Descripción

Página web

Bienvenido al nuevo Gestión en masa, 5.0 beta. desarrollado por Dimensión Gráfica Google Cloud Builder Partner.

Gestión en masa es un componente para “hojas de cálculo de google”.

Sus funciones principales son las de facilitar el alta, la modificación, la adhesión a grupos y la eliminación de usuarios de forma masiva, rápida y fácil. También facilita la creación de carpetas asociadas a usuarios, y compartirlas con quien queramos.

El componente fue desarrollado con la intención de mejorar y facilitar a los TIC de los colegios la creación rápida de usuarios, la modificación para los nuevos cursos, la actualización de seguridad y cambio de contraseñas etc.., ahorrando cantidades importantes de tiempo en este tipo de gestiones.

Recientemente se han añadido compatibilidades e importadores con el sistema de GESTIB, y se está estudiando la posibilidad de ampliar los importadores a otros sistemas.

El sub-componente de creación de carpetas fue desarrollado para facilitar la comunicación de documentos entre profesorado y padres, a través de google drive como aplicación nativa en android, creando cuentas en la escuela para las familias.

Entendemos que la herramienta puede ser útil igualmente para empresas de otra índole que tengan necesidades de creación masiva de usuarios y eliminación o modificación, por tanto, lo que empezó siendo una herramienta interna se ha convertido en un componente que sale al mercado público de Gsuite.

Teniendo en cuenta las limitaciones de cuotas establecidas por Gsuite y sus tipos de cuentas.

Requisitos

Tener una cuenta de G-suite for education, o de G-suite business mínimo con la configuración de Referencia API activada y servicios adicionales

Ser administrador del sistema de consola de Gsuite, o tener privilegios para la modificación de usuarios, Unidades organizativas y grupos.

El acceso a otros servicios sin control individual tiene que estar activado para la Unidad Organizativa del Usuario que opere o use el addon.

Versiones 

Por cuestiones de mantenimiento y facilidad para el producto final se ha eliminado la versión gratuita anteriormente 4.9 Beta, en cambio se ha concedido el acceso a la versión premium durante 7 días de forma gratuita para poder probarla.

Gestión en masa 5.0.

Esta versión mejora una serie de aspectos relacionados con la usabilidad y el rendimiento del add-on, así mismo incorpora dos herramientas básicas de gestión, el manejo de usuarios y el manejo del Drive, no tiene limitación de usuarios, por  que se regula por las limitaciones de las API de Google que son las siguientes : Google Quotas

Para reportar un nuevo bug, por favor use el formulario de la página web.

“Errores” conocidos

Versiones 5.0.

La introducción de una secuencia de números simple en el password hace que este no sea efectivo, la cuenta se crea pero no se puede entrar con el password proporcionado, ejemplo 12345678. esto deriva de Gsuite, no de la app.

*Se está trabajando en una solución para que esto no ocurra

La organización tiene que tener al menos, una organización y un dominio en caso contrario, el componente no funcionará correctamente, hasta que estos estén creados desde la administración de google.

*Se está trabajando en una solución para que esto no ocurra

Al arrancar el addon si la cuenta de Gsuite, no tiene activadas las APIs en la consola, la app no funciona, además la cuenta tiene que ser administradora y tener permisos para el manejo de usuarios, grupos, y drive.

*Es un requisito necesario para el manejo de la app.

Al cargar el ADDOn por primera vez dependiendo de la conexión no cargan todas las opciones del formulario.

*Volver a cargar la herramienta

Los dominios .CAT o .EU no son reconocidos por las hojas de cálculo de google como dominios para un e-mail. La hoja de cálculo nos alertará de que no es un dominio válido, pero creará las cuentas sin problemas.

*dominios.cat y .eu

Hoja de Ruta y desarrollo del add-on.

Revisión

Aquí están las cosas en las que estamos trabajando actualmente (más o menos, pero no necesariamente en este orden):

Mejoras globales:

• Tratando con sistemas de importación de usuarios externos para añadir más posibilidades.

