Published using Google Docs
bsc-by-laws-03-05-2020_020061
Updated automatically every 5 minutes

BY‐LAWS OF THE BROOKINGS SWIM CLUB, 

INC. (As amended on March 5, 2020) 

ARTICLE I: NAME, LOCATION 

The official name of the organization operating under these bylaws is Brookings Swim Club,  Inc. It is hereinafter referred to as “BSC”. BSC is an incorporated organization located at  Brookings, South Dakota.  The BSC is a 501 (c)(3) non‐profit. BSC is a member of USA 

Swimming.  It maintains an official website. 

ARTICLE II: PURPOSE 

The purpose of BSC is to develop and maintain a competitive swim program that will foster a  desire in swimmers to develop themselves to their full potential, encourage steady  improvement in physical and mental health, and instill self discipline and an attitude of  respect for oneself and for others. 

ARTICLE III: MEMBERSHIP 

Section 1. Membership shall be open to any swimmer who meets the basic swim  requirements of entry and wishes to swim for BSC. No person shall be denied membership  because of race, creed, sex, disability, sexual orientation, or national origin. Only  swimmers whose dues are  paid and are in good standing with BSC shall be eligible to swim  for BSC at any meet. 

Section 2. There shall be two types of membership – a junior membership for anyone  belonging to BSC who is 18 years of age or younger, and a senior membership for anyone  who is 19 years of age or older. A junior member shall not have a vote on any business of  BSC, except that a parent, guardian, or adult family representative shall vote in his or her  place at any meeting which the parent, guardian, or adult family representative shall  attend. However, there shall be only one vote per family unit. A family unit shall consist of  parents, guardians or adult family representatives and all junior members. Senior members  who are not a part of such a family unit shall be entitled to a vote on all matters of the BSC.  The head coach of BSC shall also be considered a senior member of BSC and shall be  entitled to a vote on all matters of BSC. 

Section 3.  Liabilities. The members of BSC shall not be liable for any faults or debts of BSC. 

Section 4. Dues. 

A. Dues shall be set by the Board of Directors. Dues assessed shall be on an annual or  seasonal basis for each member, and a senior member and junior member shall pay  the same dues. Dues shall be assessed on a per swimmer basis or on a per family  basis, and shall be in accordance with an amount to defray any operating expenses  of the club.

B. Each swimmer is required to pay an annual fee to USA Swimming.

C. Dues/fees shall be payable as defined by Brookings Swim Club Dues Policy;  any other arrangements must be made in advance with the Treasurer.  All dues  are subject to the refund/prorating policy in force. 

D.  Swimmers needing financial assistance will be considered for scholarship funds, if  available. Only applicants who have submitted the necessary paperwork to the  Board of Directors will be considered. 

Article IV: BOARD OF DIRECTORS 

Section 1. The Board of Directors of BSC shall consist of the president, vice president,  secretary, treasurer, 2 at‐large representatives, immediate past president (or a 3rd at‐large  representative), and the head coach. The head coach shall be a non‐voting member. All  other                        board members shall be voting members. 

The members of the Board of Directors (with the exception of the head coach and the  immediate past president (or an appointed 3rd at large representative) shall be elected by  a majority of the voting members of BSC in attendance at its annual meeting. Board  positions shall have the following term lengths: President (1) year; Vice President (1) year;  Treasurer (2) years; Secretary (2) years; Past President (1) year; At‐large (1) year. The  Secretary shall be elected in even numbered years and the Treasurer shall be elected in  odd number years. All board positions can be renewed by re‐election with a limit of 4  years at any single position and 5 continuous years on the board.  The Board of Directors  shall serve as the nominating committee for the annual election unless the Board of  Directors appoints a separate nominating committee. 

Section 2. The Board of Directors shall manage the business and implement the policies of  the BSC as outlined by the By‐Laws and the Brookings Swim Club Parent and Swimmer  Handbook

Section 3Vacancies occurring on the Board of Directors shall be filled for the unexpired  term by election by the Board of Directors of BSC and with advanced consent of the  nominee. A special meeting may be called for that purpose. 

