Sumário

Preparação do ambiente

Cadastrar os colaboradores e seus cargos

Vincular competências e valências

Adicionar significados para as competências

Definir a “régua”/intervalos/range

Criar o modelo de avaliação

Criar a avaliação

Enviar os questionários

Gestão do processo de avaliação

Preenchendo a avaliação (na visão do avaliador)

Finalizando a avaliação

Atividades de manutenção

Dados cadastrais

Anotações/acompanhamento

O que fazer para iniciar um novo ciclo

Preparação do ambiente

São atividades que precisam ser realizadas apenas inicialmente. Requerem manutenções pontuais e eventuais.

1. Cadastrar os colaboradores e seus cargos

        Dica: Iniciar o cadastramento pelo topo da hierarquia (top-down).

2. Vincular competências e valências

Dica: Para que o gráfico radar fique melhor apresentado depois, utilizar valores de valência maiores do que 1.

3. Adicionar significados para as competências

Essa operação foi feita direta no banco de dados, para criar o padrão. Mas, uma vez que tenhamos as competências cadastradas no sistema, pode-se enviar a lista de significados para a Kombo que adicionamos elas em uma tabela padrão.

OBS: Porém, depois de enviar um questionário que utilize aquela competência, pode-se alterar seu significado para aquela avaliação, como pode ser visto aqui:

4. Definir a “régua”/intervalos/range

Para que as notas sejam interpretadas, o sistema precisa saber qual a “régua” precisa utilizar.

5. Criar o modelo de avaliação

Dica: Fazendo desta forma (carregar dados da descrição / competências / conhecimentos) será necessário ter essa parte preenchida dos cargos que serão avaliados e NÃO PRECISA-SE criar um modelo para cada cargo, pois o sistema busca individualmente os conhecimentos do cargo do avaliado toda a vez. Ex: com 1 modelo, você consegue utilizar para TODOS os cargos, mantendo a individualidade de cada cargo.

O mesmo modelo pode ser utilizado em várias avaliações, em vários ciclos, mas precisa estar com o status de APROVADO para poder ser utilizado. Uma vez aprovado, não pode ser mais alterado/editado, mas pode-se criar outro a partir dele.

6. Criar a avaliação

Entendemos que um “ciclo” ou uma “avaliação”, seria o mesmo que “ter uma pasta” com as avaliações que serão realizadas e que se deseja realizar a apuração dos resultados. Pode ser a “avaliação de desempenho do setor X”, a “avaliação de performance dos gestores”, a “avaliação dos POP do setor de atendimento”, etc.

Para cada avaliação (ciclo) é preciso se definir algumas parametrizações, como destacado abaixo:

O texto introdutório é um importante aliado no alinhamento do que é esperado do avaliador.

A seleção de avaliados serve para que o sistema saiba QUEM será avaliado neste ciclo. No caso de colaboradores em férias, basta não selecioná-los.

Aqui, define-se qual é o “grau” da avaliação 90, 180, 270 ou 360. Quando só líderes farão a avaliação, basta selecionar 1 como peso no grupo de líderes.

Existe a possibilidade de enviar uma auto-avaliação e setar como “0 (zero)”, permitindo que o colaborador se auto avalie, mas a sua avaliação não interfira na nota final.

7. Enviar os questionários

A partir do envio dos questionários, que os avaliadores poderão preencher os questionários. É aqui que o processo de avaliação realmente ocorre.

Depois clica-se em “enviar questionário de avaliação”

O processo de envio é feito em 3 etapas e podem ser feitos vários envios - não precisa-se enviar todos os questionários de uma só vez.

Dica: Sugerimos que se faça um rascunho, uma tabela de apoio para estabelecer quem vai avaliar quem, para que os disparos possam ser mais rápidos.

A primeira etapa é a seleção do modelo. Aquele criado no passo 5;

A segunda etapa é a seleção de quem será avaliado “neste disparo”. Quem será “alvo” de avaliação. Para selecionar, basta clicar no nome, para ele ir para o quadro da direita.

Lembre-se que são irão aparecer aqui, colaboradores selecionados para serem avaliados, lá na criação da avaliação (passo 6);

A terceira etapa é onde será selecionado “QUEM” vai avaliar o colaborador “alvo” e como todos os questionários necessitam um prazo e um responsável, o campo em destaque vai servir para todos os envios que forem feitos neste momento.

Clicando no botão você vai efetivamente selecionar os avaliadores:

8. Gestão do processo de avaliação

Aqui, é onde acompanha-se o processo de avaliação em tempo real. É possível cancelar um questionário (remover), dar novos prazos, alterar responsável, imprimir e responder pelo avaliador e saber qual é o status de cada questionário.

9. Preenchendo a avaliação (na visão do avaliador)

Ao fazer login no sistema, o avaliador vai ver em “meu espaço” que tem tarefas para ele realizar e ao clicar, vai ter formulários personalizados da(s) pessoa(s) que precisa avaliar (inclusive ele, no caso de uma auto-avaliação).

Destaca-se o texto introdutório, onde ele vai aparecer para o avaliador. O nome, foto, setor e cargo da pessoa que está sendo avaliada são buscadas automaticamente pelo sistema.

De acordo com o modelo criado, são apresentadas as opções de resposta - neste exemplo: 1, 2, 3, 4 e 5.

Quando se clica no , o sistema exibe o que foi cadastrado como “significado” da competência, como no exemplo:

Ao clicar em , é possível inserir um comentário sobre a questão/competência:

Ao fazer a avaliação, posso resgatar as anotações que fiz sobre aquele avaliado, clicando em “Veja as anotações feitas sobre esse colaborador”:

IMPORTANTE: As anotações podem ser feitas a qualquer tempo, sobre qualquer colaborador, por meio do “meu espaço”, como mostra a imagem abaixo:

Selecione o colaborador e adicione a anotação desejada, de acordo com as opções de edição.

Inclusive, pode-se editar as anotações feitas:

10. Finalizando a avaliação

É o momento final, onde você clica no botão e o sistema realiza a tabulação do resultado e gera os relatórios.

Em relatórios ….

E, como as competências estão no cargo e lá se tem uma “valência”, o sistema gera o radar deles:

Outro relatório gerado é o da avaliação como um todo:

Pode-se emitir esse mesmo relatório, por setores e/ou cargos.

Outro relatório que pode ser emitido, é o das competências:

O objetivo deste é mostrar de forma “horizontal” as competências com melhores (e pioes) notas, tanto geral, quanto por setor, quanto por cargo.

Atividades de manutenção

Dados cadastrais

As informações de colaboradores e cargos devem sempre estar atualizadas - pelo menos antes dos envios dos questionários. Deve-se, de tempos em tempos conferir:

1. Tem novos colaboradores? repetir os passos 1, 2 e 3.
2. Quando um colaborador muda de cargo, deve-se apenas acessar o seu cadastro e alterar a informação do cargo;
3. Quando um colaborador é desligado, basta desligá-lo do sistema;
4. Quando uma liderança muda seus liderados, precisa-se alterar a informação no cadastro dos seus LIDERADOS informando o novo líder;

Anotações/acompanhamento

Recomenda-se que seja utilizado, principalmente pelos gestores a funcionalidade de adicionar/editar anotações, para acompanhamento dos seus liderados para que possa resgatar essas informações no momento de avaliá-los, sendo possível filtrar essas informações por data.

O que fazer para iniciar um novo ciclo

Quando for necessário realizar uma avaliação (ciclo), realiza-se apenas os passos: 6 e 7