Manual del Módulo Remitos
V7
Índice General
2.1.- Configuración de la pestaña “Principal”
2.2.- Configuración de la pestaña “General”
2.3.- Configuración de la pestaña “Comercial”
3.0.- Acciones a ejercer sobre el remito
1.0.- Introducción
El módulo Remitos nos permitirá trabajar en todo lo relacionado con los remitos cargados en TACTICA V7, ya sea cargarlos, modificarlos, realizar análisis de productos remitidos y generar múltiples acciones sobre los remitos.
2.0.- Cargar un nuevo remito
Para cargar de cero un nuevo remito al programa, nos dirigimos a la opción “Nuevo” dentro de la barra lateral de módulos.
Obtenemos la apertura de la ventana que se muestra a continuación.
Como vemos, la ventana viene abierta de manera predeterminada con la pestaña “Principal”.
2.1.- Configuración de la pestaña “Principal”
Lo primero que haremos será ir configurando los detalles principales del remito, como acostumbramos a hacer siempre al cargar un nuevo comprobante a TACTICA V7. En este caso, indicamos en primer lugar la Empresa, el Contacto y la Razón Social de la empresa a la que le estaremos realizando él remito.
Luego indicamos la Razón Social del Sistema (es decir, la nuestra, con la que estamos generando el remito), el Talonario correspondiente y también tendremos la posibilidad de indicar manualmente el N.° de Remito. Si optamos por dejar este dato sin alterar (como haremos en este caso a modo de ejemplo), al presionar “Guardar” el sistema le otorgará automáticamente el número tomando como referencia el número del último remito existente en TACTICA V7.
A continuación, ingresamos los productos que estarán enlazados en él remito. Para eso, hacemos clic derecho en el espacio blanco y vemos que emerge un cuadro con distintas opciones para añadir los productos.
Gracias a estas opciones podremos optar por agregar productos específicamente por código, código de barras, grupos de productos o bien productos que estén ligados a pedidos, facturas o entregas. En este caso, por ejemplo, agregaremos productos ligados a un pedido.
En esta misma sección podremos indicar si nuestro producto controla stock, si lleva series, partidas o lotes.
2.2.- Configuración de la pestaña “General”
Como podemos ver, en esta pestaña vamos a configurar datos generales del remito como lo son su Responsable, Escenario, diversas Fechas (de Emisión, de Orden de Compra y de Salida de Transporte).
El N.° será asignado una vez guardado el remito, por lo que no es un dato que modifiquemos nosotros.
El Responsable será el usuario a cargo del remito. Podemos marcar uno o más usuarios.
La Fecha de Emisión será, lógicamente, la fecha en la que hemos emitido él remito, mientras que la Fecha de Orden de Pago será indicada en caso de también indicar una Orden de Pago con su correspondiente número.
La Fecha de Salida de Transporte indicará el día en el que los productos parten para la entrega.
En el sector derecho podremos enlazar él remito con un Requerimiento, Consulta, Contrato y también podremos indicar un Escenario.
Por último, podremos tildar las casillas deseadas en caso de optar por Incluir Precios o Generar distintas instancias como Facturas, Contratos y Consultas, además de indicar si deseamos Cambiar Estado al guardar, lo cual nos permitirá indicar automáticamente al guardar él remito si el mismo ha sido conformado o anulado junto a un firmante.
A modo de ejemplo, a continuación vemos cómo queda la pestaña configurada en su totalidad.
2.3.- Configuración de la pestaña “Comercial”
Como podemos ver, en esta pestaña podremos cargar información comercial relacionada con él remito. Es habitual encontrar esta pestaña al generar otro tipo de acciones en TACTICA V7, como por ejemplo en facturas, entregas y pedidos.
Nota: en las pestañas “Nota”, “Texto Asociado”, “Info” y “Adicionales” podremos agregar información que consideremos pertinente para él remito, de modo que luego veamos enlazada una nota, un campo de texto o un texto asociado donde podremos, por ejemplo, dejar asentado algún comentario.
