Manual del Módulo Empleados V7
Índice General
2.0.- Presentación del Módulo Empleados
2.1.- Parametrización para la búsqueda de información
2.1.3.- Filtrado por Nombre y Apellido
2.2.- Datos personales por empleado
2.2.2.- Solapa Dirección Personal
2.2.3.- Solapa Datos Personales
2.2.5.1. - Parametrización de la solapa “Detalles”
2.3.- Sector de actividades y documentación del empleado
2.3.7.- Solapa Estudios Médicos
2.3.9.- Solapa Trabajos anteriores
1.0.- Introducción
El módulo Empleados fue creado como herramienta para el orden y registración del staff de la Empresa.
Sus ventajas más destacables son:
- Agilidad de búsqueda de información.
- Integración, por persona, de documentación como ser certificados médicos, de ausentismo, de estudios, seguros varios, plan vacacional, CV, etc.
- Identificación entre personal permanente, temporario y dado de baja.
- Personalización del uso en varios campos de selección.
2.0.- Presentación del Módulo Empleados
TACTICA V7 divide la ventana del módulo Empleados en tres sectores bien diferenciados para una mejor comprensión de la información:
1- Sector de Parametrización de búsquedas.
2- Sector de datos personales por empleado.
3- Sector de actividades y documentación del empleado.
2.1.- Parametrización para la búsqueda de información
El sector de Búsqueda permite parametrizar la solicitud de información filtrando por Fecha (1), por Estado (2) y/o por Nombre y Apellido del empleado (3).
2.1.1.- Filtrado por Fecha
TACTICA V7 permite filtrar las búsquedas por Fecha de Creación del Registro o la Fecha de Alta real del empleado. Para seleccionar la opción, desplegamos la flecha en campo Fecha (1). Una vez seleccionado el formato, configuramos la temporalidad a utilizar (2).
En caso de seleccionar la opción “Rango de fecha”, se habilitarán los campos “Desde/Hasta” pudiendo personalizar la temporalidad a trabajar.
Para seleccionar la fecha “Desde”, desplegar la flecha para activar el calendario. En la primera línea se podrá seleccionar el mes y el año cliqueando sobre las flechas laterales. Para seleccionar el día, cliquear sobre el mismo, en caso de que la fecha coincida con el día presente, cliquear el botón “Hoy” y se llenará automáticamente. Para borrar el campo “Desde” cliquear el botón “Vaciar”.
El mismo proceso se debe realizar para el campo “Hasta”
2.1.2.- Filtrado por Estado
Desde la solapa “Búsqueda Rápida” desplegar la flecha del campo “Estado”.
TACTICA V7 permite filtrar la búsqueda identificando a aquellos empleados que se encuentren en estado Activo o Inactivo. La opción “Todos” permite trabajar con ambas situaciones a la vez. (La opción que se visualiza tildada, es la que tomará el sistema para la). Una vez tildada la selección, cliquear el botón “Aceptar” para activar el filtro.
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2.1.3.- Filtrado por Nombre y Apellido
Sobre la parte inferior de la ventana aparece un espacio para búsquedas personalizadas, utilizando el nombre y/o el apellido del empleado. Escribimos los datos en el campo “Buscar” y cliqueamos sobre la Lupa para activar la búsqueda.
2.2.- Datos personales por empleado
El sector de datos personales agrupa la información en seis solapas.
2.2.1.- Solapa Principal
Muestra datos referentes al puesto de trabajo del empleado.
2.2.2.- Solapa Dirección Personal
Muestra el domicilio personal del empleado.
2.2.3.- Solapa Datos Personales
Muestra datos relevantes del empleado para un conocimiento más profundo de sus gustos, vínculo familiar, etc.
2.2.4.- Solapa Notas
En esta solapa se podrán ingresar observaciones sobre el empleado, identificar especificaciones, etc.
