Règlements généraux de
l’Association des étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs en éducation

Proposition du Conseil d’administration de l’ACSE adoptée le xx juillet 2019

soumise à l’Assemblée générale des membres le 12 septembre 2019


TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES        2

Chapitre 1. Dispositions préliminaires        6

1.1. Définitions        6

1.2. Désignation        6

1.3. Nom et incorporation        7

1.4. Abréviation officielle        7

1.5. Siège social        7

1.6. Sceau et logo        7

1.7. Buts        7

1.8. Livres        8

1.9. Emplacement des livres        8

1.10. Livre comptable        8

1.11. Consultation des livres et à accès à l’information        8

Chapitre 2. Membres        10

2.1. Membre        10

2.2. Droits des membres        10

2.3. Suspension        10

2.4. Renoncement        11

Chapitre 3. Assemblées générales        12

3.1. Membres de l’assemblée        12

3.2. Vote        12

3.3. Présidence et secrétariat d’assemblée        12

3.4. Observateurs ou observatrices        12

3.5. Procédures        12

3.6. Assemblées générales ordinaires        13

3.6.1. Rôles et pouvoirs        13

Article 14. Fonctions de l’Assemblée générale        15

Article 15. Séances de l’Assemblée générale        15

3.8. Assemblée générale de grève        18

3.8.1 Rôles et pouvoirs        18

3.8.2 Quorum        18

3.8.3 Convocation        18

3.8.4 Ordre du jour        18

3.8.5 Absence de quorum        19

Chapitre 4. Comité exécutif et Conseil d'administration        20

4.1. Généralité        20

4.2. Mandat        20

4.3. Devoirs, rôles et pouvoirs        20

4.4 Délégation de pouvoirs        21

4.5 Composition        21

4.5.1. Présidence        22

4.5.2 Vice-Présidence        22

4.5.3 Responsable des affaires facultaires        22

4.5.4 Secrétariat        22

4.5.5. Trésorerie        23

4.5.6. Trésorerie adjointe        23

4.5.7. Responsable des affaires universitaires        23

4.5.8. Responsable des relations avec les membres        24

4.5.9. Responsable de la vie étudiante        24

4.5.10. Coordonnateur·trice du Colloque Éducatif présent!        24

4.6 Composition du Conseil d'administration        25

4.6.1. Administrateurs        25

4.7. Séances du Conseil d’administration        25

4.8. Élections        25

4.9. Qualités requises        25

4.10. Durée du mandat        26

4.11. Poste vacant        26

4.12. Indemnisation        26

4.13. Rémunération        27

4.14. Conflit d’intérêts        27

4.15. Fréquence et lieu        27

4.16. Convocation        27

4.17. Ordre du jour d’une réunion extraordinaire        28

4.18. Quorum        28

4.19. Vote        28

4.20. Procédures        28

4.21. Observateurs et observatrices        28

4.22. Résolution écrite        28

4.23. Participation à distance        29

4.24. Résolution adoptée en ligne        29

4.25. Démission        29

4.26 Destitution        29

Chapitre 5. Comités        31

5.1 Généralités        31

5.2 Création d’un comité        31

5.3 Documents à remettre        31

5.4 Poste de représentant        31

Chapitre 6. Référendum        33

6.1 Objectif        33

6.2 Déclenchement du référendum        33

6.3 Partis        33

6.4 Durée du référendum        33

6.5 Vote        33

6.6 Quorum        33

Chapitre 7. Dispositions financières        34

7.1 Pièces justificatives        34

7.2 Autorisation de dépense non-budgétée        34

7.3 Année financière        34

7.4 Signataires        34

7.5 Contrats        34

7.6 Interdiction de prêt        34

7.7 Cotisation        34

7.8 Fonds de réserve        35

Chapitre 8. Dispositions diverses        36

8.1 Modification aux Règlements généraux        36

8.2 Dissolution        36

8.3 Préséance du Règlement        36

8.4 Nullité des clauses        36


Chapitre 1. Dispositions préliminaires

1.1 Définitions

Au sein de ce document, des procès-verbaux et des résolutions de l’Assemblée générale de l’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation [l’ACSE], à moins que le contexte n’indique un sens différent, les mots et les expressions définis ci-après ont  le sens suivant :

  1. Administrateur·trice: désigne chacune des personnes élu·e·s au Conseil d'administration de l’Association ;
  2. ACSE: désigne l’Association des étudiantes et des étudiants aux cycles supérieurs en éducation de l’Université de Montréal ;
  3. Auditeur·trice: observateur non-membre de l’ACSE lors de toute instance de l’ACSE
  4. Code Lespérance : désigne la dernière édition du Guide de procédure des assemblées délibérantes adoptée par  l’Université de Montréal ;
  5. Exécutant·e : désigne chacune des personnes membres du comité exécutif de l’Association ;
  6. FAÉCUM : désigne la Fédération des associations étudiantes du campus de l’Université de Montréal ;
  7. Livre : désigne le ou les livres de l’Association qui doivent être tenus selon les articles 104 et 105 de la Loi sur les compagnies de la province de Québec  (L.R.Q., c.C-38)  ;
  8. Membre : désigne un·e étudiant·e qui satisfait à l’article 2.1 du présent document ;
  9. Observateur·trice: Personne non-membre assistant à une rencontre ou une assemblée générale. Cette personne n’as ni droit de vote ni droit de parole, à moins d’indication contraire.
  10. REQ : désigne le Registraire des entreprises du Québec
  11. Représentant·e·s de l’ACSE : personne désignée pour donner une voix aux étudiant·e·s membres de l’ACSE dans les comités de la Faculté où la présence de l’ACSE est permise;
  12. Vérificateur comptable : désigne le vérificateur·trice comptable désigné·e par l’Assemblée pour authentifier le bilan financier de l’Association.

