УКРАЇНА

БЕРШАДСЬКА МІСЬКА РАДА

ВІННИЦЬКА ОБЛАСТЬ

 ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 РІШЕННЯ

23.01.2018р.                                         №7

Про номенклатуру справ

Бершадської міської ради на 2018 рік

                На виконання Закону України “Про національний архівний фонд і архівні установи”, “Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів”, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року №578/5, “Положення про причини і критерії визначення цінностей документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до національного архівного фонду” місцевого значення і забезпечення документів, що формуються в процесі діяльності Бершадської міської ради, виконавчий комітет Бершадської міської ради

ВИРІШИВ :

1.Затвердити номенклатуру справ на 2018 рік згідно з додатком.

2.Контроль за виконанням даного рішення покласти на секретаря Бершадської міської ради Рижавську О.В.

                 Міський голова                                                                      М.І.Кольченко

   

 

БЕРШАДСЬКА  МІСЬКА  РАДА

                                                                                                       

                                                                                                     

    ЗАТВЕРДЖУЮ :

Міський  голова                       М.І.Кольченко

                                                                                                           

                                                                                                                          2018 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2018 рік

Індекси справ

Заголовки справ

К-сть справ

Строки зберігання, статті

Примітка

1

2

3

4

5

01. ДОКУМЕНТИ РАДИ

01-01

Протоколи сесії міської ради

Постійно ст.7-а

Заводиться окремо на кожну сесію

01-02

Документи з організації засідань сесії (порядок денний, проекти рішень, тощо)

Постійно ст.7

Заводиться окремо на кожну сесію

01-03

Перспективні і поточні плани роботи. Копії.

Доки не мине потреба, ст.153

Оригінали зберігаються у справі протоколами сесій Ради

01-04

Картки персонального обліку депутатів

        

Постійно ст. 27

01-05

Картки персонального обліку помічників депутатів

Постійно ст. 27

01-06

Довідки, інформації про роботу депутатів і депутатських об’єднань

Ст.19                   5р ЕПК

01-07

Списки депутатів міської ради

75 років, ст.1238

01-08

Статистичні звіти про склад депутатів, постійних комісій та виконкому

 ст. 298

5р ЕПК

01-09

Протоколи засідання постійної комісії з питань планування, бюджету, соціально-економічного розвитку та з питань регламенту, депутатської етики, правового захисту та законності і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, висновки, рекомендації)

Постійно

ст. 14 а

01-10

Протоколи засідання постійної комісії з питань житлово-комунальної сфери, благоустрою міста, земельних питань, питань торгівлі, побуту та охорони навколишнього природного середовища і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, акти, висновки, рекомендації )

Постійно

ст. 14 а

01-11

Протоколи засідання постійної комісії з питань будівництва, промисловості, транспорту, зв’язку та енергозабезпечення і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, висновки, рекомендації, акти)

Постійно

ст. 14 а

01-12

Протоколи засідання постійної комісії з питань освіти, культури, туризму, фізкультури, спорту, роботи з молоддю, соціального захисту, охорони здоров’я, материнства та дитинства і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді висновки, рекомендації, акти)

Постійно

ст. 14 а

01-13

Журнал реєстрації рішень Бершадської міської ради

Постійно

ст. 121 а

01-14

Журнал реєстрації вхідної документації(проекти рішень розробники яких депутати, заяви, звернення до сесії ради)

Постійно

ст. 121 а

01-15

Витяг з номенклатури справ документів Бершадської міської ради

3 роки

ст. 112 в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

02. ДОКУМЕНТИ МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ

02-01

Рішення, розпорядження, інші документи органів вищого рівня, що стосується діяльності ради, міського голови та виконкому

Доки не мине потреба, ст.15

02-02

Протоколи засідань виконкому та документи до них.