Para agregar una nota se deberá cliquear sobre el botón “Agregar Nota” (1), escribir la nota sobre la ventana emergente (2) y cliquear el botón “Aceptar” para grabar el texto (3).
La presente solapa puede ser utilizada como historial de causas dado que graba el usuario interviniente y la fecha y hora del movimiento.
Para modificar la nota, cliquear el botón “Modificar Nota” (1), hacer doble clic sobre el renglón a modificar (2).
Modificar el texto y cliquear el botón “Aceptar” para grabar la modificación (3).
Cliquear “Cerrar” para concluir la modificación (4).
El Botón “Nuevo”, que se muestra en el margen inferior izquierdo, permite agregar notas directamente desde la ventana emergente.
El Botón “Modificar”, que se muestra en el margen inferior izquierdo, abrirá automáticamente la ventana de la nota que se encuentre seleccionada.
El Botón “Eliminar”, que se muestra en el margen inferior izquierdo, eliminará la nota que se encuentre seleccionada. Cliquear el botón “Sí” para activar la acción solicitada o “No” para volver un paso atrás.
El botón “Cambiar Vista” permite cambiar el formato de visualización de las notas.
2.2.5.- Solapa Detalles
La solapa Detalles permite personalizar la gestión, brindando la posibilidad de agregar solapas y campos parametrizables de acuerdo a la operatoria de la Empresa.
Su parametrización se realiza desde el módulo “Administrador”.
2.2.5.1 - Parametrización de la solapa “Detalles”
Para la presente funcionalidad de TACTICA V7 es fundamental poseer previamente un bosquejo de los datos que se necesitan agregar mediante las solapas y campos a listar.
Una vez dentro del módulo Administrador, cliquear el botón “Personalización”, luego cliquear el botón “Armado de detalles”.
Desde la ventana emergente, desplegar la flecha del campo “Módulo” para seleccionar el módulo sobre el cual se trabajará.
Sobre el sector superior, “Detalles”, cliquear el botón “Nuevo” para comenzar la parametrización.
Aquí se parametrizarán los nombres de las solapas, en las cuales se incluirán los campos.
Se desplegará la ventana de configuración de solapas. Sobre el campo “Nombre de la tabla” (1) escribir el nombre dado a la Solapa. Chequear que el casillero de “Visible” (2) se encuentre tildado (en caso contrario no se visualizará la solapa). Cliquear el botón “Aceptar” (3) para finalizar el alta de la solapa.
Una vez activa la Solapa, desde el sector inferior “Campos” configurar los campos que se visualizarán dentro de la Solapa (en este ejemplo, denominada “Capacitaciones”).
Hacer un clic sobre el detalle ya generado (se mostrará de color celeste al ser seleccionado) (1). Luego cliquear el botón “Nuevo” (2) en el apartado “Campos”.
Completar el Nombre que se le dará al Campo (1) y desplegar la flecha para darle una característica de acción (2).
TACTICA V7 ofrece once formatos diferentes de configuración de campos. Para este ejemplo se seleccionará el formato “Texto” en su versión limitada. Cliquear el botón “Aceptar” (3) para guardar la configuración.
El campo “Visible” tildado permite mostrar el campo dentro de la solapa. El campo “Orden” le da la ubicación al campo dentro de la solapa.
Repetir los pasos anteriores hasta configurar todas las solapas y sus campos correspondientes. Al terminar cliquear el botón “Cerrar”.
Iniciar TACTICA V7 para activar la configuración realizada para la solapa “Detalles”.
Sobre el sector en blanco, cliquear botón derecho y seleccionar la opción “Nuevo”.
Siguiendo con el ejemplo, escribir sobre el sector en blanco del campo el nombre de la capacitación efectuada.
Para guardar los datos, cliquear el botón “Aceptar”.
Otra forma de completar el campo, es desplegando la flecha (1) para seleccionar opciones predeterminadas (2).
Hacer doble clic sobre la opción elegida para terminar la operación y cliquear el botón “Aceptar” para guardar los datos.
