Manuale Software Comunicazione Spese Sanitarie - Invio Diretto
Il sito web app.spesesanitarie.it permette di generare fatture e parcelle con l’invio diretto al Servizio Tessera Sanitaria ed ai propri clienti. Al momento il sistema è disponibile per medici/veterinari/infermieri/ottici/ecc. che siano persone fisiche.
Sommario:
Manuale Software Comunicazione Spese Sanitarie - Invio Diretto
Inserimento dei Dati dell’Utente da Creare
Impostazioni Default Documento
Inserimento e criptazione delle credenziali del Sistema Tessera Sanitaria
Modifica Credenziali Sistema Tessera Sanitaria
Acquistare o Rinnovare il Servizio
Opposizione all’invio dei Dati
Inserimento, modifica o eliminazione righe
Esportazione per il Commercialista
Come faccio a cambiare le credenziali del Sistema Tessera Sanitaria?
Come faccio ad emettere una nota di credito?
Come faccio ad inserire la cassa di previdenza?
Come faccio ad emettere una normale fattura elettronica?
Come posso trovare Codice Regione, ASL e SSA?
Come vanno registrati i pagamenti effettuati in parte in contanti e in parte in modalità tracciata?
Come emettere fattura per una prestazione coperta in parte da assicurazione?
Registrazione
Per registrarsi al sito ed iniziare la prova gratuita visitare l’indirizzo: https://app.spesesanitarie.it quindi cliccare su “Nuovo Utente?” ed inserire tutti i dati richiesti.
La registrazione si compone di tre passaggi:
- Inserimento dei dati dell’utente da creare
- Scelta della password cliccando sulla mail che invierà il sistema al termine del primo passaggio
- Inserimento e criptazione delle credenziali del Sistema Tessera Sanitaria.
Inserimento dei Dati dell’Utente da Creare
Dati Principali dell’Utente
I campi principali sono riferiti al soggetto che emetterà le fatture/parcelle:
- Codice Fiscale: il codice fiscale del soggetto
- Partita IVA: la partita IVA (solo la parte numerica, senza suffissi “IT-” o similari). Deve essere inserita una partita IVA italiana.
- Cognome o Denominazione: il cognome se l’utente è una persona fisica, la denominazione altrimenti.
- Nome: il nome dell’utente se è una persona fisica.
- Email: l’indirizzo email cui inviare le comunicazioni; dovete aver accesso a questo indirizzo email, perché anche il link per l’attivazione verrà inviato qui. Attenzione: inserire un indirizzo email normale, non una PEC.
- Telefono: il numero di telefono cui potervi contattare in caso di problemi.
- Tipo Soggetto: indicando la tipologia di soggetto corretta, il programma vi aiuterà nella scelta di altre informazioni. Scegliere tra
- Farmacia
- Farmacia ANMIG
- Infermiere
- Medico o Odontoiatra
- Ottico
- Parafarmacia
- Professionista Sanitario → da selezionarsi se non si rientra in alcuna delle altre categorie e si è tenuti alla comunicazione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria
- Sogg. di cui art. 70 (ovvero le farmacie che gestiscono solo farmaci veterinari)
- Struttura Autorizzata
- Struttura Accreditata
- Veterinario
- Regime Fiscale: il regime fiscale determina il tipo di IVA da utilizzare e comporta l’indicazione di note particolari nei documenti fiscali, che verranno apposte automaticamente dal programma; qualora non sappiate cosa indicare, consultate il vostro commercialista. Scegliere tra:
- Ordinario
- Contribuenti minimi
- Regime Forfettario
- IBAN: se si inserisce il proprio IBAN, questo verrà stampato sulle fatture (non viene effettuato alcun addebito automatico, è solo ai fini espositivi del dato ai vostri clienti).
- Indirizzo: inserire i dettagli dell’indirizzo. La nazione non è modificabile perché il programma è utilizzabile solo da utenti italiani (ma i vostri clienti possono essere anche stranieri, ovviamente).
Impostazioni Default Documento
I valori di default servono a compilare più rapidamente le nuove fatture/parcelle. Qualora abbiate dei dubbi, potete lasciare quelli già preimpostati (alcuni si modificheranno in automatico in base alle scelte fatte sulla tipologia di soggetto e sul regime fiscale).