1.2 Nom et incorporation

La présente Association est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) en date du 7 septembre 2000 avec le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) 1149560436.

1.3 Abréviation officielle

L’acronyme ACSE peut être employé sur tout document pour désigner l’Association. Il succède à l’acronyme AEESSE qui désignait la même association.

1.4 Siège social

Le local de l’Association lui tient lieu de siège social. Il est situé au :

Local C-262, pavillon Marie-Victorin
​Université de Montréal
90, avenue Vincent-d’Indy
Montréal (Québec) H2V 2S9

1.5 Sceau et logo

Le sceau de l’Association, dont la forme est déterminée par le Conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement de la personne élue à la présidence ou au poste de secrétaire. 

1.6 Buts

Conformément à ses lettres patentes, les buts poursuivis par l’Association sont les suivants :

1.7 Livres

L’Association tient un (1) ou plusieurs livres physiques ou virtuels dans lesquels sont regroupés les documents suivants :

  1. une copie des lettres patentes et des Règlements généraux de l’Association ;
  2. la liste et les coordonnées des membres pour chaque session ;
  3. la liste et les coordonnées des personnes qui sont ou qui ont été administrateurs·trices ou exécutant·e·s de l’Association ainsi que les dates auxquelles ces personnes sont devenues ou ont cessé d'être membres du Conseil d'administration et Comité exécutif ;
  4. les transactions financières (recettes et  dépenses);
  5. les procès-verbaux, incluant les résolutions, des Assemblées générales de l’Association signés par la personne élue au poste de secrétariat ou par toute autre personne que celle-ci désigne ;
  6. les procès-verbaux des rencontres des différentes instances de l’Association certifiés par la personne élue au poste de secrétariat, la personne élue à la présidence ou toute autre personne apte à le faire.

1.8 Emplacement des livres

Les livres doivent être conservés en format numérique sur la plateforme prévue à cet effet ou encore en version papier au siège social de l’Association.

1.9 Consultation des livres et accès à l’information

Les membres peuvent consulter les livres et les registres de l’Association au siège social de l’Association, sur demande, dans un délai de cinq (5) jours ouvrables.

Les procès-verbaux et les résolutions du Conseil d’administration, du Comité exécutif et de l’Assemblée générale, les rapports de fin de mandat, les politiques internes, les Règlements généraux de l’ACSE et tout autre document jugé pertinent sont mis à disposition sur le site Internet de l’ACSE.

Le Conseil d'administration s’assure que les livres soient consultables et l’information accessible dans un délai maximal de deux mois suivant l’adoption de procès-verbaux ou du dépôt de rapports et politiques.


Chapitre 2. Membres

2.1. Membres

En accord avec la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (L.R.Q. c. A-3.01) OU la Politique sur la représentativité des associations étudiantes (numéro 20.3) de l’Université de Montréal, est membre de l’Association toute personne qui:

2.2. Droits des membres

Toutes les personnes membres ont le droit :

2.3 Suspension et  radiation du statut de membre

Une personne membre peut être suspendue ou radiée si elle agit à l’encontre des intérêts de l’Association. La décision de suspendre ou de radier une personne membre est prise en Assemblée générale. La personne membre visée par une résolution de suspension ou de radiation doit être convoquée à l’Assemblée générale où son cas sera discuté.

2.3.1 Suspension du statut de membre

La suspension retire tous les privilèges de membre jusqu’à la fin de la session. La suspension peut être reconduite pour une autre session en Assemblée générale selon les mêmes dispositions. En cas de suspension, la cotisation n’est pas remboursable.

Le membre suspendu peut faire appel de la décision de l’Assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de suspension par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de l’Association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel. Dans l’attente de la tenue de l’Assemblée générale extraordinaire, la décision de suspension demeure en vigueur.

2.3.2 Radiation du statut de membre

La radiation retire tous les privilèges de membre.  En cas de radiation, la cotisation n’est pas remboursable.

Le membre radié peut faire appel de la décision de l’Assemblée dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de la radiation par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d’administration de l’Association. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’Assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel. Dans l’attente de la tenue de l’Assemblée générale extraordinaire, la décision de radier le membre demeure en vigueur.

2.4. Renoncement

Une personne membre de l’Association peut renoncer à son statut de membre en envoyant un avis écrit à la personne élue au poste de secrétariat de l’Association. Un renoncement ne dispense pas d’avoir à acquitter la cotisation et ne peut constituer un motif de remboursement de ladite cotisation, conformément aux présents Règlements généraux.


Chapitre 3. Assemblée générale

L’Assemblée générale est souveraine.

3.1. Membres de l’Assemblée

L’Assemblée générale se compose de toutes les personnes membres de l’Association.

3.2. Vote

Lors d’une Assemblée générale, les personnes membres présentes ont droit à un vote chacune. Les votes par anticipation et par procuration ne sont pas permis.