2.2.6 - Solapa Sesiones
La solapa “Sesiones” permite monitorear las conexiones de los usuarios.
Se podrá visualizar cuantas horas permaneció conectado un usuario en una determinada fecha.
En caso de inasistencia del usuario, se podrá configurar ese día como ausencia. Para ello, cliqueamos el botón derecho sobre el día correspondiente y seleccionamos la opción “Nueva Ausencia”.
TACTICA V7 permitirá ingresar la fecha de inicio y finalización de la ausencia, el motivo, si presenta certificado y si la ausencia está justificada (1).
Se podrá también sincronizar la situación con el módulo Calendario a los efectos de generar una actividad a modo de recordatorio si la presente gestión requiere de acciones por parte del sector (2).
Cliquear el botón “Aceptar” para guardar la información (3).
El botón “Eliminar” permite quitar la sesión seleccionada.
Se abrirá un cuadro de diálogo en el cual se deberá corroborar la acción solicitada.
Tener en cuenta que la presente acción no puede revertirse.
2.3.- Sector de actividades y documentación del empleado
2.3.1.- Solapa Pendientes
La solapa “Pendientes” interactúa de forma directa con el módulo Calendario.
Desde aquí se podrá generar una actividad cliqueando botón derecho sobre el sector en blanco (1), luego seleccionar la opción “Programar Actividad” (2).
Desde aquí se podrá programar cualquiera de las actividades que figuran en la ventana
emergente.
También se podrá modificar una actividad ya generada.
Para ello, posicionarse sobre la actividad a modificar (1), cliquear botón derecho y seleccionar la opción “Modificar” (2).
Se abrirá el acceso directo al módulo Calendario para su modificación.
En caso de que la actividad haya llegado a su fin, se podrá completar la misma cliqueando botón derecho y seleccionando la opción “Completar”.
En este caso, contamos con la posibilidad de reprogramar la actividad cliqueando el botón “Programar” (A) o pasarla al Historial cliqueando el botón “Aceptar” (B).
Para deshacer una actividad, cliquear botón derecho sobre la actividad a deshacer (1) y seleccionar la opción “Eliminar” (2).
Se abrirá un cuadro de diálogo en el cual se deberá corroborar la acción solicitada.
Tener en cuenta que la presente ación no puede revertirse.
TACTICA V7 ofrece la comodidad de poder realizar llamados telefónicos desde la misma pantalla de trabajo.
Para trabajar con esta opción será necesario contar con una dirección telefónica de modo IP.
Sobre la actividad seleccionada, cliquear botón derecho (1) y seleccionar la opción “Marcar Teléfono” (2).
Se abrirá la ventana de interacción para llamadas telefónicas.
TACTICA V7 permite minimizar la cantidad de datos con los cuales trabajar.
Desde la actividad, cliquear botón derecho (1) y seleccionar la opción “Filtrar”.
La parametrización del filtrado permitirá:
- Visualizar las actividades del tipo Llamadas o Acciones o Reuniones o toda a la vez.
- Visualizar las actividades de todos los usuarios o de a uno por vez o de un grupo selecto.
- Trabajar con las actividades separadas por Fecha
- Limitar la cantidad de registros a visualizar en pantalla.
La opción “Ir a” se comporta como un acceso directo de interacción con los módulos de Empresas y Contactos.
Para activarla cliquear botón derecho sobre la actividad (1), desplegar la flecha en la opción “Ir a” (2) y seleccionar el formato más adecuado según la ocasión (3).
La opción de “Exportar a” permite generar un listado en formato planilla de cálculo conteniendo la información vista en pantalla.
Para generar el listado, cliquear botón derecho sobre la actividad (1), desplegar la flecha de la opción “Exportar a” y seleccionar la información con la cual se trabajará.