- Addebito bollo: se selezionato, il programma addebiterà al cliente il bollo qualora sia richiesto (sarà poi possibile togliere l’addebito sulla singola fattura qualora si preferisca non addebitarlo a qualche cliente).
- Cassa Previdenziale: se i documenti vanno emessi con l’addebito di una cassa previdenziale, selezionarla dall’elenco. I valori ammessi sono:
- Non impostata (nel caso in cui non si abbia una cassa previdenziale da addebitare)
- INPS
- ENPAP (psicologi)
- ENPAPI (professione infermieristica)
- ENPAV (veterinari)
- ENPAF (farmacisti)
- ENPAM (medici)
- Aliquota Cassa Previdenziale: se è stata impostata una cassa, inserire l’aliquota da utilizzare per il calcolo dell’importo da addebitare. Il campo verrà preimpostato al valore standard della cassa selezionata.
- Tipo spesa: è una informazione richiesta dal Sistema Tessera Sanitaria; su ogni riga della fattura/parcella sarà possibile inserire comunque un valore diverso. Il nostro software mostra un elenco diverso in base alla Tipologia di Soggetto impostata (non tutti i valori sono ammessi per tutti i soggetti). I valori ammessi sono:
- Altre Spese - valore generico nel caso non si rientri negli altri casi
- Chirurgia Estetica
- Protesica
- Cure Termali
- Visita Intramoenia
- Visita Ambulatoriale
- Analisi - codice non più valido dal 2021!
- Dispositivo Medico CE (sia per l’acquisto che per l’affitto)
- Prestazioni Sanitarie
- Spese Veterinarie
- Farmaco Veterinario
- Farmaco
- Ticket Pronto Soccorso
- Ticket
- Descrizione: è il testo standard da inserire su ogni nuova riga di fatture/parcelle
- Sezionale: sezionale IVA per la contabilizzazione dei documenti; deve essere un valore di tre lettere o numeri. Attenzione: dopo l’emissione della prima fattura/parcella questo valore non può più essere modificato!
- Importo: importo predefinito da inserire su ogni nuova riga di fatture/parcelle
- IVA: aliquota o esenzione IVA da inserire su ogni nuova riga di fatture/parcelle; il valore viene impostato in base al Regime Fiscale. I valori ammessi sono:
- 5% - IVA ordinaria con aliquota al 5%
- 10% - IVA ordinaria con aliquota al 10%
- 22% - IVA ordinaria con aliquota al 22%
- N1 - fuori campo art. 15
- N2.2 - operazione non soggetta ad IVA (valore di default per i regimi fiscali forfettari e minimi)
- N4 - operazione esente (valore di default per il regime fiscale ordinario)
Scelta della Password
Le procedure di prima scelta della password e quella di reset password sono la medesima.
Dopo aver completato la registrazione (o dopo aver richiesto un reset password) accedendo alla vostra mail troverete un messaggio che vi invita a procedere cliccando sul link in fondo:
Nella pagina web che si aprirà cliccando sul link vi verranno chiesti:
- il vostro codice fiscale;
- la password che intendete impostare per il nostro software web.
Una volta impostata la password, potrete accedere al servizio e procedere con le operazioni.
Inserimento e criptazione delle credenziali del Sistema Tessera Sanitaria
Qualora stiate facendo il primo accesso o se avete richiesto il reset password, all’apertura dell’applicazione apparirà in alto un messaggio che vi invita a inserire le credenziali ed i dati necessari all’invio delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria.
Prima di inserire le credenziali STS, per sicurezza vi verrà richiesto di inserire nuovamente la password da voi scelta per l’applicazione Mida4.
I dati richiesti sono:
- Codice Utente STS: quello con cui accedete al Sistema Tessera Sanitaria (per le persone fisiche, di solito coincide con il loro codice fiscale ed è così popolato in automatico);
- PIN STS: il PIN del Sistema Tessera Sanitaria;
- Password STS: la password che utilizzate per accedere al Sistema Tessera Sanitaria;
- Codice Fiscale Titolare: nel caso in cui il soggetto sia una persona fisica deve corrispondere al codice fiscale inserito nel primo campo; se il soggetto è una persona giuridica (codice fiscale di 11 caratteri) deve essere il codice fiscale del titolare così come registrato nel Sistema Tessera Sanitaria. Questo dato non apparirà in fattura, ma è richiesto per l’invio al Sistema Tessera Sanitaria.