L’Assemblée générale prend idéalement ses décisions par consensus. Dans l’impossibilité d’obtenir un consensus, le vote se prend à main levée, à moins qu’une personne membre présente propose le scrutin secret. Dans ce cas, la personne élue à la présidence d'Assemblée nomme deux (2) personnes scrutatrices qui ont pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler les résultats du vote et de les communiquer à la présidence d'Assemblée. Si la personne scrutatrice est membre de l’Association, celle-ci conserve son droit de vote.

Toutes les questions soumises à l'Assemblée générale sont tranchées à la majorité simple des voix exprimées, sauf dispositions contraires dans les présents Règlements généraux, dans la loi ou dans le code de procédures.

En cas d’égalité des voix ou si la majorité des membres présents s’abstiennent, la proposition est automatiquement mise en dépôt et doit être ramenée à une séance subséquente.

3.3. Présidence et secrétariat d’Assemblée générale

L’Assemblée générale est coordonnée par les personnes élues au poste de présidence et de secrétariat de l'Association jusqu'à l'élection d'une personne à la présidence et au secrétariat d'Assemblée générale.

3.4. Auditeur-trice

Une personne non-membre ne peut prendre la parole sans qu’un vote à majorité simple des membres le lui autorise. Une personne non-membre n’a pas le droit de vote.

3.5. Procédures

La personne élue à la présidence d’Assemblée générale veille au bon déroulement de cette dernière. Les procédures utilisées lors de l’Assemblée générale sont celles contenues dans le Code Lespérance, conformément à l’article 8.4 des présents règlements généraux.

3.6. Rôles et pouvoirs de l’Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois à la session d’automne au cours du mois de septembre et au moins une fois à la session d’hiver, au cours du mois de mars.

Lors de l’Assemblée générale ordinaire d’automne, tenue au cours du mois de septembre, les membres se réunissent afin de :

Lors de l’Assemblée générale ordinaire tenue au mois de mars, en plus des procédures intrinsèques à une Assemblée générale ordinaire, les membres se réunissent afin de :

3.7 Séances de l’Assemblée générale

3.7.1 Quorum

Les membres actifs présents ont la responsabilité de déterminer si les points à l’ordre du jour peuvent être traités compte tenu du nombre de membres présents. Ainsi, tout membre présent peut proposer, en raison du faible taux de présence, la mise en dépôt d’une proposition.

3.7.2 Convocation

Les séances régulières et extraordinaires de l’Assemblée générale sont convoquées par le Conseil d’administration, par courriel adressé à chaque membre actif. L’avis de convocation des séances de l’Assemblée générale contient la date, l’heure, l’endroit, le projet d’ordre du jour ainsi que tout document pertinent aux sujets qui seront discutés.

La présence d’un membre à une Assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une Assemblée générale à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette Assemblée générale.

Le délai de convocation des séances ordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins cinq (5) jours ouvrables.

Le délai de convocation des séances extraordinaires de l'Assemblée générale est d’au moins deux (2) jours ouvrables.

3.8 Assemblée générale extraordinaire

Lors d’une Assemblée générale extraordinaire, les membres peuvent se réunir afin de :

  1. lire et adopter le procès-verbal de la dernière Assemblée générale ;
  2. destituer ou radier, pour toutes raisons autre que prévues à l’article 4.26, tout membre du Conseil d'administration et Comité exécutif par un vote aux deux tiers des membres présents ;
  3. entériner les résultats d’un référendum ;
  4. statuer sur tout autre sujet concernant l’Association;

3.8.1 Séances extraordinaires de l’Assemblée générale

Lors de ces séances, le projet d’ordre du jour envoyé lors de la convocation, ne peut être modifié.

3.8.2 Quorum de l’Assemblée générale extraordinaire

Le quorum d’une Assemblée générale extraordinaire est de 8 % des membres.

3.8.3 Convocation

Le Conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, en décidant du lieu, de la date et de l’heure de celle-ci.

Toutefois, une pétition accompagnée d’un ordre du jour et comportant la signature d’au moins 5 % des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire dans les dix (10) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.

Un avis de convocation doit être publié au moins vingt-quatre (24) heures avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour.

3.9  Assemblée générale de grève

3.9.1 Rôles et pouvoirs

Une Assemblée générale extraordinaire de grève est une Assemblée générale extraordinaire appelée à la seule fin de décréter un arrêt des cours pour une période déterminée ou non.

3.9.2 Quorum

Le quorum pour une Assemblée générale extraordinaire de grève est de 8 % des membres.

3.9.3 Convocation

Le Conseil d'administration et Comité exécutif peut convoquer une assemblée générale de grève, en décidant du lieu, de la date et de l’heure de celle-ci. Un avis de convocation doit être publié au moins cinq (5) jours ouvrables avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour. Toutefois, une pétition accompagnée d’un ordre du jour et comportant la signature d’au moins 15 % des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer la convocation d’une assemblée générale extraordinaire de grève. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit convoquer une Assemblée générale de grève dans les cinq (5) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.

Un avis de convocation doit être publié au moins vingt-quatre (24) heures avant l’assemblée. La convocation doit comporter un ordre du jour.

3.9.4 Ordre du jour

L’ordre du jour d’une Assemblée générale extraordinaire de grève est non modifiable.

3.9.5  Absence de quorum

Dans le cas où le Conseil d'administration convoquerait une Assemblée extraordinaire générale de grève, alors que l’association est déjà en grève et, qu’à cette dite Assemblée, le quorum n’est pas atteint, le Conseil d'administration doit convoquer une Assemblée générale entre un et deux jours ouvrables suivant l’Assemblée. Dans le cas où cette deuxième Assemblée générale n’atteint pas le quorum, l’Association met fin à la grève.


