Published using Google Docs
Regulamin konwentu Zjava 14
Updated automatically every 5 minutes

REGULAMIN KONWENTU ZIMOWA JAZDA AVANGARDOWA - ZJAVA

§1. Konwent Zimowa Jazda Avangardowa – Zjava, zwana dalej Konwentem, odbywa się w dniach 14-16 lutego 2025 r. w Szkole Podstawowej nr 388 im. Jana Pawła II przy ul. Deotymy 25/33 w Warszawie.

§2. Głównym organizatorem Konwentu jest Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda”, współpracujące ze Szkołą Podstawową nr 388 im. Jana Pawła II. Podmiotem odpowiedzialnym prawnie i finansowo jest Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda” (z siedzibą: ul. Targowa 66/22, 03-734 Warszawa, KRS 0000272294, REGON 140858970, NIP 113-26-66-535), zwane dalej Organizatorem.

§3. Terenem Konwentu jest budynek Szkoły Podstawowej nr 388 im. Jan Pawła II przy ulicy Deotymy 25/33 oraz przylegający do niego ogrodzony teren. Na terenie Konwentu wolno przebywać od godziny 17:00 w piątek 14 lutego 2025 roku do godziny 17:00 w niedzielę 16 lutego 2025 roku (z wyjątkiem osób uczestniczących w atrakcjach o przedłużonym czasie trwania oraz wolontariuszy). Ponadto ze względów bezpieczeństwa obiekt może być zamknięty w nocy od godziny 2:00 do 6:00; wyjście/wejście w tych godzinach możliwe jest tylko za zgodą Organizatora.

§4. Konwent ma charakter konferencji zamkniętej. Udział w nim mogą wziąć osoby mające zgodę Organizatora na wstęp i przebywanie na terenie Konwentu na ustalonych przez Organizatora warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami. Na terenie Konwentu mogą przebywać pracownicy instytucji, w której się on odbywa, na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora.

§5. Konwent jest wydarzeniem niekomercyjnym. Wpłacane składki akredytacyjne przeznaczane są na pokrycie kosztów organizacji Konwentu lub jego kolejnych edycji. Organizatorzy pracują społecznie. Wszyscy Uczestnicy Konwentu z wyłączeniem organizatorów i wolontariuszy wnoszą opłatę akredytacyjną. Ponadto z wniesienia tej opłaty zwolnieni są: dzieci do lat 12., osoby powyżej 65. roku życia, akredytowani przedstawiciele mediów, wystawcy, pracownicy i uczniowie SP nr 388 w Warszawie. Organizator zastrzega sobie możliwość różnicowania wysokości opłaty akredytacyjnej w przypadku wcześniejszego jej uiszczenia, a także względem twórców programu.

§6. Zgodę na udział w Konwencie można uzyskać od Organizatora lub upoważnionego wolontariusza na stanowisku akredytacyjnym po spełnieniu następujących warunków:

  1. wylegitymowanie się ważnym dokumentem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia,
  2. przekazanie prawidłowo wypełnionego oraz podpisanego formularza akredytacyjnego, którego treść znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu,
  3. w przypadku osób poniżej 18. roku życia – przekazanie pisemnej zgody na udział, podpisanej przez rodzica lub opiekuna prawnego, której treść znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu,
  4. uiszczenie składki akredytacyjnej.

§7. Dzieci do 12. roku życia mogą przebywać na terenie Konwentu wyłącznie pod ciągłą opieką rodziców lub opiekunów prawnych. Wyjątkiem jest oddzielona i wyraźnie oznaczona strefa Konwentu, w której można pozostawić dziecko pod opieką wykwalifikowanych wolontariuszy.

§8. Każdy Uczestnik jest zobowiązany do podania swoich danych osobowych (imię, nazwisko, data urodzenia) oraz okazania dokumentu ze zdjęciem. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.

§9. Organizator może odmówić dowolnej osobie zgody na udział w Konwencie bez podawania powodów.

§10. Ze względów bezpieczeństwa Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby osób przebywających w salach i na terenie Konwentu.

§11. Dowodem uzyskania zgody na uczestnictwo w Konwencie jest numerowany identyfikator. Numer identyfikatora jest powiązany z formularzem, na którym Uczestnik zostawia dane osobowe pozwalające na jego identyfikację. Identyfikator należy podpisać w wybrany przez Uczestnika sposób (imię, imię i nazwisko, pseudonim lub dowolna kombinacja elementów) i nosić w widocznym miejscu. Należy go okazywać na każde wezwanie Organizatora, wolontariuszy oraz pracowników instytucji, na terenie której odbywa się Konwent. Nie należy zasłaniać, zacierać bądź w jakikolwiek inny sposób czynić utrudnionym odczytanie numeru identyfikatora.

§12. Zagubienie bądź zniszczenie identyfikatora należy niezwłocznie zgłosić w punkcie akredytacyjnym. Nowy identyfikator zostanie wydany po ponownym uiszczeniu opłaty akredytacyjnej. Organizator ma prawo zwolnienia z ponownej opłaty lub zmniejszenia jej wysokości w uzasadnionych przypadkach.

§13. Wstęp na Konwent po wcześniejszym uzyskaniu zgody Organizatora jest równoznaczny z zaakceptowaniem Regulaminu. Kopia Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej Konwentu oraz w punkcie akredytacyjnym. Przedstawiciele Organizatora udostępnią na każde żądanie Uczestnika kopię niniejszego Regulaminu.

§14. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawują Organizator i wolontariusze.

§15. Uczestnicy zobowiązani są do podporządkowania się decyzjom Organizatora, wolontariuszy i pracowników Szkoły Podstawowej nr 388 w Warszawie.

§16. Organizator zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie trwania Wydarzenia, jednak nie odpowiada za szkody na rzeczach lub osobach Uczestników oraz osób trzecich wynikłych z nierozważnego czy niebezpiecznego zachowania Uczestników, jak również z takich, które wynikły na skutek niepodporządkowania się decyzjom Organizatora.

§17. Każdy Uczestnik na czas przebywania na terenie Konwentu powinien ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie.

§18. Na terenie Konwentu obowiązuje zmiana obuwia na lekkie. Za obuwie lekkie uważa się kapcie, obuwie wiosenne (baleriny) i obuwie sportowe nieniszczące nawierzchni hali sportowej – lekkie tenisówki lub adidasy. W przypadku braku takiego obuwia prosimy o zgłoszenie się do obsługi szatni po zakup ochraniaczy foliowych na buty. Niedopuszczalne jest noszenie ochraniaczy na obuwiu ciężkim lub potencjalnie niszczącym nawierzchnię. W szczególności, lecz nie wyłącznie, dotyczy to glanów, martensów, obuwia desantowego (wojskowego), szpilek i innych.

§19. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do zachowania czystości i sprzątania po sobie.

§20. Na Konwencie obowiązuje całkowity zakaz zamykania sal na klucz za wyjątkiem przypadków określonych przez Organizatora.

§21. Zabrania się wstępu do miejsc oznaczonych napisem „zakaz wstępu”, przekraczania taśm odgradzających, przestawiania ławek i zastawiania ciągów komunikacyjnych. Do niektórych pomieszczeń wstęp mają jedynie osoby upoważnione przez Organizatora.

§22. Zabrania się wprowadzania zwierząt bez zgody Organizatora, za wyjątkiem psów-przewodników.

§23. Na terenie Konwentu obowiązuje absolutny zakaz samodzielnego przyklejania czegokolwiek do jakiejkolwiek powierzchni. W celu rozpowszechniania materiałów reklamowych należy uzyskać zgodę Organizatora, który przekaże je wolontariuszom do rozmieszczenia na terenie Konwentu. Wszelkie materiały, co do których nie została wydana zgoda, będą niezwłocznie usuwane, a osoby je rozwieszające ponoszą odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia powierzchni, na której materiały zostały przyklejone.

§24. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie Konwentu. W celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, Organizator ma prawo do pozyskania od Uczestnika, wobec którego zachodzi podejrzenie spowodowania szkody, jego danych osobowych, w tym: imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i numeru PESEL, których okres przechowywania nie będzie przekraczał okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

§25. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia. Dla Uczestników dostępna jest szatnia, w której można pozostawić przedmioty pod nadzorem.

§26. W czasie Konwentu obowiązuje zakaz:

  1. palenia tytoniu, w tym e-papierosów i im podobnych oraz stosowania otwartego ognia,
  2. posiadania i spożywania napojów alkoholowych oraz “tzw. napojów zero”, np. bezalkoholowego piwa lub wina,
  3. posiadania i stosowania nielegalnych substancji o charakterze odurzającym lub psychotropowym.

