Instrukcja składania wniosku krok po kroku



ostatnia aktualizacja: 16-06-2020


 

                                   

Spis treści

Krok 1 - zarejestruj konto na Portalu Beneficjenta.        3

Krok 2 - zaloguj się i pobierz formularz wniosku wraz z załącznikami.        11

Pobierz formularz        13

Krok 3 - wypełnij formularz i wymagane załączniki.        15

Krok 4 -  złóż wniosek przez skrzynkę podawczą portalu.        18

Krok 5 -  czekaj na kontakt osoby z funduszu, obserwując status wniosku.        26


Krok 1 - zarejestruj konto na Portalu Beneficjenta.

Zanim rozpoczniesz rejestrację konta na portalu, koniecznie zapoznaj się z dokumentacją formalną programu. Pełną dokumentację wraz z załącznikami znajdziesz w lewym menu w zakładce “Wymagana dokumentacja”:

Przed aplikowaniem o środki, warto również skorzystać z kalkulatora wyliczenia grubości ocieplenia budynków. Kalkulator pomaga wyliczyć grubość izolacji termicznej domu, przy ociepleniu wybranych przegród budowlanych – m.in. ścian, stropodachu, podłóg – oddzielających pomieszczenia ogrzewane od nieogrzewanych. Parametry zostały dobrane tak, aby użytkownik mógł wybrać odpowiedni rodzaj i grubość materiału izolacyjnego mając pewność, że po przeprowadzeniu termomodernizacji wybranych przegród będą one spełniać obowiązujące i przyszłe wymagania techniczne (WT 2021), które wejdą w życie od 31.12.2020 r.  Przejdź do kalkulatora>>

Dopiero po zarejestrowaniu  konta na portalu, możliwe będzie pobranie wersji elektronicznej wniosku w postaci edytowalnego formularza PDF,  po uzupełnieniu formularza będzie można wysłać go za pomocą skrzynki podawczej Portalu Beneficjenta funduszu.
        Alternatywnym rozwiązaniem jest
złożenie wniosku w uproszczony sposób i WYŁĄCZNIE drogą elektroniczną, bez konieczności wysyłania wersji papierowej do funduszu - możesz to zrobić używając profilu zaufanego poprzez portal GOV.PL  “Przejdź i złóż e-wniosek”

        Składanie wniosku tą ścieżką odbywa się całkowicie on-line i sprowadza do wykonania poniższych kroków:


Rejestracja konta w  Portalu Beneficjenta jest bardzo łatwa i zajmuje kilka minut. Poniżej opisaliśmy jej przebieg. Aby przejść do rejestracji konta na portalu należy odnaleźć opcję “Rejestracja dla osób fizycznych”  w lewym menu lub pod panelem logowania.

   

       

Następnie w zakładce “Dane podstawowe” należy wypełnić wszystkie wymagane pola:

Imię i nazwisko - podajemy imię i nazwisko osoby, która będzie ubiegać się o dofinansowanie/pożyczkę.

PESEL - podajemy nr PESEL osoby, która będzie ubiegać się o dofinansowanie/pożyczkę.

Uwaga! Formularz rejestracyjny sprawdza czy na podany numer PESEL nie ma już wcześniej założonego konta na portalu. Jeśli znajdzie takie konto dostaniesz odpowiedni komunikat i założenie konta będzie niemożliwe:

Aby usunąć takie konto, należy skontaktować się telefonicznie z funduszem.

Telefon - podajemy numer kontaktowy do osoby, która będzie ubiegać się o dofinansowanie. Na podany numer telefonu mogą być wysyłane SMS’y z powiadomieniami dotyczącymi procedowania wniosku i realizacji umowy.

Po wypełnieniu imienia, nazwiska, numeru PESEL oraz numeru telefonu uzupełniamy dane logowania w Portalu.

E-mail  - adres e-mail osoby, która będzie ubiegać się o dofinansowanie. Adres ten będzie jednocześnie nazwą użytkownika podczas logowania do portalu beneficjenta.