PIN e Password STS saranno criptate all’interno del nostro server utilizzando la password da voi scelta per la nostra applicazione, e verranno inviate all’applicativo web decriptandole con la password fornita al momento del login - il tutto per la massima sicurezza dei vostri dati.
Alcuni soggetti (farmacie, ottici, ecc.) devono inserire anche dei dati aggiuntivi, che sono contenuti nel PDF con il quale è stato ottenuto il PIN e sono lì indicati come “Codice Proprietario”; tale codice si presenta come una sequenza di questo tipo: XXX-YYY-ZZZZZZ
- XXX è il Codice Regione (normalmente 301 o 601 per le strutture autorizzate)
- YYY è il Codice Asl; corrisponde al codice della regione (es: 030 nel caso della Lombardia)
- ZZZZZZ è il Codice SSA; codice a 6 cifre
Si rimanda alla FAQ specifica per ulteriori informazioni su come ottenere i dati ed inserirli.
Attenzione: in questa fase il sistema effettua una comunicazione di test con il server STS per verificare che i dati da voi inseriti siano corretti; si consiglia di fare copia-incolla dei valori per evitare di inserire codici o PIN errati. Ogni tanto il server STS è inattivo e non risponde immediatamente, in tal caso si consiglia di riprovare l’operazione.
Accesso al Servizio
Per accedere al servizio è necessario aprire il sito app.spesesanitarie.it quindi inserire il proprio codice fiscale e la password scelta. Una volta collegati apparirà un grafico che mostra il numero di documenti emessi e gli importi fatturati negli ultimi 13 mesi.
Gestione Utente
In questo capitolo vedremo come gestire i dati dell’utente registrato, cioè il soggetto che emette le fatture/parcelle.
Credenziali Perse
Nel caso in cui si siano perse le credenziali di accesso è possibile avviare la procedura di recupero password visitando la pagina app.spesesanitarie.it e cliccando su “Password Dimenticata”, seguendo quindi le istruzioni presenti.
Attenzione: una volta cambiata la password, dovrete reimpostare anche le credenziali STS.
Modifica Dati Utente
Per modificare i dati dell’utente basta cliccare sull’icona della persona in alto a destra, quindi cliccare su “Dati Utente”.
Sarà quindi possibile visionare ed eventualmente modificare sia i dati dell’utente che i valori predefiniti per i documenti.
Modifica Password
Per modificare la password è sufficiente cliccare sul pulsante dell’omino in alto a destra, quindi scegliere “Reset Password”. Riceverete quindi una mail per il reset della password, così come avvenuto per la prima registrazione.
Attenzione: una volta cambiata la password, dovrete reimpostare anche le credenziali STS.
Modifica Credenziali Sistema Tessera Sanitaria
Le credenziali del Sistema Tessera Sanitaria scadono periodicamente e vanno cambiate sia sul server STS che (di seguito) sul nostro. Quando scadono tali credenziali, quindi, dovrete:
- Collegarvi al Sistema Tessera Sanitaria
- Impostare lì la nuova password
- Comunicare al nostro servizio la nuova password scelta per STS.
Il punto 3 è l’unico da farsi sul nostro server; per attivare la procedura cliccare sul pulsante dell’omino in alto a destra, quindi scegliere “Modifica Credenziali STS” e seguire la stessa
procedura che avete fatto per la prima attivazione.
Acquistare o Rinnovare il Servizio
Per effettuare il primo acquisto dopo il periodo di prova o per rinnovare la durata della licenza basta cliccare sull’icona dell’utente in alto a destra e scegliere “Rinnovo Servizio”, seguendo le istruzioni che appariranno a schermo per effettuare il pagamento con carta di credito.
Il rinnovo è di un anno:
- se si rinnova prima della scadenza, la nuova data di scadenza sarà pari alla vecchia più un anno;
- se si rinnova dopo la data di scadenza, la nuova data di scadenza sarà un anno dopo il giorno di rinnovo.
Emissione di Fatture/Parcelle
Per creare un nuovo documento cliccare sul pulsante “Nuova” nella home page o in alto a destra se si è in un’altra schermata.
