Regulamin Japan Fest 2023

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu Japan Fest 2023  zwanym dalej Konwentem, odbywającym się w dniu 07 października 2023 roku na terenie Pałacu Młodzieży przy Al. Piastów 7 w Szczecinie.
2. Uczestnikiem konwentu jest każda osoba, która dokonała akredytacji na konwent.
3. Uczestnictwo w konwencie, wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacją, potwierdzoną w momencie akredytacji. Regulamin dostępny jest do wglądu w każdej chwili w punkcie akredytacji oraz na stronie WWW http://japanfest.pl/
4. Organizatorem konwentu jest Stowarzyszenie Szczeciński Klub Azji oraz Pałac Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji.
5. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może wiązać się z usunięciem z terenu Konwentu bez zwrotu poniesionych ewentualnie kosztów.

Czas i miejsce wydarzenia

1. Konwent rozpoczyna się w sobotę 7 października o godzinie 10:00.
2. Akredytacja działać będzie w budynku na terenie Pałacu Młodzieży przy Al. Piastów 7 w Szczecinie między 10:00 a 18:00.
3. Konwent kończy się o godzinie 18:00. Wszystkich uczestników uprasza się o opuszczenie budynków, w których odbywa się konwent do tego momentu.
4. W celach przygotowania obiektu Organizator może przyznać wstęp do miejsca konwentu wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia – w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.

Akredytacja

1. W celu uczestnictwa w wydarzeniu należy udać się do punktu akredytacyjnego, aby wpisać się na listę uczestników.
2. Organizator jak i wolontariusze zastrzegają sobie prawo do wydalenia każdego uczestnika z terenu konwentu w przypadku rażącego naruszenia regulaminu.
3. Dzieci do lat 12 mają wstęp na wydarzenie wyłącznie pod opieką i stałą pieczą rodzica lub opiekuna.

Porządek i bezpieczeństwo

1. Uczestnik ma prawo do:

1. uczestnictwa w atrakcjach,
2. korzystania ze stoisk wystawców,
3. wsparcia informacyjnego od służby porządkowej,
4. zapewnienia bezpieczeństwa od organizatorów.

2. Uczestnikom zabrania się:

1. spożywania alkoholu oraz zażywania substancji odurzających na terenie konwentu,
2. przebywania na terenie konwentu w stanie wskazującym na wpływ w/w substancji,
3. palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego wyznaczonym,
4. agitacji politycznej i religijnej,
5. propagowania ideologii w państwie polskim zabronionych prawem,
6. działalności reklamowej i marketingowej – poza akredytowanymi podmiotami,
7. wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), niezabezpieczonych pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.; specjalne zasady dotyczące niebezpiecznych przedmiotów wykorzystywanych w konkursie cosplay opisane są w regulaminie konkursu, zaś zaproszeni goście (rekonstruktorzy) mają prawo wnieść niebezpieczne przedmioty na zasadach ustalonych z organizatorami;
8. kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody (np. pozowanie do zdjęć),
9. nękania, napastowania oraz agresji wobec innych uczestników konwentu,
10. wprowadzania zwierząt – wyjątkiem są przewodnicy osób z niepełnosprawnościami,
11. dewastacji, zaśmiecania, bądź przywłaszczenia mienia szkoły i uczestników,
12. zakłócania spokoju innych osób,
13. przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników,
14. fotografowania w miejscach oznaczonych zakazem,
15. działania na szkodę dobrego wizerunku szkoły.

Przepisy porządkowe

1. Organizator nie utożsamia się z poglądami i tezami głoszonymi przez uczestników wydarzenia.
2. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione podczas wydarzenia. Wszystkie przedmioty znalezione przez uczestników i obsługę wydarzenia będą zgłaszane w biurze konwentowym, a po wydarzeniu Organizator przechowa rzeczy zagubione na okres minimum dwóch tygodni.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne i moralne spowodowane przez innych uczestników. Organizator udzieli wsparcia uczestnikom w razie konieczności wskazania sprawcy szkody.
4. Uczestnicy powinni stosować się do poleceń obsługi wydarzenia.
5. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników konwentu należy zgłaszać obsłudze wydarzenia na akredytacji.
6. W przypadku, gdy w zastanej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników nastąpi podejrzenie popełnienia przestępstwa, Organizator niezwłocznie powiadomi Policję.
7. Na terenie wydarzenia zabrania się przebywania osobom w negliżu, tzn. klatka piersiowa, części intymne oraz pośladki muszą być odpowiednio zakryte odzieżą. Zasada ta dotyczy wszystkich płci i ma zastosowanie również do strojów cosplay.

Przepisy końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników konwentu, w tym zdjęć z konkursu cosplay w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
2. Skargi i wnioski przyjmują koordynatorzy wydarzenia na akredytacji oraz pod adresem klubazji@gmail.com 
3. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zmianie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie Konwentu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie Konwentu w przewidzianym kształcie, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty niniejszego Regulaminu oraz powiązanych regulaminów nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem bez powiadomienia uczestników.
5. W razie wszelkich wątpliwości  interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.
6. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulamin Pałacu Młodzieży i przepisy Kodeksu Cywilnego.