Manual del módulo Contactos
TACTICA v7
Índice General
2 - Reconocimiento de la estructura del módulo
5.1.5 - Solapas personales: dirección, datos y perfiles
5.2.3 - Solapa Otros Contactos
5.2.7 - Solapa Correos Programados
5.3 - Acceso directo a los diferentes Módulos
1- Introducción
El módulo Contactos, a pesar de ser un módulo independiente, está altamente relacionado con el módulo Empresas; ambos forman parte de la Base de Datos, identificando a los contactos de cada cliente, proveedor, etc.
En este módulo encontraremos la información específica de las personas que forman parte de las Empresas.
Es una herramienta recomendada para aquellos que deseen desarrollar una detallada gestión de CRM, ya que cuenta con campos exclusivos para personalizar la relación P2P.
Además, permite utilizarse como un gran centro de información en la gestión ERP, dado que toda la trazabilidad de los procesos interacciona desde un contacto, permitiendo segmentar los procedimientos para una búsqueda de información, rápida, ágil y segura.
A continuación desarrollaremos el uso, paso a paso, del módulo CONTACTOS.
2 - Reconocimiento de la estructura del módulo
TACTICA está sectorizado por Módulos que agrupan las diferentes tareas a realizar. Dichos Módulos poseen, en su mayoría, una estructura de navegación similar.
En el sector Superior encontramos un menú de tareas varias (1) y la solapa que indica el módulo activo (2). A la izquierda de la pantalla encontramos una barra lateral con la lista de módulos a utilizar (3). A la derecha de esta, se visualiza el sector de búsqueda de datos (4). La información a configurar en el buscador variará de acuerdo al módulo en el que se esté trabajando. Una vez accionado el buscador, aparecerán los datos fijos de la Empresa seleccionada (5) y debajo de estos los datos variables provistos por su interacción entre los diferentes módulos como ser, los presupuestos, los pedidos, las facturas, etc. (6)
3 - Alta de Contacto
Para dar de alta un contacto nuevo, previamente deberá encontrarse ingresada en TACTICA la Empresa a la cual pertenece dicho contacto.
Para iniciar, desde la barra lateral izquierda, accionar el módulo Contacto cliqueando sobre el mismo (1). Se desplegarán diferentes opciones, al mismo tiempo que se visualizará la pantalla del módulo hacia la derecha. Al seleccionar la opción “Nuevo” (2), se desplegará la ventana de ingreso de datos (3), solapa “Principal”.
3.1 - Solapa Principal
En el caso de no haber ingresado previamente la Empresa a la que pertenece el contacto, se podrá realizar dicho paso directamente desde el campo Empresa (1) desplegando la flecha a su derecha (2).
De obviar este paso, TACTICA tomará por defecto el nombre del contacto como nombre de la Empresa. Esto se genera debido a que cada contacto debe estar vinculado a una Empresa.
Al accionar la flecha, TACTICA desplegará la ventana de búsqueda de Empresas y Contactos. Dentro de la misma, sobre el sector inferior (en blanco) cliquear botón derecho y seleccionar la opción “Nueva Empresa” (1)
TACTICA accederá en forma directa al módulo Empresas, desplegando la ventana de ingreso de datos. (Ver manual de módulo Empresas para gestionar su carga de datos).
Una vez ingresada la Empresa, se podrá proceder a la carga de datos del contacto.
En caso de ya existir la Empresa ingresada previamente al alta del contacto, simplemente se deberá buscar la misma configurando el buscador.
Sobre el campo “Valor” (1) se ingresará el nombre de la Empresa y luego se cliqueará el botón “Buscar” (2) para traer la información.
TACTICA mostrará todas las Empresas relacionadas con el dato tipeado en el campo Valor. En caso de no recordar el nombre completo de la Empresa, se podrá ingresar parte del nombre de la misma; para este caso, todos los datos que contengan una similitud con lo tipeado aparecerán listados en la ventana de búsqueda facilitando su selección.
Una vez encontrada la Empresa perteneciente al contacto a ingresar, seleccionar la misma y luego cliquear el botón “Seleccionar”.
TACTICA adjuntará el dato seleccionado a la ventana de ingreso de datos del contacto.
Una vez incorporada la Empresa, se procederá a ingresar los datos del contacto.
En caso de no conocer el Nombre y/o Apellido del contacto, se sugiere ingresar un punto (.) a modo de que el sistema reconozca el campo como “completo” y permita avanzar con el proceso.
Los campos “Saludo”, “Título”, “Cargo” y “Sector” se podrán parametrizar en forma personalizada de acuerdo al uso que deseemos darle, según la estrategia en CRM a utilizar por la Empresa.
Para su personalización, se deberá desplegar cada flecha (1), ingresando el dato a utilizar (2). Para grabar el dato, cliquear el botón “Seleccionar”.
En caso de no figurar el dato deseado en la lista predeterminada, se podrá incorporar a la misma, seleccionando el botón “Nuevo” (2)
Luego tipear el dato faltante en el campo en blanco (3) y cliquear el botón “Aceptar” para guardar el mismo (4) y proceder a su selección como se indica más arriba.
El campo “Género” se utiliza para personalizar el encabezado en los e-mails, cuando se utiliza el módulo “Plantillas” para automatizar los correos masivos.
El campo “Correo” permite tipear en forma directa la dirección de e-mail del contacto.
En caso de que el contacto posea más de una dirección de correo, se deberá desplegar la flecha (1) y luego cliquear botón “Nuevo” (2) para agregarlas.
En el campo “Dirección” (3) tipear la dirección de correo nueva, si es necesario se podrá agregar una descripción aclaratoria (4) y con el botón “Aceptar” (5) se guardará la información ingresada.
En caso de que el contacto posea una dirección laboral personalizada, la misma se podrá ingresar desplegando la flecha y seleccionando la que corresponda (1 - 2).
El sector “Identificador” permite generar el organigrama de la Empresa que se está ingresando, personalizando el grado de jerarquía que identifica al contacto.
En caso de que un contacto ya ingresado deje de pertenecer a la Empresa, este se podrá “Bloquear” tildando el campo.
3.2 - Solapa Personal
La solapa Personal es una herramienta fundamental para un minucioso desarrollo de estrategias de CRM, ya que permite obtener un conocimiento más profundo de cada integrante de las Empresas.
Completar correctamente dicha solapa permitirá realizar regalos empresariales a medida, estar presentes en fechas clave como aniversarios o cumpleaños, personalizar sorpresas entregándolas en los domicilios particulares, etc.
La solapa se podrá completar de forma sencilla y rápida ingresando los datos que se indican en cada campo.
3.3 - Solapa Notas
La solapa “Notas” permite destacar determinadas características del contacto, las cuales pueden ser utilizadas, por ejemplo, a la hora de necesitar realizar alguna negociación estratégica.
Para ingresar datos se deberá cliquear el botón “Agregar” situado a la derecha de la solapa (1).
TACTICA desplegará una ventana en la cual permitirá tipear de forma libre los detalles relevantes del contacto. Cliquear el botón “Aceptar” para guardar los datos.
La ventana posee un corrector de ortografía (ABC), el cual se podrá utilizar cliqueando sobre el mismo.
Para limpiar completamente la nota ingresada, se podrá utilizar el botón identificado con X
3.4 - Solapa INFO
TACTICA posee veinte campos de parametrización libre, para etiquetar de forma personalizada de acuerdo con la necesidad de cada gestión.
Una vez completadas todas las solapas, cliquear el botón “Aceptar” para guardar los datos.
4 - Búsqueda de Contactos
TACTICA posee diferentes formatos de búsqueda.
El más sencillo consta de tipear el nombre o el apellido del contacto en el campo “Buscar” (1); seguidamente cliquear la lupa (2) para accionar la búsqueda.
TACTICA mostrará todos los contactos que respondan al dato solicitado
Para reducir el ámbito de búsqueda y agilizar la misma, en la solapa “Búsqueda Rápida”, campo “Tipo”, al desplegar la flecha, TACTICA brinda diferentes formatos de segmentación aplicados sobre el contacto a ubicar.
Otro formato de búsqueda lo encontramos en el menú de tareas, a la izquierda de la pantalla, sobre el botón “Buscar”.
Esta opción permite realizar una búsqueda minuciosa del contacto a ubicar.
Sobre el campo “Valor”, tipear el nombre del contacto (1); luego cliquear el botón “Buscar” (2). TACTICA mostrará todos los contactos relacionados con el dato brindado, incluyendo sus apellidos y Empresas a la que pertenecen (3).
Para seleccionar el contacto deseado, realizar doble clic sobre el mismo.
5 - Información en Pantalla
Una vez encontrado el contacto deseado, TACTICA informará los datos relacionados de la siguiente manera:
En el sector superior derecho de la pantalla (1) se visualizarán los datos generales sobre su vínculo con su Empresa.
En el sector medio (2) se encuentran datos específicos y personalizados del contacto. Cada solapa reflejará información útil para su reconocimiento individual.
En el sector inferior derecho (3) se desplegará la interacción sostenida en el tiempo entre dicho contacto y nuestra Empresa. Aquí se podrá consultar la actividad que mantiene con cada sector.
5.1 - Sector Información
5.1.1 Solapa Notas
Actúa como historial de la interacción con el contacto. La información aquí contenida, se corresponde a la ingresada en el punto 3.3 del presente manual.
5.1.2 Solapa Detalles
TACTICA posee, en la mayoría de sus módulos, diferentes solapas para el desarrollo de una gestión personalizable.
En este caso, la solapa Detalles, se configura desde el módulo ADMINISTRADOR.
5.1.3 Solapa Resumen
La solapa Resumen es una herramienta dedicada a la supervisión de CRM. Muestra la interacción con el módulo Calendario, informando la cantidad de llamadas, reuniones y/o acciones que se han llevado a cabo con el contacto seleccionado.
5.1.4 - Solapa Auditoría
La solapa Auditoría muestra un historial de modificaciones que, por defecto, TACTICA va seleccionando en el transcurso del tiempo.
5.1.5 - Solapas personales: dirección, datos y perfiles
Las solapas Dirección personal, Datos personales y Perfiles se corresponden a los datos ingresados en la ventana Principal en Alta de Contacto.
5.2 - Sector Enlaces
El sector Enlaces brinda acceso directo a los diferentes módulos de TACTICA, mostrando la interacción de la información en tiempo real.
5.2.1 - Solapa Pendientes
Muestra la actividad pendiente relacionada con el módulo Calendario.
5.2.2 - Solapa Historial
Muestra la actividad concluida relacionada con el módulo Calendario
5.2.3 - Solapa Otros Contactos
Muestra los otros contactos relacionados con el contacto seleccionado
5.2.4 - Solapa Documentos
Muestra los documentos adjuntos al contacto seleccionado
5.2.5 - Solapa Certificados
Muestra los productos certificados que utiliza la Empresa
5.2.6 - Solapa Grupos
Muestra las agrupaciones armadas para la Empresa
5.2.7 - Solapa Correos Programados
Muestra los e-mails programados en diferido para el contacto
5.2.8 - Solapa INFO
Muestra la información ingresada en los campos de parametrización libre
5.2.9 - Solapa Influencias
Muestra el grado de influencia del contacto dentro de la Empresa
5.3 - Acceso directo a los diferentes Módulos
TACTICA permite visualizar la actividad del contacto con el resto de la gestión. Cada solapa muestra la interacción inmediata con los diferentes departamentos de la Empresa.
Cada solapa es un acceso directo al módulo correspondiente.
Tomando como ejemplo el módulo Presupuestos (1), al cliquear botón derecho sobre algún presupuesto informado en dicha solapa (2), cliqueando sobre la opción “Ver Comprobante” (3), se podrá visualizar la información en forma directa sin cambiar de módulo (4).
Otra opción que manejan las solapas de interacción inmediata, son las de visualizar, o enviar por e-mail, los reportes relacionados con dicho módulo.
La opción Filtrar, permite parametrizar la visualización de la información según la necesidad del usuario.
TACTICA da la opción de listar toda la información existente, o solamente los presupuestos en estado Pendiente, o los Ganados, Perdidos, etc. También fraccionar la información de acuerdo al usuario interviniente o su fecha de creación.
04/10/2022
TACTICASOFT - Software de Gestión. (CRM / ADMINISTRATIVO – CONTABLE).
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