1.0.- Introducción

La importación de datos es una de las características más sobresalientes de TACTICA V7, ya que permite cargar masivamente y de forma rápida datos al sistema, de forma que sean útiles y utilizables al momento. Estos datos pueden ser tanto de Empresas, Contactos, Productos, así como de procesos como Pedidos, Facturas, etc. Otra ventaja que tiene TACTICA V7 es que podemos crear importaciones automatizadas usando el complemento STRATEGIKON.

Dependiendo el tipo de importación se puede realizar dentro de TACTICA V7 o desde la aplicación ADMINISTRADOR, en este instructivo vamos a explicar cada método, que tener en cuenta, y consejos para realizar esta tarea de forma exitosa.

1.1.- Qué necesitamos para hacer una importación.

En este manual, realizaremos todas las importaciones a partir de una hoja de cálculo, de la aplicación Microsoft Excel. Entonces una de las cosas que vamos a necesitar es una hoja de cálculo con los datos organizados de la siguiente manera.

1.- Todos los campos deben iniciar en la columna 1, fila 1. Lo cual es la posición inicial, y de allí vamos a agregar cada campo en cada columna como se muestra en la imagen.

2.- Todos los datos se van a llenar debajo de los campos, en cada hilera, sin generar ningún tipo de saltos.

Un ejemplo de una hoja de datos mal cargada sería la siguiente, ya que tiene saltos entre los datos que se van añadiendo.

Los campos que vamos a cargar en la hoja de cálculo son los mismos que tenemos en TACTICA V7 o a los cuales vamos a hacer referencia, ejemplo, si vamos a cargar empresas tomamos lo siguiente:

Es decir que si creamos una hoja de cálculo de cero, tendremos que colocarlo de la siguiente manera:

Esto no significa que deberá cargar todos los campos, solo utilizaremos lo que vamos a llenar o usar. Sin embargo, vamos a tener en consideración que cada importación tiene campos obligatorios.

Si quiere tener nuestras hojas de datas pre cargadas con los campos y listas para cargar los datos, la puede solicitar a nuestro equipo técnico.

Cuando guardemos nuestra hoja de cálculo, vamos a hacerlo como si fuera un “Libro de Excel” o “Libro de Excel 97-2003”. Siempre recomendamos la última opción, ya que es la más compatible.

2.0.- Como Importar

Como se mencionó anteriormente, dependiendo del tipo de dato a importar tendremos diversos métodos. Lo cual vamos a explicar uno a uno. Así vemos cuál se adapta a la necesidad que se tiene en el momento.

2.1.- Importar desde el Administrador

Este tipo de importación, permite importar la mayor cantidad de datos hacia los diversos módulos del sistema, como Empresas, Contactos, Presupuesto, Pedidos, Asientos Contables o Servicios de tercero tipo AGIP, ARBA, etc.

Para realizar la importación debemos:

Ejecutar el Administrador de TACTICA V7 como Administrador.

Dentro del Administrador de TACTICA V7 vamos a navegar en la barra lateral hasta llegar a importadores y allí vamos a escoger el módulo u opción que deseemos importar.

En este ejemplo vamos a hacer una importación de Empresas, así que será el módulo a seleccionar.

Vamos a Archivo, Tabla o Consulta.

En la pantalla de Origen vamos a hacer clic en orígenes de datos ODBC.

Hacemos clic en agregar.

Entre las opciones que nos da para Crear el origen de datos vamos a escoger “Microsoft Excel Driver”, que apunten a la versión de nuestra hoja de cálculo. Esta se diferencia por la extensión del archivo.

Le debemos asignar un nombre del origen de datos y luego escoger seleccionar libro. En este ejemplo lo llamaremos “Empresas 2023”.

Debe figurar el origen en el listado, así que presionamos aceptar.

Luego vamos a colocar el nombre del origen en el DSN, tildamos en el tipo de origen tabla, y vamos a pulsar conectar.

Si todo está bien al desplegar la lista, veremos la hoja de cálculo. La cual luego de seleccionada podemos ver los datos pulsando vista previa o puede probar la conexión entre ellos. En este caso pulsaremos vista previa para validar que estén bien los datos del Excel porque como figuran aquí se van a importar a TACTICA V7.

Si todo es correcto, salimos a la pantalla de origen y presionamos aceptar. Así podemos proceder a relacionar los datos con los campos.La siguiente pantalla del importador la vamos a identificar así.

Donde vamos a tener que relacionar lo que está en nuestra hoja con los campos del sistema, esto se hace haciendo un clic en el campo de la hoja de cálculo y dos clics en el de TACTICA V7. De esa forma tenemos la relación.

De esta manera hicimos una relación sencilla, y se puede importar; sin embargo, si los datos existen pueden generarse duplicados, entonces para evitar esto vamos a usar 3 funciones. Que son “Llave, Relación inmediata y Opciones de actualización, la cual explicaremos a continuación.

