COMBINAR CORRESPONDENCIA

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un número de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:

• 1 Carta redactada en Word
• 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel.
• 250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.

Vamos a:

1: Menu Correspondencia

2: Clic en el botón : Seleccionar destinatario

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo Excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldrá una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, si no, seleccionan la que corresponda.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos el botón Insertar campo combinado, insertamos cada uno de los campos en el lugar correspondiente.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cómo cambia con los controles

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control

2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.

3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica. así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.

Señoras y Señores, eso es todo y recuerden, que depende de tus necesidades y creatividad sacarle el mayor provecho a esta y en general, a todas las opciones que nos entrega Office.