Uno de los módulos más importantes en cuanto al desempeño de TACTICA V7 como CRM, porque es mediante este módulo donde podemos enlazar, correos con los clientes, prospectos o proveedores, generar tareas como el envío de reportes, o comprobantes de venta, presupuesto, etc. Así mismo como la generación automatizada de reportes, información, etc.

El módulo de correo tiene una función similar a cualquier herramienta para la descarga y envío de correo, la gran diferencia que lo marca es el enlace con los contactos, y módulos del sistema.

1.1.- Cuentas

En esta opción vamos a poder cargar, modificar y configurar nuestras cuentas de correo, para ello vamos a necesitar una serie de datos que nos los va a dar el proveedor o servidor de correos.

Vamos a encontrar los siguientes:

1.- Espacio para ver las cuentas de correos.

2.- Cargar una cuenta de correo.

3.- Cargar una cuenta de correo de forma rápida.

4.-Modificar una cuenta de correo existente

5.- Eliminar una cuenta de correo existente

6.- Dejar una cuenta de correo por defecto.

7.- Cerrar.

1.1.1.- Cargar una cuenta de correo

Nota: Este ejemplo sirve para cuentas de correo que no sean de GMAIL o EXCHANGE. Ya que ese tipo de cuenta pide una validación especial, si desea cargar una cuenta de GMAIL o EXCHANGE, puede ir a la sección del instructivo o solicitar el manual para ello.

1.- En la parte superior en la barra de menú vamos a hacer clic en “Módulos”, y luego seleccionamos “Correo” y por último “Cuentas”, si no vamos en el “Panel lateral” a “Correo”, luego seleccionamos “Cuentas”.

Hacemos clic en “Nuevo”.

Vamos a visualizar que la ventana está compuesta por varias solapas que nos va a ir solicitando información necesaria.

1.1.1.1.- Solapa General

Vamos con la primera que es “General”.

En la siguiente ventana vamos a cargar los siguientes datos:

1.- Nombre de la cuenta de correo: Va a ser el nombre como lo vamos a identificar en Tactica. Ej.: Pedro Luis - Backup Latina SRL.

2.- Nombre: Es el nombre de la persona, o grupo que maneja la cuenta, ej.: Pedro Luis.

3.- Empresa: Es el nombre de la empresa para la cual se va a usar el correo. Ej.; Backup Latina SRL.

4.- Dirección de correo electrónico, dirección de respuesta, dirección de notificación de correo: En esta tres opciones va nuestro correo electrónico, el que vamos a emplear mediante TACTICA V7. Ej.: Pedro@backuplatina.com.

Mostramos una imagen con los datos cargados, basado en el ejemplo:

Terminado avanzamos con la siguiente solapa que es “Correo entrante”.

1.1.1.2.- Solapa Correo Entrante

Vamos a ver varios campos, en algunos casos son obligatorios, en otros no, toda la información contenida en esta solapa es ofrecida por su proveedor de correo:

1.- Tipo de cuenta: Esta selección permite escoger nuestro tipo de cuenta sea POP3 o IMAP.

2.- Servidor de correo entrante: Es la dirección web, o IP, del servidor de correo para poder comunicarse y permitir la descarga de correo. Ej.; “pop.backuplatina.com” o “imap.gmail.com”.

3.-El servidor requiere una conexión segura (SSL/TLS), Utilizar conexión TLS y puerto: Esto hace indicación a cómo se comunica su cuenta de correo con el servidor. Ej.: “993 con TLS y SSL” o “110 sin seguridad”.

4.- Usuario: Es la cuenta de correo electrónico, en algunos casos especiales hay cuentas que utilizan un identificador directo. Ej.: “pedro@backuplatina.com”

5.- Clave y Reingrese: Es la contraseña de nuestro correo electrónico, en casos especiales hay servidores de correo que piden una clave diferente a la que manejamos usualmente en la web del correo como Gmail o EXCHANGE.

6.- Conectar con el servidor de correo a través de un proxy “Casos especiales”: Esta configuración es avanzada, y normalmente se utiliza cuando tiene un servidor de correo interno, simplemente añadimos los datos del mismo.