Chapitre 4. Comité exécutif et Conseil d'administration

4.1 Généralité

Les personnes élues au sein du Conseil d’administration sont désignées comme étant les administratrices de l’association et exercent les fonctions prévues par la loi et les présents règlements généraux. Une personne occupant un poste d’administrateur doit respecter les règles de l’association et être présent aux séances du conseil d’administration.

Les personnes élues au Comité exécutif gèrent les affaires courantes de l’association et exercent les fonctions prévues par les présents règlements généraux. Elles sont membres du Conseil d’administration.

4.2 Devoirs, rôles et pouvoirs du Comité exécutif

Le Comité exécutif est responsable des affaires courantes relatives à l’association. Il doit notamment :

  1. voir à la réalisation de tout mandat confié par les membres lors des assemblées générales ;
  2. veiller à l’accomplissement des tâches respectives des personnes élues au sein du Conseil d'administration, donc de procéder à une certaine forme de surveillance mutuelle;
  3. voir à ce que toute information susceptible d’intéresser les membres de l’association soit largement diffusée ;
  4. soumettre à l’assemblée ses recommandations concernant l’Association ;
  5. faire un rapport de ses activités aux membres de l’association lors des assemblées générales ;
  6. choisir, par consensus, la vice-présidence parmi les membres du Comité exécutif
  7. défendre l’association dans toute poursuite judiciaire.

4.3 Devoirs, rôles et pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d'administration est responsable du suivi du plan d’action annuel et de la pérennité de l’ACSE, ce qui implique :

  1. engager toute dépense non budgétée dans le respect des présents Règlements généraux, c’est-à-dire située entre 1000$ et 2500$;
  2. adopter et effectuer le suivi du budget annuel, incluant les cotisations annuelles;
  3. procéder à la signature d’ententes ou de contrat concernant l’Association ;
  4. déléguer partiellement ou totalement les pouvoirs d’une personne élue au sein du Conseil d'administration et Comité exécutif à une autre personne élue au sein du Conseil d'administration et Comité exécutif dans le respect des présents Règlements généraux.
  5. coopter un·e administrateur·trice non-étudiant·e diplômé·e d’un cycle supérieur en éducation
  6. effectuer le suivi des mandats donnés par l’Assemblée générale et du Conseil d’administration;
  7. le développement des politiques internes et des règlements généraux de l’ACSE, et la responsabilité de leur respect de la part des membres du Comité exécutif;
  8. l’autorisation de l’embauche par l’ACSE;
  9. le choix du logo et de la forme du sceau de l’ACSE;
  10. le choix de l’institution financière dans laquelle seront déposés les fonds de l’ACSE;
  11. le choix des membres autorisés à signer les documents officiels et les effets bancaires;
  12. la nomination des représentants de l’ACSE aux instances auxquelles les membres de l’ACSE sont représentés;
  13. la formation de comités pour exécuter des résolutions particulières ou assister le Conseil d’administration;
  14. entamer des poursuites judiciaires contre une personne physique ou morale.
  15. Les personnes élues au sein du Conseil d'administration et Comité exécutif sont les seules personnes autorisées à agir au nom de l’association afin d’accomplir les tâches qui leurs sont dévolues et de réaliser leurs objectifs.
  1. 4.4 Délégation de pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité d’un membre du Comité exécutif ou pour toute raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, ce dernier peut déléguer ses fonctions à un autre membre du Comité exécutif. Cette délégation doit se faire sous forme écrite et être ratifiée par le Conseil d’administration.

4.5 Composition du Comité exécutif

Le Comité exécutif est composé de neuf(9) personnes membres soit les personnes élues aux postes de présidence, de secrétariat, de trésorerie, de trésorerie adjointe, de responsable des affaires universitaires, de responsable des affaires externes, de responsable de la vie étudiante, de responsable des communications et des relations avec les membres et de coordination du Colloque Éducatif présent!

4.5.1. Présidence

        La présidence a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. agir à titre de porte-parole officiel de l’Association ;
  2. être responsable des affaires courantes de l’Association ;
  3. assurer un suivi auprès des personnes élues au sein du Conseil d'administration et Comité exécutif pour maintenir le bon déroulement des activités de l’association.
  4. apposer sa signature sur les documents le requérant .

4.5.2 Vice-Présidence

La vice-présidence a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. assister le président dans ses tâches;
  2. agir en tant que substitut de la présidence en cas d’absence de la présidence;

4.5.3 Secrétariat

Le secrétariat  a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. Convoquer les réunions de l’assemblée générale et du Conseil d'administration et Comité exécutif;
  2. Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
  3. Tenir les livres et registres tel que défini par les présents Règlements généraux ;
  4. Garder les archives et les renseignements de l’association ;
  5. Gérer les ressources matérielles de l’association ;
  6. Coordonner l’entretien du local de l’association ;
  7. Présider les réunions du Conseil d'administration et Comité exécutif, en cas d’absence de la personne élue au poste de présidence ;
  8. Siéger aux instances départementales où sa présence est requise.
  9. Garder le sceau de l’association;
  10. Apposer sa signature sur les documents le requérant .