Al terminar con la configuración del remito, presionamos “Aceptar”, no sin antes tildar o dejar sin tildar la casilla de “Ver Reporte” en caso de que queramos ver, imprimir o exportar el mismo.
Una vez creado, vemos que el remito ya aparece cargado en el sistema.
3.0.- Acciones a ejercer sobre él remito
Si hacemos clic derecho sobre él remito, accederemos a un listado de opciones que podremos ejecutar sobre el mismo.
Cambiar Estado: nos permitirá indicar el estado del remito (que estará definido como remitido), determinando si su estado es Conformado o Anulado, así como también tendremos la opción de indicar el estado particular de cada uno de los productos remitidos. Por ejemplo, en un remito de 3 ítems podemos de esta manera conformar dos y anular uno.
Una vez hayamos indicado los datos correspondientes, presionamos Aceptar para cambiar el estado y así cerrar él remito.
Reutilizar: haremos uso de esta herramienta cuando por algún motivo tengamos que anular y liberar la numeración de un remito existente (en estado Remitido) para poder continuar remitiendo y autorizando los remitos sin inconvenientes.
Informar Traslado: al dar informe del traslado estaremos autorizando el remito. Para ello, presionamos la opción indicada y accedemos a la ventana que se muestra a continuación.
Veremos el número de remito y el talonario al que pertenece. Tendremos la opción de indicar si deseamos exportar un archivo TXT de pedido de autorización y uno XML de respuesta, al igual que podremos indicar si deseamos o no utilizar sucursal en formato de 4 dígitos. Por último, seleccionamos la carpeta a la cual exportamos.
Desenlazar: gracias a esta opción podremos eliminar el enlace entre el remito y otros comprobantes, ya sea un pedido, factura, etc.Como nos indicará el aviso que salta inmediatamente al tocar este botón, esta acción no se puede deshacer ni revertir.
Reabrir: haremos uso de esta herramienta solo cuando sea necesario y corresponda; es decir, cuando el remito ya haya sido cerrado. Nos servirá si, por ejemplo, deseamos cambiar el estado de un remito ya conformado o anulado. Al hacer uso de esta herramienta veremos disponibles nuevamente las opciones del remito que se hayan bloqueado al cerrarlo en primera instancia.
Generar Devolución: esta opción será empleada cuando debamos dejar constancia de que los productos afectados al remito han sido devueltos. Es por ello que se abrirá la ventana de entregas que se muestra a continuación.
Generar Facturación: con esta herramienta crearemos las facturas directamente enlazadas con él remito, pudiendo facturar la totalidad de los productos remitidos o hacerlo de manera personalizada en la siguiente ventana.
Generar Contratos: podremos generar un contrato (ya sea de consulta o de reclamo) enlazado al remito, afectando entonces a los productos remitidos.
4.0.- Buscar remitos
Nos dirigimos al botón “Buscar” ubicado en la barra lateral de módulos.
Como resultado se abrirá la siguiente ventana.
Como vemos, para realizar esta búsqueda podremos hacer uso de distintos filtros a nuestra disposición que nos ayudarán a acotar la cantidad de resultados lo máximo posible y de esta manera optimizar nuestra búsqueda. Para tener activados estos filtros tendremos que tener destildada la casilla que se muestra a continuación, o caso contrario realizaremos una búsqueda general con los filtros desactivados.
En primer lugar, tenemos los filtros de fecha, donde podremos determinar si buscamos por Fecha de Creación o si lo hacemos por Fecha de Emisión, determinando además las fechas deseadas. Podremos seleccionar distintas opciones como buscar los remitos del día de hoy, de ayer, de mañana, de la última semana o la actual, del último mes o el actual y, entre otras opciones más, por rango de fechas.
