Lesní klub DÚLEK
Husova 29, 250 82 Úvaly, IČ 041 904 41
Směrnice pro nakládání s osobními údaji v LK DÚLEK
Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je potřebujeme, a to v rozsahu, který je nezbytný pro námi stanovené účely, tj. řádné poskytování služeb péče o dítě. Zároveň dbáme na to, aby údaje, které máme k dispozici, byly přesné, byly vhodně chráněny a nebyly používány za jiným účelem. Zpracování provádíme pouze po potřebnou dobu. Tento dokument slouží zejména k tomu, abychom Vás informovali o detailech námi prováděného zpracování a o Vašich právech.
Při nakládání s osobními údaji se řídíme nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č.2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecně nařízení o ochraně osobních údajů, GDPR) a dále zákonem č. 101/ 2000 Sb. o ochraně o osobních údajů.
Důsledně dbáme na to, aby osobní údaje dětí, zákonných zástupců a zaměstnanců nebyly předávány třetím osobám bez zákonného opodstatnění.
I. Správce osobních údajů
Lesní klub DÚLEK je provozován spolkem DÚLEK, z.s., se sídlem Husova 29, Úvaly, IČO: 041 904 41, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou L 62984.
Kontaktní osobou je Klára Tománková, statutární zástupkyně, email tomankova.klara@seznam.cz. LK DÚLEK nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, vše ale můžete řešit s Klárou, která se za Vaše data cítí zodpovědná.
II. Shromažďování osobních údajů
Správce osobních údajů shromažďuje osobní údaje klientů a zaměstnanců za účelem řádného poskytování služeb péče o dítě v lesním klubu. Shromažďována jsou data o 3 skupinách osob.
A) Klient-dítě
- Jméno a příjmení
- Datum a místo narození
- Rodné číslo
- Státní občanství
- Adresa trvalého pobytu
- Kontaktní údaje /telefon zákonného zástupce dítěte a jeho mailová adresa/
- Příslušnost ke zdravotní pojišťovně
- Informace o zdravotním stavu dítěte či jeho specifikách, které by mohly mít vliv na poskytování služeb péče o dítě
- Informace o případných diagnózách dětí se speciálními vzdělávacími potřebami /zprávy z odborných vyšetření, zprávy z pedagogické diagnostiky/
- Pozorovací formuláře, které průvodci vyplňují o dětech v rámci sledování jejich vývoje
- Informace o docházce dítěte do LK
- Omluvy v rámci nepřítomnosti dítěte
- Výstupy ze vzdělávací činnosti /portfolio, pracovní listy/
- Výstupy z tvorby dětí /obrázky, předměty/
- Fotografie z činnosti LK DÚLEK /web, fcb, výroční zprávy, místní tisk-vždy bez uvedení jmen a příjmení aktérů, s uvedením jména a příjmení autora fotografie/
B) Klient-zákonný zástupce dítěte
- Jméno a příjmení
- Datum narození
- Adresa trvalého bydliště, případně přechodného bydliště
- Kontaktní údaje / telefonní číslo, mailová adrese/
- V případě žádosti ze strany zákonného zástupce informace o právní subjektivitě fyzické nebo právnické osoby, účelu podnikání /darovací smlouvy/
- Číslo účtu /platba školného, stravného, vratky stravného, darovací smlouvy, smlouvy o půjčce/
- Smlouva o péči o dítě na daný školní rok
- Souhlas se zpracováním osobních údajů
- Závazná přihláška do LK
- Fotografie z činnosti LK DÚLEK/ web, fcb, výroční zprávy, místní tisk-vždy bez uvedení jmen a příjmení aktérů, s uvedením jména a příjmení autora fotografie/
C) Zaměstnanec
- Jméno a příjmení
- Rodné jméno
- Rodné číslo
- Datum narození
- Číslo občanského průkazu
- Číslo účtu
- Rodinný stav
- Výpis z rejstříku trestů
- Diplom, vysvědčení, certifikáty /kopie/
- Zaměstnanecké smlouvy
- Náplně práce
- Pověření
- Jmenování
- Protokoly o školení
- Evaluační zprávy
- Sebevzdělávací plány
- Mzdové listy
- Výplatní pásky
- Roční zúčtování daně
- Přihlašovací a odhlašovací lístky na PSSZ a ZP
- Fotografie z činnosti LK DÚLEK / web, fcb, výroční zprávy, místní tisk-vždy bez uvedení jmen a příjmení aktérů, případně s jejich souhlasem ke zveřejnění jména a příjmení, s uvedením jména příjmení autora fotografie/
- Fotografie s uvedením jména a příjmení, pozice v organizaci a s kontaktem na webu LK DÚLEK.