È possibile creare una fattura solo dopo aver trasmesso al Sistema Tessera Sanitaria quella precedente.
Intestazione del Documento
La prima cosa da fare è compilare i campi dell’intestazione:
- Data (di default sarà la data odierna)
- Data pagamento (di default sarà la data odierna)
- Modalità di pagamento (di default “Carta di credito”). Questo campo è particolarmente importante per indicare al Sistema Tessera Sanitaria la tracciabilità del pagamento e le diverse opzioni sono:
- Carta di Credito
- Bonifico
- Assegno
- Contanti (non tracciabile)
- Tipo Documento: permette di scegliere se fare una Fattura o una Nota di Credito.
Nota di Credito
Nel caso in cui si selezioni come tipologia di documento la nota di credito, il Sistema Tessera Sanitaria richiede dei dati aggiuntivi:
- Data Documento Originale: la data di emissione del documento che si rimborsa
- Numero Documento Originale: il numero del documento, così come stampato sulla fattura (Es: STS/002/2022)
Attenzione: gli importi inseriti devono sempre essere positivi, anche se si tratta di una Nota di Credito.
Cliente
Il cliente è un campo obbligatorio; ogni qual volta si inserisce un cliente sconosciuto il sistema lo salverà automaticamente e dalla maschera di generazione fattura è possibile scegliere un cliente esistente oppure inserirne uno nuovo.
Nuovo Cliente
Cliccare su “Nuovo” ed inserire i dati richiesti, quindi confermare i dati cliccando su “Conferma Dati Cliente”
Attenzione: inserendo un indirizzo email il programma invierà automaticamente al cliente una mail con la fattura una volta che questa è stata trasmessa con successo al Sistema Tessera Sanitaria
Ricerca Cliente
Scrivendo i primi tre caratteri del nome/cognome del cliente il programma mostrerà gli eventuali clienti già presenti in memoria.
Una volta selezionato il cliente, sarà possibile usarlo così com’è oppure modificarlo cliccando sul pulsante di modifica dati in alto a destra del riquadro cliente.
Lettore Tessera Sanitaria
Il cliente può essere aggiunto o cercato usando un lettore a banda magnetica della tessera sanitaria.
Si tratta di un dispositivo USB piuttosto economico; una volta strisciata la tessera sanitaria del cliente all’interno della pagina di una nuova fattura:
- se il cliente esiste già, verrà selezionato;
- se il cliente non esiste già, ne verrà creato uno nuovo con i dati presenti nella tessera sanitaria (nome, cognome e codice fiscale) già compilati.
Noi non rivendiamo direttamente il lettore, ma può essere acquistato su Amazon per 25-30€ (è sufficiente cercare “lettore banda magnetica tessera sanitaria”).
Opposizione all’invio dei Dati
L’opposizione o il consenso all’invio dei dati completi al Sistema Tessera Sanitaria è gestita dalla scheda cliente. Per modificarla, cliccare sull’icona di modifica e cambiare il valore relativo.
Attenzione: si ricorda che è obbligatorio trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria anche i documenti per i quali i clienti si sono opposti all’invio completo dei dati.
Righe del Documento
Dopo aver inserito il cliente, il programma predisporrà in automatico le righe della fattura/parcella in base ai valori predefiniti già inseriti per l’utente.
Attenzione: gli importi inseriti devono sempre essere positivi, anche se si tratta di una Nota di Credito.
Inserimento, modifica o eliminazione righe
Per aggiungere una riga è sufficiente cliccare sul pulsante “+” in fondo alla riga; per eliminare una riga è sufficiente cliccare sul pulsante a forma di cestino in fondo alla riga da eliminare.
Imposta di Bollo
Il programma riconosce in automaticamente la necessità di apporre la marca da bollo e se è stato scelto di addebitarla al cliente inserisce la riga relativa automaticamente (o la rimuove se non più necessario).
È sempre possibile rimuovere la riga del bollo se non lo si vuole addebitare o aggiungerla nuovamente.
Cassa Previdenziale
Se nelle impostazioni di default del documento è stata impostata una cassa previdenziale, su ogni riga apparirà in automatico una casella per imputare o meno la cassa; le righe avranno sempre la cassa selezionata, a meno che non abbiano il codice IVA di tipo N1.