Section 4. The Board of Directors will hold regular monthly meetings at a time and place  determined at the preceding meeting. The Secretary will notify the membership by email 

through the Club’s official website at least seven (7) days before the monthly meeting.  Special meetings of the Board of Directors may be called by the president of the board or  by a majority of the members of the board. A notice (phone call, letter, email message, or  text message) setting forth the time, place and purpose of such special meetings shall be  given to each director at least one day prior to the time set for the meeting. 

Section 5. The presence of a majority of the voting members of the Board of Directors shall  be necessary to constitute a quorum for the transaction of business. The affirmative vote  of a majority of the Board of Directors at any meeting at which a quorum is present shall be  an act of the board. Presence is permitted in person or by speaker phone, Skype, or other  technology. 

Section 6. Only senior members in good standing, or a parent, guardian or adult family  representative of a junior member in good standing shall be eligible to serve on the Board  of Directors. Only one member from a swimmer’s family may serve on the Board of  Directors. 

ARTICLE V:  OFFICERS 

Section 1. The officers of corporation BSC shall be a president, vice president, secretary, and  treasurer, each of whom shall be elected from among the members of BSC. The officers  shall be elected by a majority of the voting members of BSC in attendance at its annual  meeting, and shall serve for the following term lengths or until their successors are chosen  and have qualified: President (1) year; Vice President (1) year; Treasurer (2) years;  Secretary (2) years. 

Section 2. Only senior members in good standing or a parent, guardian, or adult family  representative of a junior member in good standing may be eligible to hold office. 

Section 3. The President of BSC shall give the general supervision and direction of the affairs  and management of BSC and shall preside at all meetings of the membership and Board of  Directors. The president shall appoint a chair of standing and special committees as needed  for the good of BSC, and as may be prescribed by the Board of Directors, the president shall  have such other powers and duties as conforms to the goals and objectives of BSC. 

Section 4. The Vice President, in absence of the president of BSC shall exercise all of  the powers and perform all of the duties of the president. 

Section 5. The Secretary shall prepare such reports as are requested by the Board of  Directors, shall keep a record of the proceedings of all meetings of the membership and  the Board of Directors, and shall carry out other such secretarial duties as may be directed  by the Board of Directors. 

Section 6. The Treasurer shall have custody of the funds of BSC, shall receive all monies for  dues and deposit them in a depository selected by the Board of Directors in such accounts  as may be deemed necessary by the Board of Directors, and shall carry out other duties as  defined in the job description and found in the Brookings Swim Club Parent and Swimmer  Handbook

Financial obligations by BSC will be approved by the Board of Directors and paid by the  treasurer. 

ARTICLE VI: MEETINGS 

Section 1.  Annual Meeting. The annual meeting shall be held at a place in the city of  Brookings, South Dakota designated by the Board of Directors for that purpose, and shall  be held in the spring shortly after the conclusion of the fiscal year. The annual meeting  shall be held for the purpose of electing officers and transacting any other business that  may come before BSC. 

Section 2. Special Meetings. Other meetings of the membership may be called by the  president or any two members of the Board of Directors as may be deemed necessary for  the transaction of business. 

Section 3.  Notice of Meetings.  Written notice of any membership meeting shall be given  stating the date, time, place, and purpose to each member at least seven (7) days prior to  the meeting. Any notices required in these by‐laws shall be given in writing to senior  members and to the parent, guardian, or adult family representative of any junior member. 

Section 4.  Quorum, Decisions. A quorum of twenty‐five percent (25%) of all voting members  must be present to conduct any business at a meeting of the membership, except for the  purpose of amending these bylaws. Questions brought before the members shall be  decided by a majority of the voting members present at a members meeting at which a  quorum is present. Only the Board of Directors may bring questions before the  membership. 