7.- OAuth2 Requerido “Casos Especiales”: Se utiliza actualmente para cuentas de correo que requieren una autenticación doble y segura, como sucede con EXCHANGE.

8.- Habilitar esta cuenta para recibir: Permite que la cuenta de correo descargue los correos en TACTICA V7.

Mostramos un ejemplo de cómo quedaría esta solapa:

Avanzamos con la siguiente solapa “Correo saliente”.

1.1.1.3.- Solapa Correo Saliente

1.- Servidor de correo saliente (SMTP):Es la dirección web o IP, del servidor de correo para poder comunicarse y permitir el envío de correo. Ej.; “pop.backuplatina.com” o “smtp.gmail.com”.

2.- El servidor requiere una conexión segura (SSL/TLS), Utilizar conexión TLS y puerto: Esto hace indicación a cómo se comunica su cuenta de correo con el servidor. Ej.: “567 con TLS y SSL” o “25 sin seguridad”.

3.- Mi servidor requiere autenticación:El servidor requiere autenticarse para poder enviar los correos, generalmente usa los mismos datos del correo entrante, para ello marcamos él tilde en “usar la misma configuración de correo entrante” si no llenamos el punto 4.

4.-Iniciar sesión usando:Ingresamos manualmente los datos que usa el servidor para conectarse con el servidor saliente.

5.-Conectar con el servidor de correo a través de un proxy “Casos especiales”: Esta configuración es avanzada, y normalmente se utiliza cuando tiene un servidor de correo interno, simplemente añadimos los datos del mismo.

6.-Habilitar esta cuenta para enviar: Permite que TACTICA V7 use esta cuenta de correo para realizar envío de correos.

Mostramos un ejemplo de cómo se vería la solapa con los datos cargados:

Avancemos a la siguiente solapa: Regla de Mensaje.

1.1.1.4.- Solapa regla de Mensaje (Avanzado)

No es obligatorio llenar esta solapa al cargar un correo electrónico en TACTICA V7; sin embargo, mostraremos las bondades de su uso.

La regla de mensaje lo que permite es organizar el correo tanto entrante como saliente, redirigiendo a carpetas puntuales, eliminando o enviándolo a otros contactos, todo esto basado en una serie de reglas que le vamos a añadir.

Desde este apartado, vamos a poder crear nuevas reglas, modificar, eliminar o copiarlas, recordemos que estas reglas se aplican solo a la cuenta de usuario en uso.

Para crear una regla vamos a hacer clic en nuevo, y desde allí veremos la siguiente ventana.

Vamos los campos y partes:

1.- Nombre: Es el nombre de nuestra alerta

2.- Aplicar a correos recibidos o enviados: A qué tipo de correo le va a afectar esta regla, a los que entran o salen.

3.- Condiciones a comprobar: Sería la condición que va a tener el correo para poder ser procesada por la regla, esto puede ser de donde proviene, qué destino tiene, si tiene un título o asunto especial. Etc.

4.- Acciones a realizar: Luego de cumplirse la condición, el proceso realizará una acción que puede ser, mover a una carpeta específica, asignarse a otro usuario, enviar otro contacto, eliminar, etc.

5.- Descripción de la regla: por último veremos el armado de condiciones y procesamiento como quedaría nuestra regla.

Vamos a hacer una regla de ejemplo basándonos en la siguiente premisa, queremos que todos los correos que contenga el mail para “Ventas@backuplatina.com”, se muevan a la carpeta “Ventas”.

Nota “La carpeta debe ser creada con anterioridad.”

Lo primero que haremos será:

1.- Le damos un nombre a la regla.

2.- Marcamos “Aplicar para correos recibidos”.

3.- Marcamos “El campo “Para” contiene ciertos correos”

Como se muestra en la imagen:

Luego vamos a ver que en la descripción de la regla va a figurar, “El campo “Para” contiene ciertos correos. Entonces vamos a proceder.

4.- Presionar ciertos correos.

5.- Buscar el correo a filtrar o directamente lo colocamos en para, como se muestra en la imagen.