Zákonní zástupci dítěte i zaměstnanci podepisují souhlas se zpracováním osobních údajů, který je přílohou této směrnice.
III. Předání osobních údajů
V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“).
Může dojít k předání osobních údajů těmto příjemcům:
- zpracovatelé, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje dle našich pokynů a vztahy s nimi jsou ošetřeny prostřednictvím zpracovatelských smluv (např. účetním, právníkům, IT specialistům, dotačním poradcům či poskytovatelům externích školení)
- orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis, zejména:
- Krajská hygienická stanice a další orgány státní správy,
- Inspektorát bezpečnosti práce,
- zdravotnická zařízení,
- Policie ČR a další orgány činné v trestním řízení,
- zřizovatel,
- jiné subjekty v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.
Vaše osobní údaje ani osobní údaje Vašich dětí nepředáváme do třetích zemí, tedy mimo prostor působnosti GDPR.
IV. Organizační pravidla nakládání s osobními údaji
Nakládat s osobními údaji může v rámci organizace:
- Koordinátor LK DÚLEK /všechna výše uvedená data o klientech a zaměstnancích/
- Předseda spolku LK DÚLEK /všechna výše uvedená data o klientech a zaměstnancích/
- Průvodci / všechny osobní údaje o dětech, kontakty na zákonné zástupce/
- Účetní organizace / výše uvedená osobní data zaměstnanců, jména a příjmení dětí a jejich zákonných zástupců, jejich data narození, kontaktní údaje, čísla účtů zákonných zástupců/
V. Zpracovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány:
- strojově(automatizovaně) prostřednictvím počítačů a počítačových programů (osobní i pracovní počítače, na kterých probíhá zpracovávání osobních dat klientů a zaměstnanců jsou zabezpečeny bezpečnostním heslem, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.)
- v písemné podobě
VI. Ochrana osobních údajů
- Seznamy dětí s datem narození, kontaktem na zákonného zástupce, adresou, třídní knihy, docházka dětí, testy školní zralosti, pozorovací formuláře a výstupy z individuálních schůzek s rodiči, karty a smlouvy se zaměstnanci a smlouvy s třetími stranami v papírové podobě jsou uchovávány v zabezpečených zamykatelných prostorách.
- Seznamy dětí s osobními daty jejich i zákonných zástupců, vzdělávací plány, zápisy ze schůzek rodičů jsou v elektronické podobě uchovávány na on-line úložišti (Google).
- Fotografie z činnosti LK DÚLEK bez uvedení jména a příjmení aktérů / pokud k tomu nedají doložitelný souhlas/ na Fcb, webu organizace a on-line zabezpečeném úložisti (Google)
- Veškerá zákonem stanovená dokumentace (mzdová, spisová, určená pro kontrolu FÚ, ZP, PSSZ, Živnostenského odboru, Hygieny,aj.) je uchovávána a archivována v sídle zřizovatele.
VII. Vaše práva jako subjektu údajů
- Právo na přístup k osobním údajům Samozřejmě máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů nebo umožníme náhled do uložených dokumentů. Máte také právo na potvrzení o uchovávaných údajích.