Постійно ст. 7-а

02-03

Документи з організацій засідань виконкому (порядок денний, проекти рішень тощо)

3 роки

02-04

Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету

Постійно

ст. 121а

02-05

Перспективні і поточні плани роботи виконкому

Доки не мине потреба, ст. 153

Оригінали зберігаються у справі  з протоколами засідань виконкому

02-06

Журнал реєстрації запитів народних депутатів України і депутатів місцевих рад та матеріали по їх розгляду

10 років, ЕПК,

 ст. 1 а

02-07

Закони, постанови, рішення, розпорядження вищих органів влади та місцевого самоврядування, що стосуються питань проведення торгів (тендерів) за кошти місцевого бюджету (копії)

Доки не мине потреба

02-08

Протоколи засідань тендерного комітету

3 роки

ст. 219

02-09

Документи (протоколи, плани, звіти та інші) про роботу адміністративної комісії

Постійно

ст. 14 а

02-10

Акти передачі реєстраційних справ

Постійно

02-11

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції громадян, організацій та об'єднань

3 роки,   ст. 57

02-11/А

Журнал реєстрації запитів на отримання інформації та матеріали їх розгляду

5 років

02-12

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з адміністративно - господарських питань

5 років

02-13

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з основної діяльності

Постійно

02-14

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст. 100

02-15

Номенклатура справ

5 років ст.112

02-16

Журнал реєстрації звернень, заяв і скарг громадян з особистих питань і матеріали їх розгляду

5 років

 ст.25б

02-17

Журнал обліку видачі довідок громадянам міста про склад сім’ї

5 років

ст. 141

02-18

Протоколи засідань конкурсної комісії

75р.ЕПК ст.505

02-19

Інструкції з питань діловодства, правових, земельних питань та інші, розроблені виконавчим комітетом  міської ради

Постійно

ст. 20 а

02-20

Журнал реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівників міської ради

10 років

Після закінчення журналу

02-21

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці з працівниками міської ради

10 років

Після  закінчення журналу

02-22

Журнал реєстрації інструктажів (первинного, позапланового, цільового тощо) з питань охорони праці з працівниками міської ради

10 років

Після  закінчення журналу

                                                        03 – ВИБОРЧА ДОКУМЕНТАЦІЇ

03-01

Постанови, інструкції, листи ВР України, Центральної виборчої комісії

Доки не мине потреба

03-02

Протоколи засідань міської виборчої комісії та документи до них

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-03

Протоколи засідань дільничних виборчих комісій та документів до них

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-04

Протоколи міської та дільничних виборчих комісій про підсумки виборів

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-05

Документи передвиборної агітації (плакати та інше)

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-06

Документи з питань фінансового і матеріально-технічного забезпечення виборів

4 роки, ст.56, ч.3 Закону України “Про вибори.”

03-07

Документи по розгляду заяв і скарг громадян, що стосуються виборів

Постійно ст.82а

03-08

Оперативні відомості про хід голосування

4 роки, ст.56, ч.3 Закону України “Про вибори.”

03-09

Виборчі бюлетені

Міс.ст.56,ч.4 Закону України “Про вибори.”

03-10

Витяг з номенклатури справ документів по виборчій документації

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

Розділ ведеться у рік виборів та в разі виборів депутатів замість вибулих

04 – ДОКУМЕНТИ З ПИТАНЬ БЕЗПОСЕРЕДНЬОГО ЗДІЙСНЕННЯ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

04-01

Документи про проведення місцевих референдумів

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

04-02

Протоколи зборів громадян за місцем проживання

Потайно, ст.6

04-03

Протоколи зборів з питань місцевих ініціатив

Постійно, ст.6

04-04

Протоколи засідань органів самоорганізації населення(міських, вуличних, домових комітетів)

Потайно, ст.6

04-05

Журнал реєстрації звернень з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування

Постійно

ст. 121а

04-06

Витяг з номенклатури справ документів з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування

3 роки

ст. 112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                                                 05 – ДОКУМЕНТИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

05-01

Розпорядження міського голови з кадрових питань (тривалого строку зберігання)