6.- Presionamos aceptar.

7.- Marcamos las acciones a realizar, Moverlo a la carpeta especificada.

8.- Presionamos especificada, para escoger la carpeta.

9.- Escogemos la carpeta “Ventas”.

10.- Pulsamos “seleccionar”.

Nos va a quedar todo armado de la siguiente manera.

Presionamos aceptar y ya veremos nuestra regla configurada.

Nos queda ahora la última solapa Avanzadas.

1.1.1.5.- Solapa Avanzada

En la solapa avanzada vamos a ver, algunas opciones que no son indispensables, pero son muy importante para que nuestra sincronización de correo funcione efectivamente. Así que tenemos:

1.- Mantener una copia de los mensajes en el servidor, Quitar del servidor después de X días (Solo se habilita para cuentas POP): Esta opción lo que permite justamente es que los mensajes no se eliminen del servidor web, o servidor de correo luego de descargarse. También podemos definir que cantidad de días queremos que esos correos se queden en el servidor web, siendo 0, nunca lo elimine, y cualquier otro número la cantidad de días que queremos que se conserven.

2.- Quitar del servidor al eliminar de “Elementos Eliminados”: Los correos dejan un archivo de consulta, la idea con esta opción es que al eliminarlo, se eliminen los archivos.

3.- Firma predeterminada para esta cuenta: Permite escoger una firma para nuestro correo, o crear una de cero. Este tema lo vamos a profundizar en el punto 1.3.- Firmas.

4.- Tiempo de espera del servidor X segundos: Es el tiempo que va a esperar el equipo por una respuesta del servidor en línea de correo.

5.- Enviar CCO siempre a: Podemos escoger de forma predeterminada que todos los correos que se redacten se envíen siempre a esta dirección de mail, recordemos CCO “Copia de correo oculta”.

El siguiente grupo de opciones solo se habilitará si la cuenta de correo es IMAP.

6.- Opciones de IMAP: Chequear todos los correos de la bandeja de entrada, Chequear los correo no leídos de la bandeja de entrada, Chequear correos por fecha de última descarga: El correo IMAP puede trabajar de diversas maneras como si fuera un POP, es decir, revisando todos los correos que están en la bandeja de entrada, o con características especiales de IMAP que es basándose en los correos no leídos, o descargas forzada desde una fecha en particular.

7.- Mantener mensajes como no leídos al descargarlos: En caso de que usemos nuestro teléfono, tablet u otra aplicación para leer correos, es posible que se marquen como leídos, lo que permite esta opción es que se mantenga como que no se leyeron.

8.- Sincronizar correos enviados, Última fecha de envío: Generalmente, pasa con IMAP que no descarga copia de los enviados, lo que permite esta opción es que se descarguen, y se pueda forzar la sincronización a una fecha puntual.

9.- Guardar copia en carpeta al enviar: Simplemente, guarda una copia en la carpeta del correo.

Por último

10.- Incluir esta cuenta al Enviar o Recibir: Permitir que esta cuenta pueda enviar y recibir al mismo tiempo, siempre y cuando las cuentas de correos estén bien configurados y tenga permitido Enviar y Recibir.

Veremos a continuación dos ejemplos, el primero para una cuenta pop donde vamos a conservar los correos por siempre en el servidor, que se elimine del servidor al eliminar y con una copia oculta a un mail backup.

Y el segundo vamos con una cuenta IMAP. Donde los correos se van a configurar para descargar desde el 01/01/2023, de forma forzada, que el tiempo de conexión con el servidor sea de 60 segundos.

Con esto tenemos ya puesto en marcha nuestro correo.

1.2.- Opciones

Las opciones nos van a permitir controlar varios factores del correo como, el tiempo de sincronización automática, la generación de enlaces automático, formatos, confirmaciones de lectura, filtrado de correo, etc. Vamos a ir viendo cada una de estas opciones que están agrupadas en cuatro solapas.

1.2.1.- Solapa General

1.- Comprobar mensajes nuevos cada X minutos: Esta función lo que permite es comunicarse con el servidor de correo para poder sincronizarse. Por lo general recomendamos un tiempo de 10 minutos.

