Règlements généraux de
l’Association des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs en éducation
Proposition du Conseil d’administration de l’ACSE adoptée le xx juillet 2019
soumise à l’Assemblée générale des membres le 12 septembre 2019
Chapitre 1. Dispositions préliminaires 6
1.11. Consultation des livres et à accès à l’information 8
Chapitre 3. Assemblées générales 12
3.1. Membres de l’assemblée 12
3.3. Présidence et secrétariat d’assemblée 12
3.4. Observateurs ou observatrices 12
3.6. Assemblées générales ordinaires 13
Article 14. Fonctions de l’Assemblée générale 15
Article 15. Séances de l’Assemblée générale 15
3.8. Assemblée générale de grève 18
Chapitre 4. Comité exécutif et Conseil d'administration 20
4.3. Devoirs, rôles et pouvoirs 20
4.5.3 Responsable des affaires facultaires 22
4.5.7. Responsable des affaires universitaires 23
4.5.8. Responsable des relations avec les membres 24
4.5.9. Responsable de la vie étudiante 24
4.5.10. Coordonnateur·trice du Colloque Éducatif présent! 24
4.6 Composition du Conseil d'administration 25
4.7. Séances du Conseil d’administration 25
4.17. Ordre du jour d’une réunion extraordinaire 28
4.21. Observateurs et observatrices 28
4.23. Participation à distance 29
4.24. Résolution adoptée en ligne 29
6.2 Déclenchement du référendum 33
Chapitre 7. Dispositions financières 34
7.2 Autorisation de dépense non-budgétée 34
Chapitre 8. Dispositions diverses 36
8.1 Modification aux Règlements généraux 36
Au sein de ce document, des procès-verbaux et des résolutions de l’Assemblée générale de l’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation [l’ACSE], à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots et les expressions définis ci-après ont le sens suivant :
La présente Association est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) en date du 7 septembre 2000 avec le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) 1149560436.
L’acronyme ACSE peut être employé sur tout document pour désigner l’Association. Il succède à l’acronyme AEESSE qui désignait la même association.
Le local de l’Association lui tient lieu de siège social. Il est situé au :
Local C-262, pavillon Marie-Victorin
Université de Montréal
90, avenue Vincent-d’Indy
Montréal (Québec) H2V 2S9
Le sceau de l’Association, dont la forme est déterminée par le Conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement de la personne élue à la présidence ou au poste de secrétaire.
Conformément à ses lettres patentes, les buts poursuivis par l’Association sont les suivants :
L’Association tient un (1) ou plusieurs livres physiques ou virtuels dans lesquels sont regroupés les documents suivants :
Les livres doivent être conservés en format numérique sur la plateforme prévue à cet effet ou encore en version papier au siège social de l’Association.
Les membres peuvent consulter les livres et les registres de l’Association au siège social de l’Association, sur demande, dans un délai de cinq (5) jours ouvrables.
Les procès-verbaux et les résolutions du Conseil d’administration, du Comité exécutif et de l’Assemblée générale, les rapports de fin de mandat, les politiques internes, les Règlements généraux de l’ACSE et tout autre document jugé pertinent sont mis à disposition sur le site Internet de l’ACSE.
Le Conseil d'administration s’assure que les livres soient consultables et l’information accessible dans un délai maximal de deux mois suivant l’adoption de procès-verbaux ou du dépôt de rapports et politiques.
En accord avec la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (L.R.Q. c. A-3.01) OU la Politique sur la représentativité des associations étudiantes (numéro 20.3) de l’Université de Montréal, est membre de l’Association toute personne qui:
Toutes les personnes membres ont le droit :
Une personne membre peut être suspendue ou radiée si elle agit à l’encontre des intérêts de l’Association. La décision de suspendre ou de radier une personne membre est prise en Assemblée générale. La personne membre visée par une résolution de suspension ou de radiation doit être convoquée à l’Assemblée générale où son cas sera discuté.