Optimizaciones:

• Hacer la carga de grupos más eficiente.
• Se va a cambiar el medio de facturación y pagos para adaptarse a la normativa de SCA de la Comunidad económica europea.

Guia de Usuario

5.0

Instalación del componente

Abre google Spreedsheets, “hojas de cálculo” seleccione el menú complementos, haz click en “obtener complementos”, en la ventana emergente de la tienda de google en el buscador, localizado arriba a la derecha, introduce el nombre Gestión en masa, añade el complemento.

Primeros pasos

Una vez instalado el componente, en el menú de componentes te aparecerá Gestión en masa, dentro hay tres sub-menus, Gestión, Leyenda, ayuda.

En el menú de ayuda encontrarás la comunidad o web donde reportar errores y pedir ayuda, este documento de ayuda, y el link a la tienda de spreeadsheet addons, donde descargar o compartir este addon.

El componente cuenta con cuatro hojas de cálculo: que se explican en la sección correspondiente link y que se crean al iniciar la herramienta desde el menú de la barra lateral, es donde manejaremos los datos hasta su envío al Gsuite.

No necesitas saber nada de código para manejar esta multi-herramienta.

Limitaciones de Google cuotas y Apps Script

*Links relacionados con las Coutas de Gsuite https://developers.google.com/apps-script/guides/services/quotas

https://cloud.google.com/bigquery/quotas?hl=es

https://developers.google.com/admin-sdk/directory/v1/limits

Barra Lateral:

• Inicio

• Crear Hojas: Crea las hojas de cálculo necesarias para trabajar. si ya están creadas, activa los botones del menú lateral y el menú correspondiente.

• Suscripción: desde donde realizar el pago con tarjeta, para la suscripción anual, que no es recurrente.

• Administración de Usuarios

• Acciones Generales

• Descargar Gsuite: Descarga en las hojas de cálculo los usuarios existentes, en Gsuite
• Limpiar Todo: Limpia las hojas de cálculo para permitirnos añadir usuarios sin interferir con los ya creados en Gsuite

• Limpiadores por columnas

• Botones varios para limpiar las columnas más importantes.

• Importadores

• Botones de acceso a ventanas emergentes donde cargar XML o CSV según formatos varios de diferentes fuentes.

• Opciones de e-mail

• Facilita la creación de los email según unas normas determinadas por este pequeño formulario.
• El sistema anula acentos, substituye espacios por barras bajas, y elimina símbolos que no se pueden usar en combinaciones para la creación de direcciones de e-mail. y crea estas direcciones automáticamente sumando el nombre y el apellido, de esta forma aunque hay más opciones:

• Nombre Apellido  = nombreapellido@dominio.com
• Lüpe Ferñandez = lupefernandez@dominio.com
• lucía de las mercedes = luciadelasmercedes@dominio.com

• Opciones Generales

• Password único: Nos permite introducir un password en masa a todos los usuarios que no tengan ningún password en la casilla correspondiente. Secuencia de letras y, o números mínimo 8,con números intercalados, ejemplo poiu09887 Requerido para nuevas cuentas, si no se quiere cambiar el password en futuras ediciones de la cuenta, dejar el valor por defecto undefined.
• Dominios: Elegimos el dominio con el que se generarán los mails automáticos.

• Organización: Selecciona la organización pertinente para introducir a los usuarios creados, la casilla en la hoja de cálculo  debe estar vacía para que funcione.
• Reset password: Opciones:

•  Verdadero  : Obliga al usuario a cambiar su contraseña al loguearse      
•  Falso: permite al usuario mantener la contraseña inicial.

*Sirve de chivato para saber que cuentas se han activado.