A tener cuenta de esta función es que si, el correo está mal configurado y TACTICA V7 intenta comunicarse y da error, al ser persistente este error en un rango de tiempo es posible que el servidor de correo bloquee nuestro computador. Y el caso dos es que si escogemos un tiempo muy corto es posible que el servidor de correo también bloquee el acceso por múltiples accesos.

2.- Enlazar correos manualmente si no se pudo enlazar automáticamente: Si tenemos el enlace automático de correos, y alguno no se pudo enlazar, nos va a pedir relacionarlo o enlazarlo con un contacto.

3.- Continuar el envío de correos si no se pudo enlazar automáticamente: Permite que los correos se sigan enviando sin detenerse a esperar el enlace de la cuenta que no pudo ser enlazada.

4.- Marcar el mensaje como leído luego de mostrarlo X segundos: Cuando abrimos un correo automáticamente pasa a verse como leído, lo que permite esta función es que ese correo tenga un tiempo particular antes de que se marque como leído.

5.- Desactivar la vista previa: No muestra el contenido del correo en la pantalla principal.

6.- Comprobar bandeja de salida antes de abandonar la aplicación: Verifica que no queden correos pendientes de enviar.

7.- Mostrar número de mensajes no leídos en las carpetas: nos muestra cuantos correos sin leer tenemos en las carpetas designadas que reciban correo entrante.

8.- No enviar más de X mensajes por vez por cuenta: Esta función es muy útil cuando hacemos mailing o generamos correos programados, ya que limita el envío de correo, ajustándose a lo permitido por su servidor de correo. Es importante acotar que si usamos una cuenta para enviar muchos correos en poco tiempo, es posible que los servicios de mail web lo detecten como generador de correo basura “SPAM”.

9.- Mostrar un cartel indicativo cuando se recibe un nuevo correo: Emite un pop up, o ventana emergente indicando nuevos mensajes.

10.- Activar uso de confirmaciones de lectura (readnotify.com): Antes que nada el uso de readnotify debe ser contratado para poder emplearse, activar esta ventana sin haber contratado el servicio, va a hacer que la cuenta de correo no funcione. El servicio de readnotify lo que permite es saber si una persona recibió el correo, lo leyó, hasta cuántas veces los abrió y qué tiempo le dedicó.

Para eso vamos a hacer uso de las múltiples funciones que contempla, lo cual lo que permite es que el correo salga de TACTICA V7, pase por el readnotify, luego por nuestro servidor web y por último el destino.

11.- Eliminar las direcciones de correo rebotadas de los contactos: Elimina directamente los correos que sean retirados o rechazados de nuestros contactos.

12.- Filtro de correo no deseado: Permite definir de forma rápida las direcciones de correo que definamos como spam, o no deseadas, y las direcciones que son seguras.

1.2.2.- Solapa Formato

1.- Direcciones en lista de correo: Nos dirá cómo la queremos visualizar, la cual puede ser por el alias, dirección, o ambas dos.

2.- Redacción de mensajes: Nos muestra como deseamos ver el entorno para redactar nuestro mail el cual puede ser vía HTML o texto, además de esto podemos conservar el formato original del mensaje, prevaleciendo en lo anterior.

3.- Fuente: Permite hacer combinación de fuente, estilo y colores, al mejor estilo de un procesador de texto.

4.- Corrector Ortográfico: Si deseamos que nos resalte las palabras erróneas mientras se redacta el correo.

1.2.3.- Solapa Firmas

Esta opción lo que permite es en que correos se va a adjuntar nuestra firma siempre y cuando la tengamos activa en nuestra cuenta de correo.

1.2.4.- Solapa Confirmaciones

1.- Solicitar confirmación lectura: Solicita al destinatario una confirmación de lectura de mail.

2.- No enviar confirmaciones de lectura, Preguntar antes de enviar confirmación, Enviar directamente confirmaciones de lectura: Realiza las funciones en función de respuesta de los correos recibidos.

1.3.- Firmas

Desde esta opción podemos crear y modificar firmas que podemos asignar a nuestros correos.