4.5.4 Trésorerie

La trésorerie a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. garder à jour les fonds de l’association et les livres de comptabilité, ainsi que les livres et registres fiscaux prévus par la Loi ;
  2. coordonner les sources de  financement pour l’association ;
  3. déposer les fonds de l’association dans une institution financière déterminée par le Conseil d'administration ;
  4. faire le suivi du budget de l’association ;
  5. effectuer les dépôts dans le compte de l’institution financière de l’ACSE;
  6. préparer le budget annuel de l’association en prévision de l’assemblée générale ordinaire d’automne tenue au cours du mois de septembre ou d’octobre.

4.5.5 Trésorerie adjointe

La trésorerie adjointe a la responsabilité de soutenir la trésorerie dans ses fonctions, d’apposer sa signature signer sur les documents le requérant et, sans s’y restreindre, de contribuer à :

  1. la gestion du budget alloué à l’organisation du Colloque Éducatif présent! ;
  2. trouver des moyens de financement pour le Colloque Éducatif présent! ;
  3. tenir un relevé précis de l’actif et du passif, recettes et déboursés liés au Colloque Éducatif présent!;

4.5.6 Responsable des affaires facultaires

Le responsable des affaires facultaires a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

a)         assurer la continuité dans les dossiers pédagogiques ;

b)        s’occuper de toute plainte de nature pédagogique des membres de l’association ;

c)        organiser la représentation de l’Association auprès des instances facultaires et départementales ;

d)         favoriser une communication bidirectionnelle entre les instances facultaires et les instances de l’Association.

4.5.7. Responsable des affaires associatives

Le responsable des affaires universitaires a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. représenter l'association auprès des instances universitaires et externes, telles que le Conseil des affaires universitaires (CAA) et le Conseil des études supérieures (CES) de la FAÉCUM ;
  2. représenter l’Association au Conseil central (CC) et au Conseil des affaires sociopolitiques (CASP) de la FAÉCUM.
  3. développer la collaboration entre l’Association et les autres associations et regroupements de la Faculté des sciences de l’éducation et de l’Université de Montréal.

4.5.8. Responsable des communications

Le Responsable des communications a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. favoriser les relations entre les membres de l'Association ;
  2. effectuer la gestion et l’envoi des courriels aux membres de l’Association ;
  3. être en charge des médias sociaux et des différents moyens de communication de l’Association ;
  4. être en charge des diverses annonces ainsi que de la promotion des activités organisées par l’Association ;
  5. être responsable de l'achat et de la vente du matériel promotionnel de l’Association.

4.5.9. Responsable de la vie étudiante

Le responsable de la vie étudiante a la responsabilité, sans s’y restreindre, de:

  1. favoriser les relations entre les membres de l'Association ;
  2. établir un calendrier des activités à chaque début de session ;
  3. voir à l'organisation et la supervision des activités de l'association ;
  4. garantir le respect des normes institutionnelles et légales (formations, autorisations, permis, etc.) pour le bon déroulement des activités;
  5. représenter l'association au Conseil de la vie étudiante (CVE) de la FAÉCUM.

4.5.10. Coordination du Colloque Éducatif présent!

Le rôle de la personne élue à la Coordination du Colloque Éducatif présent! a la responsabilité, sans s’y restreindre, de coordonner :

  1. les aspects logistiques (locaux, permis, autorisation, etc.) avec le soutien de la personne responsable des activités sociales;
  2. les aspects scientifiques (appels à communication, évaluations des propositions, organisation des conférences principales, etc.);
  3. le financement avec le soutien de la  trésorerie adjointe;
  4. les communications relatives au Colloque Éducatif Présent! avec le soutien de la personne responsable des communications.

4.6. Séances du Conseil d’administration

Les séances ordinaires sont tenues à date fixe selon le calendrier établi lors de la première séance du Conseil d'administration nouvellement installé . Une séance du Conseil d'administration peut être annulée par la présidence si aucun point urgent n’est porté à l’ordre du jour. Il est cependant impossible d’annuler plus de deux séances consécutives du Conseil d'administration.

Lors d’une situation exceptionnelle, une séance extraordinaire du Conseil d'administration peut être convoquée.

 4.7 Composition du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration est composé d’au moins 15 administrateurs suivants : les neuf (9) membres du Comité exécutif et  six (6) membres élus aux postes d’administrateurs. .

Par consensus, le Conseil d’administration peut coopter un·e 16e administrateur  parmi les diplômé·e·s des cycles supérieurs en éducation.

4.8 Élections

4.8.1 Élections au Conseil d’administration et au Comité exécutif

La présidence d'élections est nommée par le Conseil d’administration au plus tard le 15 janvier de chaque année. Son rôle est d'organiser le scrutin et de stimuler la participation électorale. La présidence d’élections doit être neutre et ne peut être candidate à l'élection.

Elle propose au Conseil d'administration un calendrier électoral précisant les périodes de mise en candidature et de vote, ainsi que la date de l'Assemblée générale d’hiver. Le Conseil d'administration adopte ce calendrier et le communique aux membres sous sept (7) jours.

La présidence d’élections doit communiquer à la liste électorale, constituée des membres en règle de l’Association, la liste des candidats au moins sept (7) jours avant la date fixée pour la tenue du scrutin.

Les membres de l'Association votent par scrutin secret par voie électronique sécurisée ou par scrutin papier. Les candidats ayant obtenu la majorité des votes exprimés seront déclarés élus sans délai après le dépouillement. La période de scrutin dure au moins cinq (5) jours ouvrables consécutifs.