§27. Na teren Konwentu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić szczególne zagrożenie dla bezpieczeństwa ogólnego. Dotyczy to w szczególności: broni białej, broni tzw. bezpiecznej (np. wykonanej z otuliny lub gumy), broni palnej, broni pneumatycznej typu ASG i paintball, replik broni, środków toksycznych, żrących, skrajnie łatwopalnych, materiałów wybuchowych i środków pirotechnicznych, gazu obronnego, pałek.

§28. Jeżeli przedmioty, o których mowa w paragrafie poprzedzającym, są potrzebne do przeprowadzenia punktu programu w czasie Konwentu, należy zgłosić ten fakt Organizatorowi. Organizator przechowa przedmioty w depozycie i udostępni na czas trwania atrakcji, podczas której przedmioty muszą być pod stałym nadzorem osoby prowadzącej punkt programu. Organizator może nie wyrazić zgody na wykorzystanie zgłoszonych przedmiotów i zażądać: zapewnienia ich odpowiedniego zabezpieczenia (np. ASG: wyjęcie magazynków, rozłączenie napędów, ustawienie bezpieczników w pozycji bezpiecznej, zwolnienie sprężyn), zakazania pewnych czynności z nimi związanych (np. wyjmowania miecza z pochwy) lub nawet usunięcia ich z terenu Konwentu.

§29. Na terenie Konwentu znajduje się wydzielona strefa noclegowa. Każdy uczestnik ma prawo do korzystania z niej w godzinach jej otwarcia, które zostaną zakomunikowane na drzwiach wejściowych. W strefie noclegowej obowiązuje cisza nocna w godzinach od 0:00 do 7:00. W strefie noclegowej obowiązuje zakaz używania przedłużaczy, listw zasilających oraz sprzętu AGD (np. czajniki, tostery), korzystania z parawanów, namiotów i innych tego typu konstrukcji ze stelażem, a także wnoszenia substancji wydzielających intensywny lub nieprzyjemny aromat.

§30. Organizator ma prawo do natychmiastowego usunięcia z Konwentu bez prawa powrotu każdego Uczestnika, który:

  1. nie stosuje się do postanowień Regulaminu,
  2. nie stosuje się do decyzji Organizatora,
  3. stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa Organizatora i jego mienia, Uczestników i ich mienia, Szkoły Podstawowej nr 388 w Warszawie oraz jej pracowników i jej mienia,
  4. zachowuje się natarczywie, obraźliwie lub agresywnie względem kogokolwiek,
  5. stwarza zagrożenie dla osób małoletnich bądź w inny sposób narusza Standardy Ochrony Małoletnich stanowiące załącznik do Regulaminu,
  6. nie przestrzega przepisów dotyczących praw autorskich (np. poprzez bezprawne publiczne odtwarzanie multimediów lub handel ich nielegalnymi kopiami).

Usunięcie z Konwentu jest równoznaczne z koniecznością zwrotu identyfikatora, opuszczenia przez usuwanego Uczestnika terenu Konwentu i jest każdorazowo odnotowywane przez Organizatora z podaniem imienia i nazwiska usuwanego Uczestnika, do których podania usuwany Uczestnik się zobowiązuje. Usunięci Uczestnicy nie otrzymują zwrotu składki akredytacyjnej.

§31. Wszystkie przypadki podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia będą zgłaszane przez Organizatora organom ścigania.

§32. Każdy Uczestnik zgadza się na publikacje elektroniczne i poligraficzne grupowych fotografii i materiałów audiowizualnych wykonanych na terenie i podczas trwania Konwentu, na których będzie występował jego wizerunek. Organizator zobowiązuje się do nie publikowania zdjęć dzieci w przypadku sprzeciwu opiekunów prawnych.

§33. O sprawach nieuwzględnionych w niniejszym Regulaminie decyduje Organizator.

§34. Regulamin obowiązuje Uczestników, wolontariuszy i przedstawicieli Organizatora.

Lista załączników do regulaminu:

Załącznik nr 1: Wzór formularza akredytacyjnego

Załącznik nr 2: Zgoda na uczestnictwo osoby niepełnoletniej

Załącznik nr 3: Regulamin Wypożyczalni gier

Załącznik nr 4: Regulamin strefy dla dzieci - SzkrabStrefa

Załącznik nr 5: Wzór formularza uczestnika/ uczestniczki SzkrabStrefy

Załącznik nr 6: Polityka przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 7: Standardy Ochrony Małoletnich przyjęte przez Stowarzyszenie “Avangarda”


Załącznik nr 1 do Regulaminu Konwentu. Wzór formularza akredytacyjnego

FORMULARZ AKREDYTACYJNY

IMIĘ I NAZWISKO …………………………………………………………..

ROK URODZENIA …………………………………………………………..

Czy jesteś z Warszawy lub okolic? TAK / NIE

NR ID ___________________ (WYPEŁNIA OBSŁUGA)

UISZCZONO OPŁATĘ AKREDYTACYJNĄ W WYSOKOŚCI _____ ZŁ. DOWODEM JEJ UISZCZENIA JEST WYDANY IDENTYFIKATOR

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania uniemożliwia uzyskanie akredytacji na Konwent (co wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa). Dane nie będą udostępniane żadnym podmiotom zewnętrznym.

PODPIS UCZESTNIKA/UCZESTNICZKI …………………………………


Załącznik nr 2 do Regulaminu Konwentu. Zgoda na uczestnictwo osoby niepełnoletniej

Ja, niżej podpisany/-a, wyrażam zgodę, aby moje dziecko w dniach 14-16 lutego 2025 r. uczestniczyło w Konwencie Zimowa Jazda Avangardowa - Zjava. Jednocześnie biorę na siebie pełną odpowiedzialność za jego/jej zachowanie i wyrządzone przez niego/nią szkody. Oświadczam również, iż są mi znane Regulamin, tematyka oraz program Konwentu Zimowa Jazda Avangardowa - Zjava. Zobowiązuję się osobiście odebrać moje dziecko z Konwentu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Imię i nazwisko dziecka

................................................................................................................

Imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego 

...............................................................................................................

Nr PESEL rodzica lub opiekuna prawnego 

................................................................................................................

Adres zamieszkania rodzica lub opiekuna prawnego 

................................................................................................................

Telefon kontaktowy rodzica lub opiekuna prawnego 

...............................................................................................................

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Składając podpis jednocześnie mam świadomość, że wizerunek mojego dziecka/ dziecka znajdującego się pod moją opieką prawną może zostać uchwycony na materiałach fotograficznych oraz filmowych robionych podczas trwania Konwentu. Zgadzam się na jego wykorzystanie do celów promocyjnych imprezy. Jeżeli stwierdzę, że publikacja narusza dobre imię moje bądź dziecka, poinformuję o zaistniałej sytuacji Organizatora.

Składając podpis jednocześnie wyrażam zgodę na przechowywanie i przetwarzanie moich danych osobowych oraz danych osobowych mojego dziecka/ dziecka znajdującego się pod moją opieką prawną przez Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda” (ul. Targowa 66/22, 03-734 Warszawa, KRS 0000272294, REGON 140858970, NIP 113-26-66-535) zgodnie z Załącznikiem 6 do Regulaminu Konwentu dostępnym na stronie internetowej Organizatora.

...............................................................................................................

Miejscowość, data i czytelny podpis rodzica/ opiekuna prawnego


Załącznik nr 3 do Regulaminu Konwentu. Regulamin Wypożyczalni gier

§1. Wypożyczalnia gier jest czynna przez cały czas trwania Konwentu. Zostanie otwarta w chwili rozpoczęcia Konwentu, a zostanie zamknięta na godzinę przed jego zakończeniem.

§2. Uprawnieni do korzystania z Wypożyczalni są wszyscy Uczestnicy Konwentu.

§3. Żeby wypożyczyć grę, Uczestnik zobowiązany jest do okazania w Wypożyczalni swojego identyfikatora.

§4. Każdy Uczestnik może mieć wypożyczoną tylko jedną grę naraz.

§5. Z gier wolno korzystać tylko w wyznaczonej przez Organizatorów przestrzeni, oznaczonej jako Games Room. Niedozwolone jest wynoszenie gier poza ten obszar.

§6. Uczestnik wypożyczający grę ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia lub braki od momentu wydania pudełka przez obsługę Wypożyczalni do momentu jego zwrócenia.

§7. Wszelkie uszkodzenia i braki Uczestnik powinien zgłosić obsłudze niezwłocznie po ich wykryciu.