1.3.1.- Crear una firma

Para generar una firma vamos directamente a la opción de firmas, y en la ventana emergente vamos a hacer clic en la parte en blanco y escogemos nuevo.

Nos vamos a encontrar con una ventana, para armar nuestra firma, la cual está conformada por:

1.- Nombre: Nombre de la firma.

2.-Embeber imágenes y embeber imágenes localmente: Permite adjuntar imágenes a nuestra firma, una opción se utiliza cuando la imagen está en red y la segunda cuando está de modo local.

3.- Cuadro de formato: Desde este apartado vamos a poder modificar el formato de nuestro texto, ajustando el tipo de fuente, tamaño, etc.

4.- Opciones de texto: Son las opciones extra que tenemos para nuestro texto, firma, puede ser desde copiar y pegar, como insertar viñetas, imagen o hipervínculos.

5.- Cuadro de diseño: Es el lugar donde vamos a armar nuestra firma.

6.- Tipo de firma: Diseño o HTML, en la modalidad diseño podemos crear nuestra firma como un editor de texto; sin embargo, en la opción HTML, podemos añadir un código HTML.

Para crear una firma podemos hacer una combinación de factores o el método más práctico es tener una imagen prediseñada con la información para la firma. Lo cual se añade como una imagen al documento. Ejemplo como la siguiente imagen:

No obstante, también podemos combinar fuentes, tamaño, colores, para nuestra firma, como el que presentamos a continuación, el cual está basado en un solo texto.

Luego de tener nuestra firma creada, si la deseamos asignar en alguna cuenta debemos.

1.- Ir a cuenta.

2.- Seleccionar la cuenta que deseamos añadir la firma y modificar.

Luego de esto vamos a hacer los siguientes pasos:

1.- Ir a la solapa Avanzados.

2.- Vamos a Firmas

3.- Escogemos la Firma que deseemos para nuestro correo

4.- Presionamos seleccionar.

De esta forma ese correo tendrá esa firma por defecto.

1.3.2.- Datos a tener en cuenta al crear una firma

1.- El nombre de la imagen debe ser sólido, no contener espacio o símbolos y acentos.

Un ejemplo correcto sería: esto una imagen.jpg o 123foto.jpg o administración.jpg

un ejemplo de cómo no debería ser seria: esto es una imagen.jpg o 1%2%3 foto o administración.jpg

2.- El tamaño debe ser acorde a lo usado por lo general de 300px a 800 px. Excederse puede hacer que no se vea claramente, en caso de no verse probar disminuir un poco

3.- Cuando arme coloque las imágenes en una carpeta en su disco raíz, evite utilizar ruta de redes, ya que al ser largas, no se toman o si tienen algún espacio...

Un ejemplo correcto sería: C:\fotos\foto.jpg

Un ejemplo erróneo sería \\backup latina server\imágenes\plataforma web\1 2 3 4 \ foto.jpg

1.4.- Nuevo

Al presionar esta acción vamos a poder redactar un correo electrónico, en lo cual vamos a tener que definir los parámetros típicos como, destinatario, seleccionar la cuenta del emisor “en caso de contar con varias”, el asunto, adjuntos, además de todas las opciones que tenemos para enriquecer nuestro correo. A continuación vamos a describir todos las opciones y barra que tenemos al crear un correo nuevo.

1.- Barra de menú: En esta barra vamos a encontrar las acciones principales. Dividida en los menús, archivo, ver, herramientas, formato, opciones.

2.- Barra de iconos: Veremos las acciones inmediatas que podemos tener con el correo electrónico.

3.- Campos de Emisor y Receptor: En estos campos vamos a llenar con los campos de origen, destino y asunto de nuestro correo.

4.- Barra de formato: Con esta barra vamos a poder enriquecer nuestro texto dándole tamaño, colores, estilos diferentes.

5.- Contenido: Es donde vamos a redactar nuestro mail, si tenemos la firma cargada la vamos a ver en el pie de esta zona.

6.- Tipo de formato: Comprende el diseño de nuestro mail, ya que puede ser texto, como viene predeterminado o basado en HTML.