Uwaga! Pamiętaj, aby podać tu adres e-mail, do którego masz w chwili rejestracji bezpośredni dostęp - ten adres będzie Twoim loginem do Portalu Beneficjenta i na niego zostanie wysłany link aktywacyjny konta. Uważaj też by nie popełnić błędów podczas wpisywania swojego adresu e-mail.

Formularz rejestracyjny sprawdza, czy podany adres e-mail nie został wcześniej użyty do rejestracji konta oraz sprawdzi siłę hasła. W razie wykrytych nieprawidłowości dostaniesz odpowiedni komunikat:

Hasło - Utworzone hasło powinno być złożone z co najmniej 8 znaków, posiadać małe i wielkie litery, co najmniej jedną cyfrę oraz znak specjalny. Ze względów bezpieczeństwa hasło należy zmieniać co 30 dni. System będzie o tym przypominał podczas próby logowania.

Aby założyć konto na portalu musisz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych (1), Oświadczenie o zachowaniu poufności (3) i opcjonalnie zgodę na przesyłanie aktualnych informacji na temat programu oraz oferty Funduszu - newsletter (2). Zgody 1 oraz 2 można cofnąć w dowolnym momencie - sposób na cofnięcie zgód opisany został w drugim kroku instrukcji.

Po wprowadzeniu wszystkich danych należy użyć przycisku “Przejdź do zakończenia”. Jeśli w formularzu są błędy, niewłaściwie wypełnione pola zostaną zaznaczone na czerwono i pojawi się informacja jakie dane należy poprawić lub uzupełnić.


Jeżeli formularz rejestracyjny będzie poprawnie uzupełniony, pojawi się informacja o zakończeniu rejestracji.

Zanim zatwierdzisz wniosek rejestracyjny zweryfikuj poprawność wprowadzonych danych:

Aby przejść do dalszego etapu należy przepisać kod captcha (1) z obrazka i Zatwierdzić wniosek o rejestrację (2)

Pojawi się wtedy okno z podsumowaniem procesu rejestracji:


Po zakończeniu procesu rejestracji, na podany adres e-mail zostanie mail z linkiem aktywacyjnym:

Uwaga! Jeśli nie otrzymasz wiadomości przez dłuższy czas, zweryfikuj koniecznie czy nie znajduje się ona w folderze spamu zanim skontaktujesz się w tej sprawie z funduszem.

Tak założone konto zostanie aktywowane na okres 360 dni w celu wypełnienia i przesłania do Funduszu wniosku o dofinansowanie.

Pełna aktywacja konta nastąpi w chwili, gdy do Funduszu zostanie dostarczony wniosek o dofinansowanie i będzie podlegał ocenie. Po pełnej aktywacji konta otrzymasz drogą mailową informację zwrotną potwierdzającą aktywację konta w pełnym zakresie.

Jeżeli konto nie zostanie w pełni aktywowane po okresie 12-mcy zostanie wyłączone, a po upływie 13 miesięcy zostanie automatycznie usunięte z portalu (systemu informatycznego Funduszu).

Aby ponownie aktywować wyłączone konto będzie potrzebny telefoniczny kontakt z biurem Funduszu.

W sytuacji, gdy konto zostanie usunięte należy się ponownie zarejestrować w portalu beneficjenta.

Przyznanie pełnych uprawnień do pracy w portalu (systemie informatycznym) nastąpi na okres 24 miesięcy, czas ten jest liczony od ostatniej aktywności na koncie. W przypadku blokady konta po tym okresie, konieczny jest kontakt z biurem Funduszu w celu ponownej aktywacji konta.

W przypadku braku aktywności na koncie przez 36 miesięcy konto zostanie usunięte.


Krok 2 - zaloguj się i pobierz formularz wniosku wraz z załącznikami.

Aby zalogować się na portalu należy użyć adresu e-mail jako loginu oraz hasła podanego podczas procesu rejestracji.

Jeśli nie pamiętasz hasła użyj opcji dostępnej pod panelem logowania “Zapomniałem hasła”  i postępuj zgodnie z informacjami wyświetlanymi w procesie przypomnienia.