§8 W przypadku powstania znacznych zniszczeń lub utraty dużej części elementów gry, Uczestnik zobowiązany jest do uiszczenia opłaty w wysokości sugerowanej ceny detalicznej gry.

§9. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje spowodowane niewłaściwym użytkowaniem gry.

§10. W przypadku niejasności co do reguł gry, Uczestnik może zgłosić się o pomoc do obsługi Wypożyczalni w celu ich wyjaśnienia. Obsługa nie jest zobowiązana do znajomości zasad wszystkich gier dostępnych w wypożyczalni.

§11. Na terenie Games Roomu zabronione jest spożywanie jedzenia.

§12. Obsługa nie ponosi odpowiedzialności za treści zawarte w grach.

§14. Na terenie Wypożyczalni obowiązuje Regulamin obiektu, w którym odbywa się Konwent.

§13. Wypożyczenie gry jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu.


Załącznik nr 4 do Regulaminu Konwentu. Regulamin strefy dla dzieci - SzkrabStrefy

§1. INFORMACJE OGÓLNE

  1. Strefa dla dzieci SzkrabStrefa (dalej: Strefa) otwarta jest w godzinach określonych przez Organizatora w programie imprezy dostępnym na stronie www, w aplikacji Konwencik oraz na wydrukach widocznych na terenie Konwentu
  2. Obsługę Strefy stanowią osoby przeszkolone w opiece i zabawie nad dziećmi. 
  3. Obsługa Strefy  sprawuje ogólny nadzór nad dziećmi znajdującymi się na terenie Strefy, polegający na obserwowaniu bawiących się dzieci, pomocy w prowadzeniu warsztatów, zabawie z dziećmi oraz interwencji w przypadku zachowań mogących być przyczyną wypadku lub zagrożenia bezpieczeństwa. 

§2. POBYT DZIECKA W STREFIE 

  1. Opieka nad dziećmi świadczona jest bezpłatnie.
  2. W Strefie można zostawiać dzieci od 4. do 12. roku życia. W przypadku dzieci poniżej 4. roku życia, rodzic lub opiekun jest zobowiązany do pozostania z dzieckiem oraz sprawowania nad nim nadzoru.
  3. Pozostawienie dziecka w Strefie jest możliwe tylko wtedy, gdy podczas całego jego pobytu w Strefie rodzic lub opiekun będzie obecny na terenie Konwentu. 
  4. Pozostawienie dziecka jest możliwe tylko wtedy, gdy rodzic lub opiekun wypełni formularz zawierający:
  1. imię i nazwisko rodzica lub opiekuna uprawnionego do odbioru dziecka, PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu rodzica lub opiekuna dziecka;
  2. imię, nazwisko i wiek dziecka;
  3. szczególne cechy psychofizyczne dziecka (np. uniemożliwiające udział w konkretnych zajęciach).
  1. W chwili przyjęcia dziecka do Strefy obsługa wydaje dziecku opaskę na rękę z numerem identyfikacyjnym. Dziecko w celu właściwej identyfikacji powinno nie zdejmować opaski z ręki. 
  2. Formularze rejestracyjne są niszczone po odebraniu dziecka przez rodzica lub opiekuna. Rodzic lub opiekun za każdym razem ma obowiązek wypełnić formularz rejestracyjny, gdy chce zostawić dziecko w Strefie
  3. Nieczytelne i niekompletne formularze nie będą przyjmowane, a dzieci nie będą mogły pozostać bez rodzica lub opiekuna w Strefie
  4. Przy rejestracji do Strefy dziecko oraz rodzic lub opiekun mają obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem. W przypadku małych dzieci, rodzic lub opiekun jest zobowiązany powiedzieć dziecku o regułach panujących w Strefie zawartych w niniejszym regulaminie. 
  5. Pozostawienie dziecka w Strefie jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu. 
  6. Zdjęcia dzieci wykonywane w SzkrabStrefie nie będą pokazywały ich twarzy i w miarę możliwości będą również grupowe. Takie zdjęcia dzieci mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Organizatora, stronie internetowej Konwentu, na stronie facebookowej Organizatora oraz na wydarzeniu Zjava 14 na Facebooku. Rodzicowi lub opiekunowi przysługuje prawo do żądania usunięcia opublikowanego zdjęcia w ww. miejscach.
  7. Odebranie dziecka będzie możliwe dopiero po okazaniu dokumentu tożsamości zgodnego z danymi pozostawionymi w formularzu dziecka. Organizator ma prawo zweryfikować tożsamość rodzica lub opiekuna odbierającego dziecko. 
  8. Dziecko może opuścić Strefę tylko w towarzystwie rodzica lub opiekuna albo w towarzystwie obsługi Strefy
  9. Rodzic lub opiekun ma obowiązek zadbać, by dziecko przebywające w Strefie nie miało na sobie biżuterii mogącej stanowić potencjalne niebezpieczeństwo dla życia i zdrowia dziecka i innych.

§3. SYTUACJE WYJĄTKOWE 

  1. Obsługa ma prawo wydalić dziecko ze Strefy w przypadku rażącego naruszenia regulaminu, uniemożliwiania przez dziecko zabawy innym, nierespektowania innych, nie słuchania poleceń obsługi. W tym przypadku wykonany zostanie telefon do rodzica lub opiekuna z informacją, by zabrać dziecko ze Strefy najszybciej jak to możliwe.
  2. Zabrania się wynoszenia zabawek i innych rzeczy należących do Strefy z wyjątkiem rzeczy, które dzieci zrobią same lub otrzymają w ramach warsztatów. 
  3. Za szkody na mieniu, szkody osobowe oraz inne szkody wyrządzone przez dziecko odpowiada rodzic lub opiekun. 
  4. Obsługa może odmówić przyjęcia dziecka do Strefy
  5. W Strefie zabrania się pozostawiania zwierząt.
  6. Na teren Strefy może wejść pies ratownik, przebywający na terenie Konwentu pod opieką Fundacji Anikar. 

§4. INFORMACJE DODATKOWE 

  1. Organizator nie odpowiada za rzeczy prywatne, elektroniczne, wartościowe pozostawione podczas pobytu w Strefie
  2. Organizator nie zapewnia dzieciom jedzenia ani picia na czas pobytu w Strefie
  3. Obsługa nie ma obowiązku karmienia, podawania leków, przebierania, przewijania dzieci.
  4. W przypadku nagłego uszczerbku na zdrowiu dziecka, Organizator wzywa pogotowie ratunkowe lub pielęgniarkę dyżurującą na konwencie. Obsługa bezzwłocznie zawiadomi rodzica lub opiekuna o takim zdarzeniu. 
  5. Obsługa zastrzega sobie prawo do niewpuszczenia lub wydalenia ze Strefyosoby niebędącej dzieckiem do 12. roku życia ani niebędącej rodzicem lub opiekunem dziecka przebywającego w Strefie.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu Strefy, jeśli będzie tego wymagała właściwa opieka lub życie i zdrowie dzieci przebywających w Strefie
  7. W sprawach nieuregulowanych powyższym regulaminem mają zastosowanie odpowiednie punkty Regulaminu Konwentu lub przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Załącznik nr 5 do Regulaminu Konwentu. Wzór formularza rejestracyjnego uczestnika/uczestniczki SzkrabStrefy

Ja, niżej podpisany/-a, wyrażam zgodę, aby moje dziecko opieką wzięło w wydarzeniach organizowanych w ramach SzkrabStrefy podczas Konwentu Zimowa Jazda Avangardowa - Zjava odbywającego się w dniach 14-16 lutego 2025 r. i powierzam tymczasowo (przez czas obecności dziecka w SzkrabStrefie) opiekę nad dzieckiem osobom wyznaczonym przez Organizatora Konwentu do nadzoru nad SzkrabStrefą. Jednocześnie biorę na siebie pełną odpowiedzialność za jego/jej zachowanie i wyrządzone przez niego/nią szkody. Oświadczam również, iż są mi znane Regulamin, tematyka oraz program Konwentu Zimowa Jazda Avangardowa - Zjava. Zobowiązuję się osobiście odebrać dziecko ze SzkrabStrefy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Imię i nazwisko dziecka

................................................................................................................

Imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego 

...............................................................................................................

Nr PESEL rodzica lub opiekuna prawnego 

................................................................................................................

Adres zamieszkania rodzica lub opiekuna prawnego 

................................................................................................................

Telefon kontaktowy rodzica lub opiekuna prawnego 

...............................................................................................................