A continuación tenemos los distintos filtros individuales relacionados al remito: podremos filtrar por Estado (Conformado, Remitido, Anulado o Todos) - Responsable (Todos los usuarios, Múltiples usuarios o por usuarios en específico) - Escenario (seleccionando alguno o varios de los que tengamos creados) - Remito (ingresamos el número de remito) - Pedido (ingresamos el número de pedido) - Producto (seleccionamos productos en la matriz) - Empresa (podremos seleccionar una o más empresas de nuestra base) - Apellido (del cliente) - Fiscal Sistema (es decir, la fiscal con la que hayamos creado el remito) - Talonario (con el que hayamos creado el remito) - Número (identificador del remito en TACTICA CRM & ERP) - y por último podremos buscar por el texto alojado en los campos de Info.
Con los filtros deseados ya aplicados, presionamos buscar para obtener el listado de resultados en la parte inferior de la pantalla.
Una vez que tenemos los resultados, podemos navegar en el listado y acceder al remito deseado si le damos doble clic.
5.0.- Análisis de remitos
Tenemos la posibilidad de hacer un análisis rápido de nuestros remitos y productos remitidos para poder hacer un seguimiento de los mismos.
5.1.- Remitos por Facturar
Tendremos la posibilidad de realizar un análisis de todos los remitos pendientes de facturación que tengamos cargados en TACTICA V7. Para ello, nos dirigimos a la opción correspondiente dentro de la barra lateral de módulos.
Accedemos a la ventana que se muestra a continuación, desde donde realizaremos el análisis por la fecha que deseemos y pudiendo optar si lo hacemos solo por remitos de pedidos completados.
5.2.- Productos Remitidos
En este caso tendremos la posibilidad de realizar un análisis de todos los productos que tengamos cargados en TACTICA V7. Para ello, nos dirigimos a la opción correspondiente dentro de la barra lateral de módulos.
Accedemos a la ventana que se muestra a continuación, desde donde realizaremos el análisis, pudiendo filtrar por Responsable, Razón Social, Producto, Estado y Fecha.
Si nos dirigimos a la pestaña “Detalle” podremos ver con mayor precisión la información relacionada con el remito del producto indicado.
6.0.- Plantillas de Remitos
Desde TACTICA V7 tendremos la posibilidad de remitir de manera múltiple por plantillas predefinidas que podremos personalizar. Para utilizar esta herramienta nos dirigimos a la opción pertinente dentro de la barra lateral de módulos.
La ventana de configuración de la plantilla será la siguiente, donde veremos las casillas vacías hasta que las llenemos o seleccionemos una de las plantillas existentes en el sistema (si es que las hay).
Como podemos ver, la plantilla debe contar con ciertos detalles generales indispensables que se ubican en el sector izquierdo de la ventana: Nombre, Fiscal del Sistema, Responsable, Escenario y Fecha de Emisión. Además, podremos agregar información comercial y también en los campos de INFO. Una vez terminada la configuración de esta parte, presionamos “Guardar”.
En la pestaña “Notas” podremos dejar anotaciones vinculadas al remito. En la pestaña “Productos” vamos a agregar los productos a remitir. Esta carga de productos podrá ser realizada de manera manual o bien podremos optar por utilizar algunas de las opciones mecanizadas del sistema, agregando productos de pedidos o facturas pendientes de remitir, o de contratos activos según periodicidad.
En el sector derecho de la ventana, por otra parte, vamos a seleccionar los contactos a los cuales le estaremos generando los remitos de la plantilla (ya sea mediante filtro o por grupo de contactos), el talonario del remito a utilizar y el depósito del cual se descontarán los productos remitidos. También podremos decidir si existe un remito en el período de fechas que indiquemos y si queremos generar actividades para los contactos a los que se les generaron remitos.
Una vez que hayamos dejado todos los datos configurados y guardados, podemos presionar “Ejecutar”.
Se irán cargando y mostrando los remitos creados, y una vez concluido el proceso se nos consultará si deseamos guardar la plantilla utilizada.
29/11/2022
TACTICASOFT - Software de Gestión. (CRM / ADMINISTRATIVO – CONTABLE). Productividad y Colaboración para Pymes.