Lietotāju instrukcija
Lietotāju instrukcija
Esmu iepazinies
VISMA ENTERPRISE
2025
Šo dokumentu vai tā daļas producēšanai, pārraidīšanai, pārrakstīšanai, uzglabāšanai elektroniskā meklēšanas sistēmā vai tulkošanai kādā citā valodā jebkādos izmantojamos līdzekļos, ir jāsaņem VISMA ENTERPRISE atļauja.
© SIA VISMA ENTERPRISE, 2025. Visas tiesības aizsargātas
Tirdzniecības un Preču zīmes
Visas tekstā izmantotās preču zīmes pieder to īpašniekiem un ir izmantotas tikai kā atsauces.
Instrukcija veidota, balstoties uz Horizon 660 un HoP Mednis versijām.
Satura rādītājs
1.1. Lietotne Esmu iepazinies 4
1.2. Jauna notikuma izveidošana 5
1.2.1. Notikuma ar tipu “Dokuments”, “Notikums”, “Paziņojums” izveidošana 6
1.2.2. Notikuma ar tipu “Instruktāža” izveidošana 10
1.4. Papildu adresātu pievienošana 14
1.5. Papildu atbildīgo pievienošana/ noņemšana 14
1.7. Notikuma parakstīšana ar drošu elektronisko parakstu 16
Esmu iepazinies
Lietotne Esmu iepazinies
Lietotne nodrošina iespēju veidot iekšējos notikumus, dokumentus, instruktāžas un paziņojumus, ar kuriem jāiepazīstina darbinieki.
- Jaunu notikumu veidošana un izsūtīšana pieejama tiem lietotājiem, kam ir pieeja modulim Esmu iepazinies un piešķirtas lomas Esmu iepazinies administrators vai Esmu iepazines pārvaldnieks.
- Pārējiem darbiniekiem, kam piešķirts modulis Esmu iepazinies, pieejami viņiem izsūtītie notikumi. Notikumi pieejami un ar tiem jāiepazīstas apstiprināšanas uzdevumu sarakstā.
Pēc iepazīšanās notikums paliek darbiniekam pieejams apskatei (kopā ar pievienotajiem pielikumiem). Apstiprinātus notikumus var apskatīt, klikšķinot uz vēsturisko uzdevumu ikonas . Tālāk var izvēlēties sadaļu Esmu iepazinies un/vai izmantot pieejamos filtrus, lai atrastu vajadzīgo notikumu.
- Visus iepriekš izveidotos notikumus lietotnē var pārvaldīt (apskatīt, kopēt, mainīt atbildīgos, izsūtīt) lietotāji, kam piešķirta loma Esmu iepazinies pārvaldnieks.
- Lietotāji, kam piešķirta loma Esmu iepazinies administrators, varēs pārvaldīt sevis izveidotos un savā adbildībā esošos notikumus.
Jauna notikuma izveidošana
Atverot lietotni “Esmu iepazinies”, tiek attēlots saraksts ar jau izveidotajiem notikumiem. Lai izveidotu jaunu Esmu iepazinies notikumu, spiež Izveidot jaunu notikumu:
Lietotnē ir pieejami šādi notikumu veidi:
- Dokuments - (ir pieejama parakstīšana ar drošu elektronisko parakstu);
- Instruktāža - (ir pieejama parakstīšana ar drošu elektronisko parakstu);
- Ievadapmācība;
- Instruktāža (sākotnēja, atkārtota, neplānota, mērķa);
- Ugunsdrošība;
- Notikums;
- Paziņojums.
1.2.1. Notikuma ar tipu “Dokuments”, “Notikums”, “Paziņojums” izveidošana
Notikuma ievadformā obligātie lauki ir atzīmēti ar zvaigznīti. Uzbraucot ar kursoru uz zilā “i” burta, attēlojas skaidrojums par lauka pielietojumu.
Nosaukums - notikuma nosaukums;
Atbildīgie - notikuma veidotājs automātiski tiek pievienots kā atbildīgais un nevar sevi no šī saraksta izņemt.