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Składając podpis jednocześnie mam świadomość, że wizerunek mojego dziecka/ dziecka znajdującego się pod moją opieką prawną może zostać uchwycony na materiałach fotograficznych oraz filmowych robionych podczas trwania Konwentu. Zgadzam się na jego wykorzystanie do celów promocyjnych imprezy. Jeżeli stwierdzę, że publikacja narusza dobre imię moje bądź dziecka, poinformuję o zaistniałej sytuacji Organizatora.

Składając podpis jednocześnie wyrażam zgodę na przechowywanie i przetwarzanie moich danych osobowych oraz danych osobowych mojego dziecka/ dziecka znajdującego się pod moją opieką prawną przez Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda” (ul. Targowa 66/22, 03-734 Warszawa, KRS 0000272294, REGON 140858970, NIP 113-26-66-535) zgodnie z Załącznikiem 6 do Regulaminu Konwentu dostępnym na stronie internetowej Organizatora.

...............................................................................................................

Miejscowość, data i czytelny podpis rodzica/ opiekuna prawnego

Załącznik nr 6 do Regulaminu Konwentu. Polityka przetwarzania danych osobowych

§1. Administratorem danych osobowych pozyskanych w trakcie trwania Konwentu Zimowa Jazda Avangardowa - Zjava odbywającego się w dniach 14-16 lutego 2025 r. jest Organizator Konwentu - Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda” z siedzibą w Warszawie (ul. Targowa 66/22, 03-734 Warszawa, KRS 0000272294, REGON 140858970, NIP 113-26-66-535).

§2. Każdy Uczestnik Konwentu jest zobowiązany do podania swoich: imienia, nazwiska oraz roku urodzenia, a także okazania upoważnionej osobie (członkowi Stowarzyszenia bądź wolontariuszowi, którego łączy ze Stowarzyszeniem umowa wolontariacka) dokumentu ze zdjęciem w celu weryfikacji tożsamości.

§3. W przypadku osób niepełnoletnich powyżej lat 12. wymagane jest przekazanie Organizatorowi Konwentu podpisanej zgody na uczestnictwo stanowiącej Załącznik 2 do Regulaminu Konwentu, gdzie opiekun prawny takiej osoby poda swoje imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania oraz telefon kontaktowy.

§4. W przypadku osób niepełnoletnich pozostawianych przez swoich opiekunów prawnych w SzkrabStrefie wymagane jest przekazanie Organizatorowi Konwentu podpisanej zgody na uczestnictwo stanowiącej Załącznik 5 do Regulaminu Konwentu, gdzie opiekun prawny takiej osoby poda swoje imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania oraz telefon kontaktowy.  

§5. Podanie powyższych danych osobowych oraz - w przypadku Uczestników - okazanie dowodu osobistego, jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konwencie.

§6. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane do ewidencji osób przebywających na terenie Konwentu podczas jego trwania. Dane będą również przetwarzane (jako zbiór) w celach statystycznych. Organizator liczy, jaki przedział wiekowy jest reprezentowany najliczniej, z podziałem na płeć oraz miejsce zamieszkania. Na tej podstawie określana jest grupa docelowa Konwentu.

§7. Dane osobowe Uczestników i opiekunów prawnych Uczestników niepełnoletnich nie będą udostępniane innym podmiotom.

§8. Każdy Uczestnik i opiekunowie prawni Uczestników niepełnoletnich mają prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich poprawienia.

§9. Każdy Uczestnik i opiekunowie prawni Uczestników niepełnoletnich mają prawo do żądania usunięcia swoich danych, jednak będzie to skutkować usunięciem z terenu Konwentu Uczestnika, którego dane są usuwane.

§10. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane od dnia ich przekazania do jednego dnia roboczego po zakończeniu Konwentu. Formularze akredytacyjne i formularze zgody, o których mowa powyżej, są niszczone bez zbędnej zwłoki po zakończeniu Konwentu.

§11. W wyjątkowych sytuacjach, w szczególności dotyczących dochodzenia lub zabezpieczenia przez Organizatora Konwentu ewentualnych roszczeń, Organizator Konwentu zastrzega sobie możliwość przetwarzania danych osobowych Uczestników, których roszczenia mogą dotyczyć, do czasu przedawnienia roszczenia bądź dłużej, jeżeli zostanie do tego zobowiązany przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.


Załącznik nr 7 do Regulaminu Konwentu. Standardy Ochrony Małoletnich przyjęte przez Stowarzyszenie “Avangarda”

Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki “AVANGARDA” (zwane dalej „Stowarzyszeniem”) będąc organizatorem działalności rekreacyjnej i związanej z rozwijaniem zainteresowań także przez osoby małoletnie przyjmuje niniejsze Standardy Ochrony Małoletnich (zwanych dalej „Standardami”), które zostały opublikowane na stronie https://klub.ava.waw.pl/ a wszystkie osoby członkowskie są z nimi zapoznawane.

§ 1 Cel, naczelna zasada i zakres Standardów

  1. Celem Standardów jest zapewnienie bezpieczeństwa małoletnim.
  2. Naczelną zasadą wszystkich działań podejmowanych przez członków Stowarzyszenia w kontaktach z małoletnimi jest działanie dla ich dobra i w ich najlepszym interesie. Każda osoba członkowska Stowarzyszenia traktuje małoletnich z szacunkiem oraz uwzględnia ich potrzeby. Niedopuszczalne jest stosowanie przez kogokolwiek wobec małoletniego przemocy w jakiejkolwiek formie. Osoby członkowskie Stowarzyszenia działają w ramach obowiązującego prawa, przepisów wewnętrznych organizacji oraz swoich kompetencji.
  3. Standardy określają:
  1. zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a osobami członkowskimi Stowarzyszenia, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich,
  2. zasady i procedurę podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego;
  3. procedury i osoby odpowiedzialne za prawnie przypisane zawiadamianie organów państwowych o podejrzeniu krzywdzenia bądź krzywdzeniu małoletniego;
  4. zasady przeglądu i aktualizacji standardów;
  5. wskazanie osób odpowiedzialnych za efektywne wdrożenie niniejszych Standardów w Stowarzyszeniu oraz ich ewaluację,  a także za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia;
  6. zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim niniejszych Standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania;
  7. sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

§ 2 Słowniczek terminów

  1. Stowarzyszenie to Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „AVANGARDA”.
  2. Osobą członkowską jest każda osoba członkowska Stowarzyszenia.
  3. Osobą sprawdzoną jest dorosła osoba członkowska albo inna osoba (w tym także wolontariusz), która z uwagi na powierzone jej obowiązki przeszła opisaną w Standardach procedurę przed dopuszczeniem jej do działalności związanej ze sprawowaniem opieki nad małoletnimi.
  4. Osobą zaufania jest osoba członkowska sprawdzona sprawująca nadzór nad realizacją Standardów w Stowarzyszeniu, która jest uprawniona do przeprowadzania interwencji zgodnie ze Standardami oraz otrzymywania i przetwarzania informacji o zaistniałym ryzyku dla bezpieczeństwa małoletnich. Osób zaufania może być więcej niż jedna, a także mogą być one wyznaczane także wyłącznie na określony czas.
  5. Zarządem jest zarząd Stowarzyszenia.
  6. Wolontariuszem jest każda osoba niebędąca osobą członkowską świadcząca nieodpłatną pomoc na rzecz Stowarzyszenia.
  7. Małoletnim jest każda osoba do ukończenia 18. roku życia.
  8. Opiekunem małoletniego jest osoba uprawniona do reprezentacji małoletniego, w szczególności rodzic lub opiekun prawny lub rodzic zastępczy.
  9. Zgoda rodzica oznacza zgodę co najmniej jednego z rodziców albo opiekunów prawnych małoletniego.
  10. Krzywdzenie małoletniego stanowi każdy czyn zabroniony popełniony na szkodę małoletniego przez jakąkolwiek osobę  lub realne zagrożenie dobra małoletniego, w tym jego zaniedbywanie.
  11. Przemoc obejmuje przemoc fizyczną, psychiczną i seksualną
  1. przemoc fizyczna to celowe użycie siły fizycznej przeciwko osobie, które powoduje lub z dużym prawdopodobieństwem może spowodować szkodę dla zdrowia osoby krzywdzonej, zagrożenie dla jego życia, rozwoju i godności.
  2. przemoc psychiczna to celowe wywoływanie u osoby dyskomfortu psychicznego, wzbudzanie u niej poczucia zagrożenia, niepokoju, obawy o własny los i własne mienie, objawiające się w szczególności poprzez: straszenie, grożenie, używanie inwektyw, uprzykrzanie jej życia, robienie jej na złość, prowokowanie do kłótni bądź zachowania, które osoba w normalnej sytuacji by nie podjęła, czy śledzenie.
  3. przemoc seksualna to włączenie osoby w aktywność seksualną bez jej zgody albo na którą ta nie może udzielić świadomej zgody z powodów prawnych albo niedojrzałości rozwojowej, a także w przypadku, kiedy osoby pozostają w relacji opieki, zależności, władzy.
  1. Dane osobowe dziecka to wszelkie informacje umożliwiające identyfikację dziecka.