L’Assemblée générale d'hiver doit être tenue dans les quinze (15) jours qui suivent la période de scrutin et avant la fin de la session d’hiver. La présidence d'élection y présente le rapport d’élection. L’Assemblée étudie le processus électoral et confirme les résultats des élections. Si l’Assemblée a des motifs sérieux de rejeter le rapport électoral ou d'invalider l’élection d’un ou plusieurs candidats, elle peut prendre les mesures nécessaires pour rectifier la situation.

Toute demande d'annulation d’une élection doit être faite par écrit à la présidence d'élections dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la clôture du scrutin.

4.8.2 Élections des représentant·e·s de l’ACSE dans les comités de la Faculté  des sciences de l’éducation

Le Conseil d’administration met en élection chaque année les postes de représentant·e·s sur les instances où elle est représentée :

Pour les instances départementales, les représentants doivent être inscrits dans un programme associé à celles-ci. La durée d’un mandat pour un Représentant·e ne peut excéder une année. Les mandats sont renouvelables.

4.9 Qualités requises

Seules les personnes élues selon les procédures prévues aux présents Règlements généraux peuvent siéger au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif. Cependant, les membres remplissant l’une des conditions suivantes ne peuvent devenir membre du Conseil d'administration et Comité exécutif :

  1. une personne sous tutelle ou curatelle ;
  2. une personne majeure assistée d’un conseiller ou d’une conseillère ;
  3. une personne déclarée incapable par un tribunal d’une autre province ;
  4. une personne faillie non libérée ;
  5. une personne à laquelle un tribunal interdit cette fonction.

Une personne perd ses qualités de membre du Conseil d'administration lorsqu’elle :

  1. démissionne ;
  2. perd son statut de membre au titre du chapitre 2 des présents règlements généraux
  3. est destituée du Conseil d'administration ou Comité exécutif au titre de l’article 4.26 des présents Règlements généraux.  ;

4.10 Durée du mandat

Chaque personne élue au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif entre en fonction à la clôture de l’Assemblée générale d’hiver. Elle demeure en fonction jusqu’à lAssemblée générale d’hiver suivante ou jusqu'à ce qu’elle perde les qualités requises. À la suite de l’assemblée d’élection, une période de 3 semaines est allouée pour réaliser le transfert des responsabilités entre la personne sortante et la personne nouvellement élue.

4.11 Poste vacant

Advenant qu’il y ait un poste vacant, le Conseil d'administration nomme une personne déjà en poste ou toute autre personne qualifiée. Cette personne est responsable des tâches attribuées à ce poste.

4.12 Indemnisation

Toute personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif de même que ses héritiers, ses héritières et ses ayants droit, est tenue, au besoin et à toute époque, indemne et à couvert par les fonds de l’Association de tout frais, charge ou dépenses quelconques que la personne doit débourser dans le cadre d’une action, poursuite ou de quelconque événement ayant eu lieu dans le cadre de ses fonctions.

Toute personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif est remboursée de tous frais, charges et dépenses qu'elle supporte ou subit dans le cadre de ses fonctions. Toutefois, l’Association n’est pas responsable des dépenses encourues dans le cadre de sa propre négligence ou de son omission volontaire. De plus, aucun remboursement ne peut être effectué à une personne membre qui, par négligence ou omission volontaire, n’a pas respecté la loi.

4.13 Rémunération

Les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif ne sont pas rémunérées pour leurs fonctions.

4.14 Conflit d’intérêts

Est en conflit d'intérêt toute personne qui a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels ou ceux d'autres personnes plutôt que les intérêts de l'ACSE.

En aucun cas, une personne élue au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, ou une personne représentante étudiante dans une instance facultaire  ou un comité de l’ACSE ne doit confondre ses biens avec ceux de l’Association. Constitue notamment un conflit d'intérêts être administrateur, dirigeant principal ou employé d'une organisation avec laquelle l'ACSE a des rapports politiques ou financiers. Nul ne doit utiliser à profit des informations obtenues par l’Association en dehors du cadre de ses fonctions dans l’ACSE.

Une personne membre du Conseil d’administration, un membre du Comité exécutif ou une personne représentante étudiante de l’Association qui se retrouve en situation de conflit d'intérêts réel ou possible doit le déclarer. Cette déclaration de conflit d’intérêts doit être faite:

Lorsqu’un conflit d’intérêts est déclaré, la personne doit quitter la réunion durant la délibération sur ce point.

4.15 Fréquence et lieu

Le Conseil d'administration et le Comité exécutif se réunissent au minimum une fois tous les deux mois durant les sessions d’automne et d’hiver. Ces réunions se tiennent au local de l'Association ou à tout autre endroit désigné par la personne élue au poste de secrétariat. Advenant l’impossibilité de tenir l’une des réunions prévues, le Conseil d'administration et le Comité exécutif peuvent reporter, à une reprise seulement, la réunion au mois suivant.

4.16 Convocation

La personne élue au poste de secrétariat convoque les réunions du Conseil d'administration et du Comité exécutif selon le calendrier établi ou au besoin. Un avis de convocation doit être envoyé au moins trois (3) jours avant la réunion.

Les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peuvent convoquer une réunion extraordinaire. Si deux (2) personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif en font la demande, alors la personne élue au poste de secrétariat convoque une réunion dans les 48 heures suivant la demande. Si toutes les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont présentes ou si les personnes absentes y consentent, la réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.

4.17 Ordre du jour d’une réunion extraordinaire

L’ordre du jour d’une réunion extraordinaire du Conseil d'administration ou du Comité exécutif extraordinaire est non modifiable.