Ahora vamos a detallar cada parte:

Barra de Menú - Archivo: Vamos a encontrar:

1.- Enviar: Pone el correo en espera (Correos salientes) para ser enviado.

2.- Guardar: Crea una copia de forma rápida del correo actual.

3.- Guardar como: Genera una copia en formato .eml para ser resguardada en una carpeta o dirección nuestra.

4.- Eliminar: Elimina el correo existente, solo con los que están en las carpetas.

5.- Imprimir: Permite imprimir el correo.

6.- Propiedades: Nos brinda las características del correo electrónico.

Barra de menú - Ver: vamos a tener estas 2 funciones.

1.- Barra de herramientas: Activa o desactiva la barra de herramientas.

2.- Lista de archivos adjuntos: Activa o desactiva la vista de los archivos adjuntos.

Barra de menú - Herramientas: Contiene todo lo que se puede ingresar al un correo como:

1.- Adjuntos: Son los archivos o documentos que se añaden al documento.

2.- Insertar plantilla: Permite utilizar una plantilla (previamente creada) que sirva como parte del cuerpo del correo.

3.- Insertar firma: Permite ingresar una firma (previamente generada) en el cuerpo del correo.

4.- Libreta de direcciones: Permite abrir nuestra libreta de direcciones para poder escoger los correos.

5.- Establecer prioridad: Podemos indicar el grado de importancia del correo.

6.- Enlace manual: Permite enlazar el correo con una empresa, contacto.

7.- Seguimiento: Activa la opción de poder hacer seguimiento a un correo electrónico enviado.

Formato: En estas opciones van a afectar al cuerpo del mail y son:

1.- Embeber imágenes: Permitir que se incrusten imágenes en el cuerpo del correo.

2.- Embeber imágenes locales solamente: La imagen debe estar en el disco para poder visualizarse.

3.- Formato HTML: Que permite tener las características enriquecidas basadas en una conversión rápida a html, y Texto, permite el cuerpo no enriquecido o simple al cuerpo del correo.

Barra de menú - Opciones: Nos permite una serie de acciones con el correo como:

1.- Solicitar confirmación de lectura: Le pide al receptor que envíe un mail indicando que fue recibido el correo.

2.- Confirmación de lectura (readnotify.com): Hace que el correo salga de nuestro servidor al de readnotify para encapsular y enviarlo al destino, así al ser abierto, pueda identificar de forma automática si se leyó o no el correo.

3.- Retrasar envío: Permite programar una fecha y hora para la salida de nuestro correo.

4.- Enlazar: Permite ver si el correo está enlazado con algún contacto.

Ahora vamos con la barra de icono, lo cual vamos a explicar la función de cada uno.

1.- Enviar: Envía el correo.

2.- Adjuntar: Agregar documentos, imágenes o archivos al correo.

3.- Libreta de direcciones: Muestra la libreta de direcciones de correo.

4.- Prioridad alta: Establece el correo como prioridad alta.

5.- Prioridad baja: Establece el correo como prioridad baja.

6.- Insertar firma: Añade una firma al correo.

7.- Imprimir: Imprime el correo.

8.- Insertar Plantilla: Permite insertar una plantilla en el cuerpo del correo.

9.- Centro de información: Abre el centro de información de TACTICA V7.

10.- Seguimiento: Permite establecer el seguimiento al correo.

11.- Cerrar: Cierra la ventana de correo.

1.- Negrita, Cursiva, Subrayado y Tachado: Permite aplicar o combinar la característica en el texto.

2.- Alineación del Párrafo: Permite ajustar el párrafo a la derecha, izquierda, centrado o justificado.

3.- Colores: Con esta opción podemos escoger el color de fondo de nuestro texto y de la letra.

4.- Fuente: Controla el tamaño, tipo y estilo de la fuente.

Tenemos a continuación:

1.- Cortar, Copiar y Pegar: Permite usar las funciones básicas de Cortar, Copiar y Pegar un Texto, dentro o fuera de TACTICA V7.