2.3.1 Suspension du statut de membre
La suspension retire tous les privilèges de membre jusqu’à la fin de la session. La suspension peut être reconduite pour une autre session en Assemblée générale selon les mêmes dispositions. En cas de suspension, la cotisation n’est pas remboursable.
Le membre suspendu peut faire appel de la décision de l’Assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de suspension par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de l’Association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel. Dans l’attente de la tenue de l’Assemblée générale extraordinaire, la décision de suspension demeure en vigueur.
2.3.2 Radiation du statut de membre
La radiation retire tous les privilèges de membre. En cas de radiation, la cotisation n’est pas remboursable.
Le membre radié peut faire appel de la décision de l’Assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de la radiation par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de l’Association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel. Dans l’attente de la tenue de l’Assemblée générale extraordinaire, la décision de radier le membre demeure en vigueur.
Une personne membre de l’Association peut renoncer à son statut de membre en envoyant un avis écrit à la personne élue au poste de secrétariat de l’Association. Un renoncement ne dispense pas d’avoir à acquitter la cotisation et ne peut constituer un motif de remboursement de ladite cotisation, conformément aux présents Règlements généraux.
L’Assemblée générale est souveraine.
L’Assemblée générale se compose de toutes les personnes membres de l’Association.
Lors d’une Assemblée générale, les personnes membres présentes ont droit à un vote chacune. Les votes par anticipation et par procuration ne sont pas permis.
L’Assemblée générale prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité d’obtenir un consensus, le vote se prend à main levée, à moins qu’une personne membre présente propose le scrutin secret. Dans ce cas, la personne élue à la présidence d'Assemblée nomme deux (2) personnes scrutatrices qui ont pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats du vote et de les communiquer à la présidence d'Assemblée. Si la personne scrutatrice est membre de l’Association, celle-ci conserve son droit de vote.
Toutes les questions soumises à l'Assemblée générale sont tranchées à la majorité simple des voix exprimées, sauf dispositions contraires dans les présents Règlements généraux, dans la loi ou dans le code de procédures.
En cas d’égalité des voix ou si la majorité des membres présents s’abstiennent, la proposition est automatiquement mise en dépôt et doit être ramenée à une séance subséquente.
L’Assemblée générale est coordonnée par les personnes élues au poste de présidence et de secrétariat de l'Association jusqu'à l'élection d'une personne à la présidence et au secrétariat d'Assemblée générale.
Une personne non-membre ne peut prendre la parole sans qu’un vote à majorité simple des membres le lui autorise. Une personne non-membre n’a pas le droit de vote.
La personne élue à la présidence d’Assemblée générale veille au bon déroulement de cette dernière. Les procédures utilisées lors de l’Assemblée générale sont celles contenues dans le Code Lespérance, conformément à l’article 8.4 des présents règlements généraux.
L’Assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois à la session d’automne au cours du mois de septembre et au moins une fois à la session d’hiver, au cours du mois de mars.
Lors de l’Assemblée générale ordinaire d’automne, tenue au cours du mois de septembre, les membres se réunissent afin de :
Lors de l’Assemblée générale ordinaire tenue au mois de mars, en plus des procédures intrinsèques à une Assemblée générale ordinaire, les membres se réunissent afin de :
Les membres actifs présents ont la responsabilité de déterminer si les points à l’ordre du jour peuvent être traités compte tenu du nombre de membres présents. Ainsi, tout membre présent peut proposer, en raison du faible taux de présence, la mise en dépôt d’une proposition.
Les séances régulières et extraordinaires de l’Assemblée générale sont convoquées par le Conseil d’administration, par courriel adressé à chaque membre actif. L’avis de convocation des séances de l’Assemblée générale contient la date, l’heure, l’endroit, le projet d’ordre du jour ainsi que tout document pertinent aux sujets qui seront discutés.