4.18 Quorum

Pour tenir une réunion du Comité exécutif, le quorum  est atteint en présence de quatre (4) membres du Comité exécutif.

Pour tenir une réunion du Conseil d'administration, le quorum est atteint en présence de cinq (5) administrateurs, incluant au minimum trois (3) membres du Comité exécutif.

4.19 Vote

Les décisions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont prises à la majorité simple des voix exprimées, sauf dispositions contraires dans les présents Règlements généraux. En cas d’égalité des voix, les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif doivent tenter du mieux qu’elles peuvent de trouver un consensus. En dernier recours, le vote de la présidence a prépondérance.

4.20 Procédures

La personne élue au poste de présidence, choisie séance tenante par les membres du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, veille au bon déroulement des réunions. Une personne assurant le secrétariat est aussi désignée séance tenante pour rédiger le procès-verbal de la séance. Les procédures utilisées lors des réunions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont celles contenues dans le Code Lespérance.

4.21 Observateurs et observatrices

Les réunions du Conseil d'administration ou du Comité exécutif sont ouvertes aux membres de l’Association. Un observateur ou une observatrice ne peut prendre la parole sans qu’un vote à majorité simple des personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif l’en autorise. Un observateur ou une observatrice n’a pas le droit de vote.

4.22 Résolution écrite

Une résolution écrite, signée par toutes les personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif, est valide et a le même effet que si elle est adoptée lors d'une réunion du Conseil d'administration ou du Comité exécutif dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l'association, suivant sa date, au même titre qu'un procès-verbal régulier.

4.23 Participation à distance

  1. Les membres du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peuvent participer à une séance du Conseil d'administration ou du Comité exécutif à l’aide des moyens permettant à tous les participants de communiquer de façon synchrone ou asynchrone entre eux, notamment par téléphone ou par webdiffusion. Ils sont alors réputés avoir assisté au comité.

4.24 Résolution adoptée en ligne

Une résolution du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peut être adoptée par vote électronique conformément aux dispositions prévues par ces instances. Dans ce cas, la résolution adoptée est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une séance du Conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’ACSE, au même titre qu’un procès-verbal.

4.25 Démission

Un membre du Conseil d'administration ou du Comité exécutif peut cesser d’occuper ses fonctions s’il présente par écrit sa démission au Conseil d'administration.

  1. 4.26 Destitution

a) destitution d’un membre du CA ou du CE

Le Conseil d'administration enregistre la destitution d’un élu siégeant sur le Comité exécutif ou sur le Conseil d'administration en cas d’absence non justifiée à deux (2) séances consécutives du Comité exécutif ou du Conseil d'administration. Les autres motifs de destitution sont les suivants:

Le membre élu destitué de son poste peut faire appel de sa destitution dans les quinze (15) jours ouvrables suivants l’envoi de l’avis de destitution par courriel, en faisant parvenir une demande d’appel au Conseil d'administration. Ce dernier est alors tenu de convoquer, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’appel, une séance extraordinaire de l’assemblée générale qui sera seule habilitée à annuler la décision. La décision rendue par cette séance est finale et sans appel.

b) destitution d’un·e représentant·e

Le CA peut retirer à un·e représentant·e son pouvoir de représenter l’ACSE dans les différentes instances pour les deux motifs suivants:

Chapitre 5. Comités

5.1 Généralités

Les comités sont institués de façon à assister les personnes élues au sein du Conseil d'administration et du Comité exécutif dans la réalisation de leurs différents mandats. Si une subvention est octroyée à un comité par l’Association, ce comité doit rendre compte des dépenses qu’il a effectué au Conseil d'administration et du Comité exécutif.

5.2 Création d’un comité

L’Assemblée générale, le Conseil d'administration et Comité exécutif peuvent mettre sur pied tout comité pour étudier toutes questions et la ou le conseiller. En créant un comité, l’Assemblée générale, le Conseil d'administration ou le Comité exécutif établit sa composition et la fréquence de ses réunions.

5.3 Documents à remettre

À moins d’indication contraire, les comités doivent remettre au Conseil d'administration ou au Comité exécutif les documents suivants :

  1. leurs procès-verbaux ;
  2. l’ensemble de leurs positions ;
  3. le rapport de leurs activités.

5.4 Assemblée des représentant·e·s de l’ACSE aux instances facultaires

L’assemblée des représentant·e·s de l’ACSE regroupe les membres du Conseil d'administration ainsi que les représentant·e·s de l’ACSE élu·e·s aux diverses instances de la Faculté.

Cette assemblée se réunit deux fois par année universitaire à la convocation du Conseil d’administration.


Chapitre 6. Référendum

6.1 Objectif

Le but d’un référendum est de connaître l’opinion des membres sur un sujet donné. Il est ainsi purement consultatif. Les résultats d’un référendum doivent être entérinés par les membres lors d’une assemblée générale extraordinaire.

6.2 Déclenchement du référendum

Le déclenchement du référendum peut se faire en Assemblée générale ou lors d’une réunion du Conseil d'administration ou du Comité exécutif. Toutefois, une pétition accompagnée d’une question référendaire et comportant la signature d’au moins 30% des membres déposée à la personne élue au poste de secrétariat a pour effet de forcer le déclenchement d’un référendum. La personne élue au poste de secrétariat, après vérification de la validité de la pétition, doit déclencher un référendum dans les dix (10) jours ouvrables suivant le dépôt de la pétition.