2.- Deshacer y Rehacer: Permite retroceder un paso o deshacer lo último que hicimos, y rehacer es opcional solo si retrocedemos uno o más pasos, lo cual permite ir de vuelta al punto antes de presionar deshacer.

3.- Exponenciales: Ingresar exponenciales.

4.- Viñetas: Ingresa viñetas en el texto.

5.- Sangría: Mueve la sangre y el párrafo hacia la derecha o izquierda.

6.- Insertar imagen o hipervínculos. Permite ingresar imágenes o hipervínculos en el cuerpo del correo.

7.- Corrector ortográfico: Permite corregir la ortografía de nuestro correo.

8,. Imprimir: Permite imprimir el correo.

1.5.- Enviar y recibir (Parcial y Todo)

El envío y la recepción de correo se puede realizar de forma automatizada o manual, esta dos opciones que veremos serán el método manual, lo cual van a permitir la sincronización total (envío y recepción del correo) o solamente una de las tareas, lo cual a su vez puede ser para una cuenta o todas las cargadas en el usuario.

La primera opción sería el envío y recepción de todos los correos electrónicos cargados en TACTICA V7.

La segunda opción tendremos para escoger qué cuenta queremos sincronizar o si solo deseamos enviar o recibir los correos.

1.6.- Buscar

Esta función permite realizar una búsqueda dentro de todos los correos sincronizados con TACTICA V7 permitiendo usar una serie de filtros como los campos (De, Para, Asunto, ETC.) o si el mismo tiene algún Adjunto, o dentro de una fecha específica. Simplemente, abrimos la función y procedemos a:

1.- Llenar los campos con la información del correo que estamos buscando, mientras más datos proporcionamos, más efectiva será la búsqueda.

2.- Presionamos buscar.

3.- En este apartado nos dará el resultado de nuestra búsqueda. y cuando seleccionemos algún correo.

4.- Nos dará una vista previa del mismo.

1.7.- Eliminar lo enlazado

Permite tomar todos los correos enlazados y eliminarlos directamente de nuestra carpeta o bandeja de entrada, lo cual es una forma práctica de limpiar nuestro buzón de correo.

Para hacer uso debemos simplemente presionar la acción y confirmar la eliminación de los correos enlazados.

Advertencia: Este proceso es irreversible.

1.8.- Análisis

El análisis permite hacer un estudio de correos para saber si tiene presupuesto o está vinculado con algún correo programado o presupuesto con campaña. Esto lo podemos visualizar dentro de un rango de fecha y carpeta específica de entrada o salida.

Entramos en la opción directamente:

1.- Escogemos la carpeta para analizar.

2.- Escogemos el rango de fecha o periodo.

3.- Presionamos Buscar

4.- Veremos el resultado desplegado en la parte inferior.

1.9.- Correos Rebotados

Nos muestra todos los correos que no llegaron a su destino o fueron rebotados por diversas causas, además nos identifica si el correo fue eliminado o no, esto dependiendo de las opciones avanzadas vistas en el punto 1.2.

Directamente, cargamos los campos para nuestro análisis y presionamos buscar.

1.10.- Encabezados de correo

Permite analizar el encabezado del correo o las primeras líneas del correo, generalmente se usa como herramienta de depuración o visualización de contenido, para correos defectuosos, con virus etc.

El uso es bastante sencillo así que lo veremos en pasos:

1.- Escogemos la cuenta de correo para este análisis, y la cantidad de línea en caso de querer verificar esto.

2.- Presionamos Comprobar encabezados.

3.- Nos va a traer todos los encabezados de nuestro servidor web.

.4- Opcionalmente podemos aplicar un filtro para un rango de fecha o características del correo.

5.- En caso de llenar el punto 4 presionamos buscar.

6.- Nos va a traer los correos procesados por el filtro.

7.- El correo que deseemos eliminar del servidor por dudosa procedencia etc, lo marcamos, podemos ir directamente a marcarlo, o realizarlo por lotes, ya sea, todos los correos de la cuenta o solo lo que aplica el filtro.

8.-Por último eliminamos los correos marcados en el servidor.

Advertencia: Este proceso es irreversible.