• Grupos: Selecciona un grupo disponible de tu Gsuite para incorporar al usuario, solo se puede seleccionar un grupo por ejecución, si el usuario ya pertenece al grupo, y el rol seleccionado en Rol es distinto al original, este rol cambiará.
• Rol: Selecciona el rol en el grupo seleccionado en la casilla “Añadir a grupos”. Opciones:

• Member: miembro del grupo
• Manager: Administrador del grupo
• Owner: Dueño del grupo
• Eliminar: Esta opción eliminará al miembro del grupo

• Aplicar Opciones

• Coloca en el borrador, los emails, passwords coloca en las unidades organizativas grupos etc

• Añadir, Eliminar, o modificar

•  Dispones del botón que ejecuta la hoja de cálculo sobre tus usuarios de Gsuite.

• Gestión de carpetas.

• Acciones generales

• Limpiar: quita los valores de la hoja de cálculo.
• Seleccionar carpeta raíz: Abre el drive para seleccionar la carpeta destino.

• Ejecutar acciones

• Botón de creación de las carpetas: Ejecuta y crea las carpetas con las opciones que haya en la hoja de cálculo.

• Suscripción.

• Aquí encontrarás toda la información referente a tu estado de subscripción, días restantes etc..
• Página de ayuda y soporte FAQ, y enlaces útiles.

Descripción de las hojas de cálculo del componente.

• Cuenta de usuario

• 9 características que se pueden modificar en los usuarios:

• Nombre: Una secuencia de letras o números, Requerido para nuevas cuentas.
• Apellido: Una secuencia de letras o números, Requerido para nuevas cuentas.
• e-mail: email@tudominio.com,Requerido para nuevas cuentas.
• password: Secuencia de letras mínimo 8,con números intercalados, ejemplo poiu09887 Requerido para nuevas cuentas, si no se quiere cambiar el password en futuras ediciones de la cuenta, dejar el valor por defecto undefined.
• Cambiar unidad organizativa: seleccionar una de la lista de validación proporcionada, si se quiere una distinta, añadirla mediante el administrador de google y actualizar la lista para que aparezca.
• Hacer reset del password al primer inicio: Activarlo para nuevas cuentas por seguridad, aunque no es necesario.
• Añadir a grupos:Seleccionar un grupo de la lista de validación, si se quiere uno distinto, añadirla mediante el administrador de google y actualizar la lista para que aparezca. se puede dejar el valor (.) para que no ocurra nada, dentro de la lista de validación.
• Rol: Cambiar el rol en el grupo seleccionado.mediante la validación, con alguna de las siguientes opciones:

• (.) esta opción hará que no ocurra nada, el grupo ha de estar vacío también.
• Member: miembro del grupo
• Manager: Administrador del grupo
• Owner: Dueño del grupo
• Eliminar: Esta opción eliminará al miembro del grupo

• Curso: Datos relativos a una importación, se pueden modificar
• Sección: Datos relativos a una importación se pueden modificar
• ID externa: Se recomienda no modificar esta ID, suele venir dada por un sistema de importación y nos permitirá modificar al usuario en futuras importaciones, automáticamente.
• Alias: podemos visualizar los alias de la cuenta pero no modificarlos.

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• 2 informativas: Se ruega no modificar el contenido de estas casillas, puesto que el sistema las usa para la verificación de los códigos, su uso indebido dará lugar a errores inesperados.

• Grupos a los que pertenece el usuario: Informa de los grupos a los que ese usuario pertenece.
• ID de google del usuario.: La ID del usuario, que tiene google, esta no será modificable mediante este componente en ningún caso.

• 3 casillas de verificación: Son las casillas más importantes de todas. Antes de ejecutar nuestros cambios en los usuarios o de crearlos nuevos nos permiten decidir que acción vamos ha realizar:

• Crear o modificar: Creará o modificará la cuenta de usuario con las opciones que hayamos puesto
• Eliminar: Eliminará la cuenta, mucho cuidado por que se pueden eliminar cuentas administradoras del dominio.
• Suspender: Nos permite cambiar el estado de un usuario suspendido o aprobado.