§ 3 Deklaracja znajomości Standardów

  1. Osoby członkowskie posiadają wiedzę i w ramach swojej działalności w ramach Stowarzyszenia zwraca uwagę na czynniki ryzyka i symptomy krzywdzenia małoletnich.
  2. Osoby członkowskie znają i stosują zasady bezpiecznych relacji osoba dorosła – małoletni i małoletni – małoletni ustalonych w Stowarzyszeniu, a rekrutacja osób członkowskich odbywa się zgodnie z zasadami bezpiecznej rekrutacji. Zasady te obowiązują wszystkie osoby członkowskie.
  3. Znajomość i zaakceptowanie zasad jest potwierdzana podpisaniem przez osobę członkowską oświadczenia o treści jak w Załączniku 1 do Standardów, które jest wymagane przed podjęciem jakiejkolwiek działalności w ramach Stowarzyszenia (np. kandydowania do organów Stowarzyszenia, na osobę przewodniczącą sekcji, osobę koordynującą w jakimkolwiek zakresie imprezę organizowaną przez Stowarzyszenie oraz będącą wolontariuszem w ramach takiej imprezy). Oświadczenia są przechowywane w formie dokumentowej (skany) na wirtualnym dysku Stowarzyszenia, a fakt jego podpisania jest odnotowywany także na jawnej dla wszystkich osób członkowskich liście umieszczonej na wirtualnym dysku Stowarzyszenia.

§ 4 Osoby dopuszczone do innej działalności związanej z małoletnimi

  1. Biorąc pod uwagę fakt, że Stowarzyszenie nie adresuje swojej działalności bezpośrednio do osób małoletnich, jednak małoletni mogą brać udział w działalności Stowarzyszenia, stąd Stowarzyszenie wskazuje, że tylko osoby sprawdzone są dopuszczone do sprawowania opieki nad małoletnimi w ramach działalności Stowarzyszenia. Jednocześnie osoby członkowskie mogą nawiązywać kontakt z małoletnimi i działać z nimi w ramach działalności Stowarzyszenia zgodnie z zasadami określonymi w Standardach, jednak nie powinny wykonywać czynności związanych w sposób bezpośredni ze sprawowaniem opieki, a w przypadku wątpliwości powinny prosić osobę sprawdzoną o pomoc.
  2. Osoby, co do których Zarząd poweźmie wiedzę, że popełniły przestępstwo opisane w § 6 pkt. 4 albo  figurują w Rejestrze opisanym w § 6 pkt. 5 mają bezwzględny zakaz kontaktu z małoletnimi i nie mogą brać udziału w imprezach organizowanych przez Stowarzyszenie. Są ponadto wpisywane na listę, o której mowa w § 7 pkt 13.
  3. Ponadto, chcąc zagwarantować małoletnim poczucie bezpieczeństwa Zarząd wyznacza osoby zaufania, które nie tylko podejmują się opieki nad małoletnimi, ale także są osobami zaufania, których małoletni mogą poinformować o poczuciu zagrożenia czy dyskomfortu i liczyć na zajęcie się ich sprawą w sposób skuteczny i dostosowany do wrażliwości małoletnich. Dlatego też osobą zaufania może być wyłącznie osoba członkowska spełniająca najwyższe standardy etyczne, wrażliwa na dobrostan małoletnich i ich potrzeby. Osoba zaufania powinna również posiadać doświadczenie w pracy z małoletnimi.
  4. Zarząd wskazuje w drodze uchwały co najmniej jedną osobę do pełnienia roli osoby zaufania. Osoba taka musi wyrazić zgodę na pełnienie tej roli. O danych osobowych i sposobach kontaktu z osobą zaufania Stowarzyszenie informuje w miejscach, gdzie mogą pojawić się osoby małoletnie (np. w siedzibie poprzez rozwieszenie takiej informacji).
  5. Pełnomocnik zarządu pełniący rolę organizatora głównego imprezy organizowanej przez Stowarzyszenie wskazuje na czas organizowania i trwania imprezy co najmniej jedną osobę do pełnienia roli osoby zaufania. Osoba taka musi wyrazić zgodę na pełnienie tej roli. O danych osobowych i sposobach kontaktu z osobą zaufania Stowarzyszenie informuje w miejscach, gdzie mogą pojawić się osoby małoletnie (np. na komunikatorach używanych przy organizacji imprezy, a także publicznie na samej imprezie).
  6. Zarząd prowadzi listę osób sprawdzonych i osób zaufania jawną dla osób członkowskich.

§ 5 Zasady bezpiecznych relacji z małoletnimi i pomiędzy nimi

  1. Osoby członkowskie utrzymują profesjonalne relacje z małoletnimi. Reakcje, komunikaty i działania wobec małoletnich są: adekwatne do sytuacji, uzasadnione okolicznościami, sprawiedliwe wobec małoletniego i innych małoletnich i bezpieczne dla małoletnich. Osoby członkowskie powinny działać w sposób jawny i przejrzysty dla innych osób w celu zminimalizowania ryzyka błędnej interpretacji zachowania. Niedopuszczalne jest stosowanie przemocy w jakiejkolwiek formie.
  2. W przypadku dostrzeżenia jakiegokolwiek czynnika ryzyka dla bezpieczeństwa małoletnich osoby członkowskie zawiadamiają o tym fakcie osobę zaufania.
  3. Sprawować opiekę nad małoletnimi mogą tylko osoby sprawdzone.
  1. W przypadku małoletnich osób członkowskich dla każdej wyznaczany jest co najmniej jeden opiekun będący osobą sprawdzoną. Opiekun powinien uczestniczyć we wszelkich aktywnościach realizowanych przez przypisanego do niego małoletniego w ramach Stowarzyszenia tak, aby małoletni nie pozostawał bez opieki.
  2. Małoletni mogą brać udział w organizowanych przez siebie albo swoich znajomych aktywnościach na terenie siedziby Stowarzyszenia tylko w przypadku jednoczesnej obecności co najmniej jednej osoby sprawdzonej, która sprawuje w takim wypadku nad małoletnim opiekę i powinna w szczególny sposób zwracać uwagę na małoletniego. Stowarzyszenie nie odpowiada jednak za realizację przepisów prawa dotyczących ochrony małoletnich przez osoby organizujące swoje własne imprezy na terenie siedziby Stowarzyszenia.
  3. W przypadku organizowania imprezy przez Stowarzyszenie osobami sprawującymi opiekę nad małoletnimi są osoby nadzorujące wolontariuszy, osoby organizujące miejsce aktywności dla małoletnich (np. kids zone) i organizatorzy główni. Jednocześnie za sprawowanie opieki nad  małoletnimi nie jest uznawane wspólne granie w gry planszowe i RPG, uczestniczenie w larpach, prelekcjach i innych punktach programu, bowiem pośród obowiązków osób prowadzących takie punkty programu nie leży opieka nad małoletnimi.
  1. W przypadku powzięcia wiedzy, że opiekę nad małoletnimi sprawowała osoba inna niż osoba sprawdzona zawiadamia się osobę zaufania, która wszczyna procedurę interwencji zgodnie z § 7. Jednocześnie osoba sprawująca opiekę nad małoletnimi w sposób nieuprawniony powinna zostać natychmiast odseparowana od małoletnich.
  2. W komunikacji z małoletnimi osoba członkowska zobowiązana jest:
  1. zachować cierpliwość i szacunek,
  2. uważnie słuchać,
  3. udzielać odpowiedzi adekwatnych do wieku i sytuacji małoletniego,
  4. nie zawstydzać, nie upokarzać, nie lekceważyć i nie obrażać małoletniego,
  5. nie podnosić głosu i nie krzyczeć z zastrzeżeniem sytuacji, w której małoletnim zagraża bezpośrednie zagrożenie, a podniesienie głosu albo krzyk ma uchronić małoletnich przed tym zagrożeniem,
  6. informować małoletniego o podejmowanych względem niego decyzji i uwzględniać w miarę możliwości oczekiwania małoletniego przy podejmowaniu takich decyzji,
  7. szanować prawo małoletniego do prywatności z zastrzeżeniem sytuacji, w której konieczne jest naruszenie tej zasady w celu ochrony małoletniego, wtedy jednak jak najszybciej należy małoletniego o tym poinformować,
  8. nie komunikować się z małoletnim na osobności w odizolowanych warunkach, jeżeli jednak będzie to konieczne należy zadbać, aby pozostawać w zasięgu wzroku innych albo rozmawiać w obecności osoby sprawdzonej,
  9. zachowywać się w sposób stosowny, co oznacza, że niedopuszczalne jest używanie wulgarnych słów, gestów i żartów, czynienie obraźliwych uwag, nawiązywanie w wypowiedziach do aktywności bądź atrakcyjności seksualnej oraz wykorzystywanie wobec małoletnich relacji władzy lub przewagi fizycznej (np. zastraszanie, przymuszanie, groźby),
  10. zapewniać, że jeśli małoletni czują się niekomfortowo w jakiejś sytuacji, wobec konkretnego zachowania czy słów, mogą o tym poinformować osobę zaufania.
  1. W czasie działań realizowanych z małoletnimi osoba członkowska zobowiązana jest:
  1. doceniać i szanować wkład małoletnich w podejmowane działania,
  2. traktować małoletnich równo bez względu na ich płeć, kolor skóry, orientację seksualną, sprawność, status społeczny, etniczny, religijny i światopogląd,
  3. unikać faworyzowania małoletnich,
  4. nie nawiązywać z małoletnim jakichkolwiek relacji romantycznych i seksualnych, nie składać propozycji o takim charakterze (obejmuje to także komentarze, żarty i gesty o podtekście erotycznym lub seksualnym), nie udostępniać treści o charakterze erotycznym lub seksualnym niezależnie od ich formy,
  5. nie proponować alkoholu, wyrobów tytoniowych i substancji psychoaktywnych ani nie używać ich w obecności małoletnich,
  6. nie wchodzić w relacje zależności wobec małoletnich ani opiekunów prawnych małoletnich ani inne relacje, które mogłyby prowadzić do nierównego traktowania albo czerpania korzyści majątkowych i innych (np. przyjmowanie pieniędzy bądź wartościowych prezentów),
  7. nie utrwalać wizerunku małoletnich na potrzeby prywatne a w innych przypadkach stosować się do zasad ochrony wizerunku małoletniego opisanych poniżej.
  1. W kontakcie fizycznym z dziećmi:
  1. nie wolno bić, szturchać, popychać ani w jakikolwiek sposób naruszać integralności fizycznej małoletnich,
  2. nie wolno dotykać małoletnich w sposób, który może być uznany za nieprzyzwoity lub niestosowny,
  3. należy zachować szczególną ostrożność wobec osób małoletnich, które doświadczyły nadużycia i krzywdzenia, w tym seksualnego, fizycznego bądź zaniedbania; w takich sytuacjach należy reagować z wyczuciem, jednak stanowczo i pomóc małoletnim zrozumieć znaczenie osobistych granic,
  4. w sytuacjach wymagających czynności pielęgnacyjnych i higienicznych wobec małoletnich, należy wykonywać je w obecności osoby sprawdzonej i unikać innego niż niezbędny kontaktu fizycznego.
  1. Stowarzyszenie nie zapewnia dostępu do Internetu małoletnim.