2.3.2- Solapa Historial
En la solapa Historial se encontrarán todas aquellas actividades gestionadas y cerradas. Su accionar es similar a la solapa “Pendientes” con algunas particularidades que se desarrollarán a continuación.
La opción “Completar Actividad no programada” permite crear una actividad que directamente quedará cerrada, sin pasar previamente por el estado pendiente.
Cliquear botón derecho (1) y seleccionar del menú emergente la opción (2).
Seguidamente, elegir el tipo de actividad a completar.
Completar los datos y al cliquear el botón “Aceptar” dicha actividad quedará guardada como Historial de la gestión.
La opción “Ver” permite visualizar la información contenida en una actividad cerrada.
Para ingresar a la ventana, cliquear botón derecho (1) y seleccionar del menú emergente la opción (2).
Se podrá navegar por la ventana teniendo acceso al contenido de la gestión en cuestión.
El botón “Cerrar” permite salir de la ventana sin generar cambios.
La opción “Ver Correo” genera un acceso directo al correo seleccionado.
Para ingresar al cuerpo del correo, cliquear botón derecho (1) y seleccionar del menú emergente la opción (2).
Las opciones “Modificar” y “Eliminar” trabajan de forma similar a las vistas en el apartado “Solapa Pendientes”.
La opción “Convertir a Pendiente” permite reactivar una actividad pasada al Historial.
Esta opción solo es válida para las actividades del tipo Llamados, Acciones y/o Reuniones.
Para reactivar la actividad, cliquear botón derecho sobre la actividad a trabajar (1) y seleccionar del menú emergente la opción (2).
Las opciones “Marcar Teléfono”, “Filtrar”, “Ir a” y “Exportar a” trabajan de forma similar a las vistas en el apartado “Solapa Pendientes”.
2.3.3- Solapa Documentos
En esta pestaña podremos observar y abrir los documentos que tenga vinculados cada empleado en TACTICA V7, teniendo también la posibilidad de ver las propiedades de cada uno. A su vez, también podremos crear nuevos documentos, eliminar los existentes y enviarlos por correo.
2.3.4.- Solapa INFO
Esta pestaña informativa nos permitirá ver si tenemos definida alguna información en los campos de INFO destinados a los empleados. Podremos modificar o eliminar la información de cada campo.
2.3.5.- Solapa Ausencias
En esta sección podremos llevar un registro de las ausencias de cada empleado, detallando el motivo, certificado (si hubiera) y si se trata de una ausencia justificada o no.
En el sector izquierdo de esta solapa podremos ver el listado de ausencias detallado, mientras que a su derecha veremos el análisis de tiempo y cantidades en las ausencias justificadas o injustificadas.
2.3.6.- Solapa Vacaciones
En esta sección podremos llevar un control y registro de las vacaciones correspondientes de cada empleado, indicando la cantidad de días totales, los disponibles, los días ya utilizados y el período.
Podremos realizar modificaciones en las vacaciones cargadas, así como también agregar o eliminar entradas.
2.3.7.- Solapa Estudios Médicos
Aquí tendremos la posibilidad de determinar los estudios médicos que se le realicen al empleado, determinando su fecha y característica. De esta manera tendremos la posibilidad de diferenciar un tipo de chequeo de otro y, por ejemplo, llevar un control sobre los empleados que ya hayan efectuado los estudios de rutina.
2.3.8.- Solapa Estudios
Si deseamos dejar asentado los estudios realizados por nuestros empleados, podremos recurrir a esta solapa, donde fácilmente tendremos la posibilidad de determinar el nombre de la institución y el curso que esté transitando el empleado, a la misma vez que podremos determinar su período de estudio y si el mismo se ha completado o no.
2.3.9.- Solapa Trabajos anteriores
Por último, esta es la solapa donde podremos asentar las experiencias laborales previas de cada empleado, determinando detalles como el rango de fechas en el que ocupó el cargo que también indicaremos, el contacto correspondiente, la empresa, su correo y teléfono.
3.0.- Nuevo
Si deseamos dar de alta un nuevo empleado dentro de nuestra empresa, nos vamos a dirigir a la opción “Nuevo” en la barra lateral de operaciones.
Al presionar esta opción obtendremos la apertura de la siguiente ventana, donde podemos observar todos los datos que podemos ingresar para dar de alta el nuevo empleado en la empresa.
Contacto: determinamos el contacto enlazado a este empleado. Es decir, antes de dar de alta el empleado, este debe tener preferentemente su contacto ya creado en nuestra base de TACTICA V7, aunque también podremos hacerlo al momento de seleccionar el contacto (clic derecho → Crear nuevo contacto).
Legajo: efectuamos el ingreso del número de legajo correspondiente para identificar al empleado en la organización administrativa de nuestra empresa.
Estado: indicamos el estado del empleado en nuestra empresa, si se trata de un empleado activo o inactivo.
Fecha alta: como su nombre lo indica, determinamos la fecha donde se haya firmado el ingreso del empleado a sus funciones.
Contrato de trabajo: determinamos las condiciones del contrato de trabajo, si se trata de una vinculación por tiempo indefinido, por un plazo en concreto, a convenir conforme se avance, etc.
Fecha de contrato de trabajo: indicamos la fecha donde se firmó el contrato de trabajo.
Fecha Baja / Laboral / Administrativa: en caso de estar cargando los datos de un trabajador que ya no forme parte de la empresa, podremos indicar aquí la fecha en la que se lo ha dado de baja en un orden general, laboral y administrativo.
Horario Ingreso / Salida: indicamos los horarios de ingreso y egreso del trabajador.
Días de Trabajo: vamos a indicar los días laborales para el empleado. Los días tildados serán los contabilizados como días de trabajo.
Documentación / Fecha de Documentación: si el empleado presenta algún tipo de documentación requerida, podemos indicar cuál es la documentación, la fecha donde fue presentada, y luego también adjuntarla en la solapa de Documentos.
Contrato de confidencialidad / Reglamento interno / Horas extra: si tildamos alguna de estas casillas, estaremos indicando que el empleado trabaja bajo alguna de las condiciones mencionadas.
Certificados Aportes / ART / Seguro de vida 1, 2 y 3 / Obra Social y N.° de Obra Social / Fechas: podremos indicar la existencia de estos conceptos vitales para el empleado junto a la fecha de ingreso del certificado correspondiente en cada caso.
Fecha de validación de datos: este dato será útil para indicar la fecha de la última vez que se haya revisado que los datos presentes en esta sección sean válidos y vigentes al momento de su validación.
Una vez cargados los datos que deseemos dejar asentados en cada una de las opciones, la ventana debería verse de la siguiente manera.
4.0.- Análisis
Esta herramienta dentro de TACTICA V7 nos permite ejecutar un análisis de los datos de cada uno de los empleados cargados en nuestra base de datos, dándonos la posibilidad de decidir si el resultado del análisis nos mostrará a todos los empleados existentes o si queremos filtrar por empleados activos e inactivos.
Accedemos a esta herramienta desde la barra lateral de operaciones.
Como podemos observar, el análisis se muestra en forma de tabla con columnas y filas. Las columnas que se suceden en la parte superior del recuadro nos indican el apellido y nombre del empleado, mientras que en las filas de la izquierda vemos el nombre de las distintas opciones.
Se marcará con una X en el campo correspondiente si el empleado indicado tiene cargada dicha característica.
5.0.- Análisis de Eventos
Este análisis nos permitirá visualizar un registro de los eventos correspondientes a cada trabajador y su respectiva información.
Accedemos a la herramienta en la barra lateral de operaciones.
Las incidencias que podremos observar serán Ausencias, las correspondientes Vacaciones y los Estudios Médicos.
10/05/2023
TACTICASOFT - Software de Gestión. (CRM / ADMINISTRATIVO – CONTABLE).
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