FTE Talousohje 2020.docx
Updated automatically every 5 minutes

1.1.2020

TALOUSOHJE 2020

Tähän ohjeeseen on koottu kaikki tarpeellinen tieto mitä tulet vuoden 2020 aikana tarvitsemaan.  

Ohjetta päivitetään tarvittaessa tai muutosten jälkeen.

Ohjeen mukaan toimittuna seuran taloushallinto on hyvin hoidettu ja väärinymmärryksiltä vältytään.

 Lue tarkasti ohje läpi!

Yleisesti taloudesta ja vastuista

Yhdistyksen syyskokouksessa päätettävät talousasiat

Kevätkokouksessa päätettävät asiat

Hallituksen talouteen liittyvät tehtävät

1. Vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä
2. Vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvion laadinnasta
3. Vastaa talousarvion seurannasta
4. Vastaa toimintakertomuksen laadinnasta sekä käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen
5. Vastaa yhdistyksen taloudenhoitoon liittyvien ohjesääntöjen valmistelusta.
6. Päättää tilien käyttöoikeuksista

Taloudenhoitajan tehtävät

Seuralla on käytössä yksi pankkitili jonka kautta kaikki maksuliikenne hoidetaan.

Toimintaohjeet valmentajille ja seuratoimijoille

Urheilijoiden kausimaksut ja jäsenmaksut:

Kaikki jäsen- ja harjoitusmaksu laskut lähetetään suoraan harrastajille/vanhemmille MyClubin kautta.

Kausimaksut lähetetään tammi-helmikuussa ja elo-syyskuussa. Mikäli joukkueella on harjoituksia kesä-heinäkuussa lähetetään urheilijoille toukokuun aikana näistä erillinen kesätreenimaksu. Huolehdithan siis ajoissa jo tietoon ketä ei mahdollisesti osallistu kesäharjoitteluun.

Jokainen urheilija tulee olla viety MyClubiin ja heidän tulee täyttää vaaditut tiedot järjestelmään.

Muistuta MyClubin käytöstä heti kauden alussa.

Alkeisjoukkueissa aloittavat tulee lisätä suoraan MyClubiin, ilmoita heti jos lisäät urheilijoita kesken kauden tai jos urheilija ei jatkakaan joukkueessa!

Mikäli MyClubiin ei ole täytetty tietoja tai otettu muuten käyttöön, menettää urheilija paikan joukkueessa!

HUOM! Edustusjoukkueissa sitoutuminen tapahtuu kauden alussa, koko vuodeksi!

VARUSTEET

Vuoden 2020 alusta alkaen joukkueet tilaavat ensisijaisesti seuravarusteita,  joukkueen T-paita voidaan tilata erikseen mikäli tähän on varattu joukkueen budjettiin varaus.

T-paidassa tulee olla sama painatus käytössä useampia vuosia joten suunnittelethan paidan sen mukaisesti.

Mikäli käytät samaa paitaa mitä viime vuonna, paidan tilaavat vain ne jotka haluavat sen tilata, emme velvoita kaikkia tilaamaan joka vuosi uutta paitaa jos heillä on ennestään sama paita.

Varusteet tilataan keskitetysti seuratyöntekijän kautta.

Joukkueen halutessa tilata varusteita, ilmoita seuratyöntekijälle, mitä haluatte tilata, kokojakauma sekä tiedot varusteiden tilaamiseen.

Viestistä tulee löytyä seuraavat tiedot:

  1. mikä joukkue tilaa
  2. mikä varuste tilataan
  3. toive mistä tilataan (HUOM! Vain T-paidat)
  4. kuinka monta kappaletta ja kokojakauma
  5. Laskutettavien henkilöiden nimet
  6. painatus

Kun tilaukselle on saatu hyväksyntä, seuratyöntekijä lähettää Katjalle katja.rosenqvist@funkyteam.fi , tiedot millä summalla on odotettavissa seuralle lasku ja summat mitä laskutetaan henkilöittäin.

Mitään varusteita EI antaa eteenpäin ennen kuin ne  laskutettu urheilijoilta ja maksettu seuralle!

Joukkueen T-paidassa tulee AINA olla seuran logo tai muuten selvästi nähtävissä seuran nimi!

Kisamatkat:

Kisamatkat laskutetaan keskitetysti seuran toimesta ilmoita kaikki lisäkulut kisan osalta (esim musiikin hinta tulee lisätä laskulle) Katjalle, jotta nämä tulee varmasti laskutettua.

SEURATYÖNTEKIJÄ  hoitaa kaikki joukkueiden majoitus- sekä bussivaraukset.

Pyydäthän ajoissa tiedot jos joku EI ole lähdössä kisamatkalle, jotta tästä ei tule ylimääräisiä kuluja.