§ 6 Zasady bezpiecznej rekrutacji i procedura sprawdzania

  1. Osobami członkowskimi mogą być także osoby małoletnie zgodnie ze Statutem Stowarzyszenia.
  1. Wszelkie czynności rekrutacyjne względem kandydata będącego osobą małoletnią może wykonywać wyłącznie osoba sprawdzona.
  2. Przed rozpoczęciem procedury rekrutacyjnej osoba wykonująca czynności rekrutacyjne powinna dowiedzieć się, czy kandydatem jest osoba dorosła czy małoletnia i w przypadku uzyskania wiedzy, że kandydatem jest osoba małoletnia – przekazać dalsze czynności rekrutacyjne osobie sprawdzonej.
  3. Z chwilą przyjęcia osoby małoletniej do Stowarzyszenia Zarząd wyznacza takiej osobie małoletniej także co najmniej jednego opiekuna, który wyraża na przyjęcie tej roli zgodę. Wyznaczonych opiekunów odnotowuje się w uchwale o przyjęciu osoby małoletniej w poczet osób członkowskich i zawiadamia się o tym Stowarzyszenie.
  1. W toku rekrutacji dowolnego kandydata osoba rekrutująca powinna jak najlepiej poznać kwalifikacje kandydata, w tym stosunek do wartości podzielanych przez Stowarzyszenie i wyrażonych w Standardach. W przypadku powzięcia wątpliwości odnośnie powyższego osoba rekrutująca ma prawo odmówić kandydatowi zostania osobą członkowską. Informując o odmowie osoba rekrutująca informuje kandydata o możliwości odwołania się od tej decyzji do Zarządu za jej pośrednictwem. W przypadku chęci odwołania się do Zarządu kandydat przedstawia osobie rekrutującej swoje imię, nazwisko i PESEL, które to dane wraz z własną opinią osoba rekrutująca przekazuje Zarządowi. Zarząd przed rozpoznaniem odwołania sprawdza, czy kandydat figuruje w Rejestrze, o którym mowa poniżej. Dopiero po weryfikacji, że kandydat nie figuruje w tym Rejestrze kontynuuje rekrutację. W przypadku utrzymania odmownej decyzji dane osobowe kandydata są usuwane z zastrzeżeniem możliwości wpisania tej osoby na listę, o której mowa w § 7 pkt 13 w przypadku, kiedy stwierdzone zostało, że kandydat popełnił przestępstwo opisane w § 6 pkt. 4 albo figuruje w Rejestrze opisanym w § 6 pkt. 5.
  2. Procedura mająca na celu zostanie osobą sprawdzoną odbywa się na wniosek osoby członkowskiej chcącej nią zostać. Wniosek zawiera co najmniej imię, nazwisko, PESEL i zgodę na przetwarzanie przez Stowarzyszenie danych osobowych ujawnionych we wniosku i zaświadczeniu o niekaralności, o którym mowa poniżej, do czasu ustania członkostwa albo wycofania zgody. Wzór wniosku stanowi Załącznik 2.
  3. Do wniosku załączane jest zaświadczenie o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.  
  4. Po otrzymaniu wniosku Zarząd uzyskuje informację, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
  5. W przypadku niekaralności za powyższe przestępstwa i niefigurowania w powyższym Rejestrze Zarząd, po rozważeniu dotychczasowej działalności osoby członkowskiej szczególnie zgodności jej działania zgodnie ze Standardami przyjmuje uchwałę o wpisaniu tej osoby członkowskiej na listę osób sprawdzonych.
  6. Procedura może być także wszczęta przez Zarząd w drodze podjęcia uchwały w przypadku podjęcia przezeń uzasadnionych wątpliwości odnośnie działania osoby członkowskiej zgodnie ze Standardami. W takim wypadku osoba członkowska jest zobowiązana dostarczyć niezwłocznie zaświadczenie, o którym mowa w pkt. 4 powyżej pod rygorem utraty członkostwa.
  7. Koszty poniesione przez osobę członkowską związane z wyżej opisaną procedurą mogą zostać zwrócone przez Stowarzyszenie na wniosek tej osoby członkowskiej.
  8. Dokumentacja dotycząca procedury sprawdzenia (tj. wniosek, zaświadczenie i wynik sprawdzenia w Rejestrze, o którym mowa powyżej i uchwała)  jest przechowywana w formie co najmniej dokumentowej na wirtualnym dysku Stowarzyszenia, do którego dostęp ma wyłącznie Zarząd i osoby przezeń wyznaczone. Dokumentacja jest przechowywana przez okres członkostwa w Stowarzyszeniu. Po ustaniu członkostwa dane osobowe związane z procedurą sprawdzenia są usuwane z zastrzeżeniem wpisania tej osoby na listę, o której mowa w § 7 pkt 13 w przypadku, kiedy stwierdzone zostało, że kandydat popełnił przestępstwo opisane w § 6 pkt. 4 albo figuruje w Rejestrze opisanym w § 6 pkt. 5.  