La présence d’un membre à une Assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une Assemblée générale à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette Assemblée générale.
Le délai de convocation des séances ordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins cinq (5) jours ouvrables.
Le délai de convocation des séances extraordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins deux (2) jours ouvrables.
Lors d’une Assemblée générale extraordinaire, les membres peuvent se réunir afin de :
Lors de ces séances, le projet d’ordre du jour envoyé lors de la convocation, ne peut être modifié.
Le quorum d’une Assemblée générale extraordinaire est de 8 % des membres.
Le Conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, en décidant du lieu, de la date et de l’heure de celle-ci.
Toutefois, une pétition accompagnée d’un ordre du jour et comportant la signature d’au moins 5 % des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire dans les dix (10) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.
Un avis de convocation doit être publié au moins vingt-quatre (24) heures avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour.
Une Assemblée générale extraordinaire de grève est une Assemblée générale extraordinaire appelée à la seule fin de décréter un arrêt des cours pour une période déterminée ou non.
Le quorum pour une Assemblée générale extraordinaire de grève est de 8 % des membres.
Le Conseil d'administration et Comité exécutif peut convoquer une assemblée générale de grève, en décidant du lieu, de la date et de l’heure de celle-ci. Un avis de convocation doit être publié au moins cinq (5) jours ouvrables avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour. Toutefois, une pétition accompagnée d’un ordre du jour et comportant la signature d’au moins 15 % des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer la convocation d’une assemblée générale extraordinaire de grève. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit convoquer une Assemblée générale de grève dans les cinq (5) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.
Un avis de convocation doit être publié au moins vingt-quatre (24) heures avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour.
L’ordre du jour d’une Assemblée générale extraordinaire de grève est non modifiable.
Dans le cas où le Conseil d'administration convoquerait une Assemblée extraordinaire générale de grève, alors que l’association est déjà en grève et, qu’à cette dite Assemblée, le quorum n’est pas atteint, le Conseil d'administration doit convoquer une Assemblée générale entre un et deux jours ouvrables suivant l’Assemblée. Dans le cas où cette deuxième Assemblée générale n’atteint pas le quorum, l’Association met fin à la grève.
Les personnes élues au sein du Conseil d’administration sont désignées comme étant les administratrices de l’association et exercent les fonctions prévues par la loi et les présents règlements généraux. Une personne occupant un poste d’administrateur doit respecter les règles de l’association et être présent aux séances du conseil d’administration.
Les personnes élues au Comité exécutif gèrent les affaires courantes de l’association et exercent les fonctions prévues par les présents règlements généraux. Elles sont membres du Conseil d’administration.
Le Comité exécutif est responsable des affaires courantes relatives à l’association. Il doit notamment :
Le Conseil d'administration est responsable du suivi du plan d’action annuel et de la pérennité de l’ACSE, ce qui implique :
En cas d’absence ou d’incapacité d’un membre du Comité exécutif ou pour toute raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, ce dernier peut déléguer ses fonctions à un autre membre du Comité exécutif. Cette délégation doit se faire sous forme écrite et être ratifiée par le Conseil d’administration.
Le Comité exécutif est composé de neuf(9) personnes membres soit les personnes élues aux postes de présidence, de secrétariat, de trésorerie, de trésorerie adjointe, de responsable des affaires universitaires, de responsable des affaires externes, de responsable de la vie étudiante, de responsable des communications et des relations avec les membres et de coordination du Colloque Éducatif présent!
La présidence a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
La vice-présidence a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
Le secrétariat a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
La trésorerie a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
La trésorerie adjointe a la responsabilité de soutenir la trésorerie dans ses fonctions, d’apposer sa signature signer sur les documents le requérant et, sans s’y restreindre, de contribuer à :
Le responsable des affaires facultaires a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
a) assurer la continuité dans les dossiers pédagogiques ;
b) s’occuper de toute plainte de nature pédagogique des membres de l’association ;
c) organiser la représentation de l’Association auprès des instances facultaires et départementales ;
d) favoriser une communication bidirectionnelle entre les instances facultaires et les instances de l’Association.