Leirit:

Joukkueen leirit tulee laittaa myös huomattavasti ennen leiriä laskutukseen,

Tarkistathan oman joukkueesi budjetista miten voit leirejä pitää. Mieti aina ennen leirin järjestämistä miksi haluat pitää leiripäivän, leirejä ei voi pitää kuitenkaan joukkueella  joka kuukausi.

Leirit varataan valmennusvastaavan  kautta. Ilmoita valmennusvastaavallesi heti kauden alussa  koska haluatte pitää leirin, sekä mahdolliset myös ruokailut, jos niitä suunnittelette. Toimita  Katjalle tiedot laskutusta varten.

HUOM! Leirit joista leirikeskukset tai urheiluopistot maksavat palkan, ei seura maksa erikseen palkkiota tämän päälle!

Kun  ilmoitat tiedot laskutukseen toimi alla olevan ohjeen mukaan.

Laskutukseen tulevissa tiedoissa tulee selvitä seuraavat asiat

Kisa- ja  muihin kuin hallileirien leirimaksuihin tulee 5-10e lisäys. Tällä katamme toistuvia hyvityksiä leirien maksuissa joiden johdosta joukkueiden leirit jäävät tappiolle.

Valmentajien ja toimihenkilöiden jäsenmaksut:

Jokaisen valmentajan ja toimihenkilön tulee maksaa jäsenmaksu.

Vastuuvalmentajilta voidaan ottaa  ensimmäisen palkanmaksun yhteydessä jäsenmaksu palkasta. Mikäli haluat toimia näin ilmoitathan siitä ensitilassa Katjalle.

Lajiliittomme Suomen Cheerleadingliitto kerää jäsenmaksun kaikilta seuroilta perustuen seuran jäsenmäärään. Seuran jäsenille (myös valkut) tulee tästä kustannusta 6 euroa/jäsen ja se laskutetaan yhdessä vuoden alussa maksettavan seuran jäsenmaksun (30e) kanssa.

Lisenssit valmentajat ja jojot:

Liiton jäsenmaksusta huolimatta, lisenssi tulee olla jokaisella kilpailuihin osallistuvalla, myös valmentajilla ja huoltajilla.

Seura maksaa valmentajalisenssit kaikille valmentajille.

Lisenssit hankitaan suoraan seuran kautta keskitetysti.

Mikäli urheilet joukkueessa itse, haet kulukorvauslomakkeella valmentajalisenssin osuuden takaisin.

Seura ei maksa  jojojen lisenssiä, vaan se jyvitetään urheilijoille.

HUOM! Vuonna 2020 on kaksi lisenssikautta, seura hankkii lisenssit automaattisesti lisenssikausien alkaessa!

Keikat ja muut varainkeruut:

Varainkeruusta on kirjattu tarkemmin varainkeruuohjeeseen!

Laskujen kirjoittamisen keikoista hoitaa Katja. Lähettäkää laskutettavat tiedot sähköpostilla.

Nämä tiedot tulee löytyä, kun keikka ilmoitetaan laskutukseen:

Muut varainkeruut (esim karkkimyynnit, leirit, tukipaidat jne) tulee AINA ilmoittaa hallitukselle etukäteen!

Ilmoituksessa tulee selvitä seuraavat asiat:

KAIKKI VARAINKERUUT KOHDISTETAAN AINA KOKO JOUKKUEELLE!!

”KORVAMERKIKSETMINEN” ON EHDOTTOMASTI KIELLETTY!

MUUT TÄRKEÄT ASIAT:

Talousasiat hoitaa Katja Rosenqvist.

Laskutukseen ilmoitettavat tiedot AINA sähköpostilla

Laskutusosoitteet seuralle löydät tämän ohjeen lopusta!

HUOM!!!! Mitään laskuja ei makseta, jos niitä ei ole etukäteen hyväksytetty hallituksella.

Palkat:

Palkanmaksun perusteena toimii MyClubin läsnäoloseuranta.

Muista tarkistaa että kaikki kirjaukset ja poissaolot löytyvät MyClubista joka kk. viimeinen päivä mennessä.

Läsnäolot tulee olla merkittynä joka kk 5. päivään mennessä.

Palkat ovat maksussa joka  kk 15 päivään mennessä.

Verokortti on toimitettava sen kuun, josta palkka nostetaan, 1. päivään mennessä, jotta palkat ehtivät varmasti kaikille maksuun samaan aikaan.

Palkat tarkistaa valmennusvastaavat ja puheenjohtaja. Jokaisen valmentajan osalta valmennusvastaava tarkistaa läsnäolojen paikkansa pitävyydet, tuuraukset jne, ilmoitahan siis sairauspoissaolot ja muut palkanmaksun kannalta olennaiset tiedot sekä Katjalle että valmennusvastaavalle.

Kuitit ja kulukorvaukset:

Kaikista kuluista tulee ilmoittaa etukäteen hallitukselle.