- Právo na opravu osobních údajů Máte právo na opravu změněných či chybně zavedených osobních údajů. Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit, např. z nové občanky.
- Právo na výmaz osobních údajů Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
- Právo na přenositelnost osobních údajů Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje v běžných formátech jako .xls, .pdf, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci.
- Právo na odvolání uděleného souhlasu Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro specifické účely (třeba plavání, focení), máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.
- Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. LK DÚLEK žádné automatizované rozhodování ani profilování neprovádí.
- Právo na námitku Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).
- Právo na podání stížnosti Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na LK DÚLEK, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
- Způsob uplatnění práv Pro uplatnění těchto práv kontaktujte Kláru Tománkovou. Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu. V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti vaší žádosti vyhovět. To třeba v případech, bude-li žádost zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená a opakující se.
V Úvalech dne 1.9.2020
Zpracovala: Ing. Klára Tománková
Předseda správní rady spolku DÚLEK, z.s.
Přílohy:
• Souhlas se zpracováním osobních údajů-klient
• Souhlas se zpracováním osobních údajů-zaměstnanec
Souhlas se zpracováním osobních údajů - zaměstnanec
Já, ……………………………………………………………………………………… (jméno a příjmení)
Zaměstnanec LK DÚLEK, Husova 29, Úvaly tímto ve smyslu evropského Nařízení o ochraně osobních údajů a zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále též jako „zákon“), souhlasím se shromažďováním, uchováním a zpracováním osobních údajů mnou poskytnutých správci osobních údajů, kterým je DÚLEK, z.s. se sídlem Hsova 29, 250 82 Úvaly, IČO: 041 904 41 (dále též jako „správce“) a souhlasím s tím, aby níže uvedené osobní údaje byly zpracovány a použity:
• správcem
• zaměstnancem či smluvním partnerem správce (Koordinátorem, účetním)
• zřizovatelem správce
Tento souhlas je udělen na dobu trvání pracovního poměru a dále po dobu archivace
Správcem stanovený účel zpracování osobních údajů, pro který tento souhlas poskytuji, je použití osobních údajů pro tyto zaškrtnuté účely:
- Vystavení pracovní smlouvy
- Vystavení karty zaměstnance
- Vystavení potvrzení pro účely daňového přiznání
- informování o činnostech LK na sociální síti Facebook a na webu správce (zveřejnění pouze křestního jména)
- Komunikace se zákonnými zástupci dětí svěřených do péče v rámci pracovního výkonu (poskytnutí telefonního čísla)
- Komunikace s veřejností (poskytnutí telefonního čísla, emailu)
- Komunikace v týmu LK DÚLEK (poskytnutí telefonního čísla a mailové adresy)
- Pořízení fotografií a videonahrávek– vzdělávacích aktivit a použití těchto fotografií, videonahrávek (bez uvedení jména), k propagačním účelům LK DÚLEK a případných grantových projektů, do kterých je LMŠ zapojena a u kterých je nutno zajistit publicitu.
- Zveřejnění fotografie (portrét), jména a příjmení a medailonku v rámci prezentace zaměstnanců organizace na webu www.skolka-dulek.cz
- Absolvování povinných školení
Jsem si vědom/a, že osobní údaje mnou poskytnuté budou na základě zákonné povinnosti používány pro komunikaci s kontrolními a správními orgány / FÚ, ZP, PSSZ, aj./.
Prohlašuji, že jsem si vědom(a) svých práv tento souhlas kdykoliv změnit či zrušit a kdykoliv si od správce vyžádat shromážděné osobní údaje. Zároveň prohlašuji, že všechny údaje jsou přesné a pravdivé a jsou poskytovány dobrovolně.
Správce prohlašuje, že bude shromažďovat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše stanoveného účelu a zpracovávat je pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny.