Le responsable des affaires universitaires a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
Le Responsable des communications a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
Le responsable de la vie étudiante a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:
Le rôle de la personne élue à la Coordination du Colloque Éducatif présent! a la responsabilité, sans s’y restreindre, de coordonner :
Les séances ordinaires sont tenues à date fixe selon le calendrier établi lors de la première séance du Conseil d'administration nouvellement installé . Une séance du Conseil d'administration peut être annulée par la présidence si aucun point urgent n’est porté à l’ordre du jour. Il est cependant impossible d’annuler plus de deux séances consécutives du Conseil d'administration.
Lors d’une situation exceptionnelle, une séance extraordinaire du Conseil d'administration peut être convoquée.
Le Conseil d'administration est composé d’au moins 15 administrateurs suivants : les neuf (9) membres du Comité exécutif et six (6) membres élus aux postes d’administrateurs. .
Par consensus, le Conseil d’administration peut coopter un·e 16e administrateur parmi les diplômé·e·s des cycles supérieurs en éducation.
La présidence d'élections est nommée par le Conseil d’administration au plus tard le 15 janvier de chaque année. Son rôle est d'organiser le scrutin et de stimuler la participation électorale. La présidence d’élections doit être neutre et ne peut être candidate à l'élection.
Elle propose au Conseil d'administration un calendrier électoral précisant les périodes de mise en candidature et de vote, ainsi que la date de l'Assemblée générale d’hiver. Le Conseil d'administration adopte ce calendrier et le communique aux membres sous sept (7) jours.
La présidence d’élections doit communiquer à la liste électorale, constituée des membres en règle de l’Association, la liste des candidats au moins sept (7) jours avant la date fixée pour la tenue du scrutin.
Les membres de l'Association votent par scrutin secret par voie électronique sécurisée ou par scrutin papier. Les candidats ayant obtenu la majorité des votes exprimés seront déclarés élus sans délai après le dépouillement. La période de scrutin dure au moins cinq (5) jours ouvrables consécutifs.
L’Assemblée générale d'hiver doit être tenue dans les quinze (15) jours qui suivent la période de scrutin et avant la fin de la session d’hiver. La présidence d'élection y présente le rapport d’élection. L’Assemblée étudie le processus électoral et confirme les résultats des élections. Si l’Assemblée a des motifs sérieux de rejeter le rapport électoral ou d'invalider l’élection d’un ou plusieurs candidats, elle peut prendre les mesures nécessaires pour rectifier la situation.
Toute demande d'annulation d’une élection doit être faite par écrit à la présidence d'élections dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la clôture du scrutin.
Le Conseil d’administration met en élection chaque année les postes de représentant·e·s sur les instances où elle est représentée :
Pour les instances départementales, les représentants doivent être inscrits dans un programme associé à celles-ci. La durée d’un mandat pour un Représentant·e ne peut excéder une année. Les mandats sont renouvelables.
Seules les personnes élues selon les procédures prévues aux présents Règlements généraux peuvent siéger au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif. Cependant, les membres remplissant l’une des conditions suivantes ne peuvent devenir membre du Conseil d'administration et Comité exécutif :
Une personne perd ses qualités de membre du Conseil d'administration lorsqu’elle :
Chaque personne élue au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif entre en fonction à la clôture de l’Assemblée générale d’hiver. Elle demeure en fonction jusqu’à l’Assemblée générale d’hiver suivante ou jusqu'à ce qu’elle perde les qualités requises. À la suite de l’assemblée d’élection, une période de 3 semaines est allouée pour réaliser le transfert des responsabilités entre la personne sortante et la personne nouvellement élue.
