O sistema Plataforma de Eventos Institucionais e Acadêmicos- Platéia existe para atender as demandas de criação e gerenciamento de eventos, inscrições, submissão de trabalhos e emissão de certificados provenientes das ações de extensão no âmbito da Universidade.

Portal UFG

Acesse o Portal UFGNet (https://ufgnet.ufg.br) e forneça suas credenciais de acesso.

Caso tenha mais de um vínculo com a Instituição, clique no seu nome de login.

Selecione o perfil que deseja e em seguida clique em salvar. Quando salvar o sistema já realizará a alteração para o perfil selecionado. Obs: a opção de seleção de vínculo irá aparecer somente se você possuir mais que um vínculo ativo com a UFG. No exemplo abaixo foi utilizado o perfil Docente.

Ações de extensão

Para solicitar a criação de um evento é necessário ser o coordenador de uma ação de extensão registrada no sistema de gerenciamento de ações de extensão e com situação igual a em andamento.

Acesso ao sistema Platéia

Acesse o ícone do sistema Plateia  disponibilizado no Portal UFGNet para iniciar o processo de criação dos site:

Na lista de ações de extensão apresentada selecione as opções disponíveis para a ação de extensão desejada.

Cadastrar Nova Edição

Clique em “+Nova Edição” para acessar o formulário, e preencha os campos solicitados para iniciar o processo de cadastro do site. Também é possível editar uma edição já cadastrada ou excluir;

Preencha os campos apresentados no formulário de acordo com as necessidades do evento. Para habilitar os campos sem destaque é necessário habilitar os campos marcado a opção “SIM” de acordo com as informações.

Habilitar inscrições no site
Marque a opção SIM para o campo Habilitar inscrições pelo site e em seguida preencha as informações de datas e horários do período de inscrição.

Habilitar envio de trabalhos

Marque a opção SIM para o campo Habilitar envio de trabalho pelo site e em seguida preencha as informações de datas e horários do período de submissão dos trabalhos pelo site.

Habilitar certificados

Marque a opção SIM para o campo Habilitar certificado para que seja permitido realizar posteriormente as configurações e o envio do certificado pelo site pelo site.

Ao concluir o preenchimento clique em Salvar para gravar as informações;

Cadastrar Modalidades de Inscrição

No menu lateral, clique em “Gerenciar Modalidades de Inscrição”, nessa opção será possível pesquisar as modalidades cadastradas por meio de filtros ou adicionar novas modalidades, clicando em “Adicionar Modalidade”

 Preencha os campos destacados no formulário e defina para cada modalidade registrada se ela será a modalidade principal, a habilitação das inscrições, forma de confirmação (Manual ou automática), taxa de inscrição, limite de vagas, recebimento de trabalhos, período de inscrição e anexar o arquivo das normas;

Cadastrar perguntas e respostas

Clique em adicionar perguntas e informe a pergunta que deverá ser apresentada no formulário de inscrição. As respostas são predefinidas como SIM ou NÃO.

Cadastrar áreas

Clique em adicionar área para incluir uma nova área a ser apresentada no formulário de inscrições; Após o cadastro será possível editar ou excluir a área selecionada.

Preencha os dados da modalidade no formulário e clique em Salvar para gravar as informações. Este procedimento deverá ser repetido para cada modalidade cadastrada.

Gerenciar Atividades do evento

Clique no menu lateral “Gerenciar Atividades” para acessar o formulário, preencha as informações de acordo com os tipos de atividades registradas no sistema.

Clique em adicionar atividade para incluir uma nova atividade para ser apresentada no formulário de inscrições; Após o cadastro será possível editar ou excluir a área selecionada.

O sistema apresenta diversos tipos de atividades já cadastrados, caso não tenha o tipo desejado, basta cadastrar o novo tipo de atividade ao clicar em Gerenciar tipos de atividades cadastradas.

Informe o tipo de atividade desejado e em seguida clique em Adicionar.

Gerenciar convidados

Nesse formulário será possível incluir os convidados que estarão vinculados às atividades durante o processo de cadastro. Clique em Gerenciar convidados cadastrados para visualizar os convidados registrados ou inserir novos.

Após o cadastro será possível excluir o convidado selecionado..

Comissão Organizadora

Permite o cadastro de integrantes da comissão organizadora do evento. Clique em Adicionar pessoal para iniciar o cadastro dos integrantes.

Após o cadastro será possível editar ou excluir os membros da comissão selecionado.

Preencha os dados dos membros da comissão no formulário e clique em Cadastrar para gravar as informações. Este procedimento deverá ser repetido para cada integrante que será cadastrado.

Fale Conosco

Permite o cadastro dos responsáveis pelo recebimento dos e-mails de inscritos que acessem o menu Fale Conosco do site do evento.
É possível cadastrar responsáveis por modalidade e informar os e-mails e informações de horários para contato.

Clique em Adicionar contato  para acessar o formulário e incluir os responsáveis.

Preencha as informações apresentadas no formulário e clique em cadastrar.

Gerenciar Permissões

Permite gerenciar as permissões dos membros da equipe executora da ação de extensão e conceder as permissões para cada membro e os menus do sistema. Selecione os membros e arraste para a coluna de nomes selecionados.

Clique em Ver permissões por usuário para visualizar as permissões dos membros

Gerenciar Site

Na lista de itens apresentados no formulário para a página Inicial, selecione o item que deseja ser apresentados no site:

Após o selecionar o item será possível editar ou excluir as informações registradas na opção selecionada.

Tamanhos e dimensões do banner para o site: 1440X550

Tamanho padrão para as imagens dos Cards e Box de notícias: 300X180

Site no Weby

Após a configuração das etapas de Dados do evento e Gerenciar site, acesse o endereço definido para o site por meio do sistema Weby. Ao acessar  o endereço, realize o processo de configuração dos menus e informações adicionais no site do Weby.

Gerenciar Inscrições

Permite gerenciar as inscrições registradas no site e realizar a confirmação das inscrições e registradas no evento, modalidades, atividades e solicitações de cancelamento.

Este procedimento deverá ser repetido para cada inscrito registrado.

Gerenciar Monitores

Permite a liberação do cadastro para os monitores, períodos de inscrições, gerenciamento de inscrições recebidas no site do evento.

Apresenta a lista de monitores inscritos e o gerenciamento das inscrições;

Gerenciar Avaliadores

Gerenciar as seleções de avaliadores incluir os membros das modalidades e realizar as distribuições dos trabalhos.

Processo de distribuição dos trabalhos

Avaliar Trabalhos

O avaliador selecionado acessa o menu Avaliar trabalhos em sua área de login, o sistema apresenta lista de trabalhos disponíveis para avaliação,e o avaliador poderá realizar a busca dos trabalhos por nome do inscrito, nome da modalidade ou situação do trabalho.

Para cada trabalho o avaliador poderá visualizar o trabalho na íntegra ou acessar o formulário para realizar a aprovação.

Ao clicar na opção “Ver trabalho” o sistema apresenta o formulário com a informação registrada no sistema.

Avaliando o trabalho

Após a visualização do trabalho, o avaliador seleciona a opção “avaliar trabalho” o sistema apresentará o formulário para indicar o parecer da avaliação. Ao realizar o preenchimento das informações, deverá clicar em “Avaliar". O sistema irá validar as informações e salvar o parecer e enviar a notificação ao inscrito contendo o resultado da avaliação.

Este procedimento poderá ser realizado somente uma única vez.

Este procedimento deverá ser repetido para cada modalidade atribuída ao avaliador.

Gerenciar Apresentações

Permite ao coordenador configurar as apresentações de trabalhos definindo as datas e horários das apresentações dos trabalhos aprovados e publicar no site do evento. O coordenador define o grupo que deseja configurar, o horário e duração das apresentações e quantidade de apresentações que serão realizadas.

O sistema apresenta a lista de modalidade de inscrição e os trabalhos aprovados, permitindo ao coordenador realizar a busca por modalidade e data de apresentação. O coordenador seleciona a modalidade, a data da apresentação e inicia o processo de escolha dos trabalhos, duração e informações adicionais, como por exemplo o local da apresentação.

Ao finalizar a seleção dos trabalhos para a apresentação, o coordenador clica em adicionar trabalho e realiza o procedimento para os demais trabalhos aprovados.

Confirmar Presenças

Permite ao coordenador marcar a presença dos inscritos para cada tipo de inscrição recebida. Poderá realizar a busca por nome ou situação da inscrição. O sistema irá listar os inscritos e para cada um, o coordenador irá marcar a presença nas etapas do evento.

Será permitida a confirmação da inscrição por meio da seleção de todos os inscritos ou somente dos inscritos selecionados.

Gerenciar Certificados

Permite gerenciar cadastrar e gerenciar os certificados emitidos para os inscritos do evento.

Meus Certificados

Permite visualizar os certificados emitidos nos eventos gerenciados pelo sistema Platéia.

Relatório para os anais

Possibilita a geração de relatórios dos trabalhos aprovados no evento para a confecção dos anais do evento. O coordenador deverá marcar as opções desejadas que serão apresentadas no relatório emitido pelo sistema.

O sistema irá disponibilizar nessa etapa o formulário no formato CSV;