Po zalogowaniu w Portalu na stronie pojawią się dodatkowe elementy nawigacyjne.

W prawym górnym rogu zobaczysz przycisk ze swoim imieniem i nazwiskiem (1). Jest tam komunikat o tym, że Twoje konto jest jeszcze niezatwierdzone - będzie on widniał do momentu dostarczenia wniosku o dofinansowanie/pożyczkę poprzez skrzynkę podawczą portalu.

Po kliknięciu przycisku  z imieniem i nazwiskiem (1) pojawi się podstrona z możliwością zmiany hasła.

Na samym dole podstrony masz możliwość wycofania wyrażonej na etapie rejestracji zgody na przetwarzanie Twoich danych i przesyłania newslettera funduszu. Z newslettera możesz zrezygnować w każdym momencie. W przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych, Twoje konto na portalu zostanie usunięte. Jeśli jednak procedura dofinansowania zostanie już uruchomiona (będzie procedowany wniosek lub umowa), Twoja zgoda na przetwarzanie nie może zostać wycofana.

Po kliknięciu przycisku z kopertą (2), pojawi się lista wiadomości wysłanych do Ciebie przez fundusz.

Będzie można tu znaleźć wszystkie istotne informacje odnośnie programu oraz procedowania umowy.

Gdy nowa informacja pojawi się w Twoich wiadomościach na portalu, zostaniesz o tym powiadomiony drogą e-mail - tak by żadna istotna informacja nie umknęła Twojej uwadze.

Pobierz formularz

Aby pobrać formularz wniosku wraz z wymaganymi załącznikami przejdź do zakładki “Formularz Wniosku”

Formularz PDF należy pobrać na dysk komputera i otworzyć wyłącznie za pomocą darmowej i aktualnej aplikacji Adobe Reader, aktualna wersja dostępna tutaj: https://get.adobe.com/pl/reader/. Przeglądarki Mozilla Firefox i Google Chrome używają domyślnie wbudowanych przeglądarek plików PDF, które niepoprawnie wyświetlają formularze interaktywne. Natomiast przeglądarka Edge nie obsługuje wtyczek Acrobat Reader, a co za tym idzie wyświetlanie formularzy w przeglądarce  nie jest możliwe i zwykle kończy się takim komunikatem:

W tej sytuacji wniosek należy pobrać na dysk komputera, za pomocą przycisku z ikoną strzałki znajdującego się w prawym górnym rogu komunikatu (1) lub klikając prawym klawiszem myszy na wniosku należy wybrać opcję “Zapisz link jako”

Sugerujemy też, by na Twoim stanowisku komputerowym domyślną aplikacją do otwierania plików PDF była aktualna wersja aplikacji Acrobat Reader.

Krok 3 - wypełnij formularz i wymagane załączniki.

Interaktywny formularz PDF powinien być otwierany w darmowej aplikacji Adobe Reader, w wersji aktualnej na chwilę wypełniania wniosku,  dostępnej do pobrania tutaj : https://get.adobe.com/pl/reader/ . Jeśli masz już zainstalowaną najnowszą wersję aplikacji Adobe Reader, sugerujemy by ustawić ją jako domyślną aplikację do otwierania plików PDF.

Przygotowaliśmy filmik instruktażowy przedstawiający proces wypełniania formularza, zachęcamy do obejrzenia - https://youtu.be/0_i_vTVjutw

Uwaga! Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku, Wnioskodawca powinien zapoznać się z objaśnieniami dla rodzajów pól występujących we wniosku, poprzez kliknięcie w lewym górnym rogu formularza wniosku przycisku „Pomoc dla beneficjenta dot. pól wniosku. Przeczytaj przed wypełnieniem”.

Szata graficzna formularza została opracowana w taki sposób, by ułatwić identyfikację pól. Poniżej znajduje się opis znaczenia kolorów pól występujących w formularzu wniosku i zastosowanej pomocy kontekstowej.

     

1 - na zielono wraz z dodatkowym szarym przyciskiem po prawej stronie, oznaczane są pola wyboru. Po kliknięciu przycisku pojawi się lista rozwijana.