Advenant qu’il y ait un poste vacant, le Conseil d'administration nomme une personne déjà en poste ou toute autre personne qualifiée. Cette personne est responsable des tâches attribuées à ce poste.
Toute personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif de même que ses héritiers, ses héritières et ses ayants droit, est tenue, au besoin et à toute époque, indemne et à couvert par les fonds de l’Association de tout frais, charge ou dépenses quelconques que la personne doit débourser dans le cadre d’une action, poursuite ou de quelconque événement ayant eu lieu dans le cadre de ses fonctions.
Toute personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif est remboursée de tous frais, charges et dépenses qu'elle supporte ou subit dans le cadre de ses fonctions. Toutefois, l’Association n’est pas responsable des dépenses encourues dans le cadre de sa propre négligence ou de son omission volontaire. De plus, aucun remboursement ne peut être effectué à une personne membre qui, par négligence ou omission volontaire, n’a pas respecté la loi.
Les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif ne sont pas rémunérées pour leurs fonctions.
Est en conflit d'intérêt toute personne qui a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels ou ceux d'autres personnes plutôt que les intérêts de l'ACSE.
En aucun cas, une personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, ou une personne représentante étudiante dans une instance facultaire ou un comité de l’ACSE ne doit confondre ses biens avec ceux de l’Association. Constitue notamment un conflit d'intérêts être administrateur, dirigeant principal ou employé d'une organisation avec laquelle l'ACSE a des rapports politiques ou financiers. Nul ne doit utiliser à profit des informations obtenues par l’Association en dehors du cadre de ses fonctions dans l’ACSE.
Une personne membre du Conseil d’administration, un membre du Comité exécutif ou une personne représentante étudiante de l’Association qui se retrouve en situation de conflit d'intérêts réel ou possible doit le déclarer. Cette déclaration de conflit d’intérêts doit être faite:
Lorsqu’un conflit d’intérêts est déclaré, la personne doit quitter la réunion durant la délibération sur ce point.
Le Conseil d'administration et le Comité exécutif se réunissent au minimum une fois tous les deux mois durant les sessions d’automne et d’hiver. Ces réunions se tiennent au local de l'Association ou à tout autre endroit désigné par la personne élue au poste de secrétariat. Advenant l’impossibilité de tenir l’une des réunions prévues, le Conseil d'administration et le Comité exécutif peuvent reporter, à une reprise seulement, la réunion au mois suivant.
La personne élue au poste de secrétariat convoque les réunions du Conseil d'administration et du Comité exécutif selon le calendrier établi ou au besoin. Un avis de convocation doit être envoyé au moins trois (3) jours avant la réunion.
Les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peuvent convoquer une réunion extraordinaire. Si deux (2) personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif en font la demande, alors la personne élue au poste de secrétariat convoque une réunion dans les 48 heures suivant la demande. Si toutes les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont présentes ou si les personnes absentes y consentent, la réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
L’ordre du jour d’une réunion extraordinaire du Conseil d'administration ou du Comité exécutif extraordinaire est non modifiable.
Pour tenir une réunion du Comité exécutif, le quorum est atteint en présence de quatre (4) membres du Comité exécutif.
Pour tenir une réunion du Conseil d'administration, le quorum est atteint en présence de cinq (5) administrateurs, incluant au minimum trois (3) membres du Comité exécutif.
Les décisions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont prises à la majorité simple des voix exprimées, sauf dispositions contraires dans les présents Règlements généraux. En cas d’égalité des voix, les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif doivent tenter du mieux qu’elles peuvent de trouver un consensus. En dernier recours, le vote de la présidence a prépondérance.
La personne élue au poste de présidence, choisie séance tenante par les membres du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, veille au bon déroulement des réunions. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée séance tenante pour rédiger le procès-verbal de la séance. Les procédures utilisées lors des réunions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont celles contenues dans le Code Lespérance.