Llave: La llave es utilizada para marcar campos que son claves y no se deben repetir o duplicar y que sirvan para validar. Ejemplo si pensamos en un dato clave para identificarnos entre el “Nombre, Apellido y DNI”. Cuál consideramos único.

Y en efecto el DNI, ya que existe la posibilidad de que otra persona tenga nuestro nombre o apellido. Con llave podemos hacer que valide una serie de campos para que no se cree, o se actualice.

Vamos a hacer un ejemplo dentro de TACTICA V7: supongamos que queremos validar una serie de empresas. Para evitar que se duplique, ¿Qué datos podríamos tomar? Podemos usar el nombre, ya que debe ser único, pero en caso de que por casualidad exista otra empresa igual, podríamos combinar con la dirección o el CUIT, de forma que empleemos 2 o 3 campos como llave o clave para validar si tenemos o no información de esa empresa.

Valor Inmediato: Se usa para cargar datos rápidos o repetidos dentro de la importación como por ejemplo: Una fecha, una nota, un usuario, etc. Son datos que puede que se nos olviden en la hoja de cálculo o que tengamos que añadir rápidamente.

Ver - Opciones: Por último tenemos estas opciones que nos va a identificar que se puede hacer o no luego de validar la información en la importación, como actualizar, sobreescribir, desecharla, etc. Generalmente, la función más usada es si el dato existe, tomar el primero y actualizarlo como se muestra en la imagen.

Luego de terminada las relaciones y condiciones simplemente nos queda ir archivo y presionar importar.

Si todo marcha bien veremos el siguiente mensaje.

Desde el apartado ver informe podemos ver que realizó el importador, si actualizo o hubo algún error, así mismo en que línea de la hoja de cálculo falló o que sucedió.

2.1.2.- Guardar y cargar esquemas de relación

Para guardar luego de haber relacionado todo presionamos archivo, y luego guardar esquema, eso ya sea para usar la misma hoja a futuro para nueva importaciones y no tener que relacionarla o para tareas automatizadas de importación que realiza el estratégico, por ejemplo.

Luego le vamos a dar un nombre a ese XML para identificarlo y poder usarlo.

Ya la próxima vez a importar si usamos el mismo Excel, solamente debemos abrir el módulo y presionar archivos, cargar esquema de relación.

Y escogemos el esquema anteriormente grabado, esto nos va a traer las relaciones y todas las condiciones, llaves, o valores inmediatos configurados.

2.1.2.- Campos Claves y Campos Obligatorios.

Los campos claves son aquellos campos únicos en el sistema que no se pueden repetir, por lo general se utilizan llaves en estos y sirven para comparar, mientras que los campos obligatorios son aquellos que deben estar cargados en el sistema o al momento de su creación. Ejemplo.

Código puede ser un campo clave y obligatorio, esto debido a que ningún otro producto debe tener su mismo identificador. Sin embargo, la descripción es un dato obligatorio, más no clave porque varios productos se pueden llamar de la misma manera.

Cuando se van a cargar productos nuevos debemos tener en consideración los siguientes campos claves y obligatorios.

1.- Código: Ya que identifica al producto.

2.- Descripción: Es el nombre como conocemos el producto.

3.- Familia: Es la categorización del producto.

Sí, vamos a hacer una actualización de precios. En este caso solo vamos a tomar los siguientes campos:

1.- Código: Porque será el campo a corroborar, este debe tener llave.

2.- Lista de precio: identifica en qué lista de precio se va a modificar los montos.

3.- Moneda de precios: Identifica la moneda.

4.- Precio: Identifica el precio del artículo.

Ahora, si la importación fuera de empresas. El valor clave y obligatorio es el nombre de la misma, así mismo si hablamos de contactos o fiscales.

Cada módulo tiene sus campos obligatorios y claves. Es importante identificarlos.

Es fundamental conocer los valores claves de cada módulo, o sea, aquellos campos que vamos a necesitar tanto para crear un producto como los que vamos a necesitar para actualizar.

Un ejemplo si quisiéramos actualizar los productos o la lista de precio de productos. Tomaríamos

1.- Código: como campo clave para hacer llave.

2.- Escogemos los campos a modificar, haciendo la salvedad que si deseamos modificar el precio, debemos escoger, la lista de precio, el tipo de precio (precio de venta, compra o costo) y la moneda de ese precio a modificar. Sin embargo, si solo deseamos cambiar la descripción, escogemos el campo y editamos en nuestro Excel.

2.1.2.- Ver información, datos recargados.

En ver información vamos a ver algunos códigos o valores que se relacionan directamente con algunos identificadores usados por el sistema, es decir que en vez de escribirlo, simplemente colocamos el código de relación. En el ejemplo a continuación se muestra los valores para productos.

