de incidentes será útil para, por ejemplo, limitar la cantidad de veces que recibiremos o haremos consultas por el producto o servicio involucrado en el contrato.
Si establecemos un límite, el sistema dará el contrato por finalizado automáticamente una vez que se detecte que se haya llegado a la cantidad máxima de incidentes.
En Periodicidad vamos a indicar si la cantidad de incidentes en un período de tiempo se determinará por mes, por quincena, por semana o también si no hay ninguna periodicidad establecida.
En Contrato por nivel vamos a determinar la cantidad de tiempo máxima que tendremos para resolver una consulta/incidente, o la cantidad de tiempo en la que nos lo tendrán que resolver en caso de que nosotros seamos los contratantes del servicio.
En Nota de Nivel vamos a agregar las notas referidas al contrato que consideremos pertinentes, usando el corrector ortográfico que se ubica a la derecha. También podemos optar por dejar el espacio vacío.
En Horario Ingreso determinaremos el horario en el que deberá ingresar a brindar el servicio el personal de soporte, mantenimiento o quien corresponda al momento de hacer visitas preventivas.
2.3.- Pestaña “Notificación”
Esta pestaña nos será muy útil si decidimos notificar acerca del contrato y sus detalles a nuestro cliente (en un contrato tipo Consulta) o a nuestro proveedor del servicio (en caso de un contrato tipo Reclamo).
Para activar la opción que nos ofrece esta pestaña, tildamos el campo Notificar a Contacto.
En primer lugar, se nos pedirá que designemos el Reporte indicado que le estará llegando al o los contactos que hayamos involucrado en el contrato.
A continuación vamos a seleccionar el Formato en el que se enviará el reporte. Vemos que el formato que viene por defecto es el PDF, el cual podemos dejar seleccionado o bien cambiarlo por algunas de las otras opciones disponibles.
En Plantilla podremos utilizar alguna de las plantillas de texto predeterminadas para el envío del reporte.
En Fecha de Envío le indicamos a TACTICA CRM & ERP cuándo deberá enviarse el reporte.
En este punto, solamente restaría agregar información en los campos de Info e Info2 en caso de ser necesario.
Una vez que hayamos configurado correctamente todos los datos correspondientes en cada pestaña, podremos dar clic en Aceptar. Si dejamos tildada la opción Ver Reporte veremos automáticamente el reporte que se les enviará a los contactos.
3.0.- Accionar sobre un Contrato existente
Una vez que tengamos nuestro contrato creado, lo encontraremos cargado en TACTICA CRM & ERP junto al resto de los contratos existentes.
Nota: los resultados arrojados dependerán de los filtros que apliquemos en la búsqueda del contrato.
Si le damos clic derecho, vemos que accederemos a múltiples acciones que podremos ejercer sobre el contrato.
Tenemos herramientas ya presentes en otros módulos del programa como Modificar, Copiar (para realizar un nuevo contrato de cero pero copiando fielmente los datos de un contrato ya existente) o Anular, para dejar el contrato sin efecto.
3.1.- Generar Presupuestos
Presionamos la opción correspondiente.
Se abrirá la ventana correspondiente para preparar todo lo relacionado con el presupuesto.
En primer lugar, en la pestaña General definiremos los detalles referidos a la plantilla de presupuesto que estaremos utilizando: indicamos un responsable, la moneda, el escenario, el nombre asignado, el tipo y fecha de cierre. Además, podremos indicar validez y probabilidad.
Podremos también editar los campos de Info (Editar INFO) y los datos comerciales del contrato, como condición y forma de pago, lugar, horario y plazo de entrega, etc. (Editar Comercial).
En la pestaña Descripción podremos agregar una descripción al contrato, mientras que en Productos vemos los productos afectados en el mismo.
En el sector derecho de la pantalla podremos hacer uso de las distintas acciones que podremos ejercer sobre el presupuesto.
Para enviar el presupuesto, presionamos “Ejecutar”.
3.2.- Generar Pedidos
Presionamos la opción correspondiente.
Se abrirá la ventana correspondiente para preparar todo lo relacionado con el pedido.
Vemos que esta ventana es la que estamos habituados a ver al generar siempre un pedido desde TACTICA CRM & ERP, por lo que cargamos el pedido con los datos necesarios y presionamos “Aceptar”.
3.3.- Generar Remitos
Presionamos la opción correspondiente.
Se abrirá la ventana correspondiente para preparar todo lo relacionado con el remito.
Vemos que esta ventana es la que estamos habituados a ver al generar siempre un remito desde TACTICA CRM & ERP, por lo que cargamos él remito con los datos necesarios y presionamos “Aceptar”.
3.4.- Generar Facturación
Presionamos la opción correspondiente.
Accedemos a la ventana donde podremos ver los detalles de la plantilla de facturación a utilizar para realizar las facturas del contrato.
En este caso, la personalización de la plantilla de facturación se hará igual que en el caso de la plantilla de presupuestos (punto 3.1), ingresando en este caso los datos pertinentes a las facturas en la pestaña General (fecha de emisión, de vencimiento, de segundo vencimiento, recargo, responsable, escenario, etc.), la Descripción y los Productos involucrados en las mismas.
En el sector derecho de la ventana seleccionamos los talonarios correspondientes para hacer las facturas y podremos habilitar o deshabilitar las opciones propuestas por el programa (autorizar facturas electrónicas, verificar facturas de un período de tiempo, etc.).
Una vez que hayamos asignado todos los detalles relacionados con las facturas, presionamos “Ejecutar” y se habrán generado las facturas correspondientes.
3.5.- Nueva Consulta/Reclamo
Presionamos la opción correspondiente.
Se abrirá la ventana que acostumbramos a ver para generar una nueva consulta con los datos cargados correspondientes al contrato.
Presionaremos “Aceptar” una vez que hayamos configurado todos los detalles necesarios para la generación de la consulta o reclamo.
4.0.- Contratos por Estado
Encontramos la opción correspondiente en la barra lateral de módulos.
Se abrirá una ventana donde veremos el análisis completo por estado de los contratos cargados en el sistema al presionar el botón “Analizar”.
5.0.- Análisis
Encontramos la opción para acceder a esta herramienta en la barra lateral de módulos.
Emergerá una ventana, desde la cual en primer lugar podremos definir, en primer lugar, si haremos un análisis sobre alertas o contratos sin seguimiento.
5.1.- Alertas
Seleccionamos la pestaña correspondiente.
A continuación indicaremos sobre qué usuarios, productos o familia de productos realizar el análisis. Si no determinamos una opción en específico, se analizarán todas las opciones disponibles.
Los resultados del análisis serán los contratos Sin Escenario, A vencer este mes y A vencer próximo mes:
5.2.- Sin Seguimiento
Seleccionamos la pestaña correspondiente.
Accedemos a la pantalla correspondiente a esta herramienta, donde vemos que tendremos que personalizar los datos necesarios para la realización del análisis. Indicaremos usuarios, escenario, producto, familia, actividad, historial por días y pendientes.
Si dejamos los campos en blanco o sin alterar, respetando lo que viene por defecto, se realizará la búsqueda general.
Al concluir la búsqueda, los datos se verán desplegados de la siguiente manera:
14/10/2022
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