Les réunions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont ouvertes aux membres de l’Association. Un observateur ou une observatrice ne peut prendre la parole sans qu’un vote à majorité simple des personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif l’en autorise. Un observateur ou une observatrice n’a pas le droit de vote.
Une résolution écrite, signée par toutes les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, est valide et a le même effet que si elle est adoptée lors d'une réunion du Conseil d'administration ou du Comité exécutif dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l'association, suivant sa date, au même titre qu'un procès-verbal régulier.
Une résolution du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peut être adoptée par vote électronique conformément aux dispositions prévues par ces instances. Dans ce cas, la résolution adoptée est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du Conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’ACSE, au même titre qu’un procès-verbal.
Un membre du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peut cesser d’occuper ses fonctions s’il présente par écrit sa démission au Conseil d'administration.
a) destitution d’un membre du CA ou du CE
Le Conseil d'administration enregistre la destitution d’un élu siégeant sur le Comité exécutif ou sur le Conseil d'administration en cas d’absence non justifiée à deux (2) séances consécutives du Comité exécutif ou du Conseil d'administration. Les autres motifs de destitution sont les suivants:
Le membre élu destitué de son poste peut faire appel de sa destitution dans les quinze (15) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de destitution par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d'administration. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel.
b) destitution d’un·e représentant·e
Le CA peut retirer à un·e représentant·e son pouvoir de représenter l’ACSE dans les différentes instances pour les deux motifs suivants:
Les comités sont institués de façon à assister les personnes élues au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif dans la réalisation de leurs différents mandats. Si une subvention est octroyée à un comité par l’Association, ce comité doit rendre compte des dépenses qu’il a effectué au Conseil d'administration et du Comité exécutif.
L’Assemblée générale, le Conseil d'administration et Comité exécutif peuvent mettre sur pied tout comité pour étudier toutes questions et la ou le conseiller. En créant un comité, l’Assemblée générale, le Conseil d'administration ou le Comité exécutif établit sa composition et la fréquence de ses réunions.
À moins d’indication contraire, les comités doivent remettre au Conseil d'administration ou au Comité exécutif les documents suivants :
L’assemblée des représentant·e·s de l’ACSE regroupe les membres du Conseil d'administration ainsi que les représentant·e·s de l’ACSE élu·e·s aux diverses instances de la Faculté.
Cette assemblée se réunit deux fois par année universitaire à la convocation du Conseil d’administration.
Le but d’un référendum est de connaître l’opinion des membres sur un sujet donné. Il est ainsi purement consultatif. Les résultats d’un référendum doivent être entérinés par les membres lors d’une assemblée générale extraordinaire.
Le déclenchement du référendum peut se faire en Assemblée générale ou lors d’une réunion du Conseil d'administration ou du Comité exécutif. Toutefois, une pétition accompagnée d’une question référendaire et comportant la signature d’au moins 30% des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer le déclenchement d’un référendum. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit déclencher un référendum dans les dix (10) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.
Lors d’un référendum, des partis peuvent être formés au besoin pour représenter les diverses options. Le Conseil d'administration et le Comité exécutif doit alors leur donner les mêmes droits et les mêmes privilèges.
Le référendum est d’une durée minimale de cinq (5) jours. Le vote s’effectue sur trois (3) jours ouvrables minimalement. Le bureau de vote physique doit être ouvert un minimum de cinq (5) heures par jour. Il appartient au secrétariat de juger de la faisabilité du vote en ligne.
Le quorum pour un référendum est de 30 % des membres.
Une pièce justificative est nécessaire pour chaque dépense encourue par l’association. Les pièces justificatives doivent être signées par la personne qui a effectué la dépense ou par celle qui l’a autorisée. Les pièces justificatives sont conservées parmi les archives de l’association par la personne élue au poste de trésorerie, et ce, pour une période de 7 ans.
Toute dépense non-budgétée excédant mille (1000) dollars et jusqu’à deux mille cinq cents (2500) dollars doit être préalablement approuvée par le Conseil d'administration. Toute dépense non-budgétée excédant mille cinq cents (2 500) dollars doit être préalablement approuvée par l’assemblée générale.