2 - zielone pole tekstowe,  w tych polach można wpisywać wymagane treści

3 - szare pole, pola takie są wyłącznie do odczytu - nie ma możliwości ich uzupełniania, bez dodatkowej aktywacji pól

4 - pole czerwone oznacza, że wpisano niepoprawną wartość - pole zawiera błąd, który należy poprawić przed wysłaniem wniosku do funduszu

5 - po najechaniu kursorem na czerwone pole z błędem wyświetla się dodatkowa pomoc z opisem błędu

6 - przycisk “i” z dodatkowymi objaśnieniami na temat pola obok którego występuje.

7 - pola niebieskie wypełniają się automatycznie na podstawie wprowadzonych wcześniej danych, w tym polu nie możesz wpisać treści.

Niektóre pola są ze sobą powiązane, tzn. opcje ich wypełniania zależą od wcześniej wprowadzonych danych. Dlatego zaleca się wypełniać formularz po kolei.


Krok 4 -  złóż wniosek przez skrzynkę podawczą portalu.

W tym kroku pokażemy Ci jak korzystać ze skrzynki podawczej i przedstawimy funkcjonalność portalu beneficjenta.

Przed zalogowaniem w Portalu Beneficjenta użytkownik w lewym menu widzi ogólne informację na temat oferty funduszu, a także wydzieloną sekcję na potrzeby programu Czyste Powietrze.

W tej sekcji znajdują się przekierowania do wymaganych dokumentów dotyczących dofinansowania, informacje o programie oraz warunki dofinansowania.


Po zarejestrowaniu swojego konta beneficjent będzie mógł zalogować się do portalu. Po zalogowaniu na swoje konto po lewej stronie w sekcji menu przeznaczonej dla programu Czyste Powietrze widoczne będą dodatkowe dwie zakładki: “Formularz Wniosku”, “Informacja finansowa(1) .
Sekcja  “Informacja finansowa” zawiera dane dotyczące rozliczenia umowy pożyczki.

Poniżej widoczna jest sekcja “Wykazy(2) - zawiera ona wykazy złożonych wniosków i stan umów.                                             W poszczególnych działach znajdują się aktualne zestawienia zawierające: nazwę zadania, jego koszt, kwotę dofinansowania ze środków WFOŚiGW oraz status zadania.

U góry lewego menu pojawi się natomiast “Skrzynka Podawcza PDF(3). Jest to narzędzie, które umożliwia korespondencję z Wojewódzkim Funduszem. Za jej pośrednictwem należy przesłać wypełniony formularz wniosku wraz z wymaganymi załącznikami. W tym miejscu beneficjent znajdzie również informację o kompletności i poprawności złożonych dokumentów oraz decyzje o ich rozpatrzeniu.

Aby złożyć do funduszy uzupełniony formularz (opisany w kroku 4), przechodzimy do skrzynki podawczej i za pomocą przycisku „dodaj plik” załączamy dokument wcześniej wypełnionego PDF’a.

W oknie które się pojawi, wprowadzamy nazwę (1) lub pozostawiamy tą wygenerowaną domyślnie, wybieramy wypełniony i zapisany na dysku komputera formularz wniosku PDF (2), możemy też dopisać ewentualne uwagi, które mogą być istotne dla pracownika funduszu rozpatrującego wniosek (3), a następnie  dodajemy za pomocą przycisku  „Dodaj wniosek” (4).

Jeśli wskazany przez Ciebie plik zawiera błędy lub nie jest poprawnym formularzem wniosku pobranym z portalu, dostaniesz stosowny komunikat. Należy wtedy stosować się do instrukcji zawartych w komunikacie:

Istotne jest również, by adres e-mail i numer PESEL podany we wniosku, były zgodne z adresem e-mail i numerem PESEL podanym podczas rejestracji konta na portalu. Jeśli dane są rozbieżne dostaniesz stosowny komunikat podczas dodawania wniosku

Jeśli natomiast dodany przez Ciebie formularz jest poprawny i numer PESEL oraz adres e-mail jest zgodny, wniosek otrzymuje wtedy status „Przygotowany/w trakcie uzupełniania”(1), a u góry okna widnieje informacja “Plik został zapisany”(3). Po najechaniu na niebieski przycisk z pytajnikiem dostaniesz informację opisującą obecny status(2).

