Versie 24 november 2019

PRIVACY VERKLARING van

VZW Federation of Belgian Mushers Clubs

Afgekort FBMC

Ondernemingsnummer 0425.393.203

met zetel te 9140 Temse, Prinsenlaan 18

  

De VZW Federation of Belgian Mushers Clubs, hierna verder “FBMC” genoemd, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De FBMC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

   Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

      Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

       Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

       Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

       Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

       Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als FBMC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

VZW Federation of Belgian Mushers Clubs

Rodestraat 5a

3220 Holsbeek

Telefoon : 0486 / 42 38 06 (Ine Reyniers)

fbmc.secretaris@gmail.com

of

Telefoon : 0468 / 12 61 77 (Jean Claude Bams)

fbmc.be@gmail.com

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door FBMC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

•        Ledenadministratie en dienstverlening aan leden;

•        Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten georganiseerd door of onder FBMC;

•        Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten georganiseerd door de wereldfederatie IFSS (International Federation of Sleddog Sport) en ESDRA (European Sled Dog Racing Association) waarbij de FBMC thans is aangesloten, alsook eventuele andere federaties waarvan de FBMC in de toekomst lid zou worden (dit omvat eveneens eventuele naamswijzigen van IFSS en ESDRA in de toekomst).

•        Namen van leden, de categorie van deelname, wedstrijdresultaten en eventuele foto’s kunnen online gepubliceerd worden (zowel via de FBMC website als via social media).

▪        Service mailing aangaande de deel te nemen of deelgenomen activiteiten van of onder FBMC, alsook contactname in geval van wijzigingen aan de activiteit(en) (bv. programmawijziging of annulatie. deze opsomming betreft louter een voorbeeld en is aldus geen limitatieve lijst).

•        Verzorgen van trainingssessie en workshops zowel theoretisch als technisch;

        Het versturen van informatie over onze activiteiten, de activiteiten van aangesloten leden/clubs, de activiteiten gehouden door de IFSS (International Federation of Sleddogsport), nieuwsbrieven en uitnodigingen, alsook de oproepingsbrieven van de jaarlijkse en/of buitengewone/bijzondere algemene ledenvergadering(en)

        Het versturen van informatie die gerelateerd is aan de sledehondensport in de ruimste zin van het woord.

▪        Om te voldoen aan de administratieve formaliteiten houdende het indienen van de rechtspersonenbelasting en eventuele andere soortgelijke wettelijke bepalingen en regels die FBMC dient na te leven.

•        Het doorgeven van de elitesporters aan de bevoegde NADO-afdeling in België en indien nodig aan WADA, alsook aan het VDT (Vlaams Doping Tribunaal) ingeval FBMC hierbij is aangesloten.

•        Het bekomen van subsidiëring door de overheid indien mogelijk (wettelijke verplichting)

 

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

       Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,

       Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres

       Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer

       Rijksregisternummer

      Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit

       Interesses

       Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)

       Resultaten m.b.t. wedstrijduitslagen en dergelijke

       Aanwezigheid

•    Pasfoto (voor licentie)

•    Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

•   Identificatiegegevens van de honden waarmee U de sport beoefend alsook identificatiegegevens van honden die aanwezig zijn bij activiteiten gehouden door of onder de FBMC (bv. ras of type hond, chipnummer, naam, geboortedatum. (Deze opsomming is louter indicatief en niet limitatief)

•    Opgelegde sancties verbonden aan U als lid

•  Het zijn van een breedtesporter, elitesporter van nationaal niveau, elitesport van internationaal niveau

•  De eventuele link tussen het aangesloten lid en een aangesloten club bij de FBMC

• Eventuele gezondheidsgegevens of voedingspatronen (zoals bv lactosevrije maaltijd of vegetarische maaltijd). Deze informatie zal enkel gebruikt worden bij deelname aan een specifiek evenement en wordt niet bewaard in onze databank.

• Ingeval van minderjarige leden zullen ook gegevens van een ouder/voogd gevraagd worden (dit omvat de naam, voornaam, contactgegevens zoals telefoonnummer en emailadres van de ouder, alsook een goedkeuring van de ouder tot het aansluiten van het minderjarige lid bij de FBMC).

• Persoons en contactgegevens (Naam, voornaam, telefoonnummer en emailadres) van vrijwilligers aan evenementen.

• Contactgegevens van aangesloten clubs/verenigingen (o.a. naam, voornaam, hoedanigheid, telefoonnummer, email adres. Deze opsomming wordt indicatief gegeven en is dus niet limitatief.)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:

       Interesses

• Eventuele gezondheidsgegevens of voedingspatronen (zoals bv lactosevrije maaltijd of vegetarische maaltijd). Deze informatie zal enkel gebruikt worden bij deelname aan een specifiek evenement en wordt niet bewaard in onze databank.

• Persoons en contactgegevens (Naam, voornaam, telefoonnummer en emailadres) van vrijwilligers aan evenementen.

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

   Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

       Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..)

       Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

 

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

       Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …)

       Uw gegevens worden bewaard in een databank bij Spinternet waartoe enkel bestuursleden of hun aangestelden toegang toe hebben. Hetzelfde geldt voor inschrijvingen via website of email, hiertoe hebben enkel de bestuursleden en hun aangestelden toelating om deze te verwerken (bv. voor het opmaken van de startlijsten op een wedstrijd of de beperkte informatie die een teamleader nodig heeft bij een EK of WK. Deze voorbeelden zijn indicatief en niet limitatief.)

      Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

o      Vaste partner van FBMC is o.a. IFSS (dit is een voorbeeld en betreft geen limitatieve opsomming)

       Overheidsdiensten in de ruimste zin van het woord (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

• De verzekeringsinstantie waarbij de FBMC is aangesloten, indien hiernaar gevraagd wordt.

 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (bv. wanneer een wereldkampioenschap gehouden wordt in een ander werelddeel).  In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

 

Bewaartermijn

De FBMC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

De FBMC verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan : maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking)

Met uitzondering van uw naam, voornaam, geboorte datum en plaats, uw geslacht en het aan u persoonlijk gelinkte lidnummer, de opgelegde sancties en de link tussen het u en een aangesloten club, deze gegevens kunnen blijvend bewaard worden zolang de VZW bestaat.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

       Alle personen die namens FBMC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

       We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;

       We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

       Encryptie van de harde schijven van onze laptops

       Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.

       Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

       We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

       Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.

       Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

       Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

U heeft het recht op gegevens wissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

 

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

(U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.fbmc.be).

 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  (om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

 

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

              Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

              Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

              commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

De FBMC kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 30 juli 2019.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Zijn consulteerbaar via het bestuur.