Kun valmentajilla tai jojoilla  on seuran korvattavia kuluja, esim. rekvisiitasta tai koulutusmatkoista, kuitit tulee toimittaa Katjalle.

Kuittien mukana toimitetaan kulukorvauslomake, johon täytetään omat tiedot.

Muista aina tarkastaa, että lomakkeeseen on täytetty tilinumero, jolle kulukorvaus maksetaan.

Koulutusmatkoista on säilytettävä kuitti ja mahdollinen matkalippu. Jos käytät junassa mobiililippua, lippua ei tarvitse erikseen tulostaa, vaan kuitti lipun ostosta riittää.

Kulukorvauslomakkeet allekirjoitettuna (myös sähköinen allekirjoitus käy), kuitteineen toimitetaan sähköpostilla Katjalle ja korvaukset maksetaan laskujen maksun yhteydessä saapumisjärjestyksessä.

Skannatut liitteet (kuitit ja laskut) riittää tositteeksi.

Ilman maksukuitteja ja tilausta/laskua toimitettuja kulukorvauksia ei makseta, eikä käsitellä, ennen liitteiden toimittamista! Liitteistä tulee selvitä mitä ostettu, milloin ja mihin hintaan sekä selvitys maksusta!

HUOM!!! Kaikkien bonus ja etukorttien käyttö on ehdottomasti kielletty seuran hankinnoissa!

Laskut

Kaikki laskutus tapahtuu MyClubin kautta.

Joukkueen laskutuksen tilannetta varusteiden, kisamaksujen, jne “ylimääräisten” kulujen osalta voit seurata Drivessä olevasta taulukosta. Huolehdithan myös itse ettei joukkueella ole laskuttamatta isoja summia.

Mikäli urheilijalla on laskuja avoinna, voidaan hänet asettaa urheilukieltoon kunnes avoimet maksut on maksettu!

Kielloista ilmoittaa aina Katja tai seuratyöntekijä  ja he myös ilmoittavat kun kielto voidaan purkaa!

Tilavuokrat:

Seuran budjettiin on laskettu ainoastaan joukkueelle ilmoitetut vakiovuorot.

Lisäharjoittelu vuorot tulee laskuttaa urheilijoilta

Valmentajien ja jojojen varusteet:

Valmentajien ja huoltajien varusteista jaetaan joukkueen maksettavaksi maksimissaan 5e/urheilija/kausi  jyvitys koskee T-paitaa, muut varusteet maksetaan itse. Seura on antanut kaikille valmentajille omat varusteet joita käytetään aina seuraa edustaessa.

Urheilijoille jyvitettävät muut maksut

kilpailu- leiri jne maksuissa hyväksytään urheilijoille jyvitettäväksi

Kannatusjoukot ja muut vanhemmat:

Muut valmentajien ja huoltajien maksut tulee maksaa itse.

Valmentaja joka osallistuu itse kilpailuihin maksaa itse omat osallistumismaksunsa.

Muuta tärkeää tietoa:

Toimistomaksu  on 2€/lasku, tällä maksulla katetaan hallinnon kuluja mm. Taloushallinnon palkkakulut, pankin maksut jne

Toimistomaksu tulee kaikkiin muihin laskuihin paitsi kausimaksuihin!

KAIKKI seuran raha-asiat hoidetaan seuran tilin kautta.

Mitään maksuja ei kerätä omille tileille, eikä joukkueelle voi perustaa tiliä esim jojon nimissä!

Valmentajat eivät kerää käteisenä keneltäkään maksuja (esim. lettinauhamaksut)!

Jos talouteen liittyvissä asioissa tulee kysyttävää tai epäselvää, ota reilusti yhteyttä!

YHTEYSTIETOJA:

Hallitus

hallitus.fte@funkyteam.fi 

Valmennusvastaavat:

Mikrot: Satu Lindholm

Minit: Saaga Lauhia ja Elli Valtanen

Juniorit: Anita Patanen

Cheertanssi: Venla Pentikäinen

Valmentajien esimiehenä toimii seuran puheenjohtaja. Lähiesimiehenä toimii oman ikätason valmennusvastaavat.

Laskutukseen, laskujen maksuun, palkkoihin ym. talouteen liittyvät asiat:

katja.rosenqvist@funkyteam.fi 

Varusteet: SEURATYÖNTEKIJÄ

Leirit ja lisävuorot (cheer): Anita Patanen

Leirit ja lisävuorot (tanssi): Venla Pentikäinen

Laskutusosoitteet:

Funky Cheer Team  Espoo ry

c/o Katja Rosenqvist

Taavinsuo 11 N 25

02180 Espoo

sähköpostilla: hallitus.fte@funkyteam.fi

LASKUUN AINA VIITTEEKSI: tilaaja ja joukkue jota lasku koskee!

        FUNKY TEAM        www.funkyteam.fi          info@funkyteam.fi

        Helsinki – Espoo - Vantaa