§ 7 Procedury interwencji w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa małoletniego

  1. Zagrożenie bezpieczeństwa małoletniego może przybrać różne formy z wykorzystaniem różnych sposobów kontaktu i komunikowania.
  2. Na potrzeby Standardów przyjęto następującą kwalifikację zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich:
  1. popełniono przestępstwo na szkodę małoletniego (np. wykorzystanie seksualne, znęcanie się nad małoletnim),
  2. doszło do innej formy krzywdzenia, niebędącej przestępstwem (np. krzyk, kary fizyczne, poniżanie),
  3. doszło do zaniedbania potrzeb życiowych małoletniego (np. związanych z żywieniem, higieną czy zdrowiem).
  1. Na potrzeby Standardów przyjęto następującą kwalifikację osób, które mogą doprowadzić do zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich:
  1. osoby dorosłe (osoby członkowskie i inne osoby),
  2. inni małoletni.
  1. W przypadku powzięcia przez osobę członkowską podejrzenia, że dochodzi albo doszło do zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich w ramach działalności Stowarzyszenia lub w siedzibie Stowarzyszenia osoba członkowska będąca świadkiem takiej sytuacji zgłasza szczegółową informację o tym fakcie osobie zaufania i w miarę możliwości podejmuje wszelkie działania zmierzające do natychmiastowego odseparowania osoby krzywdzącej od małoletnich. W przypadku podejrzenia, że życie małoletniego jest zagrożone lub grozi mu ciężki uszczerbek osoba członkowska będąca tego świadkiem niezwłocznie podejmuje również wszelkie uzasadnione czynności zmierzające do uchronienia życia lub zdrowia małoletniego.
  2. Osoba zaufania dokonuje wszystkich czynności interwencyjnych w imieniu Zarządu. Wszystkie osoby członkowskie są zobowiązane udzielać wszelkiej pomocy osobie zaufania.
  3. Osoba zaufania weryfikuje informacje i przeprowadza interwencję. Z interwencji sporządza się kartę interwencji, której wzór stanowi Załącznik 3 do Standardów.
  4. Interwencja polega na ustaleniu i opisaniu okoliczności sytuacji, co do której istnieje podejrzenie, że dochodzi albo doszło do zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich w ramach działalności Stowarzyszenia albo w siedzibie Stowarzyszenia w szczególności poprzez rozmowę ze świadkami, a także podjęciu działań mających na celu zabezpieczenie skrzywdzonego małoletniego.
  5. W przypadku podejrzenia stwierdzenia zaistnienia zagrożenia bezpieczeństwa małoletniego osoba zaufania ustala i zawiadamia opiekunów prawnych małoletniego informując o okolicznościach zagrożenia bezpieczeństwa małoletniego i konieczności zgłoszenia podejrzenia krzywdzenia małoletniego do odpowiedniej instytucji (organy ścigania, sąd rodzinno-opiekuńczy lub najbliższy ośrodek pomocy społecznej). W toku rozmowy z opiekunami prawnymi osoba zaufania informuje również o planie zapewnienia bezpieczeństwa małoletniemu.
  6. Plan zapewnienia bezpieczeństwa małoletniemu powinien zawierać informacje na temat:
  1. podjętych przez Stowarzyszenie działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa małoletniemu,
  2. wsparcia, jakie zostało zaoferowane małoletniemu i jakie może zostać zaoferowane,
  3. skierowania małoletniego do specjalistycznej placówki pomocy małoletniemu, jeżeli istnieje taka potrzeba.
  1. W przypadku, kiedy doszłoby do popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz kiedy doszłoby do dowolnego zagrożenia bezpieczeństwa małoletniego spowodowanego przez osobę członkowską – osoba zaufania przeprowadzająca interwencję i informuje o tym Zarząd, który zawiadamia organy ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa, a także wszczyna procedurę opisaną w § 6 pkt 7 i równolegle procedurę wewnętrzną mającą ustalić czy zostały spełnione podstawy do zawieszenia bądź wykluczenia takiej osoby członkowskiej.
  2. Wszystkie osoby, które w związku ze swoją działalnością w ramach Stowarzyszenia powzięły informację o krzywdzeniu małoletniego lub informacje z tym związane, są zobowiązane do zachowania tych informacji w tajemnicy, wyłączając informacje przekazywane uprawnionym instytucjom w ramach działań interwencyjnych. Tajemnica nie wiąże w stosunku do osoby zaufania przeprowadzającej interwencję, Zarządu i instytucji oraz organów władzy publicznej.
  3. W przypadku podejrzenia krzywdzenia małoletniego przez innego małoletniego spędzających czas w ramach działań Stowarzyszenia lub w siedzibie Stowarzyszenia osoba zaufania przeprowadza rozmowę z małoletnim podejrzewanym o krzywdzenie oraz w uzasadnionych wypadkach także z jego opiekunami prawnymi, a także oddzielnie ze skrzywdzonym małoletnim oraz w uzasadnionych wypadkach także z opiekunami prawnymi. Ponadto osoba zaufania rozmawia z innymi osobami mającymi wiedzę o tej sytuacji. W trakcie rozmów należy dążyć do ustalenia przebiegu sytuacji. Ustalenia są spisywane na karcie interwencji. Dla małoletniego krzywdzącego oraz skrzywdzonego sporządza się oddzielne karty interwencji. Ponadto:
  1. w przypadku konieczności zaangażowania opiekuna prawnego małoletniego skrzywdzonego należy opracować plan zapewnienia mu bezpieczeństwa, o którym mowa powyżej,
  2. w przypadku, gdy małoletni krzywdzący nie uczestniczy w działaniach Stowarzyszenia należy porozmawiać z małoletnim poddawanym krzywdzeniu, innymi osobami mającymi wiedzę o sytuacji, a także – w uzasadnionych wypadkach – z opiekunami prawnymi małoletniego krzywdzonego celem ustalenia przebiegu zdarzenia oraz poinformowania opiekunów prawnych o możliwości skorzystania ze specjalistycznego wsparcia u innych organizacji lub służb,
  3. jeżeli osobą podejrzewaną o krzywdzenie jest małoletni, który ukończył 13. rok życia, a jego zachowanie stanowi czyn karalny, należy ponadto poinformować organy ścigania.
  1. Osoby, co do których powzięto wiedzę (np. po przeprowadzeniu interwencji), że dopuściły się zagrożenia bezpieczeństwa małoletnich albo swoim zachowaniem wskazują na wysokie ryzyko powstania takiego zagrożenia (np. ignorując postanowienia Standardów), są wpisywane na listę osób z zakazem brania udziału w działalności Stowarzyszenia.
  1. Lista zawierająca co najmniej imię i nazwisko osoby jest prowadzona przez Zarząd i jest udostępniana wyłącznie w celu zapobieżenia pojawieniu się osób wpisanych na tę listę w ramach działalności Stowarzyszenia.
  2. Od uchwały Zarządu o wpisaniu osoby na listę takiej osobie przysługuje odwołanie do walnego zgromadzenia członków Stowarzyszenia. Osoba taka może zostać zaproszona na walne zgromadzenie członków Stowarzyszenia celem złożenia dodatkowych wyjaśnień. Odwołanie nie zawiesza uchwały Zarządu o wpisaniu na listę.
  3. Skreślenie osoby z listy jest dokonywane na jej wniosek po upływie co najmniej dwóch lat od momentu wpisania i pozytywnym przejściu procedury sprawdzenia tej osoby zgodnie z § 6.
  4. Przetwarzanie danych osobowych na tej liście odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. d i f rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. (RODO).

§ 8 Zasady ochrony wizerunku małoletniego

  1. Przez utrwalanie wizerunku małoletniego należy rozumieć w szczególności fotografowanie, filmowanie i nagrywanie głosu małoletniego na potrzeby Stowarzyszenia, w szczególności potrzeby promocyjne.
  2. Niedopuszczalne jest utrwalanie wizerunku małoletniego na potrzeby prywatne.
  3. Utrwalając wizerunek małoletniego:
  1. należy unikać portretowania małoletnich, a w wypadku, kiedy utrwalany jest wizerunek jednego lub więcej małoletnich unikać skupiania się na małoletnim (np. poprzez ustawianie ostrości podczas fotografowania bądź filmowania nie na twarz małoletniego),
  2. należy dokonywać tego w sposób, aby wizerunek małoletniego był częścią większej całości (tzn. „w tłumie”)
  3. nie wolno umieszczać wizerunku małoletnich w niekorzystnym dla nich kontekście albo w sposób sugerujący kontekst erotyczny lub seksualny.
  1. W przypadku dostrzeżenia, że w ramach działalności Stowarzyszenia albo w siedzibie Stowarzyszenia ktoś utrwala wizerunek małoletniego w sposób niezgodny z powyższymi zasadami osoby członkowskie są zobowiązane przerwać taką sytuację.
  2. Opiekun prawny małoletniego ma prawo sprzeciwić się każdemu utrwaleniu wizerunku małoletniego i publikacji utrwalonego wizerunku małoletniego. W przypadku sprzeciwu w czasie utrwalania wizerunku każda osoba jest zobowiązana powstrzymać się przed dalszym utrwalaniem wizerunku małoletniego, a w przypadku sprzeciwu po upublicznieniu wizerunku w sposób zgodny z zasadami Stowarzyszenie usuwa publikację wizerunku małoletniego i usuwa wszelkie kopie utrwalonego wizerunku małoletniego, co do którego opiekun prawny małoletniego wyraził sprzeciw.