6.3 Partis

Lors d’un référendum, des partis peuvent être formés au besoin pour représenter les diverses options. Le Conseil d'administration et le Comité exécutif doit alors leur donner les mêmes droits et les mêmes privilèges.

6.4 Durée du référendum

Le référendum est d’une durée minimale de cinq (5) jours. Le vote s’effectue sur trois (3) jours ouvrables minimalement. Le bureau de vote physique doit être ouvert un minimum de cinq (5) heures par jour. Il appartient au secrétariat de juger de la faisabilité du vote en ligne.

6.5 Quorum

Le quorum pour un référendum est de 30 % des membres.


Chapitre 7. Dispositions financières

7.1 Pièces justificatives

Une pièce justificative est nécessaire pour chaque dépense encourue par l’association. Les pièces justificatives doivent être signées par la personne qui a effectué la dépense ou par celle qui l’a autorisée. Les pièces justificatives sont conservées parmi les archives de l’association par la personne élue au poste de trésorerie, et ce, pour une période de 7 ans.

7.2 Autorisation de dépense non-budgétée

Toute dépense non-budgétée excédant mille (1000) dollars et jusqu’à deux mille cinq cents (2500) dollars doit être préalablement approuvée par le Conseil d'administration. Toute dépense non-budgétée excédant mille cinq cents (2 500) dollars doit être préalablement approuvée par l’assemblée générale.

7.3 Année financière

L’année financière de l’association commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l’année suivante.

7.4 Signataires

Les signataires de l’association sont les personnes élues aux postes de présidence, de trésorerie et de secrétariat. La signature de la personne élue au poste de présidence de l’ACSE et celle de l’une des deux autres personnes signataires est obligatoire pour toute transaction financière.

7.5 Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature d'une personne signataire de l'association sont, au préalable, approuvés par le Conseil d'administration et Comité exécutif.

7.6 Interdiction de prêt

Il est interdit à l’association de prêter de l'argent aux membres.

7.7 Cotisation

La cotisation des membres est fixée à sept (7) dollars par session. Seule une Assemblée générale a le pouvoir de modifier la cotisation. L’assemblée générale doit être convoqué à cette fin conformément à la [la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (L.R.Q. c. A-3.01) OU à la Politique sur la représentativité des associations étudiantes (numéro 20.3) de l’Université de Montréal]. Les cotisations payées ne sont pas remboursables.

  1. 7.8 Fonds de réserve

L’Association doit maintenir un fonds de réserve, séparé des fonds servant aux dépenses budgétées. Ce fonds sert à assurer la sécurité financière de l’association en cas d’urgence et peut aussi servir à l’épargne d’un montant servant à la mise en place d’un projet à long terme. Tout retrait du fonds de réserve doit être approuvé par l’Assemblée générale.


Chapitre 8. Dispositions diverses

8.1 Dispositions transitoires

Les présents Règlements généraux s’appliquent à compter de leur adoption.

À l’occasion de l’Assemblée générale de septembre 2019, la procédure d’élection décrite à l’article 4.8 est remplacée par un vote, séance tenante. Pour chacun des postes, les personnes présentes à l’assemblée peuvent voter en faveur de l’une des candidatures ou en faveur d’aucune d’entre elles. La personne ayant obtenu le plus de votes remporte l’élection, à moins que le nombre de votes pour «aucune des candidatures» (vote pour la «chaise») ne soit plus grand que le nombre de votes pour la personne candidate gagnante. Dans ce cas, le poste en question est déclaré vacant.

8.2 Modification aux règlements généraux

La modification des Règlements généraux est un pouvoir du Conseil d'administration, qu’il peut déléguer à un comité.

Une Assemblée générale doit se tenir dans les trente (30) jours suivants les modifications afin de ratifier la nouvelle version des Règlements généraux. Si la nouvelle version n’est pas ratifiée aux deux-tiers des voix exprimées lors d’une assemblée générale, la proposition de modification des règlements généraux devient caduque. Un point de modification aux Règlements généraux doit être inclus dans le projet d’ordre du jour envoyé dans les délais de convocation prescrits aux présents Règlements généraux.

8.3 Dissolution

La dissolution de l’Association doit se faire par un référendum décisionnel. Ce référendum doit être appelé par une Assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin. Pour être accepté, ce référendum doit atteindre un quorum d’au moins cinquante pour cent (50 %) des membres de l’Association et la majorité du deux-tiers des voix exprimées doivent être en faveur de la dissolution.

Advenant la dissolution, l’ensemble des biens et deniers, une fois les créances payées, deviennent la propriété d’une organisation similaire.

8.4 Préséance des règlements généraux

Si une décision des personnes élues au sein du Conseil d'administration ou du Comité exécutif est en contradiction avec les présents Règlements généraux, ces derniers ont préséance. Le déroulement des rencontres est régi par la version la plus récente du Code de procédure des Assemblées délibérantes de Michel Lespérance, publié aux Presses de l’Université de Montréal. En cas de disparités entre le Code et le présent document, ce dernier prévaut.

8.5 Nullité des clauses

Si l’une des clauses du présent règlement est dans une quelconque mesure déclarée nulle, non-exécutoire ou encore si elle le devenait, les autres clauses des présents Règlements généraux ne seront pas affectées et continueront d’être en vigueur et exécutoires dans toutes les mesures permises par la Loi.


[1] Depuis les dernières années, deux (2) représentants siégeaient sur chacun des comités départementaux. Cependant, ce nombre peut possiblement être augmenté selon les indications des responsables de  ces instances.