Judoschool Zottegem Privacyverklaring

  1. Algemeen

Judoclub Zottegem hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we helder en transparant uitleggen hoe we omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judoclub Zottegem wil zich in alle gevallen houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679). 

Dit wil zeggen dat:

Als Judoclub Zottegem zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens of via de adviseur privacy voor onze club:

Judoschool Zottegem

Zetel:  Acacialaan 52, 9620 Zottegem

Emailadres: info@judoschoolzottegem.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

  1. Waarom verwerken we welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Judoclub Zottegem verwerkt voor de volgende doelen en rechtsgronden:

  1. Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  2. Versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  3. Organisatie van sportieve voorbereiding en opleiding
  1. Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
  2. Sportieve administratie in het kader van stages, kampen, … (contractuele grond)
  1. Deelname aan competities en tornooien
  1. Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
  2. Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
  1. Organisatie van niet-sportgerelateerde evenementen, zoals de jaarlijks barbeque (contractuele grond)
  2. Promotie, PR en communicatie waaronder
  1. Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  2. Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  3. Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

  1. Welke gegevens verwerken we?

We kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de vermelde doelen :

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  We verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Gegevens kunnen bijgehouden worden bij trainers en leden van het bestuur volgens de noodzaak van de georganiseerde activiteiten.

  1. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doelen.

Zo maken we gebruik van een derde partij (verwerker) voor het:

We geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

  1.  Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

We delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  1. Minderjarigen

We verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

  1. Bewaartermijn

Judoclub Zottegem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen. Zo zullen minimum contactgegevens en gegevens over graden bijgehouden worden in overeenstemming met de bewaartermijnen van de Vlaamse Judofederatie om bijvoorbeeld een latere heraansluiting vlot te laten verlopen. Standaard zal Judoclub Zottegem de persoonsgegevens maximaal verwijderen na beëindiging van de samenwerking, tenzij wettelijk noodzakelijk (bijvoorbeeld uitgeoefend mandaat, lopend schadegeval via de verzekeraar, …) of foto’s die deel uitmaken van het archief en waarop andere personen vermeld zijn.

  1. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  1. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doelen waarvoor ze werden verwerkt. We behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen, eventueel beperkt door wettelijke noodzaak.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden.  Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen in opdracht van jou direct aan een andere partij. Dit kan bijvoorbeeld de doorgifte van relevante gegevens zijn bij transfer naar een andere sportclub.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.  We kunnen je vragen om je te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen we je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Dit vooral met de bedoeling om fouten te voorkomen of om te vermijden dat we informatie doorgeven aan betrokkenen die niet gerechtigd zijn deze informatie te ontvangen via de club.

  1. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen we je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be

  1. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Judoclub Zottegem kan deze privacyverklaring steeds aanpassen.  De laatste wijziging gebeurde in augustus 2018.

/