ARTICLE VII: COMMITTEES 

Section 1. The Board of Directors may create committees as needed, such as fundraising,  meet planning, social, etc. The President of the Board appoints all committee chairs.  Committees do not set policy. They report and make recommendations to the Board of  Directors for board approval. 

Section 2. The voting members of the Board of Directors serve as the Executive Committee.  The Executive  Committee may meet  in  closed  session  to  discuss  personnel  issues and 

other issues of a sensitive nature; they may invite additional members to provide input  during the executive session as deemed necessary by the President. 

ARTICLE VIII: EXECUTION OF 

INSTRUMENTS 

Section 1. No indebtedness or obligation shall be incurred by BSC except in such a manner  and by such officers and persons authorized by action of the Board of Directors. 

Section 2. The President and Treasurer of BSC shall have the authority to execute any  instrument on behalf of BSC only when authorized by the Board of Directors. Whenever  necessary for the conduct of any phase of business in BSC the Board of Directors may by  resolution authorize the president to execute any document on behalf of BSC. 

ARTICLE IX: FISCAL AFFAIRS 

Section 1. The fiscal year for BSC shall begin on the 1st day of April and end on the 31st day  of March of each year. 

Section 2. An independent auditor shall audit the treasurers’ books annually and report the  audit to the Board of Directors. 

ARTICLE X: CORPORATE SEAL 

The seal of BSC shall consist of a circle, and scribed about the inner edge with the words  “Brookings Swim Club, Inc.” and words “Corporate Seal” in the center of such inscription. 

ARTICLE XI: AMENDMENTS 

Section 1. These articles of incorporation and bylaws may be amended, or repealed upon the  affirmative vote of 2/3 majority of the voting members present if they were given at least  seven 

(7) days prior written notice of the proposed changes. The vote may be held at any regular or  special meeting of the membership called for that purpose. If prior notice is not given, it  will take a majority of the entire membership to amend any bylaw. Proposed amendments  to the bylaws must receive the affirmative vote of 2/3 of the voting members of the Board  of Directors prior to being brought before the membership for a vote. 

ARTICLE XII: ORDER OF BUSINESS 

Section 1. Roberts Rules of Order shall govern the order of business at all meetings of BSC  unless otherwise provided in these by‐laws. 

ARTICLE XIII: ETHICS POLICY/CONFLICTS OF 

INTEREST 

Section 1. To enable BSC to conduct its business effectively, and to foster confidence in the  integrity of the officers and board of directors, the highest standards of ethics must be  maintained. 

Section 2. No officer or board member shall render services to represent, or undertake to  act for any outside concerns doing business with BSC whether compensation is received or  not received. Any exceptions to this provision require a majority vote of the Board of  Directors, excluding the interested director, after the board has determined that such  services do not conflict with the interests of BSC. 

Section 3. No board member or member of BSC, shall solicit or accept, or permit their spouse   or other family member to accept any personal financial benefit from capital improvement  work to BSC. Excluding BSC employees, family members are not permitted to receive        compensation from BSC for services rendered without approval from the board through a  majority vote of the Board of Directors, excluding the interested director. Compensation  paid  to family members, if any, will be established and approved by the Board of Directors,  excluding the interested director. 

ARTICLE XIV: Termination and Dissolution 

BSC may be terminated and dissolved upon the affirmative vote of at least two‐thirds (2/3)  of all members entitled to vote. In the event of such termination and dissolution, the  Board of Directors shall, after paying or making provision for the payment of all liabilities  of BSC, make a determination for the further disposition of any remaining assets or net  worth of the Club. 

CERTIFICATE 

The foregoing by‐laws of the BROOKINGS SWIM CLUB, INC. were adopted at a special  meeting of the members and incorporators held at Brookings, South Dakota, this 12th day  of November, 1973, and amended May 12, 1976; March 12, 1981; March 16, 1995; March  13, 2008; August 31, 2011; May 3, 2015; April 5, 2019; March 5, 2020..