75 років ст.166

05-02

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з кадрових питань          ( тимчасового строку зберігання)

5 років ст.166

05-03

Список осіб зарахованих до кадрового резерву

5 років,  

ст. 525 «Е»

05-04

Особові справи працівників ради і виконавчого комітету

75 років “В”, ст.513 а

Після звільнення

05-05

Книга обліку руху трудових книжок

50 років

ст.530 а

05-06

Книга обліку руху особових справ посадових осіб місцевого самоврядування

50 років

ст.530 а

05-07

Книга обліку посадових інструкцій працівників апарату

50 років

ст.530 а

05-08

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщенням вакантних посад, обрання на посаду

75 років ЕПК

ст.505

Зберігаються у складі особових справ

05-09

Колективний договір між трудовим колективом і адміністрацією міської ради

Постійно,

ст. 395-а

05-10

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників міської ради (із змінами та доповненнями)

1 рік, ст.397

Після заміни

05-11

Документи про навчання кадрів і активу ради та виконавчого комітету інформації і графіки, списки та інше)

5 років, ст.564

Зберігаються у складі особових справ

05-12

Витяг з номенклатури справ документів з питань роботи з кадрами

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

             06 – БЮДЖЕТНО-ФІНАНСОВІ МАТЕРІАЛИ І БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

06-01

Фінансова звітність з примітками до неї:

а) зведені річні

Постійно

в) квартальні

3 роки

За умови завершення ревізії

г) місячні

1 рік

06-02

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них

Постійно

06-03

Міський бюджет з додатками (кошториси, плани асигнувань)

Постійно

06-04

Зміни до міського бюджету з додатками

Постійно

06-05

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

75 років

06-06

Відомості на виплату грошей

3 роки

За умови завершення ревізії

06-07

Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат

3 роки

За умови завершення ревізії

06-08

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 роки

За умови завершення ревізії

06-09

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

5 років

За умови завершення ревізії

06-10

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):

Ст.322

а) квартальні

Постійно

б) місячні

Постійно

06-11

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 роки

За умови завершення ревізії

06-12

Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

3 роки

За умови завершення ревізії

06-13

Протоколи взаємозаліків

3 роки

За умови завершення ревізії

06-14

Виконавчі листи

Доки не мине потреба

Не менше 5 років

06-15

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 роки

Після закінчення строку дії договору, угоди та за умови завершення ревізії

06-16

Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов'язань

3 роки

За умови завершення ревізії

06-17

Договори про повну матеріальну відповідальність

3 роки

Після звільнення матеріально- відповідальної особи

06-18

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 роки

За умови завершення ревізії

06-19

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки

За умови завершення ревізії

06-20

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не мине потреба

06-21

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 років

06-22

Документи (довідки, акти, зобов'язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань

5 років ЕПК

06-23

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Постійно

06-24

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 роки

За умови завершення ревізії

06-25

Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності

5 років ЕПК

06-26

Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності

3 роки

06-27

Листування про виплату заробітної плати

3 роки

06-28

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо)

3 роки

06-29

Листування про строки подання фінансової звітності

1 рік

06-30

Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 роки

За умови завершення ревізії

06-31

Книги, журнали, картки обліку:

Після закінчення строку дії останнього договору, угоди та за умови завершення  ревізії

а) договорів, угод

5 років

б) касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)

3 роки

06-32

Штатний розпис та зміни до нього

Постійно, ст. 37-а

06-33

Витяг з номенклатури справ документів з бюджетно-фінансових матеріалів і бухгалтерського обліку

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                          07 – Відділ містобудування та архітектури Бершадської міської ради

07-01

Закони, постанови, рішення та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

 ст. 1-б, 2-б,

3-б

 1Що стосуються діяльності відділу - постійно

07-02

Посадові інструкції.

5 р.1

ст. 43

1Після заміни новими.