L’année financière de l’association commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.
Les signataires de l’association sont les personnes élues aux postes de présidence, de trésorerie et de secrétariat. La signature de la personne élue au poste de présidence de l’ACSE et celle de l’une des deux autres personnes signataires est obligatoire pour toute transaction financière.
Les contrats et autres documents requérant la signature d'une personne signataire de l'association sont, au préalable, approuvés par le Conseil d'administration et Comité exécutif.
Il est interdit à l’association de prêter de l'argent aux membres.
La cotisation des membres est fixée à sept (7) dollars par session. Seule une Assemblée générale a le pouvoir de modifier la cotisation. L’assemblée générale doit être convoqué à cette fin conformément à la [la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (L.R.Q. c. A-3.01) OU à la Politique sur la représentativité des associations étudiantes (numéro 20.3) de l’Université de Montréal]. Les cotisations payées ne sont pas remboursables.
L’Association doit maintenir un fonds de réserve, séparé des fonds servant aux dépenses budgétées. Ce fonds sert à assurer la sécurité financière de l’association en cas d’urgence et peut aussi servir à l’épargne d’un montant servant à la mise en place d’un projet à long terme. Tout retrait du fonds de réserve doit être approuvé par l’Assemblée générale.
Les présents Règlements généraux s’appliquent à compter de leur adoption.
À l’occasion de l’Assemblée générale de septembre 2019, la procédure d’élection décrite à l’article 4.8 est remplacée par un vote, séance tenante. Pour chacun des postes, les personnes présentes à l’assemblée peuvent voter en faveur de l’une des candidatures ou en faveur d’aucune d’entre elles. La personne ayant obtenu le plus de votes remporte l’élection, à moins que le nombre de votes pour «aucune des candidatures» (vote pour la «chaise») ne soit plus grand que le nombre de votes pour la personne candidate gagnante. Dans ce cas, le poste en question est déclaré vacant.
La modification des Règlements généraux est un pouvoir du Conseil d'administration, qu’il peut déléguer à un comité.
Une Assemblée générale doit se tenir dans les trente (30) jours suivants les modifications afin de ratifier la nouvelle version des Règlements généraux. Si la nouvelle version n’est pas ratifiée aux deux-tiers des voix exprimées lors d’une assemblée générale, la proposition de modification des règlements généraux devient caduque. Un point de modification aux Règlements généraux doit être inclus dans le projet d’ordre du jour envoyé dans les délais de convocation prescrits aux présents Règlements généraux.
La dissolution de l’Association doit se faire par un référendum décisionnel. Ce référendum doit être appelé par une Assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin. Pour être accepté, ce référendum doit atteindre un quorum d’au moins cinquante pour cent (50 %) des membres de l’Association et la majorité du deux-tiers des voix exprimées doivent être en faveur de la dissolution.
Advenant la dissolution, l’ensemble des biens et deniers, une fois les créances payées, deviennent la propriété d’une organisation similaire.
Si une décision des personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif est en contradiction avec les présents Règlements généraux, ces derniers ont préséance. Le déroulement des rencontres est régi par la version la plus récente du Code de procédure des Assemblées délibérantes de Michel Lespérance, publié aux Presses de l’Université de Montréal. En cas de disparités entre le Code et le présent document, ce dernier prévaut.
Si l’une des clauses du présent règlement est dans une quelconque mesure déclarée nulle, non-exécutoire ou encore si elle le devenait, les autres clauses des présents Règlements généraux ne seront pas affectées et continueront d’être en vigueur et exécutoires dans toutes les mesures permises par la Loi.
[1] Depuis les dernières années, deux (2) représentants siégeaient sur chacun des comités départementaux. Cependant, ce nombre peut possiblement être augmenté selon les indications des responsables de ces instances.