• Generador de carpetas

• Nombre: Nombre de la carpeta

• Descripción:

• Carpeta destino: Donde se crearán las carpetas, puedes elegir una carpeta principal de tu disco, o escribir el nombre de la carpeta que quieras, siempre que la hayas creado con antelación y que tenga un nombre “Único”.

• Raíz: Selecciona esta opción si quieres que las carpetas se creen en la raíz principal de tu disco.

• E-mail compartido: separado de comas puedes añadir los mails que quieras con quien se compartirá la carpeta.

• Grupos.

• Esta hoja es informativa, y estará por defecto oculta, es necesaria para el manejo de los grupos de las cuentas de usuario. “NO BORRAR”

• Importador.

• Esta hoja se usa para trasvase de datos la información que en ella aparece carece de estructura y se utiliza para reordenar los datos en cuentas de usuario.

• IDs.

• Esta hoja se usa para trasvase de datos la información que en ella aparece carece de estructura y se utiliza para certificar las ejecuciones mediante formatos condicionales en las columnas de Usuarios.

Casos prácticos

Video tutorial General 4.9, estamos trabajando en una nueva versión del tutorial

Crear Usuarios Nuevos

1. Después de cargar las hojas de cálculo y activar los botones del menú lateral, haz click en el botón “Limpiar” en la sección Usuarios, en caso de que hayas bajado datos de usuarios, o que hayas hecho alguna prueba. Esto dejará las Hojas limpias para poder trabajar.

2. Para crear usuarios en masa, se necesita incorporar un nombre y un apellido, el resto de opciones se incorporan mediante el menú lateral, haz la selección de las opciones que te interesen y dale al botón aplicar opciones.

3. El sistema anula acentos, espacios, y símbolos que no se pueden usar en combinaciones para la creación de direcciones de e-mail. y crea estas direcciones automáticamente sumando el nombre y el apellido o las opciones que elijamos en Opciones de email., de esta forma :

4. Ejemplos:

1. Nombre Apellido  = nombreapellido@dominio.com
2. Lüpe Ferñandez = lupefernandez@dominio.com
3. lucía de las mercedes = luciadelasmercedes@dominio.com

Las letras con acento son sustituidas por letras sin acento, los caracteres raros son eliminados, la ñ se cambia por n, y los espacios se eliminan

.

*SI no nos gusta alguna dirección podemos cambiar a mano las direcciones una vez aplicadas las opciones globales de la barra lateral en la casilla correspondiente. Recordar que los datos no se hacen reales hasta que los ejecutemos con el botón de ejecución.

*Las opciones de la barra lateral solo se introducen en la hoja si detectan un nombre y un apellido, y solo si el espacio correspondiente está vacío y disponible.

5. Selecciona en la columna Crear o modificar las filas correspondientes a los usuarios que quieras crear de golpe.

6. Ejecuta el botón Añadir, eliminar o modificar.

Crear usuarios

Modificar Usuarios Existentes

1. Para modificar usuarios en masa, después de cargar las hojas de cálculo y activar los botones del menú lateral, haz click en el botón “Actualizar” en la sección Usuarios.

2. El sistema cargará los usuarios existentes de tu Gsuite,

1. Opción 1: Si quieres ir usuario por usuario y hacerlo a mano solo tienes que usar las validaciones en las casillas.
2. Opción 2: Si quieres usar opciones del menu lateral para cambiar de forma masiva las opciones de cada usuario, tendrás que borrarlas primero, como:

1. Selecciona la columna de propiedades, o el rango de casillas que quieras modificar, usa la tecla retroceso o delete y después ve  al menú lateral, selecciona las opciones que quieras y haz click con el botón “Aplicar opciones” o usa los botones de limpiar columnas.

*Este botón solo rellena los campos vacíos y no modifica ni el nombre ni el apellido. si queremos modificar esos campos lo podemos hacer pero a través de la hoja de cálculo a mano.