§ 9 Monitoring stosowania Standardów

  1. Zarząd przyjmuje Standardy w drodze uchwały. Po przyjęciu może jednak zdecydować, aby przyjęte przez siebie Standardy zostały również przyjęte uchwałą walnego zgromadzenia członków.
  2. Zarząd sprawuje nadzór nad realizacją Standardów, jest odpowiedzialny za reagowanie na sygnały naruszenia Standardów przez osoby członkowskie, prowadzi rejestr interwencji stanowiący Załącznik 4 do Standardów i dokonuje audytu Standardów.
  3. Osoby zaufania wspierają Zarząd w powyższych czynnościach.
  4. Każda osoba członkowska może proponować zmiany i wskazywać naruszenia Standardów.
  5. Audyt Standardów jest przeprowadzany co najmniej raz na dwa lata. Może jednak być przeprowadzony wcześniej w następujących przypadkach:
  1. na wniosek Zarządu,
  2. na wniosek dowolnej osoby członkowskiej, która we wniosku kierowanym do Zarządu wskazuje proponowane zmiany i ich uzasadnienie,
  3. kiedy zaszło podejrzenie popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego popełnionego przez osobę członkowską,
  4. kiedy osoba zaufania wskaże taką konieczność po przeprowadzeniu interwencji.
  1. W ramach audytu Standardów Zarząd przesyła osobom członkowskim ankietę stanowiącą Załącznik 5 do Standardów z co najmniej dwutygodniowym czasem na jej wypełnienie. Wypełnienie ankiety nie jest obowiązkowe.
  2. Po przeprowadzeniu audytu, przy uwzględnieniu wyników ankiety, Zarząd podejmuje decyzję w przedmiocie zmiany Standardów. Przepis § 9 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

§ 10 Przepisy końcowe

  1. Standardy wchodzą w życie po przyjęciu ich przez Zarząd z dniem ich ogłoszenia.
  2. Ogłoszenie następuje w sposób dostępny dla osób członkowskich, a także małoletnich i ich opiekunów, w szczególności poprzez wywieszenie Standardów w widocznym miejscu w siedzibie Stowarzyszenia oraz poprzez zamieszczenie na stronie internetowej także w wersji skróconej, przeznaczonej dla małoletnich.

Lista załączników do Standardów:

Załącznik nr 1: Oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami ochrony małoletnich

Załącznik nr 2: Wniosek o uzyskanie statusu osoby sprawdzonej

Załącznik nr 3: Karta interwencji

Załącznik nr 4: Rejestr interwencji

Załącznik nr 5: Pytania do anonimowej ankiety celem audytu Standardów


ZAŁĄCZNIK 1 DO STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

– oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami ochrony małoletnich

Ja ____________________________________________ oświadczam, że są mi znane Standardy ochrony małoletnich przyjęte przez Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „AVANGARDA” i będę się je stosować w ramach mojej działalności w Stowarzyszeniu Miłośników Fantastyki „AVANGARDA”.

Oświadczam również, że posiadam pełną zdolność do czynności prawnych, korzystam z pełni praw publicznych, nie jestem osobą skazaną za przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności, przestępstwa z użyciem przemocy na szkodę małoletniego oraz nie toczy się przeciwko mnie żadne postępowanie karne ani dyscyplinarne w tym zakresie. Nie jestem również osobą skazaną prawomocnym wyrokiem za inne przestępstwo umyślne. Gdyby zaś cokolwiek w tym zakresie uległo zmianie niezwłocznie zawiadomię o tym Zarząd Stowarzyszenia.

Oświadczenie to składam pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Złożenie oświadczenia jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przechowywanie i przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie Miłośników Fantastyki „Avangarda” (ul. Targowa 66/22, 03-734 Warszawa). Dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego wynikającego z ustawy z 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich znowelizowana ustawą z 28.07.2023 r., (w szczególności: art. 21, 22a i 22b). Dane podane w tym oświadczeniu będą przetwarzane od dnia ich przekazania do ustania mojego członkostwa w Stowarzyszeniu. Wiem, że przysługuje mi prawo do kontroli i poprawienia moich danych osobowych, a także do wycofania zgody na ich przetwarzanie.

__________________________________

data i czytelny podpis


ZAŁĄCZNIK 2 DO STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

– wniosek o uzyskanie statusu osoby sprawdzonej

Ja _________________________________ PESEL _________________________________ wnioskuję do Zarządu Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki „AVANGARDA” o wszczęcie względem mnie procedury mającej na celu sprawdzenie mnie przed dopuszczeniem do działalności związanej ze sprawowaniem opieki nad małoletnimi.

W załączeniu przedkładam aktualne zaświadczenie o niekaralności w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.

Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych w tym wniosku oraz ujawnionych w ww. zaświadczeniu o niekaralności przez Stowarzyszenie aż do czasu ustania mojego członkostwa w Stowarzyszeniu albo wycofania niniejszej zgody (która jednak będzie skutkować utratą przeze mnie statusu osoby sprawdzonej). Wiem, że przysługuje mi prawo do kontroli i poprawienia moich danych osobowych. Poinformowano mnie również, że dane te nie będą udostępniane innym osobom aniżeli członkom Zarządu.

__________________________________

data i czytelny podpis


ZAŁĄCZNIK 3 DO STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

– karta interwencji

Data i miejsce interwencji (ze wskazaniem nazwy ewentualnego wydarzenia)

Imię i nazwisko pokrzywdzonej osoby małoletniej

Imię i nazwisko osoby, która dostrzegła krzywdzenie (o ile była)

Przyczyna interwencji (czy stwierdzono skrzywdzenie, a jeżeli tak to wskazanie jego formy)

Dokładny opis ustaleń ze zdarzenia (z ewentualnym wskazaniem formy krzywdzenia oraz świadków i osoby krzywdzącej z imienia, nazwiska i telefonu kontaktowego)

Poniższe rubryki są uzupełniane tylko w przypadku stwierdzenia skrzywdzenia małoletniego

Opis przebiegu interwencji ze wskazaniem, w jaki sposób osoba krzywdząca została odseparowana, a skrzywdzony małoletni zabezpieczony

Czy doszło do popełnienia przestępstwa przeciwko małoletniemu?

Czy zawiadomiono opiekunów małoletniego i co im przekazano (ze wskazaniem ich imion, nazwisk i telefonów kontaktowych)? Jeżeli doszło do popełnienia przestępstwa należy poinformować o konieczności złożenia zawiadomienia do organów ścigania

Plan zapewnienia bezpieczeństwa małoletniemu

Podjęte przez Stowarzyszenie działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa małoletniemu po zdarzeniu

Zaoferowane małoletniemu wsparcie

Czy zachodzi potrzeba skierowania małoletniego do specjalistycznej placówki pomocy?


ZAŁĄCZNIK 4 DO STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

– rejestr interwencji

Data interwencji

Przedmiot interwencji

Wynik interwencji (w tym także czy stwierdzono skrzywdzenie małoletniego?)

Uwagi

ZAŁĄCZNIK 5 DO STANDARDÓW OCHRONY MAŁOLETNICH

– pytania do anonimowej ankiety celem audytu Standardów

  1. Czy znasz Standardy ochrony małoletnich obowiązujące w Stowarzyszeniu? TAK/NIE
  2. Czy potrafisz rozpoznać symptomy krzywdzenia małoletnich? TAK/NIE
  3. Czy wiesz, jak reagować na krzywdzenie małoletnich? TAK/NIE
  4. Czy byłeś świadkiem naruszenia Standardów przez inną osobę członkowską? Jeżeli tak to, jak wyglądało naruszenie i czy podjąłeś jakieś działania, a jeżeli nie to dlaczego? OPISOWE
  5. Czy uważasz, że coś w Standardach powinno zostać zmienione? Jeżeli tak, napisz pokrótce co i dlaczego? OPISOWE