Оригінали зберігаються в кадровій службі

07-03

Перспективні плани розміщення міського будівництва

Постійно

ст. 1447

07-04

Генеральні плани будівництва та реконструкції міста.

Постійно

ст. 1443

07-05

Плани земельних ділянок відведених для будівництва

Постійно

ст.1417

 

07-06

Проекти благоустрою та озеленення міста.

Постійно

ст. 1456

07-07

Документи про погодження трас газопроводу, ліній електропередач, кабелів, інженерних мереж та інше (схеми, викопіювання)

Постійно

ст. 1458

07-08

Договори на пайову участь у розвитку інженерно-транспортної та соціальної інфраструктури міста

3 р.1

ст. 330

1Після закінчення строку дії договору

07-09

Повідомлення з копіями декларацій про початок або закінчення будівництва

1 р. 1

ст. 1581

1Після введення об’єктів в експлуатацію

07-10

Акти щодо обстеження технічного стану(візуального  огляду) будівель та споруд

5 р.

ст. 1597

07-11

Перші примірники договорів на оренду земельних ділянок

Постійно

07-12

Книга реєстрації договорів на оренду землі

Постійно

07-13

Книга реєстрації заяв громадян на приватизацію земельних ділянок

Постійно

07-14

Книга реєстрації заяв  громадян, яким безкоштовно передано земельні ділянки у приватну власність

постійно

07-15

Книга реєстрації договорів купівлі - продажу земельних ділянок не сіль господарського призначення

постійно

07-16

Книга реєстрації договорів про пайову участь у створені і розвитку інженерно – транспортної та соціальної інфраструктури в м. Бершаді

постійно

07-17

Витяг з номенклатури справ документів відділу містобудування та архітектури міської ради

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                              08- Документи з юридичних питань

08-01

Закони, та інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Укази та Розпорядження Президента України,  Постанови Кабінету Міністрів України

Доки не мине потреба

Надіслані до відома

08-02

Нормативні документи з питань діяльності юридичного відділу:

  • Посадові інструкції працівників

5 років

08-03

Документи з претензійної роботи міської ради

3 роки         

08-04

Акти прийому-передачі документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу

3 роки        ст.45-б

Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

08-05

Витяг з номенклатури справ документів з юридичних питань

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                                     09 – Документи з питань квартирного обліку  

09-01

 Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на загальній квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-02

Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на першочерговій квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-03

Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на позачерговій  квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-04

Журнал реєстрації заяв громадян про прийняття на квартирний облік

5 років

ст.124

09-05

Журнал  видачі ордерів населенню

Доки не мине потреба

ст. 785

09-06

Витяг з номенклатури справ документів з питань квартирного обліку

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                              10 – Документи профспілкового комітету міської ради

10-01

Закони, постанови, рішення, що стосуються діяльності профспілкового комітету (копії)

Доки не мине потреба

10-02

Протоколи засідань комісії профспілкового комітету міської ради

Постійно

ст. 7а

10-03

Витяг з номенклатури справ документів профспілкового комітету міської ради

3 роки

ст. 112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу ради

11- Відділ з питань державної реєстрації

11-01

Закони, постанови, рішення та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

 ст. 1-б, 2-б,

3-б

 1Що стосуються діяльності відділу - постійно

11-02

Положення про відділ з питань державної реєстрації

1 р. 1

ст. 30

1Після заміни новим.

Зберігається в рішеннях міської ради - постійно

11-03

Посадові інструкції.

5 р.1

ст. 43

1Після заміни новими.

Оригінали зберігаються в кадровій службі

11-04

Акти передачі реєстраційних справ

Постійно

11-05

Витяг з номенклатури справ документів відділу з питань державної  реєстрації

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

Секретар міської ради                                                                    О.Рижавська

         ПОГОДЖЕНО :

Протокол ЕК ради і

Рішення виконавчого комітету

№ _____від__________

         ПОГОДЖЕНО:

Протокол ЕК № _____від__________

Завідувач архівного сектору

Івасик Т.П.