3. Selecciona en la columna Crear o modificar las filas correspondientes a los usuarios que quieras modificar de golpe.

*Consejo:elimina aquellas filas que no vayas a modificar.

4. Ejecuta el botón Añadir, eliminar o modificar.

Video Tutorial.

Crear Usuarios Nuevos y eliminar o modificar de GESTIB

1. Después de cargar las hojas de cálculo y activar los botones del menú lateral, haz click en el botón “Limpiar” en la sección Usuarios, en caso de que hayas bajado datos de usuarios, o que hayas hecho alguna prueba. Esto dejará las Hojas limpias para poder trabajar.
2. Haz click en el botón Importador de GESTIB, aparecerá un cuadro de diálogo para cargar un archivo XLS, el formato que GESTIB nos facilita, podemos cargarlo desde nuestro PC, o desde nuestro Drive, es necesario que Exportemos el número de expediente en estos ficheros para que así podamos modificar más adelante las cuentas en masa.
3. Una vez seleccionado el archivo, los datos se cargarán en la hoja de Usuarios, nos aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar las unidades organizativas(clases) de los usuarios y hacerlas compatibles con las que tenemos en la consola de google.
4. Nos pide un pasword para las nuevas cuentas y otro para las que va a actualizar si queremos, solo el password para las nuevas cuentas es necesario. Envía la compatibilidad.
5. Una vez cargadas, mediante el menú lateral, haz la selección de las opciones que te interesen para crear los emails y dale al botón aplicar opciones. así crearemos los mails y demás datos como el password genérico si queremos.
6. El sistema anula acentos, espacios, y símbolos que no se pueden usar en combinaciones para la creación de direcciones de e-mail. y crea estas direcciones automáticamente sumando el nombre y el apellido, de esta forma :
7. Las cuentas duplicadas salen en rojo, corregir antes de ejecutar el borrador, en caso de ser necesario.
8. Selecciona en la columna Crear o modificar las filas correspondientes a los usuarios que quieras crear de golpe. usa el click y arrastra para señalar todos los usuarios.
9. Ejecuta el botón Añadir, eliminar o modificar.
10. Si hay más de 150 cuentas el sistema, hará Lotes, para evitar que Google detenga el script por durar más de 6 minutos, así pues saldrán ventanas emergentes por cada 150 usuarios.

Importar del Gestib

Eliminar Usuarios

1. Para Eliminar usuarios en masa, después de cargar las hojas de cálculo y activar los botones del menú lateral, haz click en el botón “Actualizar” en la sección Usuarios.

2. El sistema cargará los usuarios existentes de tu Gsuite,

3. Marca la casilla de eliminación “Eliminar” de las cuentas que quieras que se eliminen, se marcará en rojo. 

4. Ejecuta el botón Añadir, eliminar o modificar.

*una vez ejecutado el proceso no es reversible, cuidado de no borrar cuentas de administración. la información del usuario es eliminada y no se puede recuperar.

Video tutorial

Crear carpetas

1. Para crear carpetas en masa, después de cargar las hojas de cálculo y activar los botones del menú lateral, haz click en el botón “Selecciona una carpeta raiz” en la sección Carpetas.

2. Se abrirá una ventana de google drive, donde podrás seleccionar la carpeta raiz, también hay una solapa para carpetas del team drive si lo tienes disponible en tu Gsuite, una vez seleccionada aplica las opciones.

3. Si quieres crear las carpetas en tu drive directamente sobre la unidad, haz click en la columna correspondiente.”raiz”

4. Crea un nombre para cada carpeta, o importa los nombres.

5. Coloca una dirección de email para compartir cada carpeta.

6. Selecciona las opciones de permisos y compartir

7. Haz click en el botón “crear carpetas y compartirlas”.

*Puedes crear 200 carpetas de golpe en la versión de pago y 20 en la gratuita.

Video tutorial