È possibile eliminare la rivalsa per la cassa previdenziale cliccando sull’icona del cestino nella relativa riga, oppure disattivando la casella “Cassa prev.” su tutte le righe.
Nel caso siano presenti tipologie IVA diverse, appariranno più righe per la rivalsa della cassa previdenziale (una per ciascuna tipologia VA).
ATTENZIONE: la cassa previdenziale dei medici non sarà mai selezionata automaticamente su alcuna riga.
Invio e Stampa del Documento
Una volta compilati i dati è possibile inviare il documento al Sistema Tessera Sanitaria, ed in questo momento verrà assegnato il numero progressivo ed i dati saranno salvati. Per inviare il documento basta cliccare sul pulsante “Invia”. Qualora l’invio vada a buon fine e sia stato specificato l’indirizzo email del cliente, il nostro server gli invierà automaticamente una copia del documento ed in alto appariranno i pulsanti che permettono di stampare il documento o scaricarlo in formato XML (per importare il file in un altro gestionale, per esempio).
Segnalazioni
A volte l’invio del documento avviene con successo ma il Sistema Tessera Sanitaria riporta delle segnalazioni; il documento in questo caso risulta comunque accolto.
Queste sono visibili cliccando su “Mostra log trasmissione”.
Errori
Nel caso di errori durante l’invio non sarà possibile inviare altri documenti fino a quando l’ultimo documento non è stato trasmesso.
Il pulsante “Nuova” è quindi sostituito dal pulsante che riporta al documento rimasto in sospeso; una volta aperto, il log di trasmissione sarà visibile e si potranno quindi apportare le modifiche necessarie al reinvio (es: Codice Fiscale del cliente errato, credenziali Sistema Tessera Sanitaria non valide, ecc.)
Archivio
L’archivio contiene tutti i documenti trasmessi; da qui è possibile entrare nel singolo documento per ristamparlo o esportarlo in XML, oppure consultarne il log di comunicazione con il Servizio Tessera Sanitaria. È possibile applicare dei filtri per periodo oppure per cliente.
Esportazione per il Commercialista
I dati sono esportabili al commercialista in due modi: o scaricando l’XML di una singola fattura, oppure scaricando tutti gli XML delle fatture di un periodo all’interno di un singolo file ZIP.
Questi file potranno poi essere inviati via mail al proprio commercialista, il quale potrà quindi importarli all’interno del proprio programma di contabilità.
L’esportazione massiva è possibile solo quando non sono attivati filtri su un singolo cliente.
FAQ
Come faccio a cambiare le credenziali del Sistema Tessera Sanitaria?
Avviando la procedura di modifica delle credenziali.
Come faccio ad emettere una nota di credito?
Si rimanda alla sezione dedicata.
Come faccio ad inserire la cassa di previdenza?
È necessario attivarla nelle impostazioni di default del documento, quindi gestirla come spiegata nel capitolo specifico.
Come faccio ad emettere una normale fattura elettronica?
Questo servizio è pensato per inviare fatture destinate al Sistema Tessera Sanitaria. Contatti la nostra assistenza commerciale qualora abbia bisogno di generare normali fatture elettroniche.
Come posso trovare Codice Regione, ASL e SSA?
I dati sono contenuti nello stesso PDF con il quale è stato ottenuto il PIN e sono indicati con il nome “Codice Proprietario”; il PDF è ottenibile accedendo con le credenziali della struttura nel Sistema Tessera Sanitaria → Profilo utente → (in alto a destra) Stampa Credenziali.
Il Codice proprietario si presenta come una sequenza di questo tipo: XXX-YYY-ZZZZZZ
- XXX è il Codice Regione (normalmente 301 o 601 per le strutture autorizzate)
- YYY è il Codice Asl; corrisponde al codice della regione (es: 030 nel caso della Lombardia)
- ZZZZZZ è il Codice SSA; codice a 6 cifre
Come vanno registrati i pagamenti effettuati in parte in contanti e in parte in modalità tracciata?
Come pagamenti non tracciati, quindi contanti (fonte: FAQ del sito STS)
Come emettere fattura per una prestazione coperta in parte da assicurazione?
In questo caso bisogna emettere due fatture differenti, una al versamento della franchigia da parte del cliente e la seconda al momento dell’incasso del rimborso dall’assicurazione