 Na tym etapie pracownicy funduszu jeszcze nie analizują dodanego przez Ciebie formularza - jest on ciągle w wersji roboczej. Możesz korzystając z dostępnych po prawej stronie opcji:

Wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące dodanego formularza opcja “Szczegółowe informacje” (1):

Pobrać dodany formularz PDF na dysk komputera i nanosić dalsze poprawki -opcja “Pobierz wniosek” (2), wtedy po wprowadzeniu zmian musisz go ponownie zweryfikować, usunąć ewentualne błędy, zapisać, a następnie podmienić wybierając opcję “Edytuj wniosek” (5). Pojawi się wtedy okno, w którym możesz ponownie wskazać zapisany formularz i zamienić nim ten wcześniej dodany:

W opcjach możesz też wybrać “Usuń wniosek”(3), jeśli chcesz zrezygnować z dodanego formularza wniosku.

Aby formularz mógł być poddany weryfikacji  przez pracowników funduszu, należy go wysłać używając opcji „Wyślij wniosek”(4).

Zarówno przed wysłaniem formularza do funduszu, jak i przed wysyłką, możesz dodać również wymagane załączniki używając ikony pinezki (1) .

Dopuszczalne formaty plików z załącznikami to: .doc, docx, gif, jpg, ods, odt, pdf, png, rtf, svg, tif, txt, xls, xlsx . By dodać załączniki do wniosku postępuj jak na filmiku poniżej:


Po wysłaniu formularza otrzymuje on status „Wysłany”. Ostatecznie dokument będzie zweryfikowany przez Wojewódzki Fundusz dopiero w momencie, gdy do biura WFOŚiGW wpłynie podpisana wersja papierowa.


Krok 5 -  czekaj na kontakt osoby z funduszu, obserwując status wniosku.

Po umieszczeniu przez Ciebie poprawnie uzupełnionego formularza wniosku wraz z wymaganymi załącznikami, kolumna skrzynki podawczej „Kwalifikacja przez WFOŚiGW” ma status “Oczekuje na weryfikację”.

Jeśli przysłany i złożony dokument wymaga korekty lub uzupełnienia, wówczas „Kwalifikacja przez WFOŚiGW” zmienia się na „Wymaga uzupełnienia/korekty”. By sprawdzić status, zaloguj się w Portalu i przejdź do skrzynki podawczej. Po kliknięciu na przycisk z symbolem lupy po prawej stronie wysłanej wcześniej pozycji wyświetla się okno z uwagami:

Znajdziesz tu zestaw uwag zgłoszonych do Twojego wniosku przez pracownika merytorycznego funduszu.

Po zastosowaniu się do uwag, plik należy ponownie przesłać wybierając kolejno opcję z narzędzi „Edytuj”, aby załączyć poprawiony plik a następnie „Wyślij”- jak opisano to w kroku 4.

Jeśli wniosek jest poprawny i kompletny „Kwalifikacja przez WFOŚiGW” zmienia się na „Złożony/zarejestrowany”.

Zadanie pojawia się wówczas w odpowiednim wykazie z lewego menu – „Wykaz wniosków złożonych”

i  tu należy już śledzić dalsze losy dokumentu. W momencie podjęcia decyzji przez właściwy organ WFOŚiGW, Zarząd lub Radę Nadzorczą, status dokumentu ulega zmianie. (np. pozytywnie rozpatrzony przez Zarząd).

Analogicznie, gdy dla danego zadania na podstawie złożonego wniosku zostanie zawarta umowa o dofinansowanie/pożyczkę, pojawi się ono w lewym menu w „Wykazie umów czynnych” . Bieżące dane finansowe dotyczące umowy znajdują się w zakładce “Informacja finansowa” :