2.1.- Acciones desde un correo en bandeja

Sabemos que la mayoría de las acciones en TACTICA V7 vienen a través de un clic botón derecho, nuestra bandeja de entrada no difiere de esto, a lo que vamos a tener una lista de opciones la cuales veremos a continuación.

Aunque algunas acciones son básicas, vamos a ir explicando cada una de estas.

Nuevo: Permite crear un correo electrónico nuevo. Sin destinatario.

Abrir: Abre el correo electrónico seleccionado.

Abril correo externo: Permite abrir un correo electrónico proveniente de otra aplicación con extensión .eml.

Responder: Permite responder el correo electrónico seleccionado, trayendo obviamente su destinatario y el mensaje original.

Responder a todos: Permite responder el correo a todos los destinatarios incluido en este.

Responder mensajes: A diferencia del responder, este solamente trae el correo destinatario, sin el cuerpo del correo.

Reenviar: Toma el correo original y permite enviarlo a otro destinatario.

Reasignar: Toma el correo original y le asigna un usuario del sistema.

Volver a enviar: Es la misma acción que enviar.

Reenviar como dato adjunto: Adjunta el correo electrónico original como un .eml para ser enviado.

Marcar: Marca el correo.

Desmarcar: Desmarca el correo.

Marcar como leído: Lo marca como leído.

Marcar como no leído: Lo marca como no leído.

Enlazar: Enlaza el correo a un contacto del sistema, permitiendo el correo e información sea parte de su historial.

Imprimir: Nos permite imprimir el correo.

Mover a Otra Carpeta: Mueve el correo de una carpeta a otra.

Propiedades: Nos brinda las características del correo como, el origen, destino, o datos más específicos como fuente de creación, id de mensaje y recid dentro de la base de datos.

Ver adjuntos: Nos muestra los adjuntos.

Eliminar: Borra el correo, enviándolo a la papelera de reciclaje.

Programar Actividades: Cuando el correo está enlazado nos permite generar diversas actividades con el sistema, ya sea generar un presupuesto, soporte, etc. la cual vamos a profundizar más adelante.

Buscar: Permite generar una búsqueda basada en para, de o asunto. Como se mostró en el punto 1.6.- Buscar.

Acciones: Las acciones pueden variar dependiendo las opciones, permite crear un documento con el contenido del correo o crea una plantilla con el contenido del correo. Así mismo permite generar o añadir el contacto, a un grupo.

Ver: Nos da la opción de visualizar el historial del contacto o empresa.

Correo no deseado: Permite, rápidamente, añadir el correo recibido a nuestra lista de correo no deseados o correos seguros.

Ir a: Comunica directamente con otros módulos del sistema

Exportar a: permite generar un listado de correos “sin su contenido” y llevarlo a open office o Microsoft Excel.

2.2.- Generación de Actividades “Presupuesto, Factura o Soporte”.

Cuando recibimos un correo entrante, y queremos llevar cualquier acción, lo primero que debemos hacer es enlazar ese correo, para eso hacemos clic botón derecho y escogemos enlazar como muestra la imagen:

Luego buscamos el contacto para enlazar, o en caso tal lo creamos de cero.

Luego que el contacto esté enlazado vamos a ir a programar actividad.

Las cual nos mostrará el abanico de opciones de forma rápida como si estuviera directamente en el contacto.

Desde este punto, si hacemos clic en soporte, el contenido del mail, se va a anexar a nuestro soporte.

También podemos hacer otras actividades como Presupuesto, recibo, factura, etc.

2.3.- Crear un contacto desde un correo entrante

Si recibimos un correo de un contacto que no está creado o no es totalmente foráneo a nosotros, podemos añadirlo al sistema, para eso debemos, hacer clic botón derecho en el correo y tener la siguiente tilde.

Y al presionar el botón de + o nuevo, me va a tratar de traer los metadatos del correo para ofrecerlo como información que en nuestro punto decidiremos si conservar o no.

Esto depende directamente de la información del correo, y existe la posibilidad que los datos están erróneos o en una zona errada.

09/05/2023

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