Var pievienot vienu vai vairākas atbildīgās personas, kurām jānodrošina piekļuve notikumam. Izvēlei pieejami tikai tie HoP lietotāji, kuriem ir piešķirta loma "Esmu iepazinies administrators".
Jebkurš no atbildīgajiem var izsūtīt notikumu adresātiem. Horizon Apstiprināšanas uzdevumu sarakstā tiek attēlots faktiskais nosūtītājs – lietotājs, kurš veicis izsūtīšanu, nevis notikuma sākotnējais izveidotājs;
Apstiprināšanas termiņš - cik darba dienu laikā darbiniekam jāiepazīstas ar notikumu un jāapstiprina iepazīšanās fakts HoP sistēmā. Ir iespējams izveidot Horizon brīdinājumu, kurš darbiniekam atgādinās par tuvojošos vai nokavētu termiņu.
Aktīvs līdz - norāda datumu, kurā notikums tiks automātiski slēgts un apstiprinājumi no darbiniekiem vairs netiks pieņemti.
Pievienot laika ierobežojumu - ar šo funkciju iespējams norādīt mazāko laiku, cik ilgi darbiniekam ir jāiepazīstas ar notikumu (līdz pat 30 minūtēm). Ja funkcija ir ieslēgta, tad adresātam ar notikumu būs jāiepazīstas vismaz atzīmēto laiku, pirms varēs apstiprināt notikumu vai sākt testa pildīšanu.
Svarīgs notikums - norāda uz to, ka darbinieka saņemtais notikums būs izcelts un, ja ir ieslēgti uzstādījumi par paziņojumu saņemšanu, tad darbiniekam pieslēdzoties HoP, tas tiks uzrādīts paziņojumu sarakstā.
Elektroniski parakstāms - norāda, ka notikumam tiks pievienots kāds fails, kas darbiniekam jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu.
Uzmanību! Notikumiem ar tipu “Notikums” un “Paziņojums” elektroniskā parakstīšana nav pieejama.
Apraksts - notikuma apraksts/skaidrojums darbiniekiem.
Saite - saite uz vietni, kur atrodas resursi, ar kuriem darbiniekam jāiepazīstas (video ieraksts, uzņēmuma mājas lapas sadaļa, publicēta rokasgrāmata utml.). Var pievienot vairākas saites.
Faili - notikumam pievienotie faili. Uzbraucot ar kursoru uz zilā “i” burta, attēlojas atļautie failu formāti.
Uzmanību! Ja atzīmēts, ka notikums Elektroniski parakstāms, jābūt pievienotam vismaz vienam failam, ko parakstīt!
Ir iespējams pievienot arī jau iepriekš elektroniski parakstītu .edoc formāta failu, lai pievienotu tam papildu parakstus. Notikumam drīkst pievienot tikai vienu .edoc failu, Pēc tam, kad parakstīšana būs pabeigta un Esmu iepazinies notikums slēgts, izveidosies jauns .edoc fails, kurā būs atrodami gan iepriekšējie, gan jaunie paraksti.
Failam var pievienot brīvas formas piezīmes.
Lai pievienotu nākamo failu, atkārtoti jānospiež Pievienot failu.
Tests - ir iespējams pievienot pārbaudes testu, kurš darbiniekam jāaizpilda pirms notikumu varēs apstiprināt. Jaunus jautājumus un atbilžu variantus pievieno, nospiežot zaļo “+” zīmi. Veidojot testa jautājumus, jāatzīmē pareizo atbildi, var pievienot līdz 6 atbilžu variantiem. Izveidoto jautājumu vai atbilžu variantu var noņemt, nospiežot “-” zīmi labajā pusē.
Uzmanību! Ja ievadformā ir kāds nepareizi sastādīts testa jautājums (ir pievienots jautājuma ievadlogs, bet nav ievadīts jautājums, nav ievadīti visi atbilžu varianti, ievadītie atbilžu varianti ir vienādi utml.), notikumu nevarēs ne nosūtīt, ne saglabāt (nebūs aktīvas pogas).
Adresāti - jāizvēlas darbiniekus, kuriem nosūtīt notikumu.
Pieejama darbinieku meklēšana pēc visām redzamajām kolonnām.
Iespējams atzīmēt uzreiz visus darbiniekus/noņemt atzīmes visiem darbiniekiem, ieliekot/noņemot atzīmi lodziņā pirmajā kolonnā blakus “Vārds, Uzvārds”.
Izvēlētie, Neizvēlētie - sistēma attēlos attiecīgi tikai tos darbiniekus, kas atzīmēti kā adresāti vai nav atzīmēti kā adresāti.
Ievadīto notikumu var saglabāt sagataves statusā vai uzreiz nosūtīt adresātiem.
Sagataves statusā esošu notikumu var labot vai dzēst.
1.2.2. Notikuma ar tipu “Instruktāža” izveidošana
Izvēloties notikumu ar tipu Instruktāža, ievadlogā sadaļā Instruktāžas dati jāizvēlas Apmācības tips:
Katram no šiem tipiem ir nedaudz atšķirīgi obligāti aizpildāmie lauki.
Ievadapmācība - norāda ievadapmācības nosaukumu, instruētās personas apliecinājuma paraksta vietā attēlojamo tekstu instruktāžas atskaitē (žurnālā) un datus par personu, kas veica ievadapmācību (nav obligāti):
Ugunsdrošība - norāda instruktāžas nosaukumu, ugunsdrošības instrukcijas nosaukumu vai numuru, instruētās personas apliecinājuma paraksta vietā attēlojamo tekstu instruktāžas atskaitē (žurnālā) un datus par personu, kas veica instruktāžu (nav obligāti):
Instruktāža - papildus iepriekš minētajiem laukiem jānorāda arī instruktāžas veidu (sākotnēja, atkārtota, neplānota, mērķa), kā arī instrukcijas tematu, nosaukumu vai numuru:
Par pārējām notikuma ievadloga sadaļām, notikuma saglabāšanu un nosūtīšanu adresātiem skat. iepriekšējā nodaļā.
1.3. Notikumu atskaites
Kad notikums nosūtīts adresātiem, notikumu sarakstā ir pieejamas pogas:
- Atskaite - nospiežot šo pogu, atveras notikuma detalizācijas skats.
Šeit var apskatīt notikuma detaļas, pievienotos failus, izveidoto testu, ja tāds ir, kā arī adresātu sarakstu, kam izsūtīts notikums.
Adresātu sarakstā ir redzams, kuri darbinieki ir apstiprinājuši iepazīšanos ar notikumu (Statuss - Apstiprināts). Pēc statusa iespējams filtrēt adresātu sarakstu un ērti noskaidrot, kuri darbinieki nav apstiprinājuši, kuriem notikums nav nosūtījies utml.
Ja kādam darbiniekam uzdevumu neizdevās nosūtīt (statuss Neizdevās nosūtīt), ir pieejama iespēja nosūtīt notikumu atkārtoti:
Adresātu sarakstu iespējams lejupielādēt.
Lejupielādējot adresātu sarakstu, tiek izveidots Excel fails, kurā redzami notikuma adresāti, kā arī informācija par to, vai un kad viņi ir apstiprinājuši iepazīšanos ar notikumu.
Ja notikuma tips ir Instruktāža:
Instruktāžām, ievadapmācībām, ugunsdrošības instruktāžām ir pieejama papildu atskaite - instruktāžas atskaite vai ugunsdrošības žurnāls.
Lejupielādējot instruktāžas atskaiti/žurnālu, Excel formāta failā būs pieejama informācija par veikto instruktāžu, instruktāžas veicēju, ja tāds norādīts notikumā, kā arī darbinieku apliecinājumi par iepazīšanos ar instruktāžu.
- Slēgt - ar šo pogu iespējams slēgt notikumu ātrāk par datumu, līdz kuram notikums ir aktīvs. Kad notikums būs slēgts, jauni apstiprinājumi par iepazīšanos vairs netiks pieņemti.
- Papildus darbības - iespējams kopēt notikumu, lejupielādēt adresātu sarakstu tāpat kā no atskaites skata un pievienot papildu adresātus šim notikumam.
1.4. Papildu adresātu pievienošana
Ja pēc notikuma izsūtīšanas atklājas, ka to jānosūta vēl kādam darbiniekam, to var izdarīt, notikumu sarakstā nospiežot pogu Papildus darbības - Pievienot adresātus.
Tāpat poga Pievienot adresātus ir pieejama arī notikuma atskaites skatā.
1.5. Papildu atbildīgo pievienošana/ noņemšana
Notikumu sarakstā iespējams vienlaikus pievienot un/vai noņemt atbildīgās personas vairākiem notikumiem.
Atbildīgo maiņa:
1. Notikumu sarakstā iezīmē tos notikumus, kuros nepieciešams mainīt atbildīgās personas.
2. Pēc notikumu izvēles, ekrāna apakšdaļā būs pieejama rīkjosla, kurā redzams izvēlēto notikumu skaits un poga “Mainīt atbildīgos”.
3. Nospiežot pogu “Mainīt atbildīgos”, atveras logs, kur var:
– pievienot jaunas atbildīgās personas;
– izvēlēties personas, kuras noņemt no atbildīgajiem.
Pēc izvēles spiež pogu “Veikt izmaiņas”.
No atbildīgo saraksta iespējams noņemt tikai tās personas, kas jau ir norādītas kā atbildīgie izvēlētajos notikumos.
Lietotājs, kurš veic izmaiņas, nevar no atbildīgo saraksta izņemt pats sevi.
Nospiežot uz ikonas (izvērst atbildīgo kolonnu) notikumu saraksta augšējā labajā pusē, var izvērst atbildīgo kolonnu pilnā skatā.
Atbildīgos var izvērst arī konkrētam notikumam, spiežot uz pievienotajiem atbildīgajiem.
1.6. Notikuma kopēšana
“Esmu iepazinies” notikumu sarakstā ir iespējams kopēt notikumus. Kopēta tiek visu lauku informācija, izņemot “Aktīvs līdz”, “Faili”, “Adresāti”.
Kopēt notikumus iespējams divos veidos:
- Nospiežot uz ikonas “Papildus darbības”;
- atverot notikuma atskaiti , nospiežot uz pogas “Kopēt”.
1.7. Notikuma parakstīšana ar drošu elektronisko parakstu
Ja notikums ir atzīmēts kā elektroniski parakstāms, darbiniekiem tas būs jāapstiprina ar drošu elektronisko parakstu. Saņemot šādu apstiprināšanas uzdevumu, tas būs apzīmēts ar uzrakstu “Elektroniski parakstāms”.
Atverot apstiprināšanas uzdevumu, pieejama poga Parakstīt.
Pēc pogas nospiešanas notiek pārvirzīšana uz parakstīšanas vietni. Šeit vēlreiz spiež Parakstīt vai Atpakaļ, ja parakstīt šobrīd nevēlas.
Izvēlas parakstīšanas metodi:
Pēc tam, kad veiktas vajadzīgās autentifikācijas darbības viedierīcē vai citur, atkarībā no parakstīšanas metodes, ja parakstīšana izdevusies, sistēma attēlos paziņojumu “Dokuments ir veiksmīgi parakstīts”.
Nospiežot Atpakaļ, notiek automātiska notikuma apstiprināšana un parādās uzraksts:
Apstiprinātais notikums atrodams izpildīto apstiprināšanas uzdevumu sarakstā ar apzīmējumu “Elektroniski parakstīts”.
Uzmanību! Kamēr notikums ir aktīvs (to turpina parakstīt citi adresāti), ar e-parakstu parakstītais dokuments ir redzams kā saite uz parakstīšanas vietni.
Kad notikums tiek slēgts, pielikums būs redzams nospiežot uz pogas Faili , divās versijās - gan sākotnējais (neparakstītais) dokuments, gan elektroniski parakstītais .edoc formātā.