Správce prohlašuje, že bude osobní údaje zpracovávat následujícím způsobem:
- strojově(automatizovaně) prostřednictvím počítačů a počítačových programů;
- v písemné podobě a uchovávat je v souladu s výše uvedeným nařízením EU i zákonem č. 101/ 2000 Sb.
Tento souhlas je svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů, jehož obsahem je svolení subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.
V Úvalech dne…………………….
………………………………………………………………
podpis
Souhlas se zpracováním osobních údajů - klient
Já, ……………………………………………………………………………………… (jméno a příjmení)
jakožto zákonný zástupce ……………………………………………………………………(jméno a příjmení dítěte, které navštěvuje LK DÚLEK), tímto ve smyslu evropského Nařízení o ochraně osobních údajů a zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále též jako „zákon“), souhlasím se shromažďováním, uchováním a zpracováním osobních údajů mnou poskytnutých správci osobních údajů, kterým je DÚLEK,z.s. se sídlem Husova 29, 250 82 Úvaly, IČO: 041 904 41 (dále též jako „správce“) a souhlasím s tím, aby níže uvedené osobní údaje byly zpracovány a použity:
- správcem
- jakýmkoliv zaměstnancem správce
- zřizovatelem správce
Tento souhlas je udělen na celou dobu docházky dítě do LK DÚLEK.
Správcem stanovený účel zpracování osobních údajů, pro který tento souhlas poskytuji, je použití osobních údajů pro tyto zaškrtnuté účely:
- vystavení smlouvy o péči o dítě uzavřené mezi správcem a zákonným zástupcem dítěte
- vedení dokumentace pro zajištění předškolní péče a vzdělávání dítěte
- vedení nezbytné zdravotní dokumentace
- vystavování případných darovacích smluv
- informování o činnostech LMŠ na sociální síti Facebook a na webu správce (zveřejnění pouze křestního jména)
- poskytování seznamů (jméno a příjmení dítěte, datum narození, bydliště) třetím stranám v rámci pobytových akcí (seznam účastníků pobytové akce pro ubytovací zařízení-školy v přírodě, expedice, adaptační pobyt, lyžařský výcvik)
- pedagogické účely a komunikaci zákonného zástupce dítěte a školy (sledování vývoje dítěte, vzájemná komunikace, příprava individuálního vzdělávacího plánu, plánu osobní asistence nebo plánu pedagogické podpory)
- pořízení fotografií a videonahrávek dítěte v rámci výchovně – vzdělávacích aktivit a použití těchto fotografií, videonahrávek (bez uvedení jména dítěte), kreseb a výtvorů dítěte (s uvedením křestního jména dítěte) k propagačním účelům LK DÚLEK a případných
- grantových a dotačních projektů, do kterých je LK zapojen a u kterých je nutno zajistit publicitu.
Jsem si vědom/a, že osobní údaje mnou poskytnuté budou používány pro:
- vedení matriky daného dítěte za účelem kontroly příslušných kontrolních orgánů (ČŠI, orgán hygieny dětí a mládeže)
- vedení spisové složky daného dítěte
Prohlašuji, že jsem si vědom(a) svých práv tento souhlas kdykoliv změnit či zrušit a kdykoliv si od správce vyžádat shromážděné osobní údaje. Zároveň prohlašuji, že všechny údaje jsou přesné a pravdivé a jsou poskytovány dobrovolně.
Správce prohlašuje, že bude shromažďovat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše stanoveného účelu a zpracovávat je pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny.
Správce prohlašuje, že bude osobní údaje zpracovávat následujícím způsobem:
- strojově(automatizovaně) prostřednictvím počítačů a počítačových programů;
- v písemné podobě a uchovávat je v souladu s výše uvedeným nařízením EU i zákonem č. 101/ 2000 Sb.
Tento souhlas je svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů, jehož obsahem je svolení subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.
V Úvalech dne…………………………
………………………………………………………………
podpis