Para hacer uso de lo siguiente lo que tenemos que hacer es reemplazar la información por el código otorgado dentro de nuestra hoja de cálculo ejemplo:

2.2.- Importar desde TACTICA

Desde TACTICA V7 tenemos algunas importaciones simples como:

1.- Importar Productos, o Lista de precios de productos existente.

2.- Datos de productos para presupuestos, pedidos o requerimientos.

Vamos a ver cada ejemplo y cómo realizar estas importaciones de forma exitosa.

2.2.1- Importar Productos o Lista de precios.

Este tipo de importación es práctica, sencilla y rápida, solamente necesitamos una hoja de cálculo con la misma estructura de una importación convencional.

Al igual que las importaciones desde el administrador, debemos ejecutar la aplicación TACTICA con clic derecho como administrador y luego escogemos el usuario de nuestra preferencia.

Dentro de TACTICA V7 vamos a ir a General en el menú superior, y luego escogemos importar productos.

Nos va a figurar la siguiente ventana en la cual vamos a tener dos métodos de trabajo:

1.- Pegar desde el portapapeles

2.- Cargar desde Excel

Para ambos casos lo ideal es tener una hoja de cálculo prolija con la información a importar, la ventaja del primero es que lo podemos hacer desde un Google Sheets, Base de datos, Hoja de Cálculo de cualquier suite ofimática, etc. En este ejemplo usaremos Microsoft Excel.

2.2.1.1- Pegar desde el portapapeles.

Este tipo funciona bastante simple, lo primero tenemos que copiar los datos a pegar en TACTICA V7, esto obviamente proviene nuestra hoja de Cálculo. Tenemos el siguiente ejemplo:

Seleccionamos toda la información de nuestra hoja de cálculo:

Y en general, importar productos, vamos a escoger pegar desde el portapapeles.

Esto nos va a quedar de la siguiente manera:

Lo que tenemos que hacer ahora, es enlazar con cada campo donde va la información. Ejemplo “Código con productos código, Descripción con productos descripción y así sucesivamente.

Luego de tener relacionados todos los campos, vamos a seleccionar el campo clave, el que va a hacer llave. En este caso de productos es el Código.

Por último en ver, opciones, y allí vamos a marcar que si el producto existe lo actualice y presionamos cerrar.

Para finalizar el proceso presionamos Importar.

Si el procedimiento fue realizado con éxito veremos la siguiente pantalla.

2.2.1.2.- Cargar desde Excel.

En esta opción debemos tener un archivo Excel a importar, entonces procederemos a seleccionar, “Cargar desde Excel”.

Ubicamos el Excel a importar

Luego escogemos la hoja de nuestro Excel y pulsamos Abrir.

Lo que sigue es similar al caso anterior, así que lo repetimos:

Lo que tenemos que hacer ahora, es enlazar con cada campo donde va la información. Ejemplo “Código con productos código, Descripción con productos descripción y así sucesivamente.

Luego de tener relacionados todos los campos, vamos a seleccionar el campo clave, el que va a hacer llave. En este caso de productos es el Código.

Por último en ver, opciones, y allí vamos a marcar que si el producto existe lo actualice y presionamos cerrar.

Para finalizar el proceso presionamos Importar.

Si el procedimiento fue realizado con éxito veremos la siguiente pantalla.

2.3.- Pegar desde portapapeles en Presupuestos, Pedidos y Requerimientos

Esta función es muy útil cuando tenemos información que tomamos de alguna web, o documento, lo cual permite cargar algunos datos de forma rápida. Ejemplo, tenemos que armar una serie de presupuestos que cargan en un Excel.

Entonces lo que hacemos es seleccionar y copiar por presupuesto.

Y luego desde el presupuesto en TACTICA V7 le damos a pegar del portapapeles.

Luego se relaciona cada campo.

Para este ejemplo nos quedaría de la siguiente manera.

Por último presionamos Aceptar.

Toda la información de los productos va a quedar en nuestro presupuesto simplificando el proceso; ya solo nos queda dar detalles de color, moneda, o comerciales y aceptar.

3.0.- Qué debo hacer antes de importar.

1.- Realizar una copia de seguridad de la base de datos con los usuarios fuera de TACTICA V7. Y cuando realice la importación que los usuarios estén fuera, esto va a hacer que gane velocidad la misma, y que en caso de algún error de importación pueda restaurar a ese punto que salvaguardo.

2.- Tener la hoja de cálculo lo más prolija posible, y no tenerla abierta la hoja ni la aplicación al momento de importar esto para liberar tanto hoja de cálculo como conectores.

3.- Preferiblemente llevar a cabo la tarea de importación desde el servidor, en usar carpetas locales y raíces, es decir. Una carpeta situada en el C:, con un nombre directo ejemplo: “C:importadores”. Antes de tener una carpeta “C:Documents/usuario 1234/archivos/